廣場物業(yè)工作制度及流程

1、廣場物業(yè)工作制度及流程安徽國購Shopping mall廣場物業(yè)工作制度及流程1、公司相關制度和流程文件管理制度第一條總則1.1為確保文件管理正常、順利進行，促進公司管理工作的效率，特制定本 辦法。1.2所謂”文件”，是指業(yè)務工作上往來公文、函、報告、請示、會議紀 要、規(guī)定、報表等。1.3文件的收發(fā)、領取與寄送由行政部負責。第二條文件的類別2.1絕密。指極為重要而且不得向無關人員泄露內容的文件。2.2秘密。指次重要而且所涉及內容不能向無關人員透露的文件。2.3機密。指不宜向公司以外人員透露內容的文件。2.4普通。指非機密文件。第三條外來文件的收發(fā)及處理3.1外來文件全部由行政部接收，在外來文件

2、收發(fā)簿中登記，填寫文件 處理標簽由總經(jīng)理批示后，下發(fā)相關部門處理，行政部在處理時按下列要點 處理。3.1.1一般文件予以啟封,分送各部門。文檔僅供參考3.1.2私人文件不必開啟，直接送收件人。3.1.3分送各部門的文件若有差錯，必須立即退回行政部。3.2普通文件的處理原則3.2.1由部門負責人以上人員負責對文件進行審閱、回答、批辦以及其它 必要的處理,或者由其指定下屬對文件進行具體處理。3.2.2如果遇到重要或異常事項,必須及時與上一級主管取得聯(lián)系，按上級 指示辦理。3.2.3各種有關聯(lián)的事項，必須與各部門商議后方能予以處理。3.3機密文件的處理原則3.3.1機密文件原則上由責任者或當事者自行

3、處理。3.3.2指名或親啟文件，原則上應在封面上注明文件所涉及事項的要點和 發(fā)文者姓名，并由發(fā)文者封緘。3.3.3到達的指名或親啟文件，原則上由文件上所指明的部門負責人或個 人開啟，其它人不得擅自啟封。如果某主管在職務上有權替代來件所指名者， 不受本條規(guī)定的約束。第四條內部文件的制發(fā)4.1各部門因工作業(yè)務需要下發(fā)文件時，由部門擬訂文件交行政部，由行政 部統(tǒng)一格式編號擬定文件審批表交相關部門會簽，由總經(jīng)理審批后下發(fā)。4.2文件編號規(guī)則4.2.1公司文件:涉及公司重大經(jīng)營決策、規(guī)章制度、人事變動等事宜，均 以公司文件下發(fā)。編號規(guī)則：皖國購司字（XXXX）000號（XXXX為發(fā)文 年號，000為發(fā)文

4、流水號）。文檔僅供參考4.2.2總經(jīng)理辦公室文件：臨時的通知等以辦公室文件下發(fā)，編號規(guī)則:皖 國購辦字（XXXX）OOO號（XXXX為發(fā)文年號,000為發(fā)文流水號）。4.2.3會議紀要:凡公司會議形成的重大決定均應以會議紀要形式下發(fā)，編 號規(guī)則為:皖國購紀字（XXXX）OOO號（XXXX為發(fā)文年號，000為發(fā)文流 水號）。4.2.4記錄表格：各部門使用的紀錄表格在初次使用前必須到行政部進行 編號，無編號的表格不允許在部門之間流轉。編號規(guī)則：Q/GG-XX-001流水號部門代碼記錄前綴例如:行政部代碼XZ,物業(yè)部代碼WY,財務部代碼CW,電腦部代碼DN等。4.3文件的受控:為確保下發(fā)文件在適用的

5、場所使用和對密級的控制，必須 對下發(fā)文件進行控制,控制其分發(fā)場所。公司所有下發(fā)文件必須有密級標識 和文件受控號。受控章形：4.4文件下發(fā)4.4.1需要在使用部門留存的文件必須以紙質文件或電子文件下發(fā)，下發(fā) 時各部門必須在文件簽收簿簽收登記。4.4.2不需要在使用部門留存的，在文件正本上附文件傳閱表交相關部 門傳閱，文件被閱覽后，閱覽者必須簽字，表示已經(jīng)閱覽完畢。如有必要，可在文檔僅供參考文件傳閱表上填寫閱覽后的意見。4.5文件存檔4.5.1公司的外來文件和內部文件在處理完畢后一個工作日必須交檔案室 存檔，否則將追究相關人員的責任。4.5.2各部門指定一名工作人員管理部門的文件，公司下發(fā)的文件各

6、部門 必須完整保存，行政部將不定期檢查各部門文件的使用和保存情況，發(fā)現(xiàn)公司 機密性文件使用、保存不當或遺失，將追究文件管理人員的責任。4.5.3檔案管理人員應對每年的文件進行整理，集中封存。4.6文件查閱4.6.1原則上部門查閱文件，應在部門查閱,檔案室不接受查閱。4.6.2因工作或業(yè)務需要，查閱公司機密性文件，應辦理文件查閱審批手續(xù) 后,方可在檔案室查閱。第五條執(zhí)行時間此規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行，由行政部負責解釋。第六條相關記錄（見:表格匯總）6.1文件樣稿。6.2會議紀要樣稿。6.3外來文件收發(fā)簿。6.4文件處理標簽。6.5文件審批表。6.6文件簽收簿。6.7文件傳閱表。會議管理制度第一條會議

7、組織和安排為避免會議過多或重復，公司正常會議一律納入會議管理制度，原則上一 律按例行規(guī)定的時間、地點、內容組織召開。1.1公司級會議1.1.1公司全體員工大會：報請總經(jīng)理批準，綜合管理部負責組織。每年 12月召開，對全年的工作進行總結、表彰，安排部署下年度總體經(jīng)營計劃，因 其它特殊需要，可臨時召開；1.1.2總經(jīng)理辦公會議：由綜合管理部組織，每月底召開，總經(jīng)理主持;對上 月的工作進行總結和下月的工作部署，討論、研究、決定公司經(jīng)營活動中發(fā) 生的重大問題及解決方案；1.1.3行政例會:每周一召開，由總經(jīng)理主持。各部門進行工作匯報和安排 下一步的工作計劃；1.2專題會議：即全公司的技術、業(yè)務綜合會議（如經(jīng)營活動分析會、設備 管理會議等）。由總經(jīng)理批準，每月底召開，各業(yè)務部門負責組織；1.3部門工作會議：由各部門主管決定召開并負責組織。1.4小組會：由各部門的班