2022年電大辦公室管理形成性考核冊(cè)答案

1、辦公室管理形成性考核冊(cè)答案作業(yè)11將辦公室實(shí)務(wù)工作的簡(jiǎn)要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。序號(hào)國(guó)內(nèi)一般性 國(guó)外一般性 國(guó)內(nèi)企業(yè)（含外企）1 文書撰寫 按上司的口頭或書面指示完成信函。 記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容2 文書制作 復(fù)印資料。 打印文稿及表格3 文書處理 在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。 信函和郵件的處理。4 檔案管理 檔案管理。5 會(huì)議組織 安排會(huì)議事務(wù)，并做會(huì)議記錄或綱要。 記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容。6 調(diào)查研究 協(xié)助上司準(zhǔn)備書面的財(cái)務(wù)報(bào)告、研究報(bào)告。7 信息資料 準(zhǔn)備好公司要公開的資料； 收集及整理各種信息8 信訪工作 替上司接洽外界人士。例如記者、工會(huì)職員等。接待

2、賓客和員工的來訪。9 接待工作 接待來訪賓客； 接待賓客和員工的來訪。10 協(xié)調(diào)工作 以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。11 督查工作 督導(dǎo)一般職員或速記員。12 日程安排 替上司定約會(huì)并做好記錄；13 日常事務(wù) 閱讀并分類信件 通訊事務(wù)、電話；14 辦公室管理 辦公室環(huán)境的布置和整理,保管辦公室設(shè)備及用品15 其他臨時(shí) 以速記記下上司交待的事項(xiàng)； 執(zhí)行上司交辦事項(xiàng)交辦的事項(xiàng)-16 替上司申報(bào)交納所得稅及辦理退稅。17 外出辦事，如銀行、郵局等。2、公用易耗品主要包括哪些？ 辦公用易耗品主要有： （1）信封、紙張；（2）軟盤、光盤等；（3）鉛筆；（4）圓珠筆；（5）簽字筆或鋼筆；6）修正液或

3、修正帶；（7）印盒； （8）各種小型機(jī)器，如訂書機(jī)（包括訂書針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（包括裝訂線）、日期號(hào)碼機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等； （9）小刀；（10）日歷等；（11）其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。3、簡(jiǎn)要闡述文員工作的三個(gè)步驟，相互關(guān)系如何？ 文員工作分為三個(gè)步驟：計(jì)劃、實(shí)施和檢查。 （1）計(jì)劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會(huì)最佳。 （2）實(shí)施的步驟，要注意：同時(shí)檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進(jìn)行；上司所指示的工作無論是哪一種，都要正確地實(shí)施；配合上司預(yù)期的期限。 （3）檢查的步驟，要分析計(jì)劃和實(shí)

4、績(jī)的差異，并把以前進(jìn)行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。 其次，說明三個(gè)步驟之間的關(guān)系。 三者的關(guān)系為： 先作計(jì)劃，付諸實(shí)施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計(jì)劃實(shí)施檢查”這樣一個(gè)滾動(dòng)的過程開展。三者相互聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)。 文員首先要仔細(xì)制定計(jì)劃，然后根據(jù)這個(gè)計(jì)劃去實(shí)施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個(gè)結(jié)果對(duì)下一次的計(jì)劃有所幫助和啟示。4、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計(jì)劃書。 本題的例子請(qǐng)同學(xué)們見教材第28頁(yè)。同學(xué)們可以參照教材上的例子，自己制定一份計(jì)劃書，不要抄襲。5、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會(huì)或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ?/p>

5、認(rèn)識(shí)。 1請(qǐng)示方法和報(bào)告方法； 2計(jì)劃方法和總結(jié)方法； 3受意方法；4傳達(dá)方法； 5進(jìn)言方法； 6變通方法和擋駕方法； 7分工方法與合作方法。 受意就是文員接受和領(lǐng)會(huì)上司的意圖。可以分為直接受意（即領(lǐng)會(huì)上司在會(huì)議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時(shí)，直接就某一問題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見和想法等，易于文員判斷和領(lǐng)會(huì)）和間接受意（即上司在平時(shí)隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見和看法等）。 受意方法要注意： （1）善于領(lǐng)會(huì)上司意圖，不要曲解上司意圖； （2）備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)； （3）注意傾聽，用心判斷指示的用意； （4）必要時(shí)可以提問，直至明了意圖為止，但

6、不要打斷談話； （5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（6）接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。 結(jié)合實(shí)際談體會(huì)。 我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認(rèn)識(shí)到，在受意時(shí)，充分做好記錄的重要性。 才開始工作時(shí)，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡(jiǎn)介，內(nèi)容要包括四個(gè)部分公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績(jī)。當(dāng)時(shí)，我沒有經(jīng)驗(yàn)，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點(diǎn)；事后，又怕顯得自己沒有能力，而沒有去請(qǐng)示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡(jiǎn)介根本就不行。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)

7、理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡(jiǎn)介。 從這個(gè)事情中，我體會(huì)到了在受意時(shí)，做好記錄的重要性。 作業(yè)2一、從文員工作的角度對(duì)比說明打電話和接聽電話的異同。 （1）都應(yīng)先問好，再傳達(dá)自己的信息；（2）都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度； （3）通話結(jié)束，應(yīng)讓對(duì)方感受到自己愉快的心情；（4）都應(yīng)簡(jiǎn)明扼要表達(dá)自己的意思。 異：（1）打電話應(yīng)首先查清楚對(duì)方的電話號(hào)碼；接電話應(yīng)等電話鈴響24聲就接聽。 （2）打電話應(yīng)將重點(diǎn)部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍；接電話則沒有這一步。二、怎樣做好為領(lǐng)導(dǎo)篩選電話的工作,主要做法有哪些?（1）文秘人員在說了迎接詞，對(duì)方發(fā)出聲音之后，就能訊速辨聽出對(duì)方，這應(yīng)是一種專業(yè)技巧。（2）除了分

8、辨聲音之外，文秘人員對(duì)名字的辨識(shí)一定要有相當(dāng)?shù)陌盐眨律先蔚奈拿厝藛T尤其要在這方面下工夫。（3）來電者尋找你的上司，應(yīng)弄清對(duì)方的身份和來電目的，然后再通報(bào)上司。（4）有時(shí)候上司過于繁忙，要求文秘人員編織一些“美麗的謊言”，以應(yīng)付那些上司不想接待的人；或請(qǐng)對(duì)方留下口信，待上司作選擇性的回復(fù)。（5）應(yīng)鑒別來電者的問題，根據(jù)對(duì)方的身份和來電目的分別處理，聰明地轉(zhuǎn)接電話，把來電轉(zhuǎn)接給真正處理該事情的人。（6）文秘人員經(jīng)常會(huì)接到推銷等電話，要完全避開這些電話是不可能的。對(duì)這些電話也要有禮貌的回絕。（7）文秘人員對(duì)待投訴電話要有禮貌，有責(zé)任心。三、簡(jiǎn)要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。 （1）按照收件人的姓名分揀；

9、 （2）按照郵件的重要性分揀； （3）按照收件部門的名稱分揀。四、怎樣處理上司不在時(shí)的郵件？1、如果上司習(xí)慣于每天給辦公室打電話，就應(yīng)該把內(nèi)部信件和外來的信件分開，同時(shí)把每封郵件的內(nèi)容大致記錄，這樣就可以隨時(shí)向上司匯報(bào)；2、如果上司沒有每天給辦公室打電話的習(xí)慣，應(yīng)該主動(dòng)打電話把需要上司親自處理的郵件告訴他，或者傳真一份給他；3、如果上司離開時(shí)間較長(zhǎng)，應(yīng)把所有郵件無論是私人郵件還是商業(yè)郵件都通知給他；4、盡可能多處理一些郵件，在給上司的通知中應(yīng)清楚地說出郵件的主題，或者把郵件交給公司其他人處理；5、把寄給上司的郵包連續(xù)編號(hào)(如31、32、33、34)，這樣就會(huì)知道所寄的郵件上司是否全部收到了。如

10、果上司外出不止一地，在郵包上編號(hào)就顯得尤為重要了；6、如果上司正在度假，并且不讓秘書轉(zhuǎn)交郵件時(shí)，可以把需要上司親自處理的郵件先保存下來，并在對(duì)發(fā)件人回復(fù)的信中告訴對(duì)方何時(shí)可以得到回復(fù).7、把積壓的郵件分別裝入紙袋，標(biāo)上“需要簽字的郵件”、“需要某某處理的郵件”、“需要閱讀的郵件”、“報(bào)告”、和“一般閱讀材料”(上司可能想讀的各種各樣的廣告出版物)。五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？ （1）上司正在開會(huì)時(shí)； （2）上司繁忙時(shí)； （3）上司即將外出時(shí)； （4）遠(yuǎn)道來訪或有重要事情的來訪時(shí)。作業(yè)3一，提高會(huì)議效率，文秘人員應(yīng)注意那些方面，請(qǐng)列出相關(guān)要點(diǎn)。本題的答案請(qǐng)同學(xué)們見教材第162-1

11、67頁(yè)。教材上有明確的答案二、日程安排計(jì)劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份預(yù)定表。 日程安排計(jì)劃表的種類： （1）年預(yù)定表。是企業(yè)在每年度例行的主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，及有關(guān)公司的活動(dòng)事項(xiàng)一覽表，所記載的活動(dòng)事項(xiàng)有股東大會(huì)、董事會(huì)、公司創(chuàng)立紀(jì)念日、年休假等。一般于年初將整個(gè)年度的活動(dòng)事項(xiàng)整理成表，再通知各部門。 （2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。 月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個(gè)月的預(yù)定計(jì)劃，以一個(gè)月為單位，填寫該月要進(jìn)行的會(huì)議、面談、出差、訪問等預(yù)定計(jì)劃。 周預(yù)定表是一個(gè)月預(yù)定計(jì)劃中的一周計(jì)劃，此預(yù)定計(jì)劃比月預(yù)定表更詳細(xì)。 日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫出一天的預(yù)定計(jì)劃，進(jìn)一步以時(shí)間為單位，

12、詳細(xì)地預(yù)定從早到晚的業(yè)務(wù)活動(dòng)。 各種預(yù)定表的編制請(qǐng)同學(xué)們參照教材P.166P.170上的例子，編寫。一月5日（星期一） 開工典禮8日（星期四） 董事長(zhǎng)視察二月2日（星期二） 常務(wù)董事會(huì)9日（星期一） 公司紀(jì)念日25日（星期三） 成本會(huì)議三月2日（星期一） 常務(wù)董事會(huì)3日（星期二） 分行經(jīng)理會(huì)議25日（星期三） 成本會(huì)議三，文秘人員應(yīng)為上司的商務(wù)旅行做那些準(zhǔn)備工作？本題的答案請(qǐng)同學(xué)們見教材第188-189頁(yè)。教材上有明確的答案四、文秘人員對(duì)上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？ 提神醒腦的服務(wù)。 上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時(shí)端些飲料或準(zhǔn)備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩

13、心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。 私事方面的協(xié)助。 協(xié)助的方法應(yīng)視實(shí)際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事： （1）特別指示事項(xiàng)的時(shí)候雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。 （2）純私人性請(qǐng)求時(shí)遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。 財(cái)物管理。包括： （1）薪金收入管理薪金收入達(dá)到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報(bào)。特別是稿費(fèi)、版稅、演講費(fèi)等副業(yè)收入多的時(shí)候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報(bào)所得，或直接替上司辦理申報(bào)手續(xù)

14、。 （2）支票往來的管理最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應(yīng)將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。 其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時(shí)要文秘人員代寫致謝函，并做紀(jì)念保管。五，舉辦一般規(guī)模的宴會(huì)，需要什么工作?本題的答案請(qǐng)同學(xué)們見教材第223頁(yè)。教材上有明確的答案五，舉辦一般規(guī)模的宴會(huì)，需要什么工作?本題的答案請(qǐng)同學(xué)們見教材第223頁(yè)。教材上有明確的答案 作業(yè)4二、簡(jiǎn)要闡述社交話題的選擇。 合適的話題包括： （1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等； （2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時(shí)事新聞、體育報(bào)道等； （3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)

15、、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人情等； （4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會(huì)、新聞任務(wù)等； （5）積極、健康的生活體驗(yàn)的話題； （6）風(fēng)趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時(shí)也能活躍氣氛。 不合適的話題包括： （1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。如個(gè)人私生活等。 （2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。 （3）過于敏感的話題。如個(gè)人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點(diǎn)的分歧等。 （4）自己不甚熟悉的話題。如對(duì)于專業(yè)問題略知皮毛就不應(yīng)隨意發(fā)揮。 （5）夸耀自己的話題。 （6）庸俗的、色情的話題。 （7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。三、印章的使用主要有

16、哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？ 印章的使用的主要形式為： （1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。 落款章、騎縫章、更正章的使用范圍： （1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。 （2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。 （3）更正章用于文書書寫中的錯(cuò)字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。四、簡(jiǎn)要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。 收文處理的程序：簽收和拆封登記分送擬辦批辦承辦催辦注辦。 分送的基本原則： （1）屬于方針政策性

17、的，關(guān)系本機(jī)關(guān)工作全局的指揮性文件或重大問題的請(qǐng)示、報(bào)告之類的文件，均應(yīng)先送辦公部門負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱或處理； （2）屬于機(jī)關(guān)日常事務(wù)性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務(wù)的分工范圍分送給有關(guān)部門或承辦人閱辦； （3）分送給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批； （4）便函、請(qǐng)柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負(fù)責(zé)人辦理； （5）在文件份數(shù)少時(shí)，閱辦閱知部門（或領(lǐng)導(dǎo)）多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進(jìn)行輪輻式傳閱。五、按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡(jiǎn)要說明按照問題特征立卷的基本含義。類型：（1）按問題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立