信件收發(fā)管理制度(4篇)

1、Word - 11 -信件收發(fā)管理制度(4篇)【第1篇】報刊信件收發(fā)管理程序制度 報刊信件收發(fā)管理程序 1.目的 對郵件、報刊收發(fā)實施掌握,確保客戶準時收到郵件報刊。 2.適用范圍 適用于郵件和報刊的收發(fā)。 3.引用文件 3.1質量手冊第4.7、4.9、4.10、4.12、4.13章。 3.2iso9002標準4.7、4.9、4.10、4.12、4.13章。 4.職責 4.1保安部報刊收發(fā)員負責大廈內郵件和報刊的收發(fā)。 4.2保安部經理負責處理投訴及與郵電部門聯(lián)系有關事宜。 5.工作程序 5.1客戶辦理信箱使用申請手續(xù) 5.1.1客戶需要使用本大廈內的信箱時,到物管部辦理申請,物管部通知財務室

2、收取費用。 5.1.2物管部憑財務收費票據(jù),填寫國企大廈室內修理托付單,通知工程部裝配信箱鎖;安裝完成后,物管部通知客戶領取信箱鎖匙。 5.1.3在使用信箱期間,信箱和鎖匙由客戶自行保管,鎖匙損壞或遺失的,由保安部向工程部出單修理更換,客戶按規(guī)定的標準到財務室交納修理費用。 5.2客戶辦理報刊登記手續(xù) 5.2.1每年十月份,物管部需在告示牌內通知客戶到郵電局辦理下一年度的報刊預訂手續(xù)。 5.2.2客戶需要供應收發(fā)報刊服務時,憑報刊訂閱收據(jù)的復印件到收發(fā)室辦理登記手續(xù),由收發(fā)員在報刊訂閱登記表中登記報刊名稱、起止日期、聯(lián)系電話,并且保留收據(jù)復印件,以便利今后查詢。 5.3 收發(fā)過程 5.3.1對

3、于投遞員送來的郵政快件、匯款單、掛號信、電報、包裹等特別郵件,收發(fā)員需要在郵電部門的簽收單上簽字或蓋章,并登記在郵件收發(fā)登記表中,當日送于客戶。 5.3.2平信、報刊由收發(fā)員當天發(fā)放到客戶信箱。 5.3.3對于掛號信、包裹、匯款單、電報等有價郵件,假如超過二十天無人領取,大廈收發(fā)員通過投遞員退回郵電局,投遞員在郵件收發(fā)登記表上簽字。 5.4接到客戶投訴后,保安部經理馬上調查清晰投訴的緣由并在當日給客戶答復解決問題的方法。由于收發(fā)員的責任以致客戶這些郵件丟失或給人冒領,造成收件人損失的,責令收發(fā)員準時向客戶賠禮或賠償,并幫助客戶追查遺失郵件。由于郵電局投遞方面的責任,由保安部經理與郵電局聯(lián)系協(xié)商

4、解決,記錄在客戶投訴登記表中。 6.質量記錄及支持文件 6.1 郵件收發(fā)登記表 6.2報刊訂閱登記表 6.3客戶投訴登記表 6.4國企大廈室內修理托付單 郵件收發(fā)登記表 序號 日期 樓層 房號 姓名 郵件 名稱 編號 簽收 備 注 【第2篇】辦公大廈信件收發(fā)管理管理手冊 辦公大廈管理手冊:信件收發(fā)管理 1一般信件投送規(guī)定 a.規(guī)定適用于工作在*國際中心內客戶信件的日常投送; b.由政府郵政部門投送到*國際中心的信件一律由前臺人員接收; c.任何投遞給客戶的信件,任何人不得私自拆看、私藏或銷毀; d.收到的信件由每日信件發(fā)送人員負責信件的分揀及投送; e.分揀人員應先認真核對收件人的公司名稱及單

5、元號,再檢查該名客戶是否對郵件有特別的要求(如放前臺等);在信件上用鉛筆標注清晰單元號;應再檢查一遍信封上的公司名稱及單元號與當前在該單元的名稱相符,之后再按客戶的單元進行投送; f.如有單元號,但公司名稱標注不清晰,可通過檢查客戶檔案來確認,如仍不能確認,可以通過電話方式與客戶聯(lián)系,或通過其他相關部門進行確認,如市場租賃部人員等; g.如已確認不是投送到*國際中心內客戶的信件,可在信件上貼上退信條并標注退字,加蓋*國際中心郵件收發(fā)章后,在其次天交還郵局送信人員; h.能夠確認為已退租客戶的信件,假如原客戶留有聯(lián)系方式,可以通過電話通知原客戶到*國際中心取信,如無任何聯(lián)系方式,可按本規(guī)定第g條

6、做退信處理; i.長期在*國際中心的客戶要退租時,應主動詢問客戶離開后的信件該如何投遞,通常狀況下,可請客戶留下聯(lián)系電話,當有客戶信件時,以電話方式通知客戶或客戶的托付人來前臺取信。 2郵件、報刊管理規(guī)定 為規(guī)范郵件管理,確保大廈用戶郵件數(shù)正常派發(fā),制定如下規(guī)定: a.客戶要求訂購報刊時,需到郵電部門辦理預訂報刊手續(xù)。 b.客戶憑訂閱收據(jù)的復印件到物業(yè)管理處客戶服務部辦理備案手續(xù),由客服員在報刊訂閱登記表中登記報刊名稱、公司名稱、份數(shù)等。 c.管理處設掛號郵件簽收登記簿及掛號郵件退件登記簿。 d.投遞員每天把郵件、報刊送到大廈收發(fā)臺(保安部前臺),對投遞員送來的掛號信、匯票、包裹單、電報等特別

7、郵件,投遞員會在郵電部門的簽收單上加蓋有東玖大廈收發(fā)章。郵件交接各環(huán)節(jié)中,交接雙方必需辦理交接手續(xù),派發(fā)郵件時應要求用戶簽章,以便日后有據(jù)可查。 e.對平信和國內報刊的發(fā)放,客服人員必需依據(jù)用戶供應的資料,準時精確地發(fā)放到客戶辦公處。 f.凡有業(yè)戶投訴丟失掛號郵件,經查核掛號郵件收發(fā)登記薄追究郵件下落,由最終簽名的管理人員負責。 g.對掛號信、匯票、郵包、電報等特別郵件,客服員須先把這些郵件收件日期、郵件號碼、郵件性質、收件公司等填寫到掛號信/包裹單等記錄表上,然后攜單及記錄表準時精確送達致接收人同時由該接收人在掛號信/包裹單等記錄表上簽收。 h.對已遷出本大廈的業(yè)戶,管理處供應1個月的平郵轉

8、投服務,遷離后的郵件由客服部單獨管理,每周通知業(yè)戶回大廈領取。凡屬無業(yè)戶認收的掛號郵件做為盲信退回郵局,客服員登記確認后,粘貼改退批條,交給保安部,由保安部于次日退還郵遞員簽收。 i.缺失或遲到的報刊處理:發(fā)覺報刊未按時送到或不是訂閱的報刊時,客服部負責與郵局聯(lián)系,敦促盡快補送。 j.發(fā)覺郵局送來的郵件有破損時,應在登記薄上做好記錄,并有當值主管簽字確認,客服部將此郵件受到時已破損封條粘貼在破損部位后,再派發(fā)到業(yè)戶手中。 3郵件快件、掛號信、包裹及包裹單的投送規(guī)定 a.程序適用于工作在*國際中心內公司郵政快件、掛號信、包裹及包裹單、匯款單的日常投送; b.接收到的快件由前臺人員負責,通常狀況下

9、,該人員負責日常信件的分揀及投送; c.掛號信、快件、包裹及包裹單、匯款單均為緊急物件,要在聯(lián)系到客戶的第一時間內送出;并請客戶簽收。 d.快件到達后,應由信件收發(fā)員快速確認該快件的收件人是否為*國際中心內的客戶,當確認為*國際中心內的客戶后,方可接收,否則由送件人員收回; e.全部由政府郵政部門投送到*國際中心的郵政快件(僅限于ems)、匯款單、包裹單一律由前臺 f.接收,接收時應加蓋*國際中心郵件收發(fā)章(在臨時沒有郵件收發(fā)章時,可由前臺收件人員簽收); g.對于dhl、fd*、ups等非國家郵政部門的速遞郵件,應由前臺人員幫助送信人員聯(lián)系客戶后,由 h.郵政人員送至客戶手中; i.任何投遞

10、給客戶郵政的快件、掛號信、包裹及包裹單、匯款單,任何人不得私自拆看、私藏或銷毀; j.全部要客戶領取的轉交物均要求在客戶領取時進行簽收; k.對于不能當日送出的快件,應注明緣由,并于次日連續(xù)聯(lián)系客戶,直至送出為止。 l.客服主管隨時監(jiān)督信件收發(fā)人員遞送物件狀況,保證全部物件遞交的平安及精確性。 【第3篇】物業(yè)信件收發(fā)管理程序 公司程序文件 版號: a 修改號: 0 ej -qp4.15物業(yè)公司信件收發(fā)管理程序 頁碼: 1/2 1.目的: 為了準時、精確地把住戶的信件、報刊送到住戶手中,特制定本程序。 2.適用范圍: 適用于本小區(qū)住戶來往的信件傳遞和代住戶訂閱報刊服務。 3.引用文件: 3.1

11、質量手冊第4.9、4.13章 3.2 iso9002標準第4.9、4.13章 4.職責: 收發(fā)員負責每日信件、報刊的收發(fā),確保不丟失。 5.工作程序 5.1郵遞員送來的信件,要檢查有無開封信件,如有開封信件,由收發(fā)員填寫報刊、信件缺損登記表,讓郵遞員簽字證明。 5.2送到的報刊要檢查有無損壞,如有缺損,由收發(fā)員填寫報刊、信件缺損登記表讓郵遞員簽字證明。事后打電話告之郵局報刊缺損狀況,懇求補給。 5.3快件、專遞件及重要的郵件要填寫住戶信件、報刊發(fā)放登記表親自送到住戶手中,由住戶簽收。 5.4一般信件、報刊分發(fā)后將信件、報刊放入報刊存放柜中或依據(jù)住戶要求送到其樓門信箱。 5.4.1未訂報紙住戶的

12、信件,工作人員負責通知住戶領取。 5.4.2如遇地址不詳、地址不清(含外文地址)或收件人不清晰的信件。收發(fā)員應準時送到經營管理部,由物業(yè)管理員確認后再傳遞;若物業(yè)管理員也無法確認,應準時轉交經營管理部主任確認后傳送給住戶。 5.4.3若屬地址錯寫非本小區(qū)住戶的信件,經營管理部主任確認后,收發(fā)員應準時退還郵局。 5.4.4若住戶的信件、報刊一日內無人來取,收發(fā)員應準時與住戶取得聯(lián)系,讓住戶或其聯(lián)絡人知曉;二日內必需取走。 5.4.5若住戶出差,已與收發(fā)員打招呼,住戶的信件、報刊收發(fā)員應妥當收存,待住戶回來后,一并交于住戶。 5.5報刊、信件發(fā)放過程中,發(fā)生丟失狀況時,收發(fā)員應主動向收件人賠禮賠禮

13、,樂觀查找,由于失職造成的經濟損失,由副總經理打算賠償事宜。 5.6住戶訂閱報刊時,由住戶填寫代住戶訂閱單,并交納費用,收 發(fā)員將其次聯(lián)交給住戶,收發(fā)員準時到郵局為住戶訂閱。 5.7收發(fā)員訂閱報刊后,要準時填寫代住戶訂閱登記表對郵局開回的票據(jù)、找錢,必需由住戶在代住戶訂閱單存根上簽收。 5.8在收發(fā)服務過程中執(zhí)行物業(yè)管理服務規(guī)范用語和物業(yè)管理服務規(guī)范行為。 6.支持性文件與質量記錄: 6.1代住戶訂閱登記表 ej-qr-qp4.15-01 6.2代住戶訂閱單二聯(lián) ej-qr-qp4.15-02 6.3住戶信件、報刊發(fā)放登記表 ej-qr-qp4.15-03 6.4報刊信件缺損登記表 ej-qr

14、-qp4.15-04 6.5物業(yè)管理服務規(guī)范用語 ej-wi-qp8.1-02 6.6物業(yè)管理服務規(guī)范行為 ej-wi-qp8.1-01 【第4篇】物業(yè)iso9000信件收發(fā)管理程序 公 司 程 序 文 件版號: a 修改號: 0 ej -qp4.15信件收發(fā)管理 頁碼: 1/2 1.目的: 為了準時、精確地把住戶的信件、報刊送到住戶手中,特制定本程序。 2.適用范圍: 適用于本小區(qū)住戶來往的信件傳遞和代住戶訂閱報刊服務。 3.引用文件: 3.1 質量手冊第4.9、4.13章 3.2 iso9002標準第4.9、4.13章 4.職責: 收發(fā)員負責每日信件、報刊的收發(fā),確保不丟失。 5.工作程序

15、 5.1郵遞員送來的信件,要檢查有無開封信件,如有開封信件,由收發(fā)員填寫報刊、信件缺損登記表,讓郵遞員簽字證明。 5.2送到的報刊要檢查有無損壞,如有缺損,由收發(fā)員填寫報刊、信件缺損登記表讓郵遞員簽字證明。事后打電話告之郵局報刊缺損狀況,懇求補給。 5.3快件、專遞件及重要的郵件要填寫住戶信件、報刊發(fā)放登記表親自送到住戶手中,由住戶簽收。 5.4一般信件、報刊分發(fā)后將信件、報刊放入報刊存放柜中或依據(jù)住戶要求送到其樓門信箱。 5.4.1未訂報紙住戶的信件,工作人員負責通知住戶領取。 5.4.2如遇地址不詳、地址不清(含外文地址)或收件人不清晰的信件。收發(fā)員應準時送到經營管理部,由物業(yè)管理員確認后

16、再傳遞;若物業(yè)管理員也無法確認,應準時轉交經營管理部主任確認后傳送給住戶。 5.4.3若屬地址錯寫非本小區(qū)住戶的信件,經營管理部主任確認后,收發(fā)員應準時退還郵局。 5.4.4若住戶的信件、報刊一日內無人來取,收發(fā)員應準時與住戶取得聯(lián)系,讓住戶或其聯(lián)絡人知曉;二日內必需取走。 5.4.5若住戶出差,已與收發(fā)員打招呼,住戶的信件、報刊收發(fā)員應妥當收存,待住戶回來后,一并交于住戶。 5.5報刊、信件發(fā)放過程中,發(fā)生丟失狀況時,收發(fā)員應主動向收件人賠禮賠禮,樂觀查找,由于失職造成的經濟損失,由副總經理打算賠償事宜。 5.6住戶訂閱報刊時,由住戶填寫代住戶訂閱單,并交納費用,收 發(fā)員將其次聯(lián)交給住戶,收發(fā)員準時到郵局為住戶訂閱。 5.7收發(fā)員訂閱報刊后,要準時填寫代住戶訂閱登記表對