辦公室6管理講稿

1、關(guān)于辦公室6管理第一張，PPT共四十頁，創(chuàng)作于2022年6月6S概論 什么是6S?什么是“5S”：整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、清掃（SEISO） 、 清潔（SEIKETSU） 、素養(yǎng)（SHITSUKE）其它“S” ： 安全(Safety/SECURITY )、節(jié)約(Save)、 習(xí)慣化(Shiukanka)、服務(wù)(Service)、堅持(Shikoku)第二張，PPT共四十頁，創(chuàng)作于2022年6月6S的起源5S起源于日本，通過規(guī)范現(xiàn)場、現(xiàn)物，營造一目了然的工作環(huán)境，培養(yǎng)員工良好的工作習(xí)慣，其最終目的是提升人的品質(zhì)：革除馬虎之心，養(yǎng)成凡事認真的習(xí)慣（認認真真地對待工作中的每一件“小

2、事”、每一個細節(jié)。），養(yǎng)成遵守規(guī)定的習(xí)慣，養(yǎng)成自覺維護環(huán)境整潔明了的良好習(xí)慣，養(yǎng)成文明禮貌的習(xí)慣。日本式企業(yè)將5S運動作為管理工作的基礎(chǔ)，推行各種品質(zhì)的管理手法，第二次世界大戰(zhàn)后，產(chǎn)品品質(zhì)得以迅速地提升，奠定了經(jīng)濟大國的地位，而在豐田公司的倡導(dǎo)推行下，5S對于塑造企業(yè)的形象、降低成本、準(zhǔn)時交貨、安全生產(chǎn)、高度的標(biāo)準(zhǔn)化、創(chuàng)造令人心曠神怡的工作場所、現(xiàn)場改善等方面發(fā)揮了巨大作用，逐漸被各國的管理界所認識。6S在其基礎(chǔ)上增加了安全（Save）一要素。第三張，PPT共四十頁，創(chuàng)作于2022年6月（1）定位不同。 國內(nèi)許多企業(yè)管理者將整潔、清爽認為是衛(wèi)生問題，與企業(yè)管理是兩回事。既然是兩回事，自然工作忙

3、時可以放在一邊。或者當(dāng)有上級領(lǐng)導(dǎo)來檢查工作時臨時來一次全面的大掃除，做給別人看。而日本企業(yè)管理者認為6S是現(xiàn)場管理之基石, 6S做不好的企業(yè)不可能成為優(yōu)秀的企業(yè)，因此將堅持6S管理作為重要的經(jīng)營原則。中日企業(yè)現(xiàn)場管理之差距第四張，PPT共四十頁，創(chuàng)作于2022年6月 （2）方法不同。 國內(nèi)許多企業(yè)熱衷于口號、標(biāo)語、文件的宣傳及短暫的活動（運動），似乎相信在廠區(qū)多樹立一些諸如“員工十大守則”就能改變一個人，提升人的品質(zhì)。這種沒有結(jié)合日常工作的空洞口號、運動，對提升人的品質(zhì)幾乎沒有任何幫助。6S明確具體做法，什么物品放在哪里、如何放置、數(shù)量多少合適、如何標(biāo)識等等，簡單有效，且融入到日常工作中。6S

4、既是一種管理文化，同時也是現(xiàn)場科學(xué)管理的基礎(chǔ)。每天都在一個“對”、“錯”一目了然的環(huán)境中工作，使得每個人必須約束自己的行為，久而久之就能實實在在地提升人的品質(zhì)。中日企業(yè)現(xiàn)場管理之差距第五張，PPT共四十頁，創(chuàng)作于2022年6月整理將必需物品與非必需品區(qū)分開，在崗位上只放置必需物品目的騰出空間防止誤用推行要領(lǐng)1、全面檢查2、制定“要”與“不要”的判斷基準(zhǔn)3、清除不需要物品4、調(diào)查需要物品的使用頻度，決定日常用量5、制定廢棄物處理辦法6、每日自我檢查含義第六張，PPT共四十頁，創(chuàng)作于2022年6月 要與不要制定“要”和“不要”的基準(zhǔn)表，開會討論和決議基準(zhǔn)表，同時反省不要品產(chǎn)生的根源。第七張，PPT

5、共四十頁，創(chuàng)作于2022年6月放置準(zhǔn)則第八張，PPT共四十頁，創(chuàng)作于2022年6月整理的難點整理就是清理廢品，把必要物品和不必要的物品區(qū)分開來，不要的物品徹底丟棄，而不是簡單的收拾后又整齊地放置廢品。 6S活動中的整理工作比較難，要克服一種舍不得丟棄而實際又用不成的吝惜觀念。要有物品鑒別整理的能力首先要有丟棄的眼光和智慧。第九張，PPT共四十頁，創(chuàng)作于2022年6月整頓要用的物品依規(guī)定位、定容、定量的擺放整齊。明確標(biāo)示。目的整齊、有標(biāo)識不浪費時間推行要領(lǐng)1、要落實前一步整理的工作2、確定放置場所3、確定放置方法4、劃線定位5、做好標(biāo)識含義第十張，PPT共四十頁，創(chuàng)作于2022年6月整頓3要素放

6、置場所 物品的放置場所原則上要100%設(shè)定物品的保管要定點、定容、定量 生產(chǎn)線附近只能放真正需要的物品放置方法 易取不超出所規(guī)定的范圍 在放置方法上多下工夫標(biāo)識方法 放置場所和物品原則上一對一表示現(xiàn)物的表示和放置場所的表示 某些表示方法全公司要統(tǒng)一在表示方法上多下工夫 第十一張，PPT共四十頁，創(chuàng)作于2022年6月清掃將崗位變得無垃圾、無灰塵，干凈整潔，將設(shè)備保養(yǎng)得锃亮完好，創(chuàng)造一個一塵不染的環(huán)境。目的保持良好的工作情緒穩(wěn)定品質(zhì)達到零故障、零損耗推行要領(lǐng)1、建立清掃責(zé)任區(qū)2、執(zhí)行例行掃除，清理臟污3、調(diào)查污染源，予以杜絕4、建立清掃基準(zhǔn)，作為規(guī)范含義第十二張，PPT共四十頁，創(chuàng)作于2022年6

7、月清潔將整理、整頓、清掃進行到底，并且標(biāo)準(zhǔn)化、制度化目的成為慣例和制度；是標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)；企業(yè)文化開始形成。推行要領(lǐng)1、落實前3工作2、制定目視管理、顏色管理的基準(zhǔn)3、制定稽核辦法4、制定獎懲制度，加強執(zhí)行5、高階主管經(jīng)常帶頭巡查 含義第十三張，PPT共四十頁，創(chuàng)作于2022年6月素養(yǎng)人人依規(guī)定行事，并養(yǎng)成好習(xí)慣。推行要領(lǐng)1、持續(xù)推動前4S至習(xí)慣化2、制定共同遵守的有關(guān)規(guī)則3、相互糾正，共同進步4、教育訓(xùn)練（新進人員加強）5、推動精神提升活動含義目的改變“人質(zhì)”，養(yǎng)成工作規(guī)范認真的習(xí)慣第十四張，PPT共四十頁，創(chuàng)作于2022年6月安全塑造每個人都能安心工作且健康愉快的工作環(huán)境。推行要領(lǐng)1、建立系

8、統(tǒng)的安全管理系統(tǒng)2、重視員工的培訓(xùn)教育3、實施現(xiàn)場巡視，排除隱患4、創(chuàng)造明快、有序、安全的作業(yè)環(huán)境含義目的保證人身、財產(chǎn)安全，減少損失第十五張，PPT共四十頁，創(chuàng)作于2022年6月 6S的關(guān)系清潔素養(yǎng)整頓清掃整理推動安 全管理水平提升第十六張，PPT共四十頁，創(chuàng)作于2022年6月6S評判標(biāo)準(zhǔn)6S水平具體項目本公司其他企業(yè)優(yōu)秀公司上下都散發(fā)著努力改進的氣氛；一進入企業(yè)，能感覺到大家都在親自動手進行各種改善。合格過道和現(xiàn)場無亂擺放現(xiàn)象，非常整潔；員工積極提出改進方法，其他崗位的員工也都效仿某某電腦公司小有成績開始出現(xiàn)整潔的工作崗位；所有物品的放置場所都已規(guī)定；某某電子公司繼續(xù)努力物品常常找不到；通

9、道和作業(yè)區(qū)已經(jīng)區(qū)分；相似的物品被集中擺放，沒有明確的區(qū)分。某某復(fù)印機公司開始奮斗一知道有客人來，急忙打掃；進入企業(yè)，鞋子會粘上灰塵。第十七張，PPT共四十頁，創(chuàng)作于2022年6月6S常用工具紅牌作戰(zhàn)攝影作戰(zhàn)檢查表第十八張，PPT共四十頁，創(chuàng)作于2022年6月紅牌作戰(zhàn)目的：運用醒目的紅色標(biāo)志標(biāo)明問題之所在，使大家都能一目了然地知道企業(yè)的缺點在那里。實施的對象：工作場所中不要的東西；需要改善的事、地、物；有油污、不清潔的設(shè)備。衛(wèi)生死角。實施要點：以冷眼觀看事物。有猶豫的時候，請貼上紅牌。掛牌的對象可以是：設(shè)備、搬運車、踏板、工夾具、刀具、桌、椅、資料、模具、備品、材料、產(chǎn)品、空間等。第十九張，PP

10、T共四十頁，創(chuàng)作于2022年6月攝影作戰(zhàn)所謂攝影作戰(zhàn)（或稱為定點攝影法）指在同一地點、同一方向，將企業(yè)的死角、不安全之處、不符合6S原則之處使用同一部相機（或攝像機）拍攝下來，并在大家都看得到的地方公布展示，激起大家改善的意愿，并將改善的結(jié)果再次拍攝并公開展示，使大家了解改善的成果。展示的內(nèi)容和格式如表：第二十張，PPT共四十頁，創(chuàng)作于2022年6月 檢查表檢查表的使用有兩種： 一種是點檢用，只記入好、不好的符號； 另一種是記錄用，記錄本評鑒的數(shù)據(jù)。檢查表使用的時機是在推行6S運動告一段落后才能實施。如此才能了解推行6S運動的成果，也會對6S運動產(chǎn)生信心； 定期更新檢查表的項目： 檢查表上的項

11、目要隨著6S運動執(zhí)行過程、工作單位現(xiàn)況等而改變，不可以同一套用到底，否則看不到需要改善的項目變動的歷程。第二十一張，PPT共四十頁，創(chuàng)作于2022年6月辦公室6S運動 第二十二張，PPT共四十頁，創(chuàng)作于2022年6月推行辦公室6S運動的目的 把6S管理引用到辦公室管理，能有效地加速辦公室工作環(huán)境和工作狀況的調(diào)整及改良，最終目的：提高了工作效率；同時置身于優(yōu)美的辦公環(huán)境，也有一種美的感受。第二十三張，PPT共四十頁，創(chuàng)作于2022年6月推行辦公室6S的建議辦公室個人責(zé)任區(qū)是指個人的桌面、抽屜、電腦、文件柜以及個人辦公室的地面、墻面、天花板、窗臺以及相關(guān)辦公設(shè)備和設(shè)施。每個人均有責(zé)任做好個人責(zé)任區(qū)

12、的6S工作； 員工每天下班離開辦公室之前，均須整理個人桌面。桌面允許擺放的物品包括電腦、電話、文具架和茶杯，其它無關(guān)物品不保留； 個人抽屜應(yīng)經(jīng)常整理，用不到的東西，應(yīng)從抽屜里清理走，最下面一個抽屜用于存放私人物品； 第二十四張，PPT共四十頁，創(chuàng)作于2022年6月推行辦公室6S的建議文件柜要定期整理，并按大小、類別、使用頻率等進行分類建檔，貼上標(biāo)簽；若有變動，標(biāo)簽應(yīng)及時更新； 對舍棄的文件、資料，應(yīng)遵照安全、保密的原則進行銷毀； 不能在辦公室內(nèi)隨意張貼文件、通知、宣傳品等，辦公臺上盡量不要張貼太多通訊錄、名片、備忘條等，可建立個人的名片簿、備忘本等； 對有關(guān)資料、書籍、文件等應(yīng)歸類定置管理，并

13、井然有序；第二十五張，PPT共四十頁，創(chuàng)作于2022年6月推行辦公室6S的建議及時清掃、清洗辦公設(shè)備，保持辦公室無垃圾、無臟污 ；提倡禁煙，任何人不得在辦公室內(nèi)吸煙；接聽電話及接待來訪客人時言行應(yīng)大方得體； 注意儀表與形象，做到著裝整齊，梳妝適宜，以飽滿的精神投入工作。第二十六張，PPT共四十頁，創(chuàng)作于2022年6月辦公室整理整頓目的 減少活頁夾、文件和單據(jù)的數(shù)量； 公司外部、其它部門的文件盡早做答送出； 擴大辦公室的使用空間； 減少遺漏或送出的失誤。 要點共獨區(qū)分公私區(qū)分柜架管理資料歸位桌面狀態(tài)抽屜狀態(tài)張貼管理事務(wù)管理第二十七張，PPT共四十頁，創(chuàng)作于2022年6月原則資料分類受控文件和資料

14、；公用展示類文字資料；個人文字資料。 受控文件應(yīng)使其從編制審批、發(fā)放、更改到保管均要受控； 質(zhì)量記錄的標(biāo)識、收集、編目、歸檔、保管等均應(yīng)受控； 公用展示類文字資料置于公共場所并由專人管理； 個人文字資料個人管理； 所有文字資料都應(yīng)有標(biāo)識； 所有文字資料都要按方便取用的原則，按使用頻度、重要性等分類放于 固定的位置； 規(guī)定文字資料的舍棄原則，及時銷毀無用文字資料，提倡及時處置、不 堆積文件的良好習(xí)慣； 定期整理、整頓、檢查。第二十八張，PPT共四十頁，創(chuàng)作于2022年6月資料分類方式：按客戶分類。按形式分類。按一般文件分類。按主題分類。按標(biāo)題分類。 文件夾編號或必要時用斜線123456第二十九張

15、，PPT共四十頁，創(chuàng)作于2022年6月照片第三十張，PPT共四十頁，創(chuàng)作于2022年6月桌面第三十一張，PPT共四十頁，創(chuàng)作于2022年6月抽屜一般的桌子有兩個或以上的抽屜，東西經(jīng)常隨意雜亂地放入抽屜內(nèi)。 在并排的抽屜內(nèi)，也許可發(fā)現(xiàn)不僅有鉛筆、圓珠筆、筆記本、橡皮擦、名片及剪刀，而且又有牙刷、糖果、香水、藥品、錢幣、裝飾珠寶及其他物品。 這些東西先要依用途分類，在僅有兩個抽屜的桌子時，可分為辦公用品及私人用品，各占用一個抽屜。 再來要決定每一項物品的最大放置量。例如，我們決定抽屜內(nèi)放置的最大量為兩支鉛筆、一支圓珠筆、一塊橡皮擦、一本筆記本等。 借著將辦公抽屜的東西削減至最低量，我們可以剔除將鉛

16、筆、紙張等必需的東西與私人物品混在一起的現(xiàn)象。這種過程能開發(fā)員工的自律能力、改進保存記錄的能力以及強化工作的效率能力。第三十二張，PPT共四十頁，創(chuàng)作于2022年6月辦公室6S活動表區(qū)分活動內(nèi)容五分鐘6S活動1檢查你的著裝狀況和清潔度2檢查是否有物品掉在地上，將掉在地上的物品都撿起來，如橡皮擦、回形針、文件及其他3整理和徹底清潔桌面4檢查存放文件的位置，將文件放回他們應(yīng)該放置的地方5扔掉不需要的物品，包括抽屜內(nèi)的私人物品6檢查檔案柜、書架及其他夾具等，將放得不恰當(dāng)?shù)奈锲犯恼^來十分鐘6S活動1實施五分鐘6S活動的所有內(nèi)容2用抹布擦干凈電腦、傳真機及其他辦公設(shè)備3固定可能脫落的標(biāo)簽4清潔地面5傾倒垃圾簍內(nèi)的垃圾6檢查電源開關(guān)、門窗、空調(diào)等是否已關(guān)上第三十三張，PPT共四十頁，創(chuàng)作于2022年6月 6S管理看起來容易，真正實行起來卻十分困難，只要是能徹