檔案管理系統(tǒng)

1、檔案管理系統(tǒng)兼職檔案員操作指南（簡要版）吉林大學檔案館2019年6月 兼職檔案員操作指南（簡要版） 圖1-1。登錄頁面退出系統(tǒng)點擊主頁右上角圖標，選擇“注銷”，系統(tǒng)彈出提示框，如 REF _Ref526075609 r h * MERGEFORMAT 圖1-2所示。單擊“確定”，退出系統(tǒng)后自動跳轉(zhuǎn)到登錄頁面。注銷頁面檔案錄入功能描述檔案錄入是檔案數(shù)據(jù)的管理模塊，實現(xiàn)檔案的新增、修改、刪除、導入、上傳、查詢等功能。頁面左側(cè)使用檔案數(shù)據(jù)組織樹的形式展現(xiàn)，便于檔案員在檔案錄入時按照樹結(jié)構(gòu)展現(xiàn)，以便掌握數(shù)據(jù)的全部情況。系統(tǒng)內(nèi)案卷目錄及文件目錄采用分表顯示模式，因此在執(zhí)行查詢、數(shù)據(jù)批處理、瀏覽回收站等操

2、作時需要分表操作。案卷若有卷內(nèi)文件則檔號為藍色，無文件為黑色。頁面右側(cè)是數(shù)據(jù)的詳細信息。點擊左側(cè)導航欄中“預立卷”下的樹節(jié)點，右側(cè)頁面即展示該節(jié)點中錄入的數(shù)據(jù)，默認按照檔號倒序排列并可自行設定排序方式。圖2-1 檔案錄入頁面錄入檔案條目新增案卷數(shù)據(jù)在主頁面菜單欄中單擊“預立卷”。在左側(cè)導航區(qū)域中，選擇子節(jié)點庫下面的“案卷目錄”，單擊右側(cè)頁面上的“新增”按鈕，進入添加頁面，如 REF _Ref526080355 r h * MERGEFORMAT 圖2-2-1所示。若子節(jié)點庫內(nèi)無案卷直接單擊“新增”按鈕，若子節(jié)點庫內(nèi)有案卷可勾選最末案卷后單擊“新增”按鈕，新增的案卷內(nèi)會復制上一卷填入的信息。圖2

3、-2-1新增案卷數(shù)據(jù)填寫對應的參數(shù)。下一步操作可以有多種選擇。單擊“”，即成功添加一條檔案案卷。單擊“”，表示保存當前數(shù)據(jù)的情況下可以繼續(xù)錄入下一條檔案案卷數(shù)據(jù)。單擊“”，表示在添加的時候可把案卷的數(shù)據(jù)復制到卷內(nèi)數(shù)據(jù)中。單擊“”，表示添加完案卷后可同時添加卷內(nèi)數(shù)據(jù)，案卷的數(shù)據(jù)不會復制到卷內(nèi)數(shù)據(jù)中。單擊“”，表示添加完案卷后可同時添加全文信息。提示如果要添加卷內(nèi)文件，必須先進入案卷庫，找到卷內(nèi)文件所屬的案卷并選中，再進入案卷關聯(lián)的卷內(nèi)目錄列表，再進行卷內(nèi)條目的錄入。新增界面內(nèi)字段前有“*”為必填字段，歸檔單位字段選擇后單位代碼字段會自行識別，管理性文件無需錄入開起日期及截止日期（系統(tǒng)根據(jù)卷內(nèi)文件

4、日期自動獲?。?，博、碩學位材料及本?？?、成人網(wǎng)絡成績單需錄入開起日期及截止日期。編輯案卷數(shù)據(jù)勾選需要編輯的案卷，單擊右側(cè)頁面上的“編輯”按鈕，進入編輯頁面，如 REF _Ref526080372 r h * MERGEFORMAT 圖2-2-2所示。填寫對應的參數(shù)。單擊“”，系統(tǒng)提示“操作成功”。圖2-2-2編輯注意：1. 編輯案卷時，修改和檔號相關的數(shù)據(jù)時卷內(nèi)文件相關信息也會跟著改變。 2. 灰色字段為不可編輯選項。新增/編輯卷內(nèi)文件數(shù)據(jù)點擊需要新增或編輯卷內(nèi)文件的案卷條目，頁面右側(cè)將會上下分屏顯示案卷目錄及所點擊案卷的卷內(nèi)文件目錄，如 REF _Ref526080355 r h * MER

5、GEFORMAT 圖2-2-3所示。在卷內(nèi)目錄區(qū)域 點擊“新增”按鈕或“編輯”，進入相關頁面，卷內(nèi)文件的錄入及編輯細節(jié)與案卷錄入及編輯細節(jié)相似，此處不再贅述。圖2-2-3分屏顯示上傳原文上傳原文是指將檔案的電子文件上傳到對應的檔案條目中，方便電子檔案的統(tǒng)一管理和查閱。點擊條目前的“”圖標，彈出“原文上傳”對話框，如 REF _Ref526080383 r h * MERGEFORMAT 圖2-2-4所示。在對話框中單擊“”，選擇需要上傳的文件，右下方出現(xiàn)待上傳文件。單擊“”，上傳成功的文件會展示在左側(cè)列表中。如果要刪除上傳的文件，可以勾選該文件，并單擊“”。圖2-2-4原文上傳查看全文對某條數(shù)

6、據(jù)的描述信息，可以記錄在對應的數(shù)據(jù)中。系統(tǒng)支持對描述信息的查看、編輯。點擊數(shù)據(jù)前的，彈出“全文數(shù)據(jù)”對話框，如圖2-2-5所示。在對話框中編輯信息。單擊“保存”。圖2-2-5全文數(shù)據(jù)在線查看原文系統(tǒng)支持在線瀏覽檔案的電子文件。點擊數(shù)據(jù)前的“”圖標，彈出“電子文件在線預覽”頁面。頁面左側(cè)列舉出該卷的所有電子文件，點擊文件名頁面右側(cè)將顯示該文件預覽圖，如 REF _Ref526080407 r h * MERGEFORMAT 圖2-2-6所示。點擊右側(cè)頁面不同按鈕可完成頁面的縮放、旋轉(zhuǎn)、打印等功能。圖2-2-6電子文件在線預覽 提示“文檔有誤”按鈕功能：某些PDF文件文件過大或者本身有誤會出現(xiàn)無法

7、瀏覽查看情況，點擊此按鈕文檔會重新轉(zhuǎn)換并打開。數(shù)據(jù)“刪除”操作方法一：勾選刪除 勾選需要刪除的單條或者多條檔案信息再點擊刪除即可。方法二：批量刪除 通過查詢功能把需要刪除的數(shù)據(jù)查詢出來，在全選按鈕前打勾“”點刪除按鈕竟可（查詢功能將在第3節(jié)說明）注意：1.若刪除案卷時，卷內(nèi)文件也跟隨刪除。 若僅刪除卷內(nèi)文件，案卷會保留。2.案卷或文件刪除后，此案卷號或文件號會空出。數(shù)據(jù)“移除自動排序”操作勾選需要移除的檔案信息再點擊該按鈕即可，移除后列表中后續(xù)數(shù)據(jù)的會自動填充已刪除檔號。注意：1.移除時僅能勾選單條目錄信息。2.移除是將數(shù)據(jù)徹底刪除，移除的數(shù)據(jù)不能恢復。數(shù)據(jù)“復制”操作勾選需要復制的單條或多條

8、數(shù)據(jù)再點擊該按鈕即可批量生成內(nèi)容相同的數(shù)據(jù)。如果某個字段唯一，則復制后數(shù)據(jù)的該字段依次遞增。注意：復制案卷卷內(nèi)文件會跟著自動生成。檔號會根據(jù)規(guī)則生成。數(shù)據(jù)導入本操作以導入excel文件為例。1.選擇檔案目錄表，進入檔案著錄頁面，選擇“ ”按鈕進行數(shù)據(jù)導入。“導入案卷”可選僅導入案卷及導入案卷及卷內(nèi)兩種模式，“導入卷內(nèi)”僅導入卷內(nèi)文件。2.導入時候選擇點擊瀏覽按鈕，在電腦中選擇需要導入的文件，選擇文件后點點打開對文件進行選定，在點導入按鈕就可，如圖2-2-7所示。 圖2-2-7 數(shù)據(jù)導入頁面3.選擇導入文件的對應關系選擇完后點確定按鈕就可，如圖2-2-8所示。 圖2-2-8數(shù)據(jù)導入關系確定頁面數(shù)

9、據(jù)批量修改通過查詢功能把需要修改的數(shù)據(jù)查詢出來(若需修改數(shù)據(jù)條目較少可直接勾選)，點擊“ ”按鈕進入批量修改界面，如圖2-2-9所示。圖2-2-9 數(shù)據(jù)批量修改頁面2.選擇需要修改的字段在請選擇中，選擇修改的條件在空白處輸入或者選擇修改的值點修改修改按鈕即可，如圖2-2-10所示。圖2-2-10 修改按鈕操作即批量修改這些查詢到的數(shù)據(jù)。輸入固定值：是指這列數(shù)據(jù)都固定為該輸入值。加入前綴：是在該字段前面加入輸入的固定的值。加入后綴：是在該字段后面加入輸入的固定值。替換字段：是對某個固定的值修改為別的固定值。注意：檔號相關的字段修改了檔號會跟著變?nèi)缒甓?、分類號、案卷號、保管期限等字段?數(shù)據(jù)檢查數(shù)

10、據(jù)檢查是對該檔案門類中的數(shù)據(jù)進行檢查，實現(xiàn)檔案的查漏、查重、查空案卷等功能。（1）檔號查漏點擊“查漏”按鈕就可對數(shù)據(jù)進行查漏檢查如有漏的檔號將會會出現(xiàn)提示。（2）檔號查重點擊“查重”按鈕就可對數(shù)據(jù)進行檔號的查重檢查如有重復檔案將進行提示，如圖2-2-11。圖2-2-11 重復檔案提示（3）查空案卷（無卷內(nèi)文件）點擊“查空”案卷系統(tǒng)自動檢查空案卷。上移、下移此處僅以“上移”為例，勾選一條需要移動的數(shù)據(jù)并點擊“上移”按鈕。上移的數(shù)據(jù)將使用上一行的檔號，其他字段信息不變，卷內(nèi)文件的案卷號也相應改變，如圖2-2-12、2-2-13所示。圖2-2-12 上移前效果圖2-2-13 上移后效果提示“下移”時

11、，下移的數(shù)據(jù)使用下一行的檔號，其他字段信息不變，卷內(nèi)檔號也相應改變。插入勾選一條檔案數(shù)據(jù)并點擊插入按鈕后，此條信息前將插入一條新數(shù)據(jù)，該條數(shù)據(jù)會使用勾選數(shù)據(jù)的檔號，勾選數(shù)據(jù)及該數(shù)據(jù)后面的檔號會自動加1，新插入的數(shù)據(jù)將與勾選的數(shù)據(jù)內(nèi)容一致，且置灰字段不可修改（全宗號、年度、分類號、單位代碼、案卷號、檔號）。1.勾選需要插入的數(shù)據(jù)并點擊列表上方的“插入”，如圖2-2-14所示。圖2-2-14 勾選數(shù)據(jù)2.在彈出的對話框中可以根據(jù)需要修改部分字段，如圖2-2-15所示。圖2-2-15 插入數(shù)據(jù)編輯3.單擊“保存”，頁面顯示勾選數(shù)據(jù)前插入的這條新數(shù)據(jù)，如圖圖2-2-16所示。圖2-2-16 新數(shù)據(jù)原文

12、批量刪除1.在“案卷目錄”頁面，勾選庫中的要刪除原文的案卷數(shù)據(jù)。2.單擊頁面上方的“數(shù)據(jù)批處理”按鈕，在下拉列表中選擇“原文批量刪除”，系統(tǒng)提示“操作成功”?；厥照緞h除后的檔案數(shù)據(jù)可以在“回收站”查看，可以對回收站的數(shù)據(jù)進行恢復、查詢、刪除、清空等操作。在列表上方單擊“回收站”，進入回收站頁面，如圖2-2-17所示?？梢詫厥照局械臄?shù)據(jù)進行如下操作?；謴?，勾選數(shù)據(jù)，單擊“恢復”按鈕，可恢復該數(shù)據(jù)。查詢，單擊“查詢”按鈕，在查詢條件框中輸入查詢條件查詢回收站的數(shù)據(jù)。刪除，勾選數(shù)據(jù)，單擊“刪除”按鈕，可徹底刪除該數(shù)據(jù)。清空回收站，單擊“清空回收站”按鈕，可徹底刪除回收站中所有數(shù)據(jù)。圖2-2-17

13、回收站注意：案卷目錄及卷內(nèi)文件目錄有各自的回收站，需分別查看及執(zhí)行查詢、恢復等操作。移交移交是指將檔案移交給審批人審核，審核通過后的檔案即完成歸檔，審核不通過數(shù)據(jù)將會被退回，修改后可再次提交移交申請。在“案卷目錄”頁面，勾選庫中需要移交的案卷數(shù)據(jù)。單擊“移交歸檔”在下拉列表中選擇“移交”，彈出對話框，如圖2-2-18所示。勾選審核人員，單擊“確定”。圖2-2-18選擇審核人在彈出的移交說明提示框中輸入信息，如圖2-2-19所示，單擊“保存”。圖2-2-19 移交說明系統(tǒng)提示歸檔申請已經(jīng)成功，待審核，如圖2-2-20所示，單擊“確定”。申請中的數(shù)據(jù)展示“”圖標。提示 “在申請”狀態(tài)中的數(shù)據(jù)不能修

14、改、刪除。圖2-2-20申請?zhí)崾驹凇盃顟B(tài)列”中可以查看檔案數(shù)據(jù)的狀態(tài)。圖標含義在申請歸檔已被拒絕歸檔已歸檔拆卷拆卷是指將案卷與其卷內(nèi)檔案的關聯(lián)關系解除。在“案卷目錄”頁面，勾選庫中的案卷數(shù)據(jù)。選擇“拆卷”或“拆卷后組卷”，彈出提示框，如圖2-2-21所示。單擊“確認”。圖2-2-21確認提示拆卷后的卷內(nèi)數(shù)據(jù)中的檔號自動刪除且文件題名置紅，如圖2-2-22所示。圖2-2-22拆卷顯示/隱藏統(tǒng)計點擊“顯示/隱藏統(tǒng)計”出現(xiàn)如下圖2-2-23中的統(tǒng)計數(shù)據(jù)。圖2-2-23顯示統(tǒng)計 數(shù)據(jù)查詢在數(shù)據(jù)查詢的過程中，如果查詢者能確定檢索目標所在的檔案目錄表，且知道相關條目信息，此時可以直接進入該目錄表進行檢索。

15、簡單檢索是在當查詢者知道大致的信息時，對檔案庫數(shù)據(jù)做的篩選工作；而高級檢索是在查詢者知道相對精確的條目信息時，設置相對精確的查詢條件，對目標數(shù)據(jù)精確定位，缺點在于，使用起來比較繁瑣。表內(nèi)查詢1.進入要進行查詢的檔案表，點擊“表內(nèi)查詢”按鈕，彈出檢索設置頁面，如下圖所示：表內(nèi)查詢頁面2.選擇需要查詢的著錄項，在查詢內(nèi)容后的文本框內(nèi)輸入查詢內(nèi)容。3.在查詢過程中可選擇各種條件 如包含、等于、大于、小于等功能。4.可點擊“添加”按鈕或者“刪除”增刪查詢條件項進行組合查詢。5.增加多條件查詢時可選擇查詢條件的關系有并且和或者 。6.點擊查詢或查詢所有兩個按鈕，系統(tǒng)篩選出符合條件的檔案條目。單擊“歷史記錄”，查詢框中將顯示上一次設置的查詢條件。條件查詢可進行有無原文查詢、歸檔情況查詢