無紙化辦公會議管理系統(tǒng)采購需求

1、無紙化辦公會議管理系統(tǒng)采購需求一項目背景和意義無紙化辦公會議目前已在各大公司和機(jī)構(gòu)廣泛使用，相對傳統(tǒng)辦公會 議，其特征是是文件傳輸網(wǎng)絡(luò)化，文件顯示電子化，文件編輯智能化，文 件輸入輸出可控化，實時共享資源。無紙化辦公會議更加智能、便捷、高 效、豐富。主要優(yōu)勢如下：.高效便捷：提升與會者會議體驗，讓會議資料閱讀起來更方便， 還可以隨時添加批注、書簽、評論，這些信息可隨文檔導(dǎo)出，為會后會議 紀(jì)要整理或者分析提供支持，使得整個會議更加高效。.節(jié)能環(huán)保：傳統(tǒng)的辦公會議召開前，需要打印和復(fù)印大量文檔資 料，而無紙化辦公會議可以做到免打印、省時省力。二總體需求我司需在多個會議室使用無紙化會議系統(tǒng)，根據(jù)我司

2、實際情況，無需通 過改造會議室安裝固定席位的升降機(jī)式或折疊機(jī)式會議客戶端，而需提供 至少40個用戶授權(quán)同時通過移動終端設(shè)備（如筆記本電腦，平板電腦，手 機(jī)等）通過無線網(wǎng)絡(luò)參加會議，數(shù)據(jù)傳輸安全，快速，穩(wěn)定。會議管理系 統(tǒng)安裝在服務(wù)器端，系統(tǒng)從根本上改變傳統(tǒng)會議管理模式，構(gòu)建一個全面 的，集中的，強大的，交互的，協(xié)同的，過程化的會議管理平臺。按照一般會議的流程，會議系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)以下需求：會前管理功能：設(shè)置會議基本信息、參會者設(shè)置、編輯參會人員信息、會議流程設(shè) 置；上傳會議文件，并為文件分類定義權(quán)限；投票設(shè)置、管理會議投票； 編輯開機(jī)歡迎界面；配置會議錄制選項。會中管理功能：會議簽到、簽到管理、狀

3、態(tài)查詢；顯示參會人員的列表、顯示會議文 件；打開文檔并同步共享演示文檔、批注文檔、導(dǎo)讀、觀看同步演示，也 可共享到投影儀或大屏等設(shè)備上；參會者可以選擇同步觀看會議文件演示， 也可以在觀看的同時，自主查看其他會議資料，同步異步顯示一鍵切換； 可以把文件推送給任意參會人員、文檔資料導(dǎo)入導(dǎo)出；會議記錄、會議過 程記錄；可在電子白板上手寫演示；即時廣播信息，短消息互發(fā)、支持與 會者之間實時交流、分組討論；瀏覽Internet網(wǎng)；客戶端可導(dǎo)入本地文件 同步共享；提供會議投票功能；播放多媒體文件、大屏投放；主持功能包 括會議分組、終端控制、界面強切、投票控制等；個性化呼叫（紙、筆、 茶水等）服務(wù)。會后管理

4、功能：支持會議文件存檔、會議結(jié)論存檔、文件標(biāo)注存檔等；會議助理可在 會議結(jié)束后對保存的存檔內(nèi)容進(jìn)行管理，銷毀保密文件。三設(shè)計原則先進(jìn)性和實用性采用先進(jìn)成熟的技術(shù)，先進(jìn)的系統(tǒng)架構(gòu)體系，滿足舉行各類型的使用 要求，使系統(tǒng)在相當(dāng)一段時期內(nèi)保持技術(shù)的先進(jìn)性，并能適應(yīng)未來發(fā)展的 而要。安全可靠性系統(tǒng)具有較高的可靠性，能夠連續(xù)7X24小時不間斷工作，出現(xiàn)故障 能及時告警。以便在發(fā)生錯誤時能夠快速地恢復(fù)正常運行。在采用備份、冗余等可 靠性技術(shù)的基礎(chǔ)上，提供較強的管理機(jī)制、控制手段等技術(shù)措施，以提高 整個系統(tǒng)的安全可靠性。.易用性原則具有良好的簡體中文的操作界面、詳細(xì)的幫助信息，系統(tǒng)參數(shù)的維護(hù) 與管理通過操作

5、界面完成。標(biāo)準(zhǔn)化原則各項軟件開發(fā)工具和系統(tǒng)開發(fā)平臺符合我國國家標(biāo)準(zhǔn)、企事業(yè)單位正 式頒布的與系統(tǒng)有關(guān)的相關(guān)技術(shù)規(guī)范和要求。5 .兼容性原則滿足向下兼容的要求，軟件版本易于升級，任何一個模塊的維護(hù)和更 新以及新模塊的追加都不影響其它模塊。擴(kuò)展性強，便于后續(xù)開發(fā)。6.安全性原則對用戶認(rèn)證、授權(quán)和訪問控制，支持?jǐn)?shù)據(jù)庫存儲加密，數(shù)據(jù)交換的信 息包加密，數(shù)據(jù)傳輸通道加密。發(fā)生安全事件時，能以事件觸發(fā)的方式通 知系統(tǒng)管理員處理。7.互連性具備與多種影音、控制、會議系統(tǒng)及計算機(jī)系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)）互連互 通的特性，同時具備跨系統(tǒng)平板交互性，確保該系統(tǒng)作用可以充分發(fā)揮。四技術(shù)參數(shù)：（一）無紙化會議管理系統(tǒng)（1套

6、包含至少40個客戶端用戶授權(quán)）數(shù)量一套，與無紙化會議客戶端系統(tǒng)同一個品牌設(shè)計要求先進(jìn)實用，易用，可靠，兼容，可擴(kuò)展功能要求無紙化會議系統(tǒng)，由服務(wù)器會議管理端軟件以及客戶端軟 件組成。服務(wù)器會議管理端軟件：無紙化會議服務(wù)器會議管理端軟 件負(fù)責(zé)議程管理、資料管理、用戶管理、權(quán)限管理、會議 控制、會議統(tǒng)計功能，以及會議進(jìn)行時數(shù)據(jù)等信息的轉(zhuǎn)發(fā)。 支持功能修改升級，定制開發(fā)?？蛻舳塑浖嚎蛻舳塑浖ㄟ^加密無線網(wǎng)絡(luò)接入無紙化會 議系統(tǒng)，主要供參會人員使用，參會人員使用平板電腦進(jìn) 行會議簽到、瀏覽會議議程、查看會議材料，參加會議， 投票表決，發(fā)起會議主講/跟隨，對會議進(jìn)行圈點批注等 操作。手機(jī)，平板，筆記本

7、電腦等設(shè)備可通過授權(quán)使用客 戶端系統(tǒng)異地web訪問?？蛻舳薃pp提供windows,安 卓，ISO等主流系統(tǒng)版本。兼容性強。主要功能清單：一、 會議管理：（1）角色權(quán)限設(shè)置：創(chuàng)建會議管理員、會議主持（可以對不同的人員進(jìn)行文件下發(fā)和材料才看）、與 會者，創(chuàng)建自定義用戶組（不同的用戶組具有不 同等級的文件和會議議題權(quán)限）（2）考勤設(shè)置：實時查看、下載全體參會者簽到表（支 持移動設(shè)備手寫簽字）。（3）會議設(shè)置：創(chuàng)建會議與會議相關(guān)信息，設(shè)置是否 保密會議，正常會議自動歸檔，保密會議自動清空， 設(shè)置需要參與會議的人員（只有參會人員能夠參與會 議）（4）文件管理：批量上傳會議文件，視頻等材料、設(shè) 置與會者

8、不同閱讀權(quán)限、下載會議材料、批注材料； 可對多種文件格式進(jìn)行閱覽，包括常見格式 doc/docx/wps/xls/xlsx/ppt/pptx/pdf/html/htm 等； 支持視頻、音頻、等文件分發(fā)播放，并支持第三方軟 件打開使用。（5）投票管理：新建投票項目，設(shè)置實名、不記名投 票，單選或多選，贊成、發(fā)對、棄權(quán)，計分統(tǒng)計。（6）顯示狀態(tài)：管理員能夠查看參會人員簽到狀態(tài)和 在線狀態(tài)、會議詳情和會議議題等。二、會議通知：即時廣播多條會議通知三、會議助理：支持同步授權(quán)“允許/拒絕”和“輔助 與會者推送同步”；強制同步、投票流程管理（開始、 暫停、結(jié)束，發(fā)布結(jié)果），強制與會者簽出，處理呼叫 服務(wù)，

9、控制其它文件同步。四、文件批注：支持圈批文件、多人批注、選擇畫筆顏 色、大小，批注文件自動保存。五、同屏方式：閱讀或批注過程中，可支持向助理申請 同屏，采用觸屏跟蹤軌跡技術(shù)和觸屏軌跡仿真技術(shù)實 現(xiàn)同屏，同屏?xí)r每臺客戶端上下行總流量低于1K/秒。六、呼叫服務(wù)：呼叫服務(wù)人員、茶水、紙筆，自定義內(nèi) 容。七、會議記錄：會議過程中可以隨時進(jìn)行會議筆記記 錄，可進(jìn)行會簽，并保存上傳至服務(wù)器；八、議題管理：可對不同會議議題進(jìn)行自由切換啟用；九、集中控制：會議主持可控制展示歡迎頁面、會議信 息、顯示人名、十、電子白板：可支持單人白板或多人同時共享同一畫板；十一、會議交流：可支持與一人或多人進(jìn)行實時交流（分組交

10、流）；十二屏幕廣播：支持屏幕自由共享，任何參會人員 可以在會議中進(jìn)行屏幕廣播將本地畫面共享至其他參 會人員；各臺終端能互相同屏廣播畫面，同時也能廣 播外部信號源（如矩陣送來的視頻信號，計算機(jī)信號， 筆記本信號，攝像頭信號，DVD信號等），同屏廣播時 同步延遲時間小于0.5秒，實現(xiàn)各畫面間任意廣播切 換，使會會議更加方便高效；十三、 信號管理：會議管理員可以將任一參會人本地 畫面屏幕廣播至全部參會人，也可以結(jié)束任一參會人 的共享畫面；十四、客戶端可讀取U盤：通過U盤，進(jìn)行閱覽文件或上傳共享其他參會人員，一鍵廣播到其他會議終端 與大屏；十五、網(wǎng)絡(luò)瀏覽：支持瀏覽以太網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)，可訪問OA、郵箱等；十六、

11、異步瀏覽：任何有權(quán)限的會議終端支持一鍵切換（本地終端可以通過按鍵一鍵切換遠(yuǎn)端同步畫面與 本地終端畫面）完成信號的自由交互功能；十七、主持設(shè)置：可以設(shè)定多個主持單元，主持有控制會議進(jìn)程與信號切換，開啟投票、啟動會議議題、 選擇廣播信號源、強制同屏、結(jié)束同屏、結(jié)束會議等 功能；十八、支持多種平臺操作，如PC機(jī)WINDOW操作系統(tǒng)、IOS系統(tǒng)和安卓系統(tǒng)等，并實時廣播到其它會議終端 與同屏到大屏幕或只同屏到大屏幕顯示十九、 與OA系統(tǒng)對接，實現(xiàn)統(tǒng)一用戶驗證，會議信息 對接等功能二十、在會議結(jié)束后能夠現(xiàn)場形成于會議相關(guān)的會議紀(jì)要，并能夠?qū)崿F(xiàn)與會人員現(xiàn)場連簽；（二）安裝及服務(wù)基本要求無紙化會議系統(tǒng)安裝具體描述安裝調(diào)試：自合同簽訂之日起3個工作日完成設(shè)備到 貨；接到安裝通知之日起5個工作日完成系統(tǒng)安裝調(diào)試、 終端安裝調(diào)試；提供詳細(xì)的使用說明手冊及相關(guān)文檔；安 排培訓(xùn)服務(wù)。售后服務(wù)：提供明確