日常文件管理

1、學(xué)習(xí)情景1 日常文件收發(fā)、借閱、傳閱登記 學(xué)習(xí)任務(wù)1.1 文件的收發(fā)登記 某項目的資料員有若干份文件，請幫忙制作一份資料收發(fā)臺賬，并制作電子文檔進行文件的查閱檢索。 具體文件如下表：任務(wù)描述學(xué)習(xí)任務(wù)1.1 文件的收發(fā)登記2010年6月4日收到的XX工程管理處的文件，文件編號：粵建設(shè)2010022號，關(guān)于XX工程管理處檔案人員架構(gòu)設(shè)置的通知；2010年6月4日收到XX工程監(jiān)理辦的文件，文件編號：粵橋監(jiān)2010008，關(guān)于XX工程監(jiān)理辦人員架構(gòu)設(shè)置的通知；2010年7月6日收到的XX工程管理處的文件，文件編號：粵建設(shè)2010025號，關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)質(zhì)量監(jiān)督站關(guān)于第四次修改施工用表的通知；2010年7月1

2、0日收到XX工程監(jiān)理辦的文件，文件編號：粵橋監(jiān)2010010，關(guān)于XX工程監(jiān)理細(xì)則的實施；2010年10月11日收到XX設(shè)計院的文件，文件編號：s-yg-001，設(shè)計修改通知單001；2010年12月27日收到的XX工程管理處的文件，粵建設(shè)2010031號，關(guān)于規(guī)范XX工程中間計量辦法的通知；2011年3月5日收到收到XX設(shè)計院的文件，文件編號：s-yg-002，設(shè)計修改通知單002；2010年8月10日，XX項目部發(fā)放文件，文件編號：粵工程2010001，XX工程項目部成立的通知，需要發(fā)放的單位為：XX工程管理處，XX工程監(jiān)理辦，XX設(shè)計院。學(xué)習(xí)任務(wù)1.1 文件的收發(fā)登記思考討論1、該資料員

3、手頭的文件有哪幾類？分類依據(jù)是什么？2、根據(jù)文件類別的不同，需不需要在登記臺帳上反應(yīng)出來？如何反應(yīng)？學(xué)習(xí)任務(wù)1.1 文件的收發(fā)登記任務(wù)實施 根據(jù)討論結(jié)果，制定你的文件收發(fā)登記表吧！學(xué)習(xí)任務(wù)1.1 文件的收發(fā)登記成果展示收文登記表序號文件編號發(fā)文單位文件名稱收文日期備注學(xué)習(xí)任務(wù)1.1 文件的收發(fā)登記成果展示發(fā)文登記表序號文件編號文件名稱收文單位收文人簽名收文日期備注學(xué)習(xí)任務(wù)1.2 文件的借閱登記任務(wù)描述 由于工作的需要，項目經(jīng)理需要借閱XX工程施工組織設(shè)計，借閱時間為2011年1月5日，歸還時間為2011年1月12日，請幫忙制作一份資料借閱登記表。思考討論1、在文件借閱的過程中，需要明確哪些方面

4、的因素？學(xué)習(xí)任務(wù)1.2 文件的借閱登記任務(wù)實施 根據(jù)討論結(jié)果，制定你的文件借閱登記表吧！學(xué)習(xí)任務(wù)1.2 文件的借閱登記學(xué)習(xí)任務(wù)1.2 文件的借閱登記成果展示文件借閱登記表序號文件編號文件名稱借閱人簽名借閱日期歸還人簽名歸還日期學(xué)習(xí)任務(wù)1.3 文件的傳閱登記任務(wù)描述 資料員收到一份XX工程管理處的文件，粵建設(shè)2010031號，關(guān)于規(guī)范XX工程中間計量辦法的通知，根據(jù)工程部領(lǐng)導(dǎo)要求，該文件需要傳閱給項目經(jīng)理，技術(shù)主管，工程部經(jīng)理，計量工程師，請幫忙制作一份文件傳閱登記記錄。思考討論2、為了防止文件傳閱不到位而引起的工作糾紛，在文件傳閱的時候需不需要設(shè)置傳閱人簽名欄？學(xué)習(xí)任務(wù)1.3 文件的傳閱登記1、在文件傳閱的過程中，需要明確哪些方面的因素？任務(wù)實施 根據(jù)討論結(jié)果，制定你的文件傳閱登記表吧！學(xué)習(xí)任務(wù)1.3 文件的傳閱登記任務(wù)實施學(xué)習(xí)任務(wù)1.3 文件的傳閱登記成果展示文件傳閱登記表序號文件編號發(fā)文單位文件名稱傳閱人簽名傳閱時間備注小結(jié)工程資料收發(fā)登記。無論是收回文件，還是發(fā)放文件，資料員應(yīng)對這些文件進行逐件登記，以便于管理。工程資料借閱登記。工程資料整理歸檔完畢后，由于工作的需要，單位領(lǐng)導(dǎo)或工作人員經(jīng)常需要借閱某件文件資料，資料員應(yīng)建立登記制度，詳細(xì)列出借閱文件的時間、借閱人、借閱目的以及歸還時間