淺議檔案管理自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

1、淺議檔案管理自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)建立淺議檔案管理自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)建立近年來，我國網(wǎng)絡(luò)開展突飛猛進(jìn)，對各行各業(yè)的傳統(tǒng)工作方式和管理形式造成極大的挑戰(zhàn)，同樣對檔案管理工作也帶來宏大的變革。為適應(yīng)飛速開展的信息時(shí)代的要求，必須把檔案管理館室自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)建立進(jìn)步到重要議事日程來抓。只有這樣才能在這科技經(jīng)濟(jì)日趨全球化的今天，打破室與室、館與館、國與國之間信息傳播的局限，盡快實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。筆者認(rèn)為，要建立以計(jì)算機(jī)通信即使為根底的檔案管理自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)，必須做好以下六項(xiàng)工作：一、加強(qiáng)對檔案管理自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)建立的指導(dǎo)論文聯(lián)盟.Ll.要把檔案管理自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)建立的指導(dǎo)方案納入國家和各行各業(yè)自動(dòng)化建立的開展規(guī)劃，并與其同步開展，從經(jīng)

2、費(fèi)、物資上得到保證。二、加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建立要針對檔案管理自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)建立的需要，建立高程度、高技能的現(xiàn)代化管理機(jī)制，培養(yǎng)出一支可以適應(yīng)新形勢要求，掌握計(jì)算機(jī)操作、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)局庫管理、多媒體和網(wǎng)絡(luò)管理根本技能的高素質(zhì)專業(yè)隊(duì)伍。三、加強(qiáng)檔案根底設(shè)施和制度建立檔案根底性工作，主要包括文件材料齊全完好，檔案整理標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)錄入及時(shí)準(zhǔn)確等。檔案館室數(shù)據(jù)庫建立的標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化決定了檔案管理自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化。因此有方案地建立各種數(shù)據(jù)庫是一項(xiàng)重要而艱巨的任務(wù)。各級(jí)檔案部門必須做好檔案的搜集整理和數(shù)據(jù)庫錄入工作，減少數(shù)據(jù)的損失，重復(fù)和分散，進(jìn)步信息含量，實(shí)現(xiàn)資源共享。隨著檔案管理自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)，檔案的平安保密工作將

3、從庫房管理控制有形的實(shí)物，轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)上管理控制無形電子文件的網(wǎng)上平安傳輸?shù)鹊?，僅靠傳統(tǒng)的檔案管理制度，以確保檔案管理適應(yīng)新形勢的需要。四、加大對自動(dòng)化設(shè)備對技術(shù)的投入由于網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的推廣，促進(jìn)了辦公自動(dòng)化的進(jìn)一步開展，人們將要逐步實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案室信息的產(chǎn)生點(diǎn)，是要把檔案信息資源用活、用足，就需要及時(shí)進(jìn)展檔案信息編輯，企事業(yè)單位相繼建立了自己的局域網(wǎng)，在單位內(nèi)部施行網(wǎng)絡(luò)化管理，人們在工作理論中產(chǎn)生的大量電子文件正逐步進(jìn)入檔案館室，而大量以紙質(zhì)為載體的檔案將不同程度的被電子檔案所取代。據(jù)理解，大多數(shù)檔案館室都開場在搜集紙質(zhì)檔案的同時(shí)搜集電子檔案。為解決傳統(tǒng)辦公形式中由于紙質(zhì)檔案進(jìn)

4、展傳遞所造成信息交流不暢，大量辦公文件歸檔后存放困難以及多部門進(jìn)展工作協(xié)調(diào)是效率較低等問題，要結(jié)合自己的工作實(shí)際引進(jìn)開發(fā)檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)。檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)不僅能對一般文件進(jìn)展管理，也可以對圖表、圖像、聲音等非構(gòu)造化的數(shù)據(jù)進(jìn)展管理檢索，還可以由檔案部門管理人員直接在計(jì)算機(jī)頻幕上審閱歸檔單位積存文件，對電子文件中不具有保存利用價(jià)值的進(jìn)展刪除。對有不同保存價(jià)值的文件確定保存日期，并在個(gè)份文件上注明。由于計(jì)算機(jī)隨時(shí)可以迅速對電子文檔中的單份文件從任務(wù)角度進(jìn)展檢索，既省時(shí)又省力，所以在電子文件轉(zhuǎn)化為檔案過程中，管理人論文聯(lián)盟.Ll.員不必再去分類、組卷。五、加強(qiáng)電子檔案的技術(shù)保護(hù)電子文檔存儲(chǔ)載體容量

5、很大，電子檔案的軟盤、磁盤、光盤的構(gòu)架長度與占用空間是很小的，檔案庫房的的管理相對也比擬方便。但是，電子檔案在保管條件上與紙張檔案相比，要求更嚴(yán)格。對防塵、防火、放光、防磁等條件更嚴(yán)格。檔案必須放在專用庫房中，對庫內(nèi)溫、濕度進(jìn)展嚴(yán)格控制，并配置防高強(qiáng)度磁嘗電廠等設(shè)施，還要嚴(yán)格防范計(jì)算機(jī)病毒等等。六、廣泛運(yùn)用科學(xué)技術(shù)，加快實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化的步伐。科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和管理程度的進(jìn)步將從根本上決定我國現(xiàn)代化的進(jìn)程，檔案管理工作的重點(diǎn)從檔案的實(shí)體管理逐漸轉(zhuǎn)移到檔案信息管理上來。主要表如今以下三個(gè)方面：一是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為檔案管理自動(dòng)化創(chuàng)造了全新的思路，文件不再以紙質(zhì)形式運(yùn)轉(zhuǎn)，而是通過計(jì)算機(jī)處理后，以電子

6、郵件的形式發(fā)送，以電子文件形式歸檔，檔案館室變?yōu)闄n案信息控制中心，網(wǎng)絡(luò)中單個(gè)檔案館室所能提供的信息，不再僅僅是一個(gè)檔案信息庫中的信息，而是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中所連接的所有信息庫中的信息，檔案信息逐步向數(shù)字化變化，從個(gè)方面而講，檔案以變?yōu)樘摂M檔案，檔案館室也可以稱為虛擬檔案館室。二是計(jì)算機(jī)技術(shù)使檔案管理工作由傳統(tǒng)的手工管理向自動(dòng)化管理轉(zhuǎn)變，計(jì)算機(jī)已經(jīng)從輔助性工具逐漸成為檔案化管理的技術(shù)支撐。檔案工作重點(diǎn)從檔案實(shí)體管理逐漸轉(zhuǎn)移到檔案信息管理上來，將使檔案館室的信息更趨準(zhǔn)確、完善，檔案從整編、編目、檢索到提供利用等，都通過計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。三是多媒體技術(shù)推廣了檔案管理自動(dòng)化的程度，多媒體技術(shù)能對文字、照片、圖像、聲音等各種媒體進(jìn)展綜合處理，能使檔案由分散管理變?yōu)榧泄芾?，?/p>