公司質(zhì)量和環(huán)境管理體系文件控制程序

1、公司質(zhì)量和環(huán)境管理體系文件控制程序1 目的對公司質(zhì)量和環(huán)境管理體系所要求的文件化信息進行控制，確保各相關場所使用的文件均為有效版本。2 范圍適用于對質(zhì)量和環(huán)境管理體系所要求的文件化信息進行控制。3 職責3.1 總經(jīng)理負責批準發(fā)布管理手冊、程序文件。3.2 管理者代表負責審核管理手冊、程序文件。3.3 各部門負責相關文件化信息的編制、使用和保管。3.4 綜合管理部負責管理體系文件、行政管理文件及外來文件的管理和控制。3.5 各部門負責本部門與管理體系有關的文件的管理。4 程序4.1 文件分類及保管4.1.1文件分類公司管理體系文件分為三個層次： 第一層次文件：管理手冊第二層次文件：程序文件第三層

2、次文件：管理文件、技術文件、企業(yè)標準、外來文件（法律法規(guī)、標準等）、記錄。4.1.2文件保管4.1.2.1 管理手冊、程序文件、法律法規(guī)、標準原件，由綜合管理部備案保存。4.1.2.2管理文件、技術文件、記錄由各相關部門自行保存并報綜合管理部備案存檔。4.2 文件的編號 文件的編號按下列規(guī)則要求執(zhí)行 a）管理手冊公司名稱代號/管理手冊代號+序列號發(fā)布年號。如：XDLZ/QE-2017表示公司2017年發(fā)布的質(zhì)量和環(huán)境管理手冊。b）程序文件公司名稱代號/程序文件代號+序列號發(fā)布年號。如：XDLZ/GP01-2017表示公司2017年發(fā)布的序號為01的程序文件。c）管理文件、技術文件公司名稱代號/

3、管理文件代號+序列號發(fā)布年號。如：XDLZ/GN01-2017表示公司2017年發(fā)布的序號為01的程序文件。d）記錄QR序列號如：QR-001表示為公司的序號為001的記錄。e）企業(yè)標準按國家相關部門給予的編號。f）外來文件與質(zhì)量和環(huán)境管理體系相關的外來文件（如：法律法規(guī)、標準等）采用原編號。4.3 文件的編審4.3.1文件發(fā)布前應得到批準，以確保文件是適宜的。4.3.2管理手冊、程序文件由管理者代表負責組織編寫，由管理者代表審核，經(jīng)總經(jīng)理批準后發(fā)布，綜合管理部負責發(fā)放、登記。4.3.3第三層次文件由各歸口管理部門負責編寫，管理者代表審核，經(jīng)總經(jīng)理批準后發(fā)布，綜合管理部負責發(fā)放、登記。4.3.

4、4文件的發(fā)放、回收由綜合管理部填寫文件發(fā)放、回收記錄。應確保文件使用的各場所都應得到適用文件的有效版本。4.4 文件的受控狀態(tài)4.4.1文件分為：“受控”和“非受控”兩大類。4.4.2凡是與管理體系運行緊密相關的文件應為受控文件，對這些文件的編制、審核、批準、發(fā)放、使用、更改、再次批準、標識、回收及作廢等均應受到控制，由各主管部門按規(guī)定執(zhí)行。4.4.3所有受控文件必須在該文件封面加蓋表明其受控狀態(tài)的印章，并注明分發(fā)號。4.5 文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)的控制4.5.1發(fā)生以下情況時,文件應進行評審、更新并再次批準:a）政府主管部門頒布新的相關法律法規(guī)或其他要求,或重要法律法規(guī)發(fā)生變更時；b）公司

5、擴建或業(yè)務范圍、服務發(fā)生較大變化時；c）發(fā)生重大產(chǎn)品質(zhì)量事故和重大環(huán)境污染事故時；d）體系轉(zhuǎn)版時。4.5.2管理手冊、程序文件的更改由綜合管理部組織進行，填寫文件更改申請，經(jīng)管理者代表審核，報總經(jīng)理批準后實施更改。綜合管理部應保留文件更改內(nèi)容的記錄。4.5.3其他文件的更改由各相應主管部門填寫文件更改申請，經(jīng)原審批部門審批，再由各相應部門指定人員進行更改、發(fā)放、處理。如果指定其他部門審批時，該部門應獲得審批所需依據(jù)的有關背景資料。4.5.4文件更改可采用“劃改”，即用細實線劃去被修改的內(nèi)容，在適當位置做出修改。修改面較大時，應換頁。4.5.5對管理手冊、程序文件及第三層次文件的修訂狀態(tài),須在相

6、應標題欄 “版次”中作出標識，并填寫相應的修改記錄，必要時應保留修改前后的對照原稿。4.5.6所有被修改的原文件須由相應主管部門收回，以確保有效文件的唯一性。4.5.7文件修改篇幅很大(超過半數(shù))或需換版時應重新編印，更換版號。4.6 文件的領用4.6.1發(fā)放范圍外，因工作需要領用文件應經(jīng)主管部門負責人批準。發(fā)文部門應填寫文件發(fā)放、回收記錄。4.6.2因破損而重新領用的新文件，分發(fā)號不變，并收回相應舊文件。4.6.3丟失補發(fā)的文件，應給予新的分發(fā)號，已丟失的文件的分發(fā)號失效.4.6.4發(fā)文部門做好相應發(fā)放簽收記錄。4.7 文件的保存、作廢4.7.1 文件的保存4.7.1.1文件必須分類存放在干

7、燥、通風、安全的地方。4.7.1.2各部門文件由本部門負責人保管并建立受控文件清單。綜合管理部每季度對各部門文件保管情況進行檢查。4.7.1.3任何人不得在受控文件上亂涂亂改，確保文件清晰、易于識別和檢索。4.7.2 文件的作廢與銷毀4.7.2.1所有失效或作廢文件由相關部門及時從所有發(fā)放或使用場所撤出，加蓋“作廢”印章，防止作廢文件的非預期使用。4.7.2.2如因法律法規(guī)或其他原因需保留的任何已作廢的文件，都應在文件封面加蓋“作廢保留”印章。4.7.2.3對要銷毀的作廢文件，由相關部門填寫文件銷毀記錄，經(jīng)管理者代一表（食品安全小組組長）批準后，由綜合管理部授權相關部門銷毀。4.7.3 文件的

8、借閱、復制 借閱、復制文件者應填寫文件借閱、復制記錄，由管理者代表或相關部門負責人審批后向資料管理人員借閱、復制。復制的受控文件必須由資料管理人員登記編號，并加蓋“受控”印章。4.8 外來文件的控制4.8.1 收到外來文件的部門，需識別其適用性，并控制分發(fā)以確保其有效。4.8.2 相關法律法規(guī)及其他要求（條例、制度、標準等）的收集、識別、確認、分發(fā)，執(zhí)行合規(guī)義務的確定控制程序的規(guī)定。4.9 為保證文件的適宜性，綜合管理部應根據(jù)需要及時組織對現(xiàn)有管理體系文件進行評審，各部門結(jié)合平時使用情況進行適時評審，必要時予以修改，執(zhí)行4.5條款規(guī)定。4.10 對承載媒體不是紙張的文件的控制，也應參照上述規(guī)定

9、執(zhí)行。4.10.1以計算機磁盤為載體的文件也應遵循本程序的要求進行控制。綜合管理部負責編制電子文檔管理辦法。4.10.2 在計算機網(wǎng)絡中設置文件審批程序，使文件在網(wǎng)上發(fā)布前得到審批。4.10.3在網(wǎng)絡中設置閱讀權限。4.10.4 定期備份存檔。4.11記錄的管理4.11.1 記錄的標識、編號綜合管理部負責對各種記錄的編號標識作出規(guī)定，以便于識別與檢索。4.11.2 記錄填寫4.11.2.1 記錄填寫要準確、及時、內(nèi)容完整、字跡清晰，不得隨意涂改。如因某種原因不能填寫的欄目，應能說明理由，并將該欄目用斜杠劃去。簽名欄應簽全名，不允許空白、代簽。4.11.2.2 如因筆誤或計算錯誤要修改原數(shù)據(jù)，不

10、能采取涂改的方式，而應采用“劃改”，用細實線劃去原數(shù)據(jù)，在其上方寫上更改后的數(shù)據(jù)，并簽上更改人的姓名及更改日期。4.11.3 記錄的保存、保護4.11.3.1 已填寫的記錄由各部門分類整理，存放于通風、干燥、安全的地方，按記錄清單中規(guī)定的保存期保存。4.11.3.2 綜合管理部負責編制記錄清單（附備案的記錄格式樣本），將所有與質(zhì)量和環(huán)境管理體系運行有關的記錄匯總，包括名稱、編號、保存期等內(nèi)容。各部門負責保存本部門的記錄表格樣本。4.11.3.3 綜合管理部每季度檢查一次各部門記錄的填寫、保管情況。4.11.4 記錄的規(guī)整保存、借閱和復制各部門應定期分類規(guī)整已填寫的記錄。保存的記錄應便于檢索，借閱或復制須經(jīng)相關部門負責人批準，填寫文件借閱、復制記錄。4.11.5 記錄的銷毀處理對超過保存期的記錄，或因其他特殊情況需要銷毀時，由主管部門填寫