公司財務(wù)費用管理知識

1、財務(wù)治理一、費用治理（一）治理方法公司費用治理通過預算治理、額度治理和行政審批治理三種方法。除公司特不規(guī)定的項目外，嚴禁先開支，后報銷。單項費用金額200元必須采納書面申請。無批準的書面申請，財務(wù)部門退回報銷人。審批級次：職員部門經(jīng)理副總經(jīng)理（或總監(jiān)）財務(wù)經(jīng)理總經(jīng)理董事長。審批權(quán)限：單項費用2，000元，由副總經(jīng)理（或總監(jiān)）審批。單項費用10，000元，由總經(jīng)理審批。單項費用10，000元，由董事長審批。（二）借支規(guī)定個人差旅費借款，需憑批準后的出差申請單進行申請。個人宴請申請借款，需憑批準后的客情申請單(客情費借支憑證)進行申請。其他事項原則上不辦理個人借款。職員個人借款，由其上級主管自動擔

2、保。前賬不清，后賬不借。對借款后無專門情況不辦理報銷沖賬或還款，經(jīng)催收無效后，財務(wù)有權(quán)在最近發(fā)薪時直接扣除。（三）差旅費外埠出差1.1 外埠出差的差旅費是指因公需要，到外埠出差發(fā)生的費用，包括在途交通費、出差生活補貼、住宿費、市內(nèi)交通費。1.2 出差期間的交際費不列入差旅費報銷單，另行單獨填寫客情申請單(客情費借支憑證)，與差旅費同時報銷。若出差期間的交際費不與差旅費同時報銷，在另行報銷時，財務(wù)部門作退回處理。1.3 外埠出差，必須先填出差申請單，依照需要，憑批準后的出差申請單和借支（暫付）單借支差旅費。詳細注明出差事由、地點、起至時刻及可能費用。1.4 出差回公司后，在2個工作日內(nèi)，持出差申

3、請單，到財務(wù)部門辦理報銷手續(xù)，無專門緣故未在2天內(nèi)報銷差旅費的，其差旅費節(jié)約部分不再補貼給出差人，返回公司時刻以回程車、船票時刻為準。超過一周不報銷的，事實上報金額按應報的95%支付，以后每超一天再加扣1%。1.5 在途交通費1.5.1 乘火車10小時內(nèi)能夠到達的，原則上不得乘坐飛機和軟臥；乘火車5小時內(nèi)可到達的，以硬座為準，不得乘坐硬臥。未經(jīng)批準，超標部分個人自理。1.5.2 在途交通費按路途時刻、職務(wù)級不的乘坐標準，給予報銷。1.5.3 在途交通費還包括：飛機場至賓館的往返車費。機場建設(shè)費、保險費。1.6 出差生活補貼及電話費補貼出差生活補貼按地區(qū)標準、出差天數(shù)給予補助。1.6.1 出差天

4、數(shù)以中午12:00為界限，以車、船票的發(fā)車（船）時刻為標準。1.6.2 動身時刻12:00的，出差天數(shù)為1天，反之為半天。1.6.3 到達時刻12:00的，出差天數(shù)為1天，反之為半天。1.6.4 部門主管以上級不人員到公司業(yè)務(wù)單位所在地出差，期間同意業(yè)務(wù)單位接待的，則生活補貼不予發(fā)放。1.6.5 參加各種會議、培訓，期間的生活補貼、市內(nèi)交通費不予發(fā)放。1.6.6 出差期間如有餐費支出，則該天的出差生活補貼減半發(fā)放，推斷的標準是餐費發(fā)票號是否相連，如發(fā)票號是兩組號碼，則算兩天，依次類推。1.7 住宿費住宿費按地區(qū)標準、職務(wù)級不憑住宿給予報銷。1.7.1 多人出差原則上應兩人住一標準間，住宿費按最

5、高職不單人計算。1.7.2 出差人員如為單數(shù)，或同行人員中有異性，住宿費能夠按標準報銷。1.7.3 住宿費按實際住宿天數(shù)平均計算，以車船票的時刻為準。1.8 市內(nèi)交通費市內(nèi)交通費（含出租車費）按地區(qū)在限額內(nèi)憑發(fā)票報銷。市內(nèi)交通費包括除飛機票、火車票、輪船票、長途汽車票及有關(guān)機場費、保險費以外的所有交通費用，未能認定為長途汽車票的一律視同市內(nèi)交通費。1.8.1 出差人員因病在外地住院，期間的市內(nèi)交通費不再發(fā)放，生活補貼視同出差。1.8.2 公司人員自備車外埠出差，期間的市內(nèi)交通費不再發(fā)放。1.9 出差人員趁出差之便，事先經(jīng)主管經(jīng)理批準就近返家省親辦事的，其繞道車船費扣除直線單程車船費，多開支的部

6、分由個人自理。110長期駐外人員，出差時刻15天30天），市內(nèi)交通費、伙食費減半執(zhí)行，超過30天的，不再報銷市內(nèi)交通費、伙食費、住宿費，但可向公司單獨申請駐外補貼。本市公出（列入“交通費”費用項目）2.1市內(nèi)交通費按實報銷，原則上以公交車、地鐵為主，無專門情況不得乘坐出租車；若有專門情況的，事先向主管經(jīng)理提出申請，批準后方可乘坐。2.2因工作需要而加班或外出辦事的，時刻在8:00前或20:00后，可乘坐出租車。2.3乘坐出租車的，在報銷車費時，須在出租車票正面空白處，寫明乘坐緣故起訖地點，不寫明兩項內(nèi)容的，在報銷時財務(wù)部門作退回處理。工作外派3.1 依照公司需要派往外地業(yè)務(wù)單位工作的人員，其往

7、來的在途交通費按外埠出差標準執(zhí)行。3.2 對外地業(yè)務(wù)單位能夠提供伙食或住宿的，一律由業(yè)務(wù)單位統(tǒng)一安排，據(jù)實際情況由總部與業(yè)務(wù)單位結(jié)算，出差人員不再享受期間的出差生活補貼及住宿費。出差費用標準（單位：元/天、人）參見下表：職務(wù)級不項目總經(jīng)理副總經(jīng)理總 監(jiān)總經(jīng)理助理大區(qū)經(jīng)理業(yè)務(wù)部門經(jīng)理副經(jīng)理部門課長部門助理業(yè)務(wù)經(jīng)理職員在途交通飛機按 實 報 銷按實報銷操縱報銷火車、汽車軟臥硬臥輪船二等艙位三等艙位四等艙位出差生活補貼京滬穗深605040省會、單列市504030其他都市403020住宿費標準京滬穗深300250200180120省會、單列市250220180150100其他都市20018015012

8、080市內(nèi)交通費京滬穗深1005530省會、單列市803525其他都市502520電話費3530252015講明省會都市還包括天津、重慶兩個直轄市，自治區(qū)政府所在都市。單列市要緊是指經(jīng)濟發(fā)達都市，包括：大連、青島、寧波、廈門、珠海、蘇州。（四）交際費定義交際費是指招待客人而產(chǎn)生的的支出，包括餐費、禮品、娛樂活動、旅游景點門票等?？偛柯毮懿块T的交際費采納預算治理和行政治理相結(jié)合的方法；業(yè)務(wù)單位的交際費實行預算治理和額度治理相結(jié)合的方法。所謂交際費的行政治理是指費用報銷人在費用產(chǎn)生前，采納口頭或書面的形式向行政領(lǐng)導提出本次費用打算，單次費用金額200元必須采納書面申請，申請內(nèi)容包括事由參加人數(shù)發(fā)生

9、次數(shù)可能金額。所謂交際費的額度治理是指交際費的總額不得超過銷售額的1，超額度部分本期內(nèi)不予報銷。額度2.1 整個公司的交際費操縱在銷售凈額的1%額度內(nèi)使用。2.2 業(yè)務(wù)單位最大額度是銷售凈額的5。2.3 總部職能部門的交際費總額操縱在銷售凈額的5額度內(nèi)使用。交際費必須單獨填列支出證明單，并在摘要欄內(nèi)簡要列明事由參加人數(shù)發(fā)生次數(shù)，不寫明三項內(nèi)容的，在報銷時財務(wù)部門作退回處理。出差期間的交際費須與差旅費同時報銷。如有高一級不主管人員參加，須由最高一級主管作為報銷人。（五）辦公費定義辦公費是指因日常工作的需要而購買的辦公用品及其他辦公性質(zhì)的消耗，如購買紙筆、印制名片、郵寄費、快遞費、因工作需要公司統(tǒng)

10、一訂購的報紙及書刊、辦公室清潔衛(wèi)生所需的用品等。辦公用品分類2.1 辦公用品按會計核算項目分為專用辦公品、快遞費、其他辦公品具體如下：2.1.1 專用辦公品：打印機、傳真機專用的硒鼓、墨盒、色帶等耗材和銷售業(yè)務(wù)專用的單據(jù)。2.1.2 快遞費：是指郵局的郵寄費、市內(nèi)快遞費。2.1.3 其他辦公品：包括消耗品：購增值稅票，帳本、鉛筆、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、曲不針、橡皮筋、筆記本、復寫紙、便條紙、橡皮、夾子、印泥、圓珠筆、訂書釘、復印紙、信紙、信封、訂報刊等。管制消耗品：簽字筆、修正液、電池、筆記本等。管制品：剪刀、美工刀、訂書機、鋼筆、計算器、各類書籍資料等。2.2 其他辦公用品按使用可分為個

11、人領(lǐng)用與部門領(lǐng)用2種。個人領(lǐng)用：由個人使用保管的物品，如鉛筆、膠水、橡皮等。部門領(lǐng)用：是指打孔機等管制品，由部門指定人員領(lǐng)用、保管、集體使用2.3所有辦公用品（除財務(wù)部門專業(yè)用品外）由行政部門統(tǒng)一負責購買、保管和發(fā)放，各部門不得任意購買。專門活動支付的費用可提出申請打算，報請批準后購買。（二）單據(jù)格式及填制講明1. 目的：規(guī)范公司借支、費用報銷等款項支付及應收賬款核銷行為。2. 單據(jù)填寫規(guī)定：單據(jù)填寫差不多要求：各單據(jù)應按要求用藍、黑水筆填寫，同一單據(jù)大小寫金額須完全一致（不得涂改），并注明附件張數(shù)。報銷發(fā)票必須按順序用膠水（不得使用訂書針、不針、回形針等代替）粘帖在墊底紙上，墊底紙不大于封面

12、；粘帖時以墊底紙左上角為準從左往右錯開粘貼，以便于裝訂；若附件紙張較大（如A4大?。?，須豎向粘帖；3. 單據(jù)填寫及流程講明3.1 差旅費用單據(jù)填寫及講明：3.1.1 使用單據(jù)及用途：3.1.2 差旅費報銷單附件一般為車票、機票、住宿發(fā)票、市內(nèi)交通發(fā)票、訂票費用發(fā)票等。3.1.2 流程圖：第一聯(lián)：借款聯(lián)第一聯(lián)：借款聯(lián)用 途：出差前借款，待費用發(fā)生以后附于差旅費報銷單第二聯(lián)后 留存處：借款人保留1、出差時填寫：出差申請單/差旅費借款憑證 （共三聯(lián)）出差申請單/差旅費借款憑證 （共三聯(lián)）第二聯(lián)：考勤聯(lián)第二聯(lián)：考勤聯(lián)用 途：人事考勤登記留存處：人力資源部留底兩聯(lián)兩聯(lián)財務(wù)部第三聯(lián)：核銷聯(lián)財務(wù)部第三聯(lián)：核

13、銷聯(lián)用 途：差旅費預支時財務(wù)入賬 留存處：財務(wù)部匯總匯總第一聯(lián)：報銷部門/個人第一聯(lián)：報銷部門/個人用 途：報銷已發(fā)生差旅費留存處：報銷部門留存?zhèn)浒?、差旅費發(fā)生后填寫：差旅費報銷單（共兩聯(lián)）差旅費報銷單（共兩聯(lián)）第二聯(lián)：核銷聯(lián)第二聯(lián)：核銷聯(lián)用 途：用以核銷差旅費及原借款留存處：會同出差申請單第一聯(lián)交財務(wù)部核銷3.2 日常性費用單據(jù)填寫及講明：3.2.1 使用單據(jù)及用途：需要填寫款項發(fā)生后第一聯(lián)：核銷聯(lián)用 途：事前預支/事后報銷留存處：借款人保留款項發(fā)生后第一聯(lián)：核銷聯(lián)用 途：事前預支/事后報銷留存處：借款人保留財務(wù)部財務(wù)部實際報銷請款單 （共兩聯(lián)）實際報銷請款單 （共兩聯(lián)）第二聯(lián)：借款聯(lián)第二

14、聯(lián)：借款聯(lián)用 途：預付及個人借支時財務(wù)記賬留存處：財務(wù)部講明： 費用發(fā)生前借款與實際發(fā)生費用核銷均在該單據(jù)上據(jù)實填寫； 借款時，在“借款/預付項目”欄填寫可能支出內(nèi)容及金額，并在填寫后由借款人保留第一聯(lián)，第二聯(lián)交財務(wù)入賬；費用發(fā)生后，在借款時保留的第一聯(lián)上填寫實際發(fā)生金額及內(nèi)容，及時交財務(wù)部核銷記賬；3.3 招待等客情費用單據(jù)填寫及講明：3.3.1 使用單據(jù)及用途：需填寫客情申請單（客情費借支憑證），用于招待客戶支出。第一聯(lián)：申請/核銷聯(lián)用 途：申請及預支客情款/事后報銷留存處：借款人保留費用發(fā)生后第一聯(lián)：申請/核銷聯(lián)用 途：申請及預支客情款/事后報銷留存處：借款人保留費用發(fā)生后財務(wù)部財務(wù)部實

15、際報銷實際報銷客情申請單/客情費借支憑證 （共兩聯(lián)）客情申請單/客情費借支憑證 （共兩聯(lián)）第二聯(lián)：借款聯(lián)第二聯(lián)：借款聯(lián)用 途：預支時財務(wù)記賬留存處：財務(wù)部講明： 費用發(fā)生前借款與實際發(fā)生費用核銷均在該單據(jù)上據(jù)實填寫； 在借款時填寫“可能費用”，并在填寫后將第一聯(lián)交財務(wù)記賬，第二聯(lián)由借款人保留；費用發(fā)生后，在第二聯(lián)據(jù)實填寫實際發(fā)生費用，及時交財務(wù)部核銷記賬。若發(fā)生費用超過可能借款，需經(jīng)上級主管審批；客情應酬費事先須有行政申請，并經(jīng)相關(guān)權(quán)限人員審批，否則不予報銷。有票發(fā)票兌獎聯(lián)不得撕下，否則該發(fā)票金額不予報銷。3.4 資產(chǎn)請購、入賬費用單據(jù)填寫及講明3.4.1 使用單據(jù)及用途：需要填寫“資產(chǎn)請購單

16、”及“資產(chǎn)請購明細單”，用于請購及資產(chǎn)入庫治理。采購結(jié)束后3.4.2 流程圖：采購結(jié)束后行政部第一聯(lián)：行政入庫聯(lián)行政部第一聯(lián)：行政入庫聯(lián)用 途：請購時行政部審核留存處：行政部資產(chǎn)入庫資產(chǎn)入庫財務(wù)部采購結(jié)束后資產(chǎn)請購單 （共三聯(lián)）第二聯(lián)：請購聯(lián)財務(wù)部采購結(jié)束后資產(chǎn)請購單 （共三聯(lián)）第二聯(lián)：請購聯(lián)用 途：請購資產(chǎn)時用留存處：請購人保留財務(wù)核銷入賬財務(wù)核銷入賬第三聯(lián)：核銷聯(lián)第三聯(lián)：核銷聯(lián)用 途：請購通過審核后財務(wù)記賬留存處：財務(wù)部資產(chǎn)請購明細單（共三聯(lián)），與資產(chǎn)請購單同時填寫，方法及流程與資產(chǎn)請購單一致，且二種單據(jù)聯(lián)次須一一對應資產(chǎn)請購明細單（共三聯(lián)），與資產(chǎn)請購單同時填寫，方法及流程與資產(chǎn)請購單一

17、致，且二種單據(jù)聯(lián)次須一一對應講明： 資產(chǎn)購置發(fā)生前請購款與資產(chǎn)購置后實際發(fā)生費用核銷均在該單據(jù)上據(jù)實填寫； 在請購時先填寫“可能費用”，并在填寫后將第三聯(lián)交財務(wù)記賬，第一、二兩聯(lián)由行政部保留；采購結(jié)束后，在第一、二兩聯(lián)據(jù)實填寫實際發(fā)生費用，并及時將第一聯(lián)交行政部入庫存底，將第二聯(lián)交財務(wù)部核銷入賬； “資產(chǎn)請購明細單”為“資產(chǎn)請購單”附件，兩種單據(jù)均為三聯(lián)，同時兩種單據(jù)聯(lián)次必須互相對應； 若購置資產(chǎn)類型較多，“資產(chǎn)請購單”上無法一一填寫，可只在“資產(chǎn)請購明細單”請購資產(chǎn)類型及數(shù)量金額；新購置資產(chǎn)的最終使用人（或部門責任人）需在“資產(chǎn)明細單”上簽收確認；4其他41以上各表中欄目均為必填項，申報審批

18、順序遵循從左至右、從上至下的原則；42各費用報銷單據(jù)需連續(xù)編號，不得擅自銷毀，查詢借款/費用報銷記錄時，依據(jù)報銷單號查詢（報銷單號在各報銷單右上角）；43票據(jù)交據(jù)時交票人提供清單并要求收票人簽收，收票人不得拒絕。若無簽收記錄，票據(jù)丟失，由交票人承擔損失。5附件： FORM.FT-F001至F007各單據(jù)。三、賣場費用核銷方法內(nèi)部審核流程：事先審批：公司所有簽訂的年度或長期合作的銷售合同、協(xié)議由各區(qū)域經(jīng)理提請并附與往常年度的比較表，經(jīng)營銷副總審核后提交公司治理委員會（由各部門負責人組成）統(tǒng)一審核后方可簽訂正式合同。治理委員會通過后應把合同文本復印件交財務(wù)部（假如涉及到物流事項同時應復印給物流部）

19、，待簽訂后的合同應再復印交財務(wù)部，原件保存在檔案中心。其他部門如有需要可留復印件。對外所簽訂的促銷協(xié)議或其他費用文書的流程為：市場部事先報備促銷價格的范圍到業(yè)務(wù)、財務(wù)及總經(jīng)理處。各部門審批均以此為依據(jù)。具體促銷案：業(yè)務(wù)員 申請 部門主管及營銷副總 核準 財務(wù)部 復審 總經(jīng)理（OK）賣埸的促銷活動：賣埸促銷活動之前（及其他費用），相關(guān)業(yè)務(wù)人員需提早進行申報預備工作，并書面填具“市埸促銷申報表”報準本部門主管及營銷副總同意后，轉(zhuǎn)市財務(wù)部門視市埸價格動態(tài)及客戶資信等狀況會簽后，呈總經(jīng)理最終核準生效。最終生效的促銷申報表需報備財務(wù)部相關(guān)財務(wù)人員。業(yè)務(wù)人員憑履約后“市埸促銷申報表”與客戶進一步洽談，若相

20、關(guān)的價格或付款條約有所修正，需經(jīng)總經(jīng)理同意。與客戶確認后將賣場確認單告報財務(wù)部備案，財務(wù)部將該報告與原“市埸促銷申報表”對應保管，作為審單的重要依據(jù)。市場部（北京、沈陽暫由財務(wù)人員）即時進行更新與維護ERP中的促銷價格。所有的內(nèi)部治理流程完備之后，方可業(yè)務(wù)部門進行接單、輸單、審單、發(fā)貨、開票、收款的正常運作中。賣埸所有非合同費用均應參照上述審批程序?qū)徟鷪髠洹Ｋ袑徟皥髠涫掷m(xù)完成后，方可進入業(yè)務(wù)實施時期。事中操作：費用的核銷：業(yè)務(wù)部門應及時向各賣場取得費用發(fā)票，收到費用發(fā)票后，應依照原審批及談判資料或銷售合同等進行審核，假如在原約定的范圍以內(nèi)，則填制應收賬款核銷通知單，經(jīng)部門經(jīng)理簽字確認后交財

21、務(wù)部商務(wù)課結(jié)算組。財務(wù)結(jié)算人員應依照原審批及談判資料或銷售合同再進行審核，若無誤，則傳營銷副總審批后入賬核銷應收賬款。若有誤，則退回應收賬款核銷通知單并做相應講明。業(yè)務(wù)人員收到退回的費用單據(jù)應再次檢查，并向財務(wù)人員做書面講明，財務(wù)部審核后交營銷副總、總經(jīng)理審批后入賬核銷應收賬款。財務(wù)部商務(wù)課結(jié)算組應定期（每周一）向業(yè)務(wù)部門提供費用發(fā)票缺失清單，業(yè)務(wù)部門收到后應在兩天內(nèi)給出回復及解決時刻表。財務(wù)部據(jù)此追蹤。事后操縱：上述工作流程列入公司的績效考核范疇之內(nèi)，總經(jīng)辦實時監(jiān)控。四、業(yè)務(wù)操作流程銷售業(yè)務(wù)：業(yè)務(wù)部門收到客戶訂單，審核：差不多信息是否有誤、訂單性質(zhì)（正常訂單依舊贈品單，假如是贈品單查合同、協(xié)

22、議等是否有此項）、所訂購的品項數(shù)量是否合理、價格是否在雙方確認的價格以上、送貨期限是否合理（可能需和物流部溝通）、是否超過最小起量；審核完畢由業(yè)務(wù)員簽字確認后交訂單錄入人員。業(yè)務(wù)部訂單錄入人員把銷售訂單錄入ERP。路徑：銷售治理-銷售訂單-新增。錄入時應注意：業(yè)務(wù)類型必選“托付代銷”，銷售類型按實際情況錄入（一般均為“一般”銷售），廠編、客戶訂單號、門店（客戶）名稱按訂單錄入，部門及業(yè)務(wù)員會按系統(tǒng)默認自動帶出，錄入人員需核對是否為訂單審核簽字的業(yè)務(wù)員。品項、數(shù)量按訂單錄入，價格按客戶訂單價格錄入（假如訂單上有價格），然后與系統(tǒng)中的報價一欄核對，核對要點：1）報價欄確信有數(shù)字2）扣率不小于100

23、%，扣率在99%-100%之間，需業(yè)務(wù)經(jīng)理簽字同意，在98%-99%之間需市場部經(jīng)理確認，95%-98%需業(yè)務(wù)副總確認，小于95%需總經(jīng)理確認。以上錄入完成并核對無誤后點審核并在紙質(zhì)訂單右上角寫明訂單號。訂單復印交物流部單據(jù)組。物流部收到訂單后依照訂單生成“托付代銷發(fā)貨單”，假如可用量不足，應通知業(yè)務(wù)部門。生成后打印倉庫交配貨人員。倉庫配貨人員配好貨后在“托付代銷發(fā)貨單”上簽字確認，并確認發(fā)貨體積、運費金額、物流公司、可能回單日期。交物流單據(jù)組在ERP中做補錄、更正及審核，審核完畢后打印四聯(lián)“托付代銷發(fā)貨單”，倉庫配貨人員與原“托付代銷發(fā)貨單”再進行核對，無誤后簽字，第四聯(lián)由單據(jù)組留存，其他三

24、聯(lián)請司機簽字后第三聯(lián)由倉庫保存，一、二兩聯(lián)隨車同行，第二聯(lián)為客戶聯(lián)，第一聯(lián)為回單聯(lián)（賣場假如有簽收單，則我們的“托付代銷發(fā)貨單”及賣場的回單一起做為客戶簽收單）。發(fā)貨時的四聯(lián)“托付代銷發(fā)貨單”必須無涂改，簽字時四聯(lián)一起簽字。單據(jù)組在商品發(fā)出后應跟蹤回單返回情況。司機（或物流公司）交回回單后，倉庫人員應與原發(fā)貨單逐筆核對，假如無誤，則回單交單據(jù)組，由單據(jù)組登記后交財務(wù)部回單人員。若客戶回單少于我方發(fā)貨數(shù)量，且原商品已完好無損地返回，則物流部應輸拒收入庫單，同時在拒收入庫單上寫明拒收緣故，若為司機（或物流公司緣故）緣故則在寫明處理意見。若拒收貨品未返回或返回的商品的暇疵，則必須與司機（或物流公司）

25、確定責任人，做出書面的處理報告?；貑谓坏截攧?wù)部的時刻：本市3天，本省7天，外省15天，邊遠地區(qū)：25天。時刻以系統(tǒng)中的發(fā)貨單時刻為基礎(chǔ)，按自然日算（法定節(jié)日除外），邊遠地區(qū)指上海倉庫發(fā)貨到新疆、四川、重慶、云南、海口?；貑伪仨毤皶r、完整地交到財務(wù)部，財務(wù)部每周提供回單未回的清單給物流部，同時抄送相關(guān)領(lǐng)導，若次周仍未回且也未向財務(wù)講明未回的緣故，財務(wù)部即上報相關(guān)領(lǐng)導請求處理。單據(jù)組接到倉庫交回的回單、拒收入庫單、拒收情況講明及處理報告后，應依照情況在ERP中做處理：1）：回單與原發(fā)貨單品項、數(shù)量一致：ERP中不做處理，回單登記；2）：部分拒收，原品返回：依照原發(fā)貨單按拒收返回的品項在ERP中“托

26、付代銷退回單”，除品項及數(shù)量外其他所有欄目均與原發(fā)貨單一致（包括單價），倉庫選拒收返回后所入的倉庫（若返回的為次品，則入次品庫），審核；登記回單情況、拒收責任處理情況（以備結(jié)算運費時對賬）；3）：部分拒收，原品未返回：依照原發(fā)貨單按拒收返回的品項在ERP中“托付代銷退回單”，除品項及數(shù)量外其他所有欄目均與原發(fā)貨單一致（包括單價），倉庫選“拒收未回賬”，審核；同時按此退貨單做相同的一張發(fā)貨單，客戶為該物流公司，倉庫為“拒收未回賬”（以為若物流公司退回該品，則再做該單的退貨單，倉庫為退回商品所入的倉庫），退貨單號寫在拒收入庫單的右上角。登記回單情況、拒收責任處理情況（以備結(jié)算運費時對賬，拒收未退貨

27、的商品一般給物流公司一個月時刻，若超過一個月仍未退回，則從物流費中直接扣除。）；以上單據(jù)（原發(fā)貨單回單聯(lián)、客戶回單、拒收入庫單、拒收處理書）按順序交財務(wù)部回單處理人員。每天交接一次，物流部提供紙質(zhì)簽收表及電子檔，財務(wù)接收人員當場確認，若有誤則直接退回。財務(wù)部商務(wù)組回單人員每天查看各系統(tǒng)的網(wǎng)上收貨信息并與ERP中的發(fā)貨記錄核對，若同單金額無誤，則在ERP中依照發(fā)貨單生成“托付代銷結(jié)算單”。收到回單后在相關(guān)賣場的網(wǎng)站上搜揀收貨信息并與回單、發(fā)貨單核對，先核對總金額，若總金額有誤，則請業(yè)務(wù)部提供原始訂單逐筆逐項核對，假如為錄單緣故應與原輸單人員確認，確系錄入錯誤，則由原錄入人員補做“托付代銷價格調(diào)整

28、單”，假如非錄入錯誤由提請業(yè)務(wù)部給出合理的解釋（7天內(nèi)無答復則上報業(yè)務(wù)副總），金額確認后由財務(wù)人員依照確認單錄入“托付代銷價格調(diào)整單”。依照原發(fā)貨單、回單、價格調(diào)整單做“托付代銷結(jié)算單”，數(shù)量為加單數(shù)量減拒收數(shù)量，單價為與客戶雙方確認的金額?；貑稳藛T打印“托付代銷結(jié)算單”并附回單、拒收差異處理書交發(fā)票人員。財務(wù)部發(fā)票人員收到回單人員信息后核對系統(tǒng)中的結(jié)算單，綜合退貨情況，依照賣場網(wǎng)上信息、賣場收貨對賬單信息、托付代銷結(jié)算單，在“托付代銷結(jié)算單”上簽字，交開票人員開票。開票人員依照發(fā)票人員提供的開票資料、信息開出增值稅發(fā)票，交發(fā)票人員，發(fā)票人員核對無誤后留下記賬聯(lián)，在原“托付代銷結(jié)算單”中錄入發(fā)

29、票號碼：廠編+發(fā)票號，審核生成增值稅發(fā)票，再審核增值稅發(fā)票，在應收治理中復核票據(jù)，再在總賬系統(tǒng)中手工編制會計憑證，發(fā)票、結(jié)算單做為憑證附件。開票人員開出的發(fā)票記賬聯(lián)交發(fā)票人員核對無誤后，登記發(fā)票追蹤表，通知業(yè)務(wù)人員（或寄外區(qū)銷售助理、直接客戶）到財務(wù)部領(lǐng)票送票。領(lǐng)票時均登記并由領(lǐng)取人簽收，發(fā)出快遞時應登記快遞公司及快遞單號。開票人員應追蹤領(lǐng)票人員、外區(qū)業(yè)務(wù)人員及時送票并取得客戶收票回執(zhí)。并在登記表上登記取得客戶回執(zhí)的日期。開票人員應追蹤發(fā)票的交付情況，若領(lǐng)票人兩周內(nèi)未將客戶對發(fā)票的簽收記錄交回財務(wù)部，客戶一個月內(nèi)仍未收到快遞公司所寄發(fā)票，財務(wù)部即提請上級領(lǐng)導對相關(guān)責任人進行處理，專門時段時刻從

30、緊。出納在網(wǎng)上銀行查到客戶的回款記錄后第一時刻在總賬錄入銀行收款憑證，取得銀行原始單據(jù)后通知業(yè)務(wù)部門提供收款核銷單，具體應包括客戶名稱、收款日期、收款金額、會計憑證號碼以及門店、廠編等（假如有）。業(yè)務(wù)員從客戶處取得客戶付款清單（或從客戶網(wǎng)站下載）后依照出納提供的收款信息填制應收賬款核銷單，經(jīng)部門經(jīng)理確認后交財務(wù)部應收核銷人員。雙方做好簽收記錄。業(yè)務(wù)員應及時從客戶處取得付款清單及費用發(fā)票并填制相關(guān)單據(jù)交財務(wù)部門，未收到付款清單或費用發(fā)票，該回款不做為客戶資金回籠。若收款后兩周內(nèi)仍未收到付款清單或一個月仍未到費用發(fā)票，財務(wù)部將提交相關(guān)領(lǐng)導對責任人進行處理。財務(wù)部應收核銷人員收到經(jīng)業(yè)務(wù)部門經(jīng)理確認后

31、應收賬款核銷單后在應收系統(tǒng)中填制收款單并做應收賬款核銷。業(yè)務(wù)員從客戶處取得費用發(fā)票（或財務(wù)部收到后交給業(yè)務(wù)員）后依照合同、協(xié)議等審核費用，并填制應收賬款核銷單，經(jīng)部門經(jīng)理確認后交財務(wù)部應收核銷人員。雙方做好簽收記錄。財務(wù)部應收核銷人員收到經(jīng)業(yè)務(wù)部門經(jīng)理確認后核銷單后應核實費用是否在合同或協(xié)議約定的范圍內(nèi)，如無誤則在應收賬款系統(tǒng)做其他應收單-賣場費用-負單，并和對應的發(fā)票做紅票對沖，同時在總賬系統(tǒng)做費用轉(zhuǎn)賬憑證。假如超過約定范圍則退回業(yè)務(wù)部并要求做出合理的解釋經(jīng)經(jīng)營副總確認后再上報總經(jīng)理核準后入賬。銷售退貨業(yè)務(wù)：（一）、常規(guī)銷售退貨業(yè)務(wù)處理：業(yè)務(wù)部門收到客戶退貨申請單，審核：是否能夠退貨，退貨單

32、品單價是否異常，審核完畢登記后交物流部接單人員；物流部依照退貨申請單安排到客戶處處理退貨，退貨拉回公司后完成入庫和入帳 (1).實際退貨和客戶退單有數(shù)量差異，假如退貨數(shù)量大于客戶退單數(shù)量，倉庫依照實際品項數(shù)量入庫，多余品項數(shù)量在ERP中單獨錄入“托付代銷退貨單”，倉庫選擇“待查倉”，表示有多退物資入庫，客戶選擇負責退貨的物流公司，假如無法對應物流公司則在ERP中錄入“其他入庫單”，作為盤盈入庫處理； (2).實際退貨數(shù)量小于客戶退單數(shù)量，倉庫依照實際品項數(shù)量入庫，ERP中依照客戶退單錄入“托付代銷退貨單”，其中缺少品項的數(shù)量在單據(jù)錄入時倉庫選擇“待查倉”，同時在ERP中錄入“托付代銷發(fā)貨單”，

33、倉庫選擇“待查倉”，客戶選擇負責退貨的物流公司，假如無法對應物流公司(即缺少數(shù)量是物流公司聯(lián)系過我司，征得我司同意退回的)，則在ERP中錄入“其他出庫單”，作為盤虧出庫或損失出庫處理；倉庫完成入庫和入帳后，將客戶退貨單連同倉庫退貨入庫單交到財務(wù)簽收；財務(wù)與客戶核對退貨數(shù)量和金額 (1).數(shù)量或品項無法對應，倉庫也未進行任何處理的，單據(jù)退還倉庫； (2).退貨單品單價無法對應，客戶退貨單品單價低于ERP系統(tǒng)單價，以客戶價格為準，價格差異在ERP中錄入“價格調(diào)整單”進行調(diào)整 (3).退貨單品單價無法對應，客戶退貨單品單價高于ERP系統(tǒng)單價，數(shù)據(jù)提交給責任業(yè)務(wù)人員處理；財務(wù)開具發(fā)票，處理退貨帳務(wù)（二

34、）、異常銷售退貨業(yè)務(wù)處理：發(fā)生賣場強退時或者無單要求退貨時，物流部應即時與業(yè)務(wù)溝通，得到業(yè)務(wù)的同意時方可執(zhí)行退貨作業(yè)，業(yè)務(wù)未給予明確答復，物流部不得接收退貨；退貨入庫時，要求業(yè)務(wù)補相關(guān)退貨申請，方可做ERP錄入及實物入庫處理；（三）、專門銷售退貨業(yè)務(wù)處理關(guān)于自客戶公布退貨日期起計算，到30天后仍然沒有從ERP中查詢到數(shù)據(jù)，財務(wù)部將此部分數(shù)據(jù)在ERP中錄入“托付代銷退貨單“(退貨確認)，倉庫選擇“逾期退貨倉”；(此倉庫為虛擬倉庫，只設(shè)置財務(wù)部操作，其他部門無操作權(quán)限)每日（周）將差異倉數(shù)據(jù)提供給物流部和業(yè)務(wù)部； 由物流部和業(yè)務(wù)部負責追查退貨，物資追回填寫入庫單交財務(wù)沖帳；物流部依照物資狀況（正品

35、，廢品）在ERP各正常倉庫中錄入“托付代銷退貨單“，財務(wù)部則在“逾期退貨倉“中錄入“托付代銷發(fā)貨單“以沖銷原退貨單自退貨錄入ERP逾期退貨倉后60天，依舊沒有追回物資，則做為盤虧確認； 在ERP進行過盤虧帳務(wù)處理之后(即自客戶公布退貨日期至少60天之后)假如收到對應的退貨單據(jù)和實物，則在ERP中先錄入其他出庫單-盤虧出庫紅字單據(jù)用以沖銷原來單據(jù)；關(guān)于無法獲知退貨明細單品的客戶如家樂福，沃爾瑪?shù)龋珽RP退貨錄入時統(tǒng)一錄入商品一批，存貨編碼為00001；在ERP進行過盤虧帳務(wù)處理之后假如收到對應的退貨單據(jù)和實物，則在ERP中先錄入其他出庫單-盤虧出庫紅字單據(jù)-商品一批，再錄入托付代銷發(fā)貨單-商品一

36、批，最后錄入托付代銷退貨單-正常單品明細財務(wù)物流作業(yè)圖2.差異整理1.核對回單3.單據(jù)交財務(wù)簽收物流部：2.差異整理1.核對回單3.單據(jù)交財務(wù)簽收4.追查差異物資6.與財務(wù)對帳5.差異核銷處理4.追查差異物資6.與財務(wù)對帳5.差異核銷處理3.提供給物流數(shù)據(jù)2.錄入ERP帳1.簽收差異回單財務(wù)部3.提供給物流數(shù)據(jù)2.錄入ERP帳1.簽收差異回單5.與物流對帳4.差異核銷處理5.與物流對帳4.差異核銷處理 對表中部分項目的講明：第3點.物流交給財務(wù)差異回單的格式（至少有以下項目）門店名稱發(fā)貨單號發(fā)貨日期發(fā)貨數(shù)量發(fā)貨金額回單日期回單數(shù)量回單金額差異數(shù)量差異金額差異緣故責任物流公司責任人可能處理日期第

37、5點.差異核銷處理：物流部在追回物資或者有相關(guān)的差異處理方案后，在核銷時候必須提供給財務(wù)有效的原始單據(jù)（入庫單，理賠單等），單上必須注明原發(fā)貨單號。采購業(yè)務(wù)：市場部依照業(yè)務(wù)部門的要貨打算聯(lián)系供應商，編制采購合同按合同審批權(quán)限審批并蓋印后通知供應商備貨，并在ERP采購系統(tǒng)中錄入請購單，核對無誤后審核。市場部依照供應商備貨打算在ERP采購系統(tǒng)中依照原請購單生成采購訂單，核對無誤后審核。在采購合同上注明請購單、采購訂單編號。市場部依照采購合同申請付款，填寫請購單（請購單上注明請購單號、采購訂單號，貨到付款及月結(jié)付款的需注明采購入庫單號），附合同、增值稅發(fā)票，經(jīng)市場部經(jīng)理確認后交財務(wù)部。財務(wù)部審核請款

38、單并按審批權(quán)限提交相關(guān)領(lǐng)導后，依照資金狀況安排付款。若無法 付款應告知市場部。（市場部每月底應提交次月的用款打算）供應商應提供發(fā)送貨通知單給對應倉庫，倉庫收到后與對應的采購訂單核對，若不在采購訂單范圍內(nèi)應與供應商核對。倉庫收到供應商送貨后依照原發(fā)貨通知單核對，多貨、串品應通知市場部確定是否收貨，假如收貨由市場部在ERP采購系統(tǒng)中補做采購訂單。物資入庫后在ERP中依照采購訂單按實收品項、數(shù)量生成采購入庫單，并打印三聯(lián)單，倉庫主管及送貨司機簽字后第三聯(lián)交司機做為收貨簽收單，第二聯(lián)物流單據(jù)組留存，第一聯(lián)連同供應商送貨單交財務(wù)部。雙方做好簽收記錄。財務(wù)部應付會計收到采購入庫單及供應商送貨通知單后在ER

39、P中檢查：單據(jù)的簽字是否齊全、采購入庫單是否是依照采購訂單生成、品項數(shù)量是否正確、數(shù)量單價金額的勾稽關(guān)系是否正確。若有誤，返回物流單據(jù)組修正直至無誤（數(shù)量單價金額的勾稽關(guān)系不正確應告知物流單據(jù)組修改），無誤則把收貨日期、品項、數(shù)量、金額、入庫單號等信息告知供應商財務(wù)部及市場部并催收采購發(fā)票。供應商增值稅發(fā)票備注欄注明我方的采購入庫單號，發(fā)票由市場部接收。市場部收到供應商增值稅發(fā)票后應檢查發(fā)票信息是否正確（要緊為我方開票信息、品項、數(shù)量、單價、金額、備注欄信息、密碼區(qū)發(fā)票號是否與發(fā)票號碼一致等），若有誤則退回供應商要求開出正確的發(fā)票，無誤則交財務(wù)應付會計。雙方做好簽收記錄。增值稅發(fā)票不得污染、折

40、疊，應保證清晰、清潔。否則財務(wù)有權(quán)拒收并要求供應商重新開具。應付會計收到采購發(fā)票后在ERP采購系統(tǒng)中依照采購入庫單生成采購發(fā)票，并進行結(jié)算，在應付系統(tǒng)中審核票據(jù)。依照本月銷項稅情況及稅票的有效期限確認總賬系統(tǒng)有入賬時刻。付款要求見上述第3、4條。采購付款由出納執(zhí)行后通知市場部，并在總賬中做付款憑證，打印附附件后交應付會計。應付會計審核付款憑證，在應付系統(tǒng)中錄入付款單并進行核銷。調(diào)撥業(yè)務(wù)：為節(jié)約運費，調(diào)撥業(yè)務(wù)應盡量減少，各業(yè)務(wù)部門應盡可能準確地編制備貨打算。業(yè)務(wù)部門依照銷售打算及本地倉庫實際庫存可向物流部申請物資調(diào)撥，填寫調(diào)撥申請單，經(jīng)業(yè)務(wù)經(jīng)理確認后提交物流部；物流部收到調(diào)撥申請后查看各倉庫庫存

41、情況，綜合考慮運輸成本等因素，在調(diào)撥申請上注明調(diào)出倉庫的建議、可能運費，返回申請部門；審批：申請部門與調(diào)出地業(yè)務(wù)經(jīng)理協(xié)商確認，同意后調(diào)出地業(yè)務(wù)經(jīng)理簽字確認后交物流部；若調(diào)出地業(yè)務(wù)經(jīng)理不同意，則原則不不予調(diào)撥。若確因業(yè)務(wù)需要，申請部門可提請經(jīng)營副總、總經(jīng)理協(xié)調(diào)。經(jīng)營副總、總經(jīng)理強制調(diào)撥應由副總、總經(jīng)理簽字確認；物流部收到簽字完備的調(diào)撥申請后由調(diào)出地單據(jù)錄入人員在ERP庫存系統(tǒng)中錄入調(diào)撥單，轉(zhuǎn)入部門和轉(zhuǎn)出部門分不錄入兩地的物流部（比如上海倉調(diào)到北京倉，應選上海物流轉(zhuǎn)出，北京物流轉(zhuǎn)出），入庫類不和出庫類不分不錄入“調(diào)撥入庫”、“調(diào)撥出庫”（必須也只能選此兩項），表體中單價、金額不必錄入，并在調(diào)撥申請

42、單右上角寫明調(diào)撥單號。核對無誤后審核自動生成一張其他出庫單和一張其他入庫單。打印其他出庫單兩聯(lián)單交倉庫人員。倉庫人員接到其他出庫單-調(diào)撥出庫單后組織配貨，并在其他出庫單上簽字確認。交物流單據(jù)組。物流單據(jù)組核對ERP中的其他出庫單，若品項或數(shù)量錯誤應退回重配，直至實際配貨與ERP中一致。無誤后審核。打印原調(diào)撥單對應的其他入庫單-調(diào)撥入庫三聯(lián)單，并倉庫人員預備發(fā)貨。若因?qū)嶋H庫存不足，則應告知申請調(diào)撥部門，同時立即盤點該品項并進行收發(fā)流水的核對直至查出賬實差異緣故并提交書面的盤點報告及處理建議，經(jīng)上級領(lǐng)導批準后進行賬務(wù)調(diào)整。（若有處理責任人，應收責任人簽字后將處罰單交人力資源部備案，在最近的發(fā)薪時扣除）倉庫人員將物資交物流公司時雙方在其他入庫單-調(diào)撥單上簽字確認，第一、二聯(lián)由司機隨貨同行，第三聯(lián)交回物流單據(jù)組。物流單據(jù)組將調(diào)撥信息郵件給收貨倉倉庫主管，收貨倉倉庫主管安排收貨預備。收貨倉倉庫收到所調(diào)撥的物資后憑司機所帶的其他入庫單-調(diào)撥入庫單收貨并驗收，若無誤，則在兩聯(lián)單據(jù)上簽字確認，第一聯(lián)交司機帶回，第二聯(lián)由收貨倉所在地單據(jù)員。若有誤，則與調(diào)出地倉庫物流主管協(xié)商并當場開出處理書（必須注明其他入庫單單號），經(jīng)物流總監(jiān)批準后由司機簽字確認，一式兩份，當?shù)亓粢环?，交司機一份，做為索賠或扣除運費的依據(jù)。處理書一同交當?shù)貑螕?jù)組。破損品項可由司機帶走，但必須按正常品的標準含稅售價賠償。