【文件編寫】集團有限公司文件編寫(54張)課件

1、【文件編寫】集團有限公司文件編寫(54張)【文件編寫】集團有限公司文件編寫(54張)主題內(nèi)容第一節(jié) 文件編寫概述當(dāng)前文件編寫存在的主要問題文件編寫標(biāo)準(zhǔn)化的意義文件編寫的總體要求第二節(jié) 文件體系的建立建立文件體系的基本步驟文件體系的構(gòu)成文件體系的建立方法第三節(jié) 各類文件的編寫 章程、手冊的編寫程序類文件的編寫作業(yè)類文件的編寫記錄的制定第四節(jié) 文件格式參考樣本講解主題內(nèi)容第一節(jié) 文件編寫概述當(dāng)前我司文件編寫存在的問題（1）一、文件編寫概述問題主要集中在原綜合管理文件！1、格式五花八門集中表現(xiàn)在部門文件、對外傳真文件和記錄表格等。2、文件不成體系 文件不能相互兼容，甚至沖突； 表現(xiàn)在發(fā)文形勢不規(guī)范（

2、如：簽呈）； 文件編寫因分塊管理而得不到統(tǒng)一。當(dāng)前我司文件編寫存在的問題（1）一、文件問題主要集中在原綜合當(dāng)前我司文件編寫存在的問題（2）3、文件編寫規(guī)定無有效稽核文件格式長期不規(guī)范，依然無人指正；文件雖然沖突，但不容易暴露（除非大問題）。4、文件的有效性得不到保證常常無法判斷文件是否有效一、文件編寫概述當(dāng)前我司文件編寫存在的問題（2）3、文件編寫規(guī)定無有效稽核一當(dāng)前我司文件編寫存在的問題（3）5、企業(yè)行為文件化、制度化不夠6、記錄的準(zhǔn)確性、科學(xué)性經(jīng)不起挑戰(zhàn)。#一、文件編寫概述當(dāng)前我司文件編寫存在的問題（3）5、企業(yè)行為文件化、制度化不文件編寫標(biāo)準(zhǔn)化的意義（1）將企業(yè)經(jīng)常三令五申的規(guī)范予以文件

3、化、制度化，防止“朝令夕改”、“人在政在、人離政改”的情形。為企業(yè)永續(xù)經(jīng)營打下穩(wěn)固基礎(chǔ)。一、文件編寫概述文件編寫標(biāo)準(zhǔn)化的意義（1）將企業(yè)經(jīng)常三令五申的規(guī)范予以文件化文件編寫標(biāo)準(zhǔn)化的意義（2）是通向科學(xué)管理的交通圖界定了職責(zé)和權(quán)限，處理好了接口，使管理體系成為職責(zé)分明，協(xié)調(diào)一致的有機整體；給出了最好的、最實際的方法；“該說的一定要說到，說到的一定要做到”，文件成為組織的法規(guī)，通過認(rèn)真的執(zhí)行達(dá)到預(yù)期的目的。一、文件編寫概述文件編寫標(biāo)準(zhǔn)化的意義（2）是通向科學(xué)管理的交通圖一、文件4.是改進(jìn)管理的保障依據(jù)文件確定如何實施工作，以及如何評價業(yè)績。當(dāng)把改進(jìn)成果納入文件，變成標(biāo)準(zhǔn)化程序時，成果可得到有效鞏固

4、。5.是培訓(xùn)的依據(jù)文件作為培訓(xùn)全體員工的教材；按照文件規(guī)定進(jìn)行培訓(xùn)，是保持文件有效執(zhí)行的關(guān)鍵。文件編寫標(biāo)準(zhǔn)化的意義（3）一、文件編寫概述4.是改進(jìn)管理的保障文件編寫標(biāo)準(zhǔn)化的意義（3）一、文件文件編寫標(biāo)準(zhǔn)化的意義（4）6.是審核的依據(jù) 可以依據(jù)程序來審核：文件規(guī)定在實際活動中是否按要求執(zhí)行。證明過程已經(jīng)確定；證明程序按已規(guī)定展開和實施；證明程序處于更改控制中。證明執(zhí)行的情況應(yīng)留下證據(jù)。一、文件編寫概述文件編寫標(biāo)準(zhǔn)化的意義（4）6.是審核的依據(jù)一、文件文件編寫標(biāo)準(zhǔn)化的意義（5）7.使活動受控規(guī)定各項活動的方法和評定的準(zhǔn)則，使各項活動處于受控狀態(tài)。8.管理文件是企業(yè)制度的文字化，如果文件編寫本身就沒

5、有的標(biāo)準(zhǔn)模式，又怎能作為要求規(guī)范行為的依據(jù)？ #一、文件編寫概述文件編寫標(biāo)準(zhǔn)化的意義（5）7.使活動受控一、文件文件編寫的總體要求（1）1.統(tǒng)一性文件的結(jié)構(gòu)、術(shù)語應(yīng)保持一致；應(yīng)采用完全相同的措辭表述完全相同的條文。2.合理性做到合理化，要盡量防止文件編寫者因為編寫者本身的能力或所了解的程度有限而出現(xiàn)過松、過嚴(yán)、可操作性差等問題。所以會簽是一個重要的環(huán)節(jié)。一、文件編寫概述文件編寫的總體要求（1）1.統(tǒng)一性一、文件文件編寫的總體要求（2）3.公開性對于非保密文件，在公布實施后，一定要及時分發(fā)給相關(guān)部門，并準(zhǔn)許公司任何人公開查閱或借閱。要隨時維持版本更新，防止查閱到舊版無效的文件而錯誤理解和執(zhí)行4.

6、通俗易懂性企業(yè)人員由于教育水平和專業(yè)的不同，文件編寫應(yīng)使用簡單易懂的語言，避免使用晦澀、模棱兩可、易產(chǎn)生歧義的詞匯。必要時，文件生效后對有關(guān)人員組織培訓(xùn)，以利理解和執(zhí)行。一、文件編寫概述文件編寫的總體要求（2）3.公開性一、文件文件編寫的總體要求（3）5.系統(tǒng)性應(yīng)該有系統(tǒng)、有條理地將各管理環(huán)節(jié)都制訂成文件；所有的文件應(yīng)按規(guī)定的方法編輯成冊；各層次文件應(yīng)分布合理。6.協(xié)調(diào)性 文件的所有規(guī)定應(yīng)與公司的其他管理規(guī)定相協(xié)調(diào)，文件之間應(yīng)相互協(xié)調(diào)、互相印證；管理文件應(yīng)認(rèn)真處理好各種接口，避免不協(xié)調(diào)或職責(zé)不清。一、文件編寫概述文件編寫的總體要求（3）5.系統(tǒng)性一、文件文件編寫的總體要求（4）7.唯一性對一個

7、組織，所有管理文件都是唯一的；通過清楚、準(zhǔn)確、全面、簡單扼要的表達(dá)方式，實現(xiàn)唯一的理解；決不允許不同的文件對同一事項的規(guī)定相互矛盾表述唯一；同一公司的文件一般具有自己唯一不變的風(fēng)格。一、文件編寫概述文件編寫的總體要求（4）7.唯一性一、文件文件編寫的總體要求（5）8.適用性遵循“最簡單、最易懂”原則編寫各類文件；所有文件的規(guī)定都應(yīng)保證在實際工作中能完全做到；追求“任何時候、任何部門都適用”的文件是荒謬的，不可能的； （動態(tài)的）編寫任何文件都應(yīng)依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的要求和企業(yè)的現(xiàn)實， 發(fā)現(xiàn)了文件的不適合情況，應(yīng)立即按規(guī)定程序修改。文件化程度，取決于執(zhí)行工作所使用的方法和需要的技能，以及有關(guān)人員接受的培訓(xùn)。

8、#一、文件編寫概述文件編寫的總體要求（5）8.適用性一、文件建立文件體系的基本步驟（1）二、文件系統(tǒng)的建立（1）教育培訓(xùn)、統(tǒng)一認(rèn)識（2）組織的落實、總體策劃（3）識別過程、初擬文件清單（4）制定方針和目標(biāo)（5）確定活動（要素）（6）調(diào)整組織結(jié)構(gòu)（7）確定文件的編寫格式建立文件體系的基本步驟（1）二、文件（1）教育培訓(xùn)、統(tǒng)一認(rèn)識建立文件體系的基本步驟（2）（8）起草職責(zé)和程序（9）會簽職責(zé)和程序文件草案（10）職責(zé)和程序修改報批（11）編寫手冊（12）批準(zhǔn)試行（13）內(nèi)審和管理評審（14）再修改并正式頒布二、文件系統(tǒng)的建立建立文件體系的基本步驟（2）（8）起草職責(zé)和程序二、文件文件系統(tǒng)的構(gòu)成章程

9、手冊程序類文件作業(yè)類文件記錄二、文件系統(tǒng)的建立文件系統(tǒng)的構(gòu)成章程手冊程序類文件作業(yè)類文件記錄二、文件建立文件體系的方法（1）1.自上而下依次展開的編寫方法按章程、手冊、程序類文件、作業(yè)類文件、記錄的順序編寫；此方法利于上一層次文件與下一層次文件的銜接；此方法對文件編寫人員，特別是手冊編寫人員文件編寫相關(guān)知識和公司運狀況的了解要求較高；此方法使文件編寫所需時間較長（一般46個月）；此方法必然會伴隨著反復(fù)修改。二、文件系統(tǒng)的建立建立文件體系的方法（1）1.自上而下依次展開的編寫方法二、文建立文件體系的方法（2）2.自下而上的編寫方法按基礎(chǔ)性文件、程序類文件、手冊和章程的順序編寫；此方法適用于基礎(chǔ)管

10、理文件化有一定基礎(chǔ)的組織；此方法如無文件總體方案設(shè)計指導(dǎo)易出現(xiàn)混亂。二、文件系統(tǒng)的建立建立文件體系的方法（2）2.自下而上的編寫方法二、文件建立文件體系的基本步驟（3）3.從程序類文件開始，向兩邊擴展的編寫方法 先編寫程序類文件，再開始手冊和基礎(chǔ)性文件的編寫；此方法的實質(zhì)是從分析活動，確定活動程序開始；此方法有利于與組織的實際緊密結(jié)合；此方法可縮短文件編寫時間（23個月）。一般企業(yè)均采用此方法。 #二、文件系統(tǒng)的建立建立文件體系的基本步驟（3）3.從程序類文件開始，向兩邊擴展三、各類文件的編寫章程、手冊的編寫章程、手冊的常見結(jié)構(gòu)： 封面 批準(zhǔn)頁 說明（適用范圍） 目錄 修訂頁 發(fā)效控制頁 定義

11、部分（如需要） 組織概況（前言頁） 組織的方針和目標(biāo) 管理體系要素描述或引用的程序文件 閱讀指南（如需要） 支持性資料附錄（如需要）三、各類章程、手冊的編寫章程、手冊的常見結(jié)構(gòu)：程序類文件的編寫（1）1.程序文件的結(jié)構(gòu)設(shè)計 每個程序文件在編寫前應(yīng)先進(jìn)行結(jié)構(gòu)的設(shè)計，設(shè)計的方法是： 列出程序中涉及的活動對應(yīng)的要素要求； 按活動的邏輯順序展開； 將公司的具體活動方法進(jìn)行分析，并寫入相應(yīng)的結(jié)構(gòu)內(nèi)容中； 考慮運作程序時應(yīng)留下的記錄三、各類文件的編寫程序類文件的編寫（1）1.程序文件的結(jié)構(gòu)設(shè)計三、各類程序類文件的編寫（2）2、程序文件的編導(dǎo)方法 根據(jù)上述類似文件結(jié)構(gòu)的流程進(jìn)行展開； 流程中內(nèi)容作為文件中主

12、要考慮的大構(gòu)架即大條款； 根據(jù)上述的構(gòu)架增加具體的內(nèi)容細(xì)則（即結(jié)構(gòu)內(nèi)容），將結(jié)構(gòu)內(nèi)容作為大條款中的分條款； 結(jié)構(gòu)內(nèi)容中應(yīng)主要描述誰實施這些工作，如何實施的步驟及實施后應(yīng)留下的記錄等。三、各類文件的編寫程序類文件的編寫（2）2、程序文件的編導(dǎo)方法三、各類程序類文件的編寫（3）3、 程序文件的結(jié)構(gòu) 封面 刊頭 刊尾 修改控制頁 正文三、各類文件的編寫程序類文件的編寫（3）3、 程序文件的結(jié)構(gòu)三、各類程序類文件的編寫（4） 4、封面或首頁的內(nèi)容（根據(jù)需要選用）： 可在單份或整套文件前加封面，如果不設(shè)封面，也可特殊設(shè)計首頁以替代封面，便于控制文件和進(jìn)行文件管理。封面或首頁內(nèi)容一般包括以下信息： 公司標(biāo)

13、志、名稱； 文件編號、文件名； 擬制人、審核人、批準(zhǔn)人及日期，生效日期； 修改狀態(tài)版本號、修改記錄（可專設(shè)修改頁）； 受控狀態(tài)保密等能級； 發(fā)文登記號等。三、各類文件的編寫程序類文件的編寫（4） 4、封面或首頁的內(nèi)容（根據(jù)需要選用程序類文件的編寫（5）5、刊頭（根據(jù)需要選用） 在每頁文件的上部加刊頭，便于文件控制和管理。刊頭內(nèi)容一般包括以下信息： 公司標(biāo)志、名稱； 文件編號、文件名稱； 生效日期； 修改狀態(tài)版號； 受控狀態(tài)； 分發(fā)號； 頁碼等。三、各類文件的編寫程序類文件的編寫（5）5、刊頭（根據(jù)需要選用）三、各類程序類文件的編寫（6）6、刊尾（需要時采用）： 在每頁文件或每份文件的的頁末底部

14、加刊 尾說明文件的起草審批、會簽情況。 擬制人、審核人、批準(zhǔn)人及日期； 會簽人及日期； 其他說明性文字。三、各類文件的編寫程序類文件的編寫（6）6、刊尾（需要時采用）：三、各類程序類文件的編寫（7）7、修改控制頁（必要時增加） 可單獨，也與封面或其他附頁合并，說明文件修改的歷史情況。 修改單編號； 修改標(biāo)識； 修改人日期； 審批人日期； 修改內(nèi)容等。三、各類文件的編寫程序類文件的編寫（7）7、修改控制頁（必要時增加）三、各類程序類文件的編寫（8）8、正文部分 描述文件的基本內(nèi)容 說明制訂程序的目的； 程序的適用范圍； 實施程序的責(zé)任者的職責(zé)和權(quán)限； 程序內(nèi)容的描述； 程序涉及或引用其他文件。

15、執(zhí)行程序留下的記錄三、各類文件的編寫程序類文件的編寫（8）8、正文部分三、各類程序類文件的編寫（9）前言（必要時增加） 文件管理辦法中的“修訂說明”就屬于前言。 目的 說明文件所控制的活動及控制目的； 適用范圍 文件所涉及的有關(guān)部門和活動； 文件所涉及的相關(guān)人員、產(chǎn)品。 職責(zé) 規(guī)定負(fù)責(zé)實施該文件的部門或人員及其責(zé)任和權(quán)限；三、各類文件的編寫程序類文件的編寫（9）前言（必要時增加）三、各類程序類文件的編寫（10） 工作程序 按活動的邏輯順序?qū)懗鲩_展活動的各個細(xì)節(jié)； 規(guī)定應(yīng)做的事情（What）； 明確每一活動的實施者（Who）； 規(guī)定活動的時間（When）； 說明在何處實施（Where）； 為何實

16、施（Why）； 規(guī)定具體實施辦法（How）； 所采用的材料、設(shè)備、引用的文件等； 如何進(jìn)行控制； 應(yīng)保留的記錄（何時應(yīng)保留怎樣的記錄）； 例外特殊情況的處理方式等。三、各類文件的編寫程序類文件的編寫（10） 工作程序三、各類程序類文件的編寫（11）支持性文件 涉及的相關(guān)程序文件； 引用的作業(yè)文件、操作規(guī)程及技術(shù)文件等； 涉及的其他管理性文件；相關(guān)的記錄 所使用的記錄、表格等。 #三、各類文件的編寫程序類文件的編寫（11）支持性文件三、各類作業(yè)類文件的編寫（1）1、什么是作業(yè)指導(dǎo)書：作業(yè)指導(dǎo)書是指為保證過程質(zhì)量而制訂的程序?！斑^程”可理解為一組相關(guān)的具體作業(yè)活動（如配料、煮料、灌裝、包裝、調(diào)試、

17、裝配、完成某項培訓(xùn)）。作業(yè)指導(dǎo)書也是一種程序，只不過其針對的對象是具體的作業(yè)活動，而程序類文件描述的對象是某項系統(tǒng)性的活動。作業(yè)指導(dǎo)書有時也稱為工作指導(dǎo)令或操作規(guī)范、操作規(guī)程、工作細(xì)則等。三、各類文件的編寫作業(yè)類文件的編寫（1）1、什么是作業(yè)指導(dǎo)書：三、各類作業(yè)類文件的編寫（2）2、作業(yè)指導(dǎo)書的作用是指導(dǎo)保證過程質(zhì)量的最基礎(chǔ)的文件和為開展純技術(shù)性質(zhì)量活動提供指導(dǎo)。是質(zhì)量體系程序文件的支持性文件。3、作業(yè)指導(dǎo)書的種類按發(fā)布形式可分為：書面作業(yè)指導(dǎo)書；口述作業(yè)指導(dǎo)書；計算機軟件化的工作指令；音像化的工作指令。三、各類文件的編寫作業(yè)類文件的編寫（2）2、作業(yè)指導(dǎo)書的作用三、各類作業(yè)類文件的編寫（3）

18、 按內(nèi)容可分為：用于施工、操作、檢驗、安裝等具體過程的作業(yè)指導(dǎo)書；用于指導(dǎo)具體管理工作的各種工作細(xì)則、導(dǎo)，則、計劃和規(guī)章制度等；用于指導(dǎo)自動化程度高而操作相對獨立的標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)范。三、各類文件的編寫作業(yè)類文件的編寫（3） 按內(nèi)容可分為：三、各類作業(yè)類文件的編寫（4）4、作業(yè)指導(dǎo)書的要求“如果沒有作業(yè)指導(dǎo)書就不能保證質(zhì)量時，則應(yīng)對生產(chǎn)和安裝方法制訂作業(yè)指導(dǎo)書” 。作業(yè)指導(dǎo)書中應(yīng)明確規(guī)定：圓滿完成工作并符合技術(shù)規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的準(zhǔn)則?！皯?yīng)按照質(zhì)量體系的規(guī)定對作業(yè)指導(dǎo)書，規(guī)范和圖樣進(jìn)行控制” 。三、各類文件的編寫作業(yè)類文件的編寫（4）4、作業(yè)指導(dǎo)書的要求三、各類作業(yè)類文件的編寫（5）4） 內(nèi)容應(yīng)滿足5W

19、1H原則 任何作業(yè)指導(dǎo)書都須用不同方式表達(dá)： Where：即在哪里使用此作業(yè)指導(dǎo)書； Who：什么樣的人使用該作業(yè)指導(dǎo)書； When：何時使用該作業(yè)指導(dǎo)書； What：此項作業(yè)的名稱及內(nèi)容是什么； Why：此項作業(yè)的目的是干什么； How：如何按步驟完成作業(yè)。 “最好，最實際”原則 最科學(xué)、最有效的方法； 良好的可操作性和良好的綜合效果。三、各類文件的編寫作業(yè)類文件的編寫（5）4） 內(nèi)容應(yīng)滿足5W1H原則作業(yè)類文件的編寫（6）5） 數(shù)量應(yīng)滿足 不一定每一個工位，每一項工作都需要成文的作業(yè)指導(dǎo)書； “沒有作業(yè)指導(dǎo)書就不能保證質(zhì)量時”才用； 描述質(zhì)量體系的質(zhì)量手冊之中究竟要引用多少個程序文件和作業(yè)

20、指導(dǎo)書；就根據(jù)各組織的要求來確定； 培訓(xùn)充分有效時，作業(yè)指導(dǎo)書可適量減少；三、各類文件的編寫作業(yè)類文件的編寫（6）5） 數(shù)量應(yīng)滿足三、各類作業(yè)類文件的編寫（7）6）格式應(yīng)滿足 以滿足實際需求為目的，按規(guī)定格式編寫（不同公司采用的風(fēng)格不同）； 簡單、明了、可獲唯一理解； 美觀、實用。三、各類文件的編寫作業(yè)類文件的編寫（7）6）格式應(yīng)滿足三、各類作業(yè)類文件的編寫（8）5、作業(yè)類文件編寫 作業(yè)文件的編寫任務(wù)一般由具體部門承擔(dān)； 明確編寫目的是編寫作業(yè)文件的首要環(huán)節(jié)； 當(dāng)作業(yè)文件涉及其它過程（或工作）時，要認(rèn)真處理好接口； 編寫作業(yè)文件時應(yīng)吸收操作人員參與，并使他們清楚作業(yè)指導(dǎo)書的內(nèi)容。作業(yè)類文件格式

21、和內(nèi)容編排可參考程序類文件！#三、各類文件的編寫作業(yè)類文件的編寫（8）5、作業(yè)類文件編寫三、各類記錄的制定（1）1、記錄的定義：為已完成的活動或達(dá)到的結(jié)果提 供客觀證據(jù)的文件。記錄為證明滿足質(zhì)量要求的程度或為管理體系的要素運行的有效性提供客觀證據(jù)。記錄的某些目的是證實可追溯性預(yù)防措施和糾正措施。記錄可以是書面的，也可以是貯存在任何媒體上。記錄是文件體系的重要組成部分，任何活動均會產(chǎn)生記錄，因此記錄的確立、編制和管理對管理體系的運行會產(chǎn)生重大影響。三、各類文件的編寫記錄的制定（1）1、記錄的定義：為已完成的活動或達(dá)到的結(jié)果提記錄的制定（2）2、記錄的特點可操作性： 是指導(dǎo)具有良好可操作性具體工作

22、的一種文件，因而明確、具體、實用?？蓹z查性： 記錄反映操作者的實際操作活動，具有數(shù)量化和特征化，因而可以檢查和評價?？勺匪菪裕?需要追蹤了解查明原因時，可通過記錄查明情況，從而可以有針對性地采取預(yù)防和糾正措施。三、各類文件的編寫記錄的制定（2）2、記錄的特點三、各類記錄的制定（3）可見證性： 為企業(yè)進(jìn)行內(nèi)部或外部審核提供證據(jù)，它可以證實是否已實施了管理規(guī)定的要求及實施的程度。另外記錄也可以反映對不合格采取了哪些糾正措施。5）系統(tǒng)性： 記錄了整個活動的完整過程，因而具有連續(xù)性，也為管理者分析問題及其趨勢提供依據(jù)，同時也為成本分析、統(tǒng)計技術(shù)的運用提供了依據(jù)。三、各類文件的編寫記錄的制定（3）可見證

23、性：三、各類記錄的制定（4）3、編制記錄的要求內(nèi)容完整有效 項目內(nèi)容完整，反映須記錄的重要項目，記錄表格中無缺項、漏項等； 填表人或編制人、審核、批準(zhǔn)人、日期等確保記錄的有效性和可追溯性。記錄應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)化 標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量記錄既便于填制，也便于統(tǒng)計分析，同時也為進(jìn)一步使用計算機進(jìn)行信息管理打下基礎(chǔ)。如有國際、國內(nèi)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)格式應(yīng)盡量采用。 三、各類文件的編寫記錄的制定（4）3、編制記錄的要求三、各類記錄的制定（5）記錄應(yīng)實用，符合管理需要 記錄應(yīng)反映管理體系運行的情況，對那些不能為管理和質(zhì)量保證提供依據(jù)的信息，不應(yīng)在記錄中體現(xiàn)。記錄的真實性和準(zhǔn)確性 記錄填寫需規(guī)范化，字體大小一致，應(yīng)盡量減少涂改，如有涂改則應(yīng)蓋上涂改人校對章或簽字確認(rèn)。三、各類文件的編寫記錄的制定（5）記錄應(yīng)實用，符合管理需要三、各類記錄的制定（6）4、記錄的管理記錄的標(biāo)記（必要時采用） 標(biāo)記可分為：分類標(biāo)記，分級標(biāo)記，分部門標(biāo)記和統(tǒng)一標(biāo)記。標(biāo)記方法可以用英文字母或阿拉