開(kāi)會(huì),又是開(kāi)會(huì)!自學(xué)手冊(cè)

1、開(kāi)會(huì)）又是開(kāi)會(huì)!高效會(huì)議技術(shù)video arts自學(xué)手冊(cè)目錄 TOC o 1-5 h z 前言SSW-2 HYPERLINK l bookmark2 o Current Document 本手冊(cè)包括哪些內(nèi)容SSW-3 HYPERLINK l bookmark4 o Current Document 如何利用本手冊(cè)SSW-4 HYPERLINK l bookmark6 o Current Document 第1單元前言SSW-5 HYPERLINK l bookmark8 o Current Document 第2單元與會(huì)議技術(shù)有關(guān)的問(wèn)題SSW-6 HYPERLINK l bookmark10

2、o Current Document 第3單元會(huì)議技術(shù)：原那么SSW-8第4單元會(huì)議技術(shù)：細(xì)節(jié)SSW-錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。第5單元組織和操縱；總結(jié)和記錄SSW-19第6單元行動(dòng)打算SSW-20參考答案SSW-21要點(diǎn)總結(jié)SSW-26? Video Arts Limited 2003、/ 、一刖百大部份人都是帶著低落的情緒去參加會(huì)議的，因?yàn)楹芏鄷?huì)議都是在浪費(fèi) 時(shí)刻。這些冗長(zhǎng)的會(huì)議缺乏一個(gè)明確的主題，與會(huì)人員把時(shí)刻都浪費(fèi)在對(duì)雜 事進(jìn)行的討論上。當(dāng)其他人在嘮嘮叨叨地談?wù)撍麄兏袗?ài)好的話題時(shí)，咱們只 是安靜地坐在一旁。當(dāng)咱們拿到會(huì)議記要時(shí)，咱們會(huì)發(fā)覺(jué)上面的內(nèi)容跟咱們 會(huì)議的實(shí)際情形風(fēng)牛馬不相及。難怪人們都

3、回避這些會(huì)議。可是會(huì)議關(guān)于公司的運(yùn)作來(lái)講是必不可少的。事實(shí)上，若是不舉行會(huì)議,公司就無(wú)法運(yùn)作。要作出決策，就需要不同員工奉獻(xiàn)出他們的專業(yè)知識(shí)，而 且取得他們的一致認(rèn)可。公司還需要各個(gè)團(tuán)隊(duì)同心合力地解決問(wèn)題。關(guān)于利 益發(fā)生沖突的員工要去解決他們的不合，使他們的行為更好地符合公司的利 益。關(guān)于盡管咱們擁有現(xiàn)代化的通信技術(shù)，可是會(huì)議的地位是無(wú)可取代的。 需要把相關(guān)人員召集在一路，讓他們進(jìn)行交流和溝通。咱們還要提高會(huì)議的效率。此刻，公司的運(yùn)作環(huán)境比以前加倍多變、難 以預(yù)測(cè)。咱們所有的人都要加速工作節(jié)拍，不能完全拘泥于公司的各類條條 框框?！爸卫怼币馕吨蹅円趫F(tuán)隊(duì)里運(yùn)用咱們的人際交往技術(shù)去把工作干 好

4、。換言之，咱們要召開(kāi)更多、更有效的會(huì)議。慶幸的是，咱們?cè)跁?huì)議的組織和主持方面的技術(shù)是能夠通過(guò)學(xué)習(xí)加以改 良的。開(kāi)會(huì)，又是開(kāi)會(huì)！錄像課程將為您提供幫忙。目標(biāo)本自學(xué)手冊(cè)將幫忙您依照您的工作情形去安排您的培訓(xùn)的時(shí)刻和進(jìn)度，對(duì)開(kāi)會(huì)，又是開(kāi)會(huì)！培訓(xùn)課程進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)。在完成了本課程的學(xué)習(xí) 以后，您將能夠：? 確信您在會(huì)議技術(shù)方面的強(qiáng)項(xiàng)和弱項(xiàng)；? 確信有效的會(huì)議具有哪些特點(diǎn)；? 學(xué)習(xí)如何對(duì)有效的會(huì)議進(jìn)行預(yù)備、組織和操縱；? 制定行動(dòng)打算，改良您的會(huì)議技術(shù)。本手冊(cè)包括哪些內(nèi)容錄像開(kāi)會(huì)，又是開(kāi)會(huì)！錄像開(kāi)會(huì)，又是開(kāi)會(huì)！，可能是被學(xué)員觀看次數(shù)最多的一部治理技術(shù)的培訓(xùn)錄像。世界上數(shù)以萬(wàn)計(jì)的治理人員都看過(guò)這部錄像，而

5、且從中獲益。成千上萬(wàn)的學(xué)員也喜愛(ài)按期地觀看學(xué)習(xí)。約翰克里士在錄像中扮演某個(gè)小型制造公司的生產(chǎn)總監(jiān)。他完全不具 有在會(huì)議主持方面的技術(shù)。事實(shí)上，他在會(huì)上常打瞌睡，因?yàn)樗３Ｕ辜?班。有一天晚上，他夢(mèng)見(jiàn)他被法庭傳訊，法庭指控他在會(huì)議的組織和主持方 面玩忽職守。法官論述了組織和主持會(huì)議所需的技術(shù)、原那么和邏輯與法庭審判的技 術(shù)、原那么和邏輯是類似的?？催^(guò)了關(guān)于克里士前幾回組織和主持的會(huì)議情 形的陳堂證供以后，法庭宣布了克里士的五大罪狀：沒(méi)有預(yù)備、沒(méi)有把情形 通知他人、沒(méi)有打算會(huì)議議程、沒(méi)有操縱討論、沒(méi)有總結(jié)記錄。錄像分為5個(gè)各自獨(dú)立的單元，每一個(gè)單元論述了一個(gè)要點(diǎn)。約翰克 里士扮演的角色熟悉到，除

6、法庭的威嚴(yán)和堂皇之外，法庭的程序與組織完善 的會(huì)議的程序，道理都是一樣的。詳盡的自學(xué)手冊(cè)自學(xué)手冊(cè)將告知您在每一個(gè)時(shí)期應(yīng)該怎么做。自學(xué)手冊(cè)中包括了大量的 課程練習(xí)，將啟發(fā)您對(duì)會(huì)議技術(shù)利用的特定領(lǐng)域進(jìn)行試探。參考答案每一個(gè)練習(xí)都有一套參考答案。以下是關(guān)于參考答案的兩個(gè)重要注意事項(xiàng)：? 這些答案只是一些建議，它們將啟發(fā)您對(duì)練習(xí)中的各類問(wèn)題進(jìn)行試探，它們不必然是唯一的答案；? 請(qǐng)不要作弊！您要在自己進(jìn)行獨(dú)立試探以后再去查閱參考答案。要點(diǎn)總結(jié)在一系列記要中對(duì)錄像中的學(xué)習(xí)要點(diǎn)進(jìn)行了總結(jié)以供您在以后查閱。行動(dòng)打算本次課程的最后一個(gè)時(shí)期是決定而且記錄您將采取的具體行動(dòng)，改良會(huì) 議技術(shù)。如何利用本手冊(cè)您能夠依照

7、您的具體需要和情形去利用本手冊(cè)，也確實(shí)是說(shuō)，您能夠：分時(shí)期學(xué)習(xí)本次課程分為4個(gè)各自獨(dú)立的時(shí)期：與會(huì)議有關(guān)的問(wèn)題；會(huì)議技術(shù)：原那么；會(huì)議技術(shù)：細(xì)節(jié)；行動(dòng)打算。盡管您需要依照以上順序進(jìn)行課程的學(xué)習(xí)，可是您沒(méi)必要一次就完成全 數(shù)時(shí)期的學(xué)習(xí)內(nèi)容。調(diào)整本課程的學(xué)習(xí)時(shí)刻若是您希望減少本課程的學(xué)習(xí)時(shí)刻，只要跳過(guò)練習(xí)部份就能夠夠了。在 練習(xí)部份中，你被要求把問(wèn)題的答案記錄下來(lái)。全數(shù)課程（包括練習(xí)）的學(xué)習(xí)時(shí)刻不要超過(guò)4個(gè)小時(shí)。在本次課程的學(xué)習(xí)進(jìn)程中您需要哪些設(shè)備和材料您將需要? 一臺(tái)錄像機(jī)和電視機(jī)第1單元：前言您的目標(biāo)在您開(kāi)始進(jìn)行本課程的學(xué)習(xí)之前，請(qǐng)記錄下您希望從本課程中學(xué)到哪些 知識(shí)和技術(shù)。?您希望通過(guò)學(xué)習(xí)去

8、幸免顯現(xiàn)哪些情形?您希望對(duì)哪些技術(shù)進(jìn)行進(jìn)展或改良？我的目標(biāo):第2單元：與會(huì)議技術(shù)有關(guān)的問(wèn)題強(qiáng)項(xiàng)和弱項(xiàng)您以為您在工作中曾經(jīng)參加過(guò)的會(huì)議在哪些方面做得好、在哪些方面做 得不夠？把答案記錄在下面的方框里。強(qiáng)項(xiàng):弱項(xiàng):把您的答案和SSW-21頁(yè)上的答案進(jìn)行比較。錄像播放安東尼杰對(duì) 開(kāi)會(huì)，又是開(kāi)會(huì)!進(jìn)行的簡(jiǎn)要介紹，長(zhǎng)度大約為 分鐘。結(jié)論您以為他談到了哪些要點(diǎn)？錄像中的要點(diǎn)：把您的答案和SSW-21頁(yè)上的答案進(jìn)行比較。第3單元：會(huì)議技術(shù)：原那么目的什么緣故要召開(kāi)會(huì)議？請(qǐng)?jiān)谙旅娴姆娇蚶锉M可能多地記錄下召開(kāi)會(huì)議的 目的。會(huì)議的目的:把您的答案和SSW-22頁(yè)上的答案進(jìn)行比較。錄像觀看錄像，一直到法官要求約翰克

9、里士進(jìn)行總結(jié)時(shí)為止，時(shí)刻大約為 30分鐘。請(qǐng)記錄下要點(diǎn)。錄像中的要點(diǎn):把您的答案和SSW-22頁(yè)上的答案進(jìn)行比較。第4單元：會(huì)議技術(shù)：細(xì)節(jié)介紹會(huì)議技術(shù)的前兩個(gè)原那么是“打算”和“通知”。要確保：? 有必要召開(kāi)會(huì)議。若是與會(huì)人員發(fā)覺(jué)會(huì)上討論的問(wèn)題能夠通過(guò)幾個(gè)就能 夠解決，那他們會(huì)很沮喪；? 確信適當(dāng)?shù)呐c會(huì)人員。與會(huì)人員中能夠包括一兩個(gè)與會(huì)議無(wú)關(guān)的人員， 目的是為了對(duì)他們進(jìn)行個(gè)人進(jìn)展。其他所有的與會(huì)人員都必需把握相應(yīng) 的知識(shí)和職權(quán)，能夠?qū)?huì)議有所奉獻(xiàn)；? 讓與會(huì)人員了解會(huì)上將對(duì)哪些問(wèn)題進(jìn)行討論和什么緣故；? 他們明白會(huì)議希望取得哪些功效；? 議程并非是購(gòu)物清單。正如錄像中法官所說(shuō)的：“這只是一些你

10、寫的要點(diǎn)，用來(lái)開(kāi)會(huì)時(shí)提示一下自己。一個(gè)議程不是這么簡(jiǎn)單的。它是其他與 會(huì)人員的行動(dòng)指南。它要有明確的方向，具體的范圍，清楚的目的。”議程必需： ? 詳細(xì)具體；? 順序要符合邏輯；? 把時(shí)刻分派給議程上的每一個(gè)項(xiàng)目。尤其要把緊迫項(xiàng)目和重要項(xiàng)目區(qū)分 開(kāi)，對(duì)緊迫項(xiàng)目的討論時(shí)刻不得占用對(duì)重要項(xiàng)目的討論時(shí)刻。練習(xí)本練習(xí)目的在于學(xué)習(xí)如何確信會(huì)議目標(biāo)，請(qǐng)利用下面幾頁(yè)上的信息去制 定一份有關(guān)的會(huì)議議程。人事經(jīng)理的背景情況您是寶利得國(guó)際金融服務(wù)公司的人事經(jīng)理。該公司有大概5,000名員工。你的人事部門有20名員工，負(fù)責(zé)公司所有的人力資源工作，其中包括培訓(xùn)。您 的直接上司是營(yíng)運(yùn)總監(jiān)。人事部門位于公司總部，總部還包

11、括以下部門：部門財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理 電話銷售 市場(chǎng)調(diào)研 公司計(jì)劃 法務(wù)員工人數(shù)150956327108部門經(jīng)理的直接上司財(cái)務(wù)總監(jiān)財(cái)務(wù)總監(jiān)銷售總監(jiān)銷售總監(jiān)營(yíng)運(yùn)總監(jiān)營(yíng)運(yùn)總監(jiān)這些部門的經(jīng)理每?jī)蓚€(gè)月就要召次會(huì)議，討論人力資源問(wèn)題。您負(fù)責(zé) 主持這些會(huì)議。會(huì)議一般是在三樓的一間會(huì)議室里舉行。由于會(huì)議室將重新裝 修，所以下一次將在董事會(huì)議室里舉行。會(huì)議將在3周后的4月22H卜午2點(diǎn)召開(kāi)。您的任務(wù)是對(duì)會(huì)議進(jìn)行籌備，請(qǐng)使用附頁(yè)。在這個(gè)練習(xí)中，我們假定今天 是4月1日。上一次會(huì)議紀(jì)要部門經(jīng)理參加的人事會(huì)議紀(jì)要,2月26日與會(huì)人員喬治戴維斯 海倫格林 哈里柯維 迪利派特 泰薩布萊克 蘭邁克倫 布朗瓊斯 葛蘭漢姆奈特 主持

12、人財(cái)務(wù)部經(jīng)理數(shù)據(jù)處理部經(jīng)理市場(chǎng)調(diào)研部經(jīng)理公司規(guī)劃部經(jīng)理法務(wù)部經(jīng)理電話銷售部經(jīng)理通報(bào)會(huì)議協(xié)調(diào)人（關(guān)于第 2項(xiàng)）辦公室布局規(guī)劃人（關(guān)于第 3項(xiàng)）人力資源部經(jīng)理會(huì)議涉及以下主題：.上一次會(huì)議中提及的問(wèn)題關(guān)于海倫格林提出的問(wèn)題，人事經(jīng)理在上次會(huì)議上表示還沒(méi)有制定出對(duì) 接待人員重新進(jìn)行評(píng)級(jí)的計(jì)劃。這個(gè)部門的員工的流動(dòng)性很大，表現(xiàn)也很差， 這個(gè)問(wèn)題要得到解決，但不是用加薪的方式。其它部門的經(jīng)理不必?fù)?dān)心，這不 會(huì)對(duì)其它部門的文員造成沖擊，.部門通報(bào)制度布朗瓊斯報(bào)說(shuō)，部門通報(bào)制度的所有前期工作已經(jīng)完成，其中包括對(duì)總部的通報(bào)人員進(jìn)行的培訓(xùn)。個(gè)別經(jīng)理、主管（大約 3%）沒(méi)有參加培訓(xùn)，大都是生病請(qǐng)假。第一次通報(bào)會(huì)將

13、在 3月12日進(jìn)行，第二次將在 4月56日進(jìn)行。布朗將在4月 22日舉行的下一次人事會(huì)議上匯報(bào)進(jìn)展。.四樓的新布局這個(gè)問(wèn)題已經(jīng)提交人事會(huì)議討論以解決由于多次辦公室搬遷而引起的工作 環(huán)境問(wèn)題。主要了解個(gè)人意愿、空間的分配、隱私答問(wèn)、部門之間的距離、數(shù) 據(jù)處理的安全性等情況。所有問(wèn)題已經(jīng)得到解決并且達(dá)成了一致。4個(gè)月后，等到搬遷后將再議。.停車場(chǎng)的安排由于建筑工程的停頓，這個(gè)問(wèn)題在6個(gè)月內(nèi)不會(huì)有什么進(jìn)展。要新的通報(bào)制度會(huì)通知員工這些情況。寶利得國(guó)際金融服務(wù)公司內(nèi)部備忘錄收件人：人事部經(jīng)理發(fā)件人：餐廳專員日期：3月25日關(guān)于：新的烤爐5月14日新的烤爐將安裝到位，因此我們?cè)?月14日或者15日無(wú)法供

14、應(yīng) 熱餐。色拉和三明治柜臺(tái)的服務(wù)時(shí)間將相應(yīng)拖長(zhǎng)。在4月22日舉行的人事會(huì)議上提及， 并把這個(gè)情況寫入總部的核心簡(jiǎn)報(bào)中，供五月期的部門通報(bào)。人事經(jīng)理和財(cái)務(wù)經(jīng)理之間的電話會(huì)談紀(jì)要3月30日喬治戴維斯來(lái)電。他手下的兩名加班人員員工在進(jìn)入數(shù)據(jù)處理中心時(shí)與 夜間保安人員發(fā)生了爭(zhēng)執(zhí)。要在下一次人事會(huì)議上提及。與保安公司的總經(jīng)理談過(guò)此事，他認(rèn)為不是什么大問(wèn)題，但勿忘了在4月22日的會(huì)議上讓與會(huì)人員傳閱保安公司的來(lái)函。保安公司的總經(jīng)理致人事經(jīng)理的信函倫敦，舊國(guó)王街27-34號(hào)， 福斯大廈寶利得國(guó)際金融服務(wù)公司人事經(jīng)理倫敦羅斯堡大廈您好：得悉上周二我方的一個(gè)夜間保安人員和貴公司財(cái)務(wù)部門的兩名員工，由于 意見(jiàn)不同

15、發(fā)生了一些分歧。這件事是在晚上9:20發(fā)生的。貴公司的兩名財(cái)務(wù)人員要進(jìn)入貴公司的數(shù)據(jù) 處理中心。只有拿到特別通行證的人員才能在夜間進(jìn)入數(shù)據(jù)處理中心，而這兩 名員工沒(méi)有特別通行證。當(dāng)時(shí)這個(gè)中心的負(fù)責(zé)人陪同他們一同來(lái)到數(shù)據(jù)處理中 心時(shí)，保安人員仍然攔住了他們；他們可能覺(jué)得保安人員的態(tài)度過(guò)分了一些； 但是我公司的保安人員說(shuō)他并沒(méi)有與他們發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)。在跟您進(jìn)行的電話交談中，我很高興您對(duì)我方保安人員采取的行動(dòng)表示認(rèn) 同。我期待下周與您會(huì)面。商祺！丹尼爾戴爾總經(jīng)理發(fā)給人事經(jīng)理的備忘錄寶利得國(guó)際金融服務(wù)公司 內(nèi)部備忘錄收件人：所有部門經(jīng)理發(fā)件人：維修主管日期：3月30日關(guān)于：火警報(bào)警器我們將在4月22日下午2

16、:30對(duì)火警報(bào)警器進(jìn)行測(cè)試，請(qǐng)通知你們部門的員工。發(fā)給人事經(jīng)理的備忘錄寶利得國(guó)際金融服務(wù)公司內(nèi)部備忘錄收件人：人事經(jīng)理發(fā)件人：約翰麥克斯韋，人事專員日期：3月28日關(guān)于：評(píng)估方案根據(jù)您的指示，我對(duì)評(píng)估方案的執(zhí)行情況迅速進(jìn)行了一次非正式的調(diào)查。 我對(duì)人事部門已經(jīng)掌握的情況進(jìn)行了分析并且與財(cái)務(wù)、數(shù)據(jù)處理和電話銷售部 門的經(jīng)理進(jìn)行了交談，也和我們公司在全國(guó)內(nèi)的幾個(gè)較大的業(yè)務(wù)單位的人事專 員進(jìn)行了溝通。我得出了以下主要結(jié)論：.評(píng)估制度沒(méi)有得到貫徹落實(shí)。只有30%的表格能夠及時(shí)主動(dòng)反饋回來(lái)。無(wú)論我們?cè)趺创叽儆嘘P(guān)的經(jīng)理人員，20%的表格一直都沒(méi)有反饋回來(lái)。公司的管理人員最多分為 6個(gè)級(jí)別，但是公司的某些部

17、門要花將近3個(gè)月的時(shí)間才能完成整個(gè)評(píng)估過(guò)程，這是令人難以接受的。.許多面談是去過(guò)場(chǎng)。有些評(píng)估只用了半小時(shí)不到的時(shí)間就完成了。有證據(jù) 表明，少數(shù)管理人員對(duì)評(píng)估過(guò)程的態(tài)度很不認(rèn)真。.許多一線經(jīng)理對(duì)評(píng)估方案采取一種不以為然的態(tài)度。他們認(rèn)為這是一項(xiàng)繁 瑣的工作，是高級(jí)管理層以及人事部門強(qiáng)加給他們的。他們大都沒(méi)有看到 了評(píng)估制度能夠給他們自己以及他們的下屬帶來(lái)的利益。您還征求我的意見(jiàn)。我認(rèn)為通過(guò)對(duì)有關(guān)管理人員進(jìn)行教育，告誡和指導(dǎo)是 無(wú)法對(duì)這套制度加以改進(jìn)的，必須修改這套方案；這套方案過(guò)于關(guān)注員工的素 質(zhì)而忽視了他們?nèi)〉玫某煽?jī)。我認(rèn)為我們要設(shè)計(jì)一套更加強(qiáng)調(diào)員工績(jī)效的新方 案，獲得部門經(jīng)理的支持，幫助他們出

18、色地完成工作任務(wù)。發(fā)給人事經(jīng)理的備忘錄 寶利得國(guó)際金融服務(wù)公司內(nèi)部備忘錄收件人：人事經(jīng)理發(fā)件人：營(yíng)運(yùn)總監(jiān)日期：3月15日關(guān)于：評(píng)估方案我越來(lái)越覺(jué)得所有級(jí)別的管理人員并沒(méi)有把評(píng)估方案落到實(shí)處，這對(duì)我們 調(diào)動(dòng)全體公司員工為公司作出貢獻(xiàn)，是行不通的。我們必須有效使用評(píng)估方案， 這能夠?yàn)榇蠹規(guī)?lái)利益。因此我希望您準(zhǔn)備一份關(guān)于評(píng)估方案執(zhí)行情況的報(bào)告，并且和總部及國(guó)內(nèi) 的幾個(gè)大的業(yè)務(wù)單位的管理人員徹底討論他們的想法。您可能會(huì)在下一次總部人事會(huì)議上提出這個(gè)問(wèn)題，這樣我們就可以在4月底之前對(duì)這個(gè)問(wèn)題進(jìn)行討論。發(fā)給人事經(jīng)理的備忘錄寶利得國(guó)際金融服務(wù)公司內(nèi)部備忘錄收件人：人事經(jīng)理發(fā)件人：海倫格林，數(shù)據(jù)處理部門經(jīng)理

19、日期：3月29日關(guān)于：培訓(xùn)要求最近我同你們部門的約翰麥克斯韋對(duì)評(píng)估方案進(jìn)行了討論。隨后我也和 我們部門的小組負(fù)責(zé)人和主管非正式地談了這個(gè)問(wèn)題。他們大都抱怨說(shuō)，評(píng)估表格上記錄的培訓(xùn)需求基本上都沒(méi)有得到滿足。我 想這可能是由于評(píng)估過(guò)程結(jié)束后產(chǎn)生的大量培訓(xùn)需求，你們的培訓(xùn)師在這段時(shí) 間都忙于這個(gè)培訓(xùn)高峰。我希望在下個(gè)月舉行的人事會(huì)議上討論這個(gè)問(wèn)題。發(fā)給人事經(jīng)理的備忘錄寶利得國(guó)際金融服務(wù)公司內(nèi)部備忘錄收件人：人事經(jīng)理發(fā)件人：布朗瓊斯，通報(bào)會(huì)協(xié)調(diào)人日期：3月10日關(guān)于：第一次部門通報(bào)會(huì)這份備忘錄確認(rèn)了今天的討論。第一次通報(bào)會(huì)效果不錯(cuò)，但是也存在一些 問(wèn)題，有些方面有待改進(jìn)，尤其是：?許多會(huì)議的持續(xù)時(shí)間過(guò)

20、長(zhǎng)（時(shí)間最長(zhǎng)的會(huì)議持續(xù)了1小時(shí)45分鐘！）。?會(huì)議持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)的主要原因是核心簡(jiǎn)報(bào)中的內(nèi)容過(guò)于繁雜，包含了太多的信息。除了時(shí)間問(wèn)題之外，簡(jiǎn)報(bào)過(guò)程中沒(méi)有給部門經(jīng)理時(shí)間討論本部門的事。對(duì)于那些在通報(bào)會(huì)上提出的但沒(méi)有解答的問(wèn)題，我會(huì)作后續(xù)跟蹤。我將與各個(gè)部門經(jīng)理和其他簡(jiǎn)報(bào)人員分別就這些問(wèn)題進(jìn)行會(huì)談。我希望您 在核心簡(jiǎn)報(bào)這個(gè)問(wèn)題上提供支持。我將在下一次通報(bào)會(huì)（4月56日）之后再進(jìn)行一次后續(xù)跟蹤，并且準(zhǔn)備好一份報(bào)告，提交4月22日舉行的會(huì)議。把您提出的議程和 SSW-23頁(yè)上的參考答案進(jìn)行比較。注意：參考答案并 非是唯一的正確答案。在進(jìn)行比較的同時(shí)，問(wèn)自己以下問(wèn)題：? 我提出的議程是不是符合有效的議程的3

21、個(gè)標(biāo)準(zhǔn)（細(xì)節(jié)、邏輯和時(shí)刻安排）？? 什么緣故您提出的議程與參考答案之間存在不同呢？與會(huì)人員的預(yù)備工作錄像中強(qiáng)調(diào)會(huì)議籌備工作主若是會(huì)議主持人的職責(zé)。作為與會(huì)人員，您 應(yīng)該為會(huì)議進(jìn)行哪些預(yù)備工作呢？您作為與會(huì)人員應(yīng)該進(jìn)行的準(zhǔn)備工作:把您的答案和SSW-24頁(yè)上的答案進(jìn)行比較。第五單元：組織和操縱；總結(jié)和記錄在您把答案和SSW-25頁(yè)上的答案進(jìn)行比較之前，請(qǐng)回答下面兩個(gè)問(wèn)題?！澳遣皇且粓?chǎng)討論那是場(chǎng)心理宣泄。討論法官在對(duì)討論發(fā)表評(píng)述時(shí)說(shuō)： 應(yīng)該有程序，象法庭審判一樣?！彼脑捠鞘裁匆馑寄?組織和控制是指:您在錄像中能夠看到，提姆主持的生產(chǎn)會(huì)議在終止時(shí)超級(jí)混亂。會(huì)議總 結(jié)和記錄都是超級(jí)重要的。進(jìn)行會(huì)議總

22、結(jié)和記錄有哪些益處呢?會(huì)議進(jìn)行總結(jié)和記錄的好處:把您的答案和SSW-25頁(yè)上的答案進(jìn)行比較。錄像播放錄像開(kāi)會(huì)，又是開(kāi)會(huì)！剩下的部份。閱讀 SSW-26頁(yè)上的總結(jié)。第6單元：行動(dòng)打算回憶一下您在課程開(kāi)始時(shí)設(shè)定的目標(biāo)。列出您將采取哪些會(huì)議技術(shù)。行動(dòng)計(jì)劃:第2單元：與會(huì)議技術(shù)有關(guān)的問(wèn)題會(huì)議在以下方面存在不足：? 主持人沒(méi)有進(jìn)行充分的籌備（或者根本沒(méi)有進(jìn)行籌備）；? 其他與會(huì)人員沒(méi)有進(jìn)行充分的準(zhǔn)備（或者沒(méi)有進(jìn)行準(zhǔn)備）；? 會(huì)議記錄很差；? 沒(méi)有提前通知開(kāi)會(huì)；? 沒(méi)有準(zhǔn)時(shí)開(kāi)會(huì)；? 離題；? 與會(huì)人員私下里交頭接耳；? 在會(huì)議過(guò)程中接電話甚至打電話；? 會(huì)議時(shí)間不夠；? 沒(méi)有對(duì)將要采取的行動(dòng)達(dá)成一致；?

23、沒(méi)有對(duì)以前的會(huì)議上達(dá)成的行動(dòng)方案進(jìn)行貫徹落實(shí)。學(xué)習(xí)要點(diǎn)：? 在一次調(diào)查中，1,000名美國(guó)的高管人員認(rèn)為，他們平均有三分之一的開(kāi)會(huì) 時(shí)間是被浪費(fèi)的；? 級(jí)別越高，參加的會(huì)議就越多；? 大部分高級(jí)管理人員每周用在會(huì)議上的時(shí)間平均是17個(gè)小時(shí)；? 那些會(huì)議技巧差的人很少認(rèn)識(shí)到他們的錯(cuò)誤，因此他們便難以汲取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)；? 如果人們經(jīng)常參加那些沒(méi)有組織得很好的會(huì)議，他們也會(huì)養(yǎng)成同樣的壞習(xí)慣。如果輪到他們?nèi)ブ鞒珠_(kāi)會(huì)，也會(huì)沿襲壞習(xí)慣；? 調(diào)查中有80%勺高管人員認(rèn)為會(huì)議技巧是他們的工作的一個(gè)重要組成部分。 如果能很好地掌握會(huì)議技巧，他們獲得升職的機(jī)會(huì)也就越多；? 團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)者可以借助會(huì)議去表現(xiàn)他們自己，突出他

24、們的領(lǐng)導(dǎo)地位；? 可以借助會(huì)議增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力；? 隨著公司運(yùn)作越來(lái)越靈活，會(huì)議會(huì)越來(lái)越多，臨時(shí)組成的團(tuán)隊(duì)也會(huì)越來(lái)越多。因此會(huì)議技能也變得越來(lái)越重要。第3單元：會(huì)議技術(shù)：原那么會(huì)議的各種目的：?解決問(wèn)題；?傳達(dá)并且收集信息；?解決爭(zhēng)議；?進(jìn)行事后檢查；?協(xié)調(diào)員工和部門之間的工作;?規(guī)劃；?獲得幫助，提供幫助；?實(shí)現(xiàn)個(gè)人無(wú)法實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)；?滿足團(tuán)隊(duì)的社會(huì)交往需要；?對(duì)某個(gè)員工進(jìn)行培訓(xùn)和發(fā)展。錄像要點(diǎn)提姆（約翰克里士扮演的角色）沒(méi)有進(jìn)行計(jì)劃。他：?沒(méi)有準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)；?沒(méi)有制定議程；?不知道為什么要召開(kāi)會(huì)議，他認(rèn)為這僅僅是“每周例會(huì)”；?提了兩個(gè)問(wèn)題以證明他沒(méi)有在浪費(fèi)他的團(tuán)隊(duì)成員的時(shí)間，而這兩個(gè)問(wèn)題 是可以

25、打電話就解決的；?對(duì)會(huì)議進(jìn)行收尾的方式和他的會(huì)議開(kāi)場(chǎng)一樣，沒(méi)有道理、缺乏總結(jié)。他沒(méi)有把信息傳達(dá)給團(tuán)隊(duì)成員。他沒(méi)有：?對(duì)每一個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行說(shuō)明；?告訴團(tuán)隊(duì)成員對(duì)每一個(gè)問(wèn)題進(jìn)行討論的目的（霍華德說(shuō)：“我還以為只是工作回顧呢?！保?沒(méi)有把情況向團(tuán)隊(duì)成員說(shuō)清楚，他介紹的情況甚至是錯(cuò)誤的；?讓應(yīng)該參加的員工參加會(huì)議。即使他有議程，但他沒(méi)有準(zhǔn)備正確的議程。?沒(méi)有適當(dāng)安排時(shí)間，因此團(tuán)隊(duì)成員花了45分鐘的時(shí)間對(duì)某個(gè)緊急但不重要的問(wèn)題進(jìn)行討論，這占用討論重要問(wèn)題的時(shí)間；?順序是錯(cuò)誤的，因此要重頭開(kāi)始進(jìn)行討論。他沒(méi)有對(duì)討論進(jìn)行組織和控制。在對(duì)紀(jì)律進(jìn)行的討論中：?所有人同時(shí)發(fā)言；?觀點(diǎn)、實(shí)際情況和想法混亂、沒(méi)有條理；

26、?離題；?馬庫(kù)斯主導(dǎo)了談話過(guò)程。他沒(méi)有對(duì)上一次會(huì)議進(jìn)行總結(jié)和記錄，結(jié)果：?沒(méi)有人記得起以前作出的決定；?不能確定誰(shuí)應(yīng)該對(duì)該做而未做的行動(dòng)負(fù)責(zé)。第4單元：會(huì)議技術(shù)：細(xì)節(jié)議程:收件人：?jiǎn)讨未骶S斯財(cái)務(wù)經(jīng)理海倫格林?jǐn)?shù)據(jù)處理部經(jīng)理哈里柯維市場(chǎng)調(diào)研部經(jīng)埋迪利派特公司規(guī)劃部門經(jīng)理泰薩布萊克法務(wù)部經(jīng)理蘭邁克倫電話銷售部經(jīng)理布朗瓊斯通報(bào)會(huì)協(xié)調(diào)人寶利得國(guó)際金融服務(wù)公司發(fā)件人：人事經(jīng)理人事會(huì)議的議程董事會(huì)會(huì)議室，4月22日下午24點(diǎn)注意:第1項(xiàng):5分鐘第2項(xiàng):15分鐘第3項(xiàng): 5分鐘第4項(xiàng):30分鐘會(huì)議地點(diǎn)的變動(dòng)。我們的會(huì)議室正在重新裝修。火警報(bào)警器事項(xiàng)。 提醒員工，下午2:30會(huì)發(fā)出火警演習(xí)警報(bào)。上一次會(huì)議的紀(jì)要。對(duì)尚未解決的問(wèn)題進(jìn)行討論（參見(jiàn)附后的紀(jì) 要）。新的烤爐。把食堂安裝新烤爐期間的膳食安排通知員工。第5項(xiàng):40分鐘第6項(xiàng):15分鐘第7項(xiàng):10分鐘部門通報(bào)會(huì)。布朗瓊斯根據(jù)3月和4月的通報(bào)會(huì)的實(shí)際情況， 對(duì)我們?cè)谶@項(xiàng)工 作中的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行匯報(bào)（布朗準(zhǔn)備的簡(jiǎn)短報(bào)告將在 4月的通報(bào)會(huì)結(jié)束 之后進(jìn)行傳閱）。然后討論各個(gè)部門遇到的問(wèn)題。對(duì)核心簡(jiǎn)報(bào)是否 適當(dāng)進(jìn)行討論。對(duì)改進(jìn)措施作出決定，在下一次通報(bào)會(huì)前予以落實(shí)。評(píng)估。主持匯報(bào)目前的評(píng)估方案的缺點(diǎn)。 讓每位與會(huì)人員談?wù)勊麄?各部門對(duì)評(píng)估方案的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)的看法。 海倫將提出她的部門對(duì)評(píng) 估表格上的培訓(xùn)需求未滿足的問(wèn)題。確定下一步行動(dòng)。員工加