（中職）商務文書寫作第二章課件

1、YCF正版可修改PPT（中職）商務文書寫作第二章ppt課件公文寫作基礎(chǔ)知識第一節(jié)公文寫作的特點與功能第二節(jié)公文寫作要素與要求第三節(jié)公文的文體特征第四節(jié)公文寫作的基本步驟2公文寫作的特點與功能01/一、公文寫作的基本特點(一)從寫作目的來看,可謂“受領(lǐng)導之命,代機關(guān)立言”(二)從參與人員來看,可謂“集思廣益,群體行動”(三)從接收對象來看,可謂“有特定讀者對象,內(nèi)容針對性強”(四)從反映內(nèi)容來看,可謂“事關(guān)公務活動,方針政策性強”(五)從時間要求來看,可謂“刻不容緩,時效性強”(六)從表現(xiàn)形式來看,可謂“講究格式規(guī)范,不求標新立異”二、公文寫作的重要功能4123(一)輔助領(lǐng)導決策(三)展示機關(guān)形

2、象(四)提高工作效率(二)實現(xiàn)信息溝通公文寫作要素與要求02/一、公文主旨及基本要求(一)公文主旨的特點1.主旨的形成過程比較單純,醞釀時間短2.主旨大都包含行文目的和中心思想兩部分內(nèi)容3.主旨由領(lǐng)導活動和管理工作的實際需要“呼喚”而成(二)公文主旨的表現(xiàn)形式第一,利用公文標題表現(xiàn)主旨,即在標題的事由部分表明主旨。這是表現(xiàn)公文主旨的基本形式。第二,利用公文首尾表現(xiàn)主旨,即采用起筆入題的表現(xiàn)手法,在公文開頭處就明確亮出主旨,或者在公文結(jié)尾處歸納公文主旨。這是表現(xiàn)公文主旨的常用方式。第三,利用公文層次或段落的開頭從不同側(cè)面表達主旨,這也是表現(xiàn)公文主旨的重要方式。一、公文主旨及基本要求512345.

3、主旨必須符合領(lǐng)導意圖2.主旨必須客觀務實1.主旨必須正確無誤4.主旨必須鮮明突出3.主旨必須單純集中(三)公文主旨的要求二、公文材料及其基本要求(一) 收集材料的方式1.平時積累 平時積累是指在日常工作和生活中,即無寫作任務的時候,隨時隨地收集有用材料。2.臨時調(diào)查 臨時調(diào)查即有目的的調(diào)查,是指圍繞著一項寫作任務所進行的各種形式的調(diào)查活動。(二)收集材料的要求收集材料的總體要求是“韓信點兵,多多益善”。這里的“多”不僅是數(shù)量要求,更要求做到材料類別豐富多彩。怎樣叫作材料類別豐富多彩呢?就是要根據(jù)實際需要,有意識地收集具有互相聯(lián)系的多種形式的材料。三、商務文書的格式(三)選擇材料的要求選擇材料的

4、總體要求是一個“嚴”字。就是要根據(jù)行文目的和發(fā)文要求,從嚴掌握,認真篩選,寧缺毋濫,絕對不能用陳舊、蕪雜、凌亂的材料堆砌公文。1.材料要真實可靠2.材料要有典型意義3.材料要新鮮生動(四)使用材料的要求1.用材要精當2.用材要核實3.用材要分析4.用材要有序5.用材要多樣化公文的文體特征03/一、公文具有應用文的一般特點01明確的目的性03格式的規(guī)范性02絕對的真實性04應用的廣泛性二、公文表達方式的特點及應用要求1.在敘述事件時應要素齊全2.在敘述程度上以概述為主3.在敘述線索上以順敘為主(一)敘述方式及其在公文中的運用要求(二)說明方式及其在公文中的運用要求1.舉例說明方法2.定義說明方法

5、3.分類說明方法4.引用說明方法5.比較說明方法二、公文表達方式的特點及應用要求(三)議論方式及其在公文中的運用要求(1)議論方式處于從屬地位。(2)議論方式重在就事論理。(3)議論方式切忌主觀武斷。1.議論方式的特點2.常用的論證方法(1)舉例論證法。(2)對比論證法。(3)因果論證法。公文寫作的基本步驟04/一、接受任務,明確公文主題公文是按照本單位領(lǐng)導授意,由辦公人員撰擬而成的。因此,接受任務后,明確領(lǐng)導意圖以及公文主題是公文起草過程的起點。首先,要深刻領(lǐng)會本領(lǐng)導的發(fā)文意圖,即下達任務的精神實質(zhì)是什么?目的何在?要求如何?領(lǐng)導下達任務的精神實質(zhì)就是文章的中心思想。行文目的就是發(fā)文機關(guān)或機

6、關(guān)領(lǐng)導人試圖通過發(fā)文要實現(xiàn)的結(jié)果。行文要求是指為了實現(xiàn)行文目的,向受文者提出的希望閱讀、辦理、執(zhí)行、答復等方面的具體愿望。其次,要規(guī)范使用文種。文種即公文名稱,具有概括表明公文性能和發(fā)文機關(guān)職權(quán)范圍,并體現(xiàn)行文目的與要求的功能。對此必須正確選擇,避免用錯文種。胸有成竹,意在筆先,是高質(zhì)量完成擬稿任務的重要保障。二、圍繞主題,廣泛收集資料(1)收集資料必須考慮表達主題的要求,要圍繞主題收集真實、準確、新鮮、典型的能反映事物本質(zhì)特征的資料。(2)要明確收集資料的途徑和方法。三、總體構(gòu)思,擬訂寫作提綱(1)確定公文內(nèi)容的組成情況。(2)確定公文正文的表達順序。(3)安排公文的首尾和銜接與過渡,解決公

7、文開頭、結(jié)尾和各層次之間有序表達的問題。(4)將上述設(shè)計成果固化為文章的寫作提綱,為下一步工作奠定直接的基礎(chǔ)。四、落筆撰文,從事草稿寫作(1)增強時效觀念。要在做好前幾項工作后抓緊辦理,按時結(jié)稿;否則,就會影響領(lǐng)導工作的正常開展。(2)做好會商工作。公文內(nèi)容涉及其他單位或部門的職權(quán)范圍時,要積極會商,征得相關(guān)部門的同意或配合,以免政出多門,政策“打架”,使受文單位無所適從。(3)講究材料與觀點和諧統(tǒng)一。嚴格掌握用材標準,材料要支持觀點,觀點要統(tǒng)帥材料,切莫出現(xiàn)材料與觀點“兩張皮”或相互矛盾的情況。(4)注重文面規(guī)范和字跡、用紙要求。使用規(guī)范的發(fā)文稿紙,準確填寫稿紙首頁的有關(guān)項目;手工起草,要講

8、究書寫工整清晰,標點規(guī)范完整,以便打印、校核文稿;利用計算機起草文稿,要注意符合有關(guān)技術(shù)標準的要求,使文面規(guī)范,整齊劃一;要符合公文字跡材料與用紙的規(guī)定,以便妥善保存文稿。五、加工潤色,完成修改審核(一)明確文稿修改的基本范圍1.文稿內(nèi)容方面的修改(1)檢查主題質(zhì)量情況。(2)檢查觀點表達情況。(3)檢查材料應用情況。2.文稿形式方面的修改(1)看文稿結(jié)構(gòu)是否完整、嚴密、合理,重點是否突出;層次是否清楚,過渡轉(zhuǎn)折是否自然。(2)看語言表達是否準確、簡練、順暢,語氣是否得體;是否符合語法規(guī)范;作為“無聲語言”的標點符號是否正確、規(guī)范、恰當?shù)取?二)掌握文稿修改的基本方法(1)采用擬稿人讀改法。即公文起草人員將完整的公文草稿仔細閱讀幾遍,利用人們的語感修改公文文稿,對不夠流暢之處和其他問題給予糾正。(2)由領(lǐng)導人指定他人修改。一般由單位辦公室主任或其他有經(jīng)驗的人員來承擔,對于擬稿人員而言,經(jīng)過他人審核后的公文草稿還要仔細學習和斟酌,不僅學習他人修改的長處與亮點,也要核查他人在修改過程中是否漏掉一些錯誤,或植入了新的錯誤。(3)運用開會機會集中討論修改。即在一定的會議上就文稿進行討論,