科技檔案管理辦法

1、科技檔案管理辦法 第一章 總 則第一條 為了加強華北分公司科技檔案管理工作，促進檔案工作更好地為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和各項工作服務(wù)，明確科技檔案管理程序，保證科技檔案真實、有效、全面，按照國家規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，依據(jù)集團公司檔案管理辦法的相關(guān)要求和天津市、河北省、山西省及內(nèi)蒙古自治區(qū)資料管理規(guī)程的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合華北分公司所施工區(qū)域的實際情況，特制定本管理辦法。第二條 本辦法適用于華北分公司機關(guān)及所屬各項目部新建、擴建、改建工程的科技檔案管理。凡華北分公司科技檔案的收集、整理、編制、審核、移交、存檔等有關(guān)事項及實施監(jiān)督管理的所有部門和人員，須遵守本管理規(guī)定。第三條 華北分公司及下屬項目應(yīng)遵守中華人民共和國檔案法

2、、中華人民共和國檔案法實施辦法和國家有關(guān)檔案工作的方針政策法規(guī)，依法管理本單位檔案，提高全體員工的檔案意識，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。第二章 科技檔案管理體系 第四條 （一）、分公司科技檔案由分公司總工程師主管。技術(shù)質(zhì)量部是科技檔案的主管部門，負(fù)責(zé)具體的科技檔案的整理、收集、審核、接收等管理工作。主管部門負(fù)責(zé)人是科技檔案管理工作的直接負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)分公司科技檔案工作的全面管理。主管部門檔案人員負(fù)責(zé)科技檔案工作的組織、協(xié)調(diào)、管理、接收和監(jiān)督?？萍紮n案主管部門對科技檔案的組成與內(nèi)容、形成與積累、立卷與歸檔，應(yīng)做出明確規(guī)定。（二）根據(jù)集團公司的要求，華北分公司成立科技檔案領(lǐng)導(dǎo)小組和科技檔案鑒定工作領(lǐng)

3、導(dǎo)小組，其成員由分公司科技檔案主管領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)質(zhì)量部部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任。分公司總工程師擔(dān)任科技檔案管理小組組長，技術(shù)質(zhì)量部部長分管科技檔案并擔(dān)任科技檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)人。華北分公司科技檔案管理小組：組長： 組員： 華北分公司科技檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組組長： 組員： （三）、項目經(jīng)理部須建立健全的科技檔案管理崗位責(zé)任制。項目經(jīng)理是項目經(jīng)理部基建檔案管理的第一責(zé)任人，全面負(fù)責(zé)項目部科技檔案的管理工作。項目總工是項目經(jīng)理部基建檔案管理的直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)基建檔案工作的組織、協(xié)調(diào)、管理與監(jiān)督。項目部資料管理人員及相關(guān)技術(shù)人員是項目經(jīng)理部科技檔案管理工作的執(zhí)行人，全面負(fù)責(zé)科技檔案的收集、整理、編制以及檔案移

4、交工作。第三章 檔案管理制度第五條 檔案工作涉及企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的全過程，華北分公司及所屬各項部應(yīng)建立健全的檔案工作各項規(guī)章制度，并納入分公司各項管理制度之中。第六條 根據(jù)集團公司業(yè)務(wù)部門立卷歸檔制度的規(guī)定，應(yīng)歸檔的文件材料，由各項目部進行收集、整理，按期向檔案部門移交歸檔。凡是應(yīng)歸檔的文件材料，任何單位和個人不得以任何理由拒絕歸檔。第七條 分公司檔案部門應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，準(zhǔn)確劃定檔案的保管期限。對已到保管期限的檔案要及時組織鑒定，對確無保存價值的檔案要進行登記造冊，經(jīng)檔案鑒定小組鑒定并經(jīng)檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后進行監(jiān)銷。第四章 科技檔案管理第八條 科學(xué)檔案的形成科學(xué)技術(shù)檔案是企事業(yè)單位和

5、國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事各項社會活動形成的，對國家、社會、本單位和個人具有保存價值的，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件材料，以下簡稱科技檔案。華北分公司科技檔案的種類有：基本建設(shè)檔案（以下簡稱基建檔案），房地產(chǎn)檔案（以下簡稱房產(chǎn)檔案），科學(xué)研究檔案（以下簡稱科研檔案），設(shè)備儀器檔案（以下簡稱設(shè)備檔案）等。第九條 科技檔案歸檔范圍（一）、基建檔案基建檔案是指在整個工程項目建設(shè)過程中直接形成的，如實反映施工過程和建設(shè)項目實際狀況的，具有保存利用價值的各種科技文件材料。其歸檔范圍包括：自行設(shè)計施工工程的勘察設(shè)計文件、承建的大中型建設(shè)工程項目的施工設(shè)計文件；總承包科技工程項目的科技文件、施工文件及竣工圖等

6、。基建檔案由施工單位負(fù)責(zé)整理，經(jīng)分公司技術(shù)質(zhì)量部門審核無誤后，再向集團公司檔案室、分公司檔案職能部門-綜合辦公室檔案室歸檔移交。移交集團檔案室的基建檔案執(zhí)行集團公司檔案室基建檔案歸檔范圍及保管期限表附件1。移交給華北分公司檔案室的基建檔案執(zhí)行華北分公司基建檔案歸檔范圍及保管期限附件2（含表1、表2、表3和表4，根據(jù)項目所在地域選用），其整理要求按華北分公司基建檔案整理規(guī)范附件3執(zhí)行。（二）、房產(chǎn)檔案房產(chǎn)檔案是各單位在新征土地、房屋新建、改擴建、翻建、裝修改造、抗震加固、購買、產(chǎn)權(quán)變更等項活動中，隨著施工生產(chǎn)逐項工程進度而形成的，具有保存利用價值的各種科技文件材料。房地產(chǎn)檔案從屬于基建檔案，是基

7、建檔案里所包含的1個門類，是本單位有產(chǎn)權(quán)、使用權(quán)的各類房屋，它與為甲方建筑施工的房屋不同，房地產(chǎn)檔案是企業(yè)的寶貴財富，各種房地產(chǎn)的原始資料、產(chǎn)權(quán)證、使用權(quán)證等是審查、確認(rèn)產(chǎn)權(quán)的法律依據(jù)，施工、竣工過程中產(chǎn)生的文字材料、各種表格、圖紙等是反映工程施工的實際情況的真實記錄。房地產(chǎn)檔案對今后房產(chǎn)使用、房屋的維修、產(chǎn)權(quán)變更等都起著重要的查考和憑證作用。房地產(chǎn)檔案主要是在工程施工過程中形成積累的，工程竣工以后才移交給建設(shè)單位檔案部門存檔。房地產(chǎn)檔案的前身是在施工工程中形成的科技文件材料、表格、圖紙等，各單位在工程建設(shè)過程中做好監(jiān)督檢查指導(dǎo)工作，確保檔案部門收集到齊全、完整的房地產(chǎn)竣工文件資料。產(chǎn)權(quán)屬分公

8、司的基建項目及其裝修改造、抗震加固等工程，其檔案由項目經(jīng)理部負(fù)責(zé)收集整理，相關(guān)部門協(xié)助提供相關(guān)資料，組卷完畢后，向分公司檔案部門歸檔，分公司保存內(nèi)容詳見附件10。（三）、科研檔案科研檔案是指在科學(xué)技術(shù)研究過程和科研管理工作中形成的，具有保存利用價值的各種科技文件材料。其歸檔范圍包括：在科研、試驗、技術(shù)交流、成果推廣應(yīng)用、參觀考察、經(jīng)濟技術(shù)合作、技術(shù)革新、發(fā)明創(chuàng)造、軟件開發(fā)等工作中形成的科研成果、報告、計劃、任務(wù)書、技術(shù)專利、記錄、總結(jié)以及審批、鑒定、評議、推廣等作為依據(jù)的文件材料，以及?？?、論文、工程技術(shù)總結(jié)、著作、優(yōu)秀工法、QC成果材料等。科研檔案歸檔內(nèi)容詳見附件10。卷內(nèi)文件材料排列順序為

9、：獲獎通知、申請表、科研成果鑒定證書(部以上、中國鐵建、集團公司)、課題審批文件、任務(wù)書、委托書、開題報告、調(diào)研報告、實驗報告、獲國家專利的成套文件及證書、工作總結(jié)、科研報告、論文、學(xué)術(shù)報告、科研投資及決算材料、取得顯著效益的總結(jié)、證明材料、推廣應(yīng)用方案總結(jié)、產(chǎn)品定型鑒定材料、獲獎證書、獎?wù)?、獎狀、照片或?fù)印件等。（四）、設(shè)備檔案設(shè)備檔案是指各種車輛、機械動力設(shè)備和儀器、器械等設(shè)備的文件材料。設(shè)備檔案根據(jù)其來源可分為兩種：一種是在自制設(shè)備儀器的設(shè)計、研制中形成的，一種是隨外購設(shè)備的進貨而隨機帶來的。其歸檔范圍包括：因施工生產(chǎn)、產(chǎn)品制造、科研試驗、測量化驗、醫(yī)療防疫、養(yǎng)護維修、教學(xué)、辦公等各項活

10、動需要而購置、進口、自制、安裝、使用和儲備的機械、非機械動力設(shè)備、儀器儀表設(shè)備的圖紙、說明書（外文材料包括原文和譯文）、操作規(guī)程、規(guī)范、檢查驗收資料；進口或訂購國內(nèi)機械設(shè)備、儀器儀表過程中形成的購置報告、審批文件、訂貨合同、發(fā)票；機械設(shè)備、儀器儀表調(diào)撥轉(zhuǎn)讓通知，設(shè)備報廢文件及批復(fù)，技術(shù)經(jīng)濟指標(biāo)統(tǒng)計資料以及機械設(shè)備事故調(diào)查分析等文件材料，設(shè)備檔案歸檔內(nèi)容詳見附件10。（五）、基建、房地產(chǎn)、科研、設(shè)備等各類科技檔案，應(yīng)分為集團公司保存檔案和二級單位自存檔案，統(tǒng)一錄入檔案管理信息系統(tǒng)。其中移交給集團公司的基建、房地產(chǎn)檔案中有部分重要文件材料需上傳附件，詳見附件11：“建筑工程重要文件材料一覽表”。移

11、交給分公司的基建檔案暫時不需上傳相關(guān)附件。（六）、各項目應(yīng)根據(jù)需歸檔單位的數(shù)量，協(xié)調(diào)各個部門，提前預(yù)留足夠份數(shù)的文件材料原件，應(yīng)按建設(shè)單位及當(dāng)?shù)爻墙n案館的要求移交相關(guān)檔案。第十條 科技檔案歸檔要求（一）、科技檔案的形成、積累、整理、立卷、歸檔是項目管理工作的重要組成部分，項目建設(shè)沒有完整準(zhǔn)確系統(tǒng)的文件材料的積累、整理與歸檔，不能算完成工作任務(wù)。施工等任務(wù)完成之后，有關(guān)部門或工程技術(shù)人員應(yīng)將形成的科技文件材料收集齊全、核對準(zhǔn)確，按規(guī)定分類組成保管單位，及時移交檔案部門或檔案工作人員，實行集中管理。（二）、基建和房地產(chǎn)項目竣工文件的收集、整理、歸檔及移交，應(yīng)做到“三同步”，即布置施工任務(wù)與布置竣

12、工文件編制同步、工程施工進度與竣工文件形成積累同步、工程竣工驗收交接與竣工文件交接同步進行。各項目部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)科技資料的編制、移交工作。（三）、停建、緩建的工程項目，停止或不成功的科研項目等形成的科技文件資料，都應(yīng)收集、整理、立卷，并統(tǒng)一歸檔至檔案部門，不得遺失和銷毀。（四）、房地產(chǎn)檔案的歸檔，在新建工程竣工移交時，由項目經(jīng)理部負(fù)責(zé)將房地產(chǎn)原始資料及竣工文件、圖紙按標(biāo)準(zhǔn)整理好后，移交給使用單位和檔案部門。（五）、歸檔的科技檔案以及卷內(nèi)目錄、備考表書寫筆跡和載體材料應(yīng)能耐久保存，嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、彩色筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙和熱敏紙書寫，應(yīng)統(tǒng)一采用A4幅尺寸，60克以上優(yōu)良紙張；并要

13、求書寫工整，字跡、線條、圖像清晰，反差良好。如使用非規(guī)定用筆或用紙書寫，必須先將文件進行復(fù)印，然后將復(fù)印件粘貼在原文件的背面。（六）、歸檔的科技檔案應(yīng)使用原件，且必須做到法律手續(xù)完備，按規(guī)定簽字蓋章。因各種原因不能使用原件的，應(yīng)在復(fù)印件上加蓋原件存放單位公章，注明原件存放處，并有經(jīng)辦人簽字及時間。歸檔的文件一般一式一份，重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當(dāng)增加份數(shù)。例如：合同文件及“單位工程質(zhì)量竣工驗收記錄”應(yīng)適當(dāng)多存幾份?？⒐D紙的繪制必須符合國家標(biāo)準(zhǔn)，必須是藍(lán)圖或繪圖儀繪制的白圖（不得使用復(fù)印的圖紙），并能真實反映工程的實際面貌。（七）、竣工圖的歸檔要求：1、竣工圖應(yīng)與工程實際情況相一致

14、，能真實反映工程的實際面貌。2、竣工圖的圖紙必須是藍(lán)圖或繪圖儀繪制的白圖，不得使用復(fù)印的圖紙；圖紙一般單張折疊后散裝在盒內(nèi)，不裝訂，不用軟封皮，圖紙折疊方法見附件12。成套使用的圖紙應(yīng)進行裝訂（要求同文字材料裝訂），裝訂尺寸為420毫米297毫米，圖紙裝訂成冊后再對折裝在盒內(nèi)。3、竣工圖應(yīng)有圖紙目錄，目錄所列的圖紙數(shù)量、圖號、圖名應(yīng)與竣工圖內(nèi)容相符；如果圖紙與目錄不一致時，要對圖紙目錄進行修改，并注明修改人和修改日期；4、竣工圖應(yīng)字跡清晰并與施工圖大小比例一致；竣工圖使用國家法定計量單位和文字；5、繪制竣工圖必須使用繪圖筆或簽字筆及繪圖工具，不得使用圓珠筆或其它易于褪色的墨水繪制。6、按圖施工

15、，沒有設(shè)計變更洽商的，可在原施工圖加蓋竣工圖章形成竣工圖；設(shè)計變更洽商不多的，可將設(shè)計變更洽商的內(nèi)容直接改繪在原施工圖上，并在改繪部位注明修改依據(jù)，加蓋竣工圖章形成竣工圖；設(shè)計變更洽商較多的，不宜在原施工圖上直接修改和補充的，可在原圖修改部位注明修改依據(jù)后另繪修改圖；修改圖應(yīng)有圖名、圖號。原圖和修改圖均應(yīng)加蓋竣工圖章形成竣工圖。修改圖也要加入到圖紙目錄內(nèi)。7、利用施工圖改繪竣工圖，必須標(biāo)明變更修改依據(jù)；凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖。8、竣工圖可在原設(shè)計單位提供的施工圖電子文件上經(jīng)修改后制成，修改處應(yīng)有明顯標(biāo)識?？⒐D上應(yīng)附有修改依據(jù)備

16、注表。由施工圖電子文件制成的竣工圖應(yīng)有原設(shè)計人員的簽字；沒有原設(shè)計人員簽字的，須附有原施工圖，原圖和竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。9、無論采用哪一種形式的竣工圖，都要加蓋“竣工圖”章?？⒐D章式樣采用項目所在地建筑工程資料管理規(guī)程中要求的標(biāo)準(zhǔn)式樣?？⒐D章應(yīng)使用不褪色的紅色印泥蓋印?？⒐D章應(yīng)加蓋在圖標(biāo)上方（或側(cè)方）的空白處，如遇有內(nèi)容時可適當(dāng)錯開位置，要盡量與圖標(biāo)保持平行，但不應(yīng)超出折疊后外露的A4頁面范圍。加蓋的竣工圖章中應(yīng)填寫制圖人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人以及“單位工程質(zhì)量竣工驗收記錄”中的竣工日期。第十一條 科技檔案歸檔移交（一）、科技檔案的移交時間科技檔案的歸檔時間，可按工程程序分期分批歸檔，

17、也可在全部科技檔案形成后一次歸檔。一般情況下：1、工程招投標(biāo)與合同文件歸檔時間：合同簽訂后2個月內(nèi)；2、基建檔案、房地產(chǎn)檔案歸檔時間：應(yīng)在每個工程項目（包括裝修改造、抗震加固工程）竣工驗收（以“單位工程質(zhì)量竣工驗收記錄”時間為準(zhǔn)）或階段竣工驗收后3個月內(nèi)歸檔； 3、科研檔案、設(shè)備檔案歸檔時間：每年3月底前；外購設(shè)備儀器或引進項目的文件應(yīng)在開箱驗收或接收后即時登記歸檔；4、各單位移交科技檔案時，經(jīng)核查有問題的，應(yīng)及時整改，最遲不得超過2周；5、凡參加評優(yōu)或有其它特殊原因需延遲歸檔的，應(yīng)及時向分公司各級相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)寫書面申請，并在評優(yōu)等活動結(jié)束后兩周內(nèi)完成竣工資料的歸檔移交工作。（二）、科技檔案移交審

18、核流程基建檔案、房地產(chǎn)檔案在移交時，相關(guān)單位應(yīng)在工程竣工（以單位工程質(zhì)量竣工驗收記錄時間為準(zhǔn)）或階段竣工驗收后3個月內(nèi)，自查合格后，將收集齊全的科技檔案移交到分公司技術(shù)質(zhì)量部，經(jīng)分公司技術(shù)質(zhì)量部對其完整性、準(zhǔn)確性進行核查，核查合格后，再移交到華北分公司綜合辦公室，經(jīng)綜合辦公室對其組卷及錄入檔案信息系統(tǒng)情況進行核查合格后，技術(shù)質(zhì)量部、綜合辦公室和管理檔案的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽署基建/房地產(chǎn)工程竣工資料審核報告單（式樣見附件13）。（三）、科技檔案移交手續(xù)1、每個保管單位整理完畢后，要填寫“科技檔案案卷目錄”（其式樣見附件14）。2、科技檔案移交時，由項目部填寫“科技檔案（文件）移交清冊”（其式樣見附件15

19、）、“科技檔案（文件）移交目錄”（其式樣見附件16）和科技檔案案卷移交目錄（其式樣見附件17）一式三份，由華北分公司綜合辦公室和技術(shù)質(zhì)量部清點、簽字、蓋章后，三方各存一份。此外移交時還需向華北分公司技術(shù)質(zhì)量部提供案卷目錄一份和（除檔案盒中卷內(nèi)目錄之外）一整套卷內(nèi)目錄。（四）、遺留文件材料的移交如因各種因素的影響導(dǎo)致資料不齊全的，應(yīng)先將已有文件材料按時組卷歸檔，后補所缺遺留文件材料。由項目經(jīng)理全權(quán)負(fù)責(zé)遺留文件材料的移交歸檔，遺留文件材料形成后，項目經(jīng)理應(yīng)及時指派資料員組卷，并按移交流程移交歸檔。（五）科技檔案保證金預(yù)扣、退還及罰扣為保證科技檔案及時、準(zhǔn)確、完整移交，在工程進場后1個月內(nèi)，由施工單

20、位項目經(jīng)理、總工、經(jīng)營計劃部部長與技術(shù)質(zhì)量部簽署基建/房產(chǎn)檔案保證金預(yù)扣及罰扣協(xié)議書，式樣詳見附件18。由項目經(jīng)理、總工負(fù)責(zé)竣工資料，經(jīng)營計劃部負(fù)責(zé)招投標(biāo)與合同文件。三方簽署好的協(xié)議書由技術(shù)質(zhì)量部送交財務(wù)部，對施工單位預(yù)扣基建/房產(chǎn)檔案保證金。施工單位、市場營銷部將全部檔案及資料（包括自存檔案、移交集團公司檔案、科技資料）完整、準(zhǔn)確并及時移交后，二級檔案職能部門開據(jù)“基建/房產(chǎn)檔案保證金退款通知單”（式樣見附件19），交由財務(wù)部退還預(yù)扣的基建/房產(chǎn)檔案保證金；如基建/房產(chǎn)檔案未及時移交或內(nèi)容不完整、準(zhǔn)確，視情節(jié)嚴(yán)重程度罰扣基建/房產(chǎn)檔案保證金，由技術(shù)質(zhì)量部開據(jù)“基建/房產(chǎn)檔案保證金罰扣通知單”（式樣見附件20），交由財務(wù)部進行罰款處理。第十二條 科技檔案的鑒定與銷毀（一）科技檔案應(yīng)定期進行鑒定。鑒定工作由鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組組長牽頭，科技檔案管理人員和有關(guān)業(yè)務(wù)部門技