無紙化辦公會(huì)議管理系統(tǒng)采購需求

1、無紙化辦公會(huì)議管理系統(tǒng)采購需求一項(xiàng)目背景和意義無紙化辦公會(huì)議目前已在各大公司和機(jī)構(gòu)廣泛使用，相對(duì)傳統(tǒng)辦公會(huì) 議，其特征是是文件傳輸網(wǎng)絡(luò)化，文件顯示電子化，文件編輯智能化，文 件輸入輸出可控化，實(shí)時(shí)共享資源。無紙化辦公會(huì)議更加智能、便捷、高 效、豐富。主要優(yōu)勢(shì)如下：.高效便捷：提升與會(huì)者會(huì)議體驗(yàn)，讓會(huì)議資料閱讀起來更方便， 還可以隨時(shí)添加批注、書簽、評(píng)論，這些信息可隨文檔導(dǎo)出，為會(huì)后會(huì)議 紀(jì)要整理或者分析提供支持，使得整個(gè)會(huì)議更加高效。.節(jié)能環(huán)保：傳統(tǒng)的辦公會(huì)議召開前，需要打印和復(fù)印大量文檔資 料，而無紙化辦公會(huì)議可以做到免打印、省時(shí)省力。二總體需求我司需在多個(gè)會(huì)議室使用無紙化會(huì)議系統(tǒng)，根據(jù)我司

2、實(shí)際情況，無需通 過改造會(huì)議室安裝固定席位的升降機(jī)式或折疊機(jī)式會(huì)議客戶端，而需提供 至少40個(gè)用戶授權(quán)同時(shí)通過移動(dòng)終端設(shè)備（如筆記本電腦，平板電腦，手 機(jī)等）通過無線網(wǎng)絡(luò)參加會(huì)議，數(shù)據(jù)傳輸安全，快速，穩(wěn)定。會(huì)議管理系 統(tǒng)安裝在服務(wù)器端，系統(tǒng)從根本上改變傳統(tǒng)會(huì)議管理模式，構(gòu)建一個(gè)全面 的，集中的，強(qiáng)大的，交互的，協(xié)同的，過程化的會(huì)議管理平臺(tái)。按照一般會(huì)議的流程，會(huì)議系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)以下需求：會(huì)前管理功能：設(shè)置會(huì)議基本信息、參會(huì)者設(shè)置、編輯參會(huì)人員信息、會(huì)議流程設(shè) 置；上傳會(huì)議文件，并為文件分類定義權(quán)限；投票設(shè)置、管理會(huì)議投票； 編輯開機(jī)歡迎界面；配置會(huì)議錄制選項(xiàng)。會(huì)中管理功能：會(huì)議簽到、簽到管理、狀

3、態(tài)查詢；顯示參會(huì)人員的列表、顯示會(huì)議文 件；打開文檔并同步共享演示文檔、批注文檔、導(dǎo)讀、觀看同步演示，也 可共享到投影儀或大屏等設(shè)備上；參會(huì)者可以選擇同步觀看會(huì)議文件演示， 也可以在觀看的同時(shí)，自主查看其他會(huì)議資料，同步異步顯示一鍵切換； 可以把文件推送給任意參會(huì)人員、文檔資料導(dǎo)入導(dǎo)出；會(huì)議記錄、會(huì)議過 程記錄；可在電子白板上手寫演示；即時(shí)廣播信息，短消息互發(fā)、支持與 會(huì)者之間實(shí)時(shí)交流、分組討論；瀏覽Internet網(wǎng)；客戶端可導(dǎo)入本地文件 同步共享；提供會(huì)議投票功能；播放多媒體文件、大屏投放；主持功能包 括會(huì)議分組、終端控制、界面強(qiáng)切、投票控制等；個(gè)性化呼叫（紙、筆、 茶水等）服務(wù)。會(huì)后管理

4、功能：支持會(huì)議文件存檔、會(huì)議結(jié)論存檔、文件標(biāo)注存檔等；會(huì)議助理可在 會(huì)議結(jié)束后對(duì)保存的存檔內(nèi)容進(jìn)行管理，銷毀保密文件。三設(shè)計(jì)原則先進(jìn)性和實(shí)用性采用先進(jìn)成熟的技術(shù)，先進(jìn)的系統(tǒng)架構(gòu)體系，滿足舉行各類型的使用 要求，使系統(tǒng)在相當(dāng)一段時(shí)期內(nèi)保持技術(shù)的先進(jìn)性，并能適應(yīng)未來發(fā)展的 而要。安全可靠性系統(tǒng)具有較高的可靠性，能夠連續(xù)7X24小時(shí)不間斷工作，出現(xiàn)故障 能及時(shí)告警。以便在發(fā)生錯(cuò)誤時(shí)能夠快速地恢復(fù)正常運(yùn)行。在采用備份、冗余等可 靠性技術(shù)的基礎(chǔ)上，提供較強(qiáng)的管理機(jī)制、控制手段等技術(shù)措施，以提高 整個(gè)系統(tǒng)的安全可靠性。.易用性原則具有良好的簡(jiǎn)體中文的操作界面、詳細(xì)的幫助信息，系統(tǒng)參數(shù)的維護(hù) 與管理通過操作

5、界面完成。標(biāo)準(zhǔn)化原則各項(xiàng)軟件開發(fā)工具和系統(tǒng)開發(fā)平臺(tái)符合我國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、企事業(yè)單位正 式頒布的與系統(tǒng)有關(guān)的相關(guān)技術(shù)規(guī)范和要求。5 .兼容性原則滿足向下兼容的要求，軟件版本易于升級(jí)，任何一個(gè)模塊的維護(hù)和更 新以及新模塊的追加都不影響其它模塊。擴(kuò)展性強(qiáng)，便于后續(xù)開發(fā)。6.安全性原則對(duì)用戶認(rèn)證、授權(quán)和訪問控制，支持?jǐn)?shù)據(jù)庫存儲(chǔ)加密，數(shù)據(jù)交換的信 息包加密，數(shù)據(jù)傳輸通道加密。發(fā)生安全事件時(shí)，能以事件觸發(fā)的方式通 知系統(tǒng)管理員處理。7.互連性具備與多種影音、控制、會(huì)議系統(tǒng)及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)）互連互 通的特性，同時(shí)具備跨系統(tǒng)平板交互性，確保該系統(tǒng)作用可以充分發(fā)揮。四技術(shù)參數(shù)：（一）無紙化會(huì)議管理系統(tǒng)（1套

6、包含至少40個(gè)客戶端用戶授權(quán)）數(shù)量一套，與無紙化會(huì)議客戶端系統(tǒng)同一個(gè)品牌設(shè)計(jì)要求先進(jìn)實(shí)用，易用，可靠，兼容，可擴(kuò)展功能要求無紙化會(huì)議系統(tǒng)，由服務(wù)器會(huì)議管理端軟件以及客戶端軟 件組成。服務(wù)器會(huì)議管理端軟件：無紙化會(huì)議服務(wù)器會(huì)議管理端軟 件負(fù)責(zé)議程管理、資料管理、用戶管理、權(quán)限管理、會(huì)議 控制、會(huì)議統(tǒng)計(jì)功能，以及會(huì)議進(jìn)行時(shí)數(shù)據(jù)等信息的轉(zhuǎn)發(fā)。 支持功能修改升級(jí)，定制開發(fā)。客戶端軟件：客戶端軟件通過加密無線網(wǎng)絡(luò)接入無紙化會(huì) 議系統(tǒng)，主要供參會(huì)人員使用，參會(huì)人員使用平板電腦進(jìn) 行會(huì)議簽到、瀏覽會(huì)議議程、查看會(huì)議材料，參加會(huì)議， 投票表決，發(fā)起會(huì)議主講/跟隨，對(duì)會(huì)議進(jìn)行圈點(diǎn)批注等 操作。手機(jī)，平板，筆記本

7、電腦等設(shè)備可通過授權(quán)使用客 戶端系統(tǒng)異地web訪問。客戶端App提供windows,安 卓，ISO等主流系統(tǒng)版本。兼容性強(qiáng)。主要功能清單：一、 會(huì)議管理：（1）角色權(quán)限設(shè)置：創(chuàng)建會(huì)議管理員、會(huì)議主持（可以對(duì)不同的人員進(jìn)行文件下發(fā)和材料才看）、與 會(huì)者，創(chuàng)建自定義用戶組（不同的用戶組具有不 同等級(jí)的文件和會(huì)議議題權(quán)限）（2）考勤設(shè)置：實(shí)時(shí)查看、下載全體參會(huì)者簽到表（支 持移動(dòng)設(shè)備手寫簽字）。（3）會(huì)議設(shè)置：創(chuàng)建會(huì)議與會(huì)議相關(guān)信息，設(shè)置是否 保密會(huì)議，正常會(huì)議自動(dòng)歸檔，保密會(huì)議自動(dòng)清空， 設(shè)置需要參與會(huì)議的人員（只有參會(huì)人員能夠參與會(huì) 議）（4）文件管理：批量上傳會(huì)議文件，視頻等材料、設(shè) 置與會(huì)者

8、不同閱讀權(quán)限、下載會(huì)議材料、批注材料； 可對(duì)多種文件格式進(jìn)行閱覽，包括常見格式 doc/docx/wps/xls/xlsx/ppt/pptx/pdf/html/htm 等； 支持視頻、音頻、等文件分發(fā)播放，并支持第三方軟 件打開使用。（5）投票管理：新建投票項(xiàng)目，設(shè)置實(shí)名、不記名投 票，單選或多選，贊成、發(fā)對(duì)、棄權(quán)，計(jì)分統(tǒng)計(jì)。（6）顯示狀態(tài)：管理員能夠查看參會(huì)人員簽到狀態(tài)和 在線狀態(tài)、會(huì)議詳情和會(huì)議議題等。二、會(huì)議通知：即時(shí)廣播多條會(huì)議通知三、會(huì)議助理：支持同步授權(quán)“允許/拒絕”和“輔助 與會(huì)者推送同步”；強(qiáng)制同步、投票流程管理（開始、 暫停、結(jié)束，發(fā)布結(jié)果），強(qiáng)制與會(huì)者簽出，處理呼叫 服務(wù)，

9、控制其它文件同步。四、文件批注：支持圈批文件、多人批注、選擇畫筆顏 色、大小，批注文件自動(dòng)保存。五、同屏方式：閱讀或批注過程中，可支持向助理申請(qǐng) 同屏，采用觸屏跟蹤軌跡技術(shù)和觸屏軌跡仿真技術(shù)實(shí) 現(xiàn)同屏，同屏?xí)r每臺(tái)客戶端上下行總流量低于1K/秒。六、呼叫服務(wù)：呼叫服務(wù)人員、茶水、紙筆，自定義內(nèi) 容。七、會(huì)議記錄：會(huì)議過程中可以隨時(shí)進(jìn)行會(huì)議筆記記 錄，可進(jìn)行會(huì)簽，并保存上傳至服務(wù)器；八、議題管理：可對(duì)不同會(huì)議議題進(jìn)行自由切換啟用；九、集中控制：會(huì)議主持可控制展示歡迎頁面、會(huì)議信 息、顯示人名、十、電子白板：可支持單人白板或多人同時(shí)共享同一畫板；十一、會(huì)議交流：可支持與一人或多人進(jìn)行實(shí)時(shí)交流（分組交

10、流）；十二屏幕廣播：支持屏幕自由共享，任何參會(huì)人員 可以在會(huì)議中進(jìn)行屏幕廣播將本地畫面共享至其他參 會(huì)人員；各臺(tái)終端能互相同屏廣播畫面，同時(shí)也能廣 播外部信號(hào)源（如矩陣送來的視頻信號(hào)，計(jì)算機(jī)信號(hào)， 筆記本信號(hào)，攝像頭信號(hào)，DVD信號(hào)等），同屏廣播時(shí) 同步延遲時(shí)間小于0.5秒，實(shí)現(xiàn)各畫面間任意廣播切 換，使會(huì)會(huì)議更加方便高效；十三、 信號(hào)管理：會(huì)議管理員可以將任一參會(huì)人本地 畫面屏幕廣播至全部參會(huì)人，也可以結(jié)束任一參會(huì)人 的共享畫面；十四、客戶端可讀取U盤：通過U盤，進(jìn)行閱覽文件或上傳共享其他參會(huì)人員，一鍵廣播到其他會(huì)議終端 與大屏；十五、網(wǎng)絡(luò)瀏覽：支持瀏覽以太網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)，可訪問OA、郵箱等；十六、

11、異步瀏覽：任何有權(quán)限的會(huì)議終端支持一鍵切換（本地終端可以通過按鍵一鍵切換遠(yuǎn)端同步畫面與 本地終端畫面）完成信號(hào)的自由交互功能；十七、主持設(shè)置：可以設(shè)定多個(gè)主持單元，主持有控制會(huì)議進(jìn)程與信號(hào)切換，開啟投票、啟動(dòng)會(huì)議議題、 選擇廣播信號(hào)源、強(qiáng)制同屏、結(jié)束同屏、結(jié)束會(huì)議等 功能；十八、支持多種平臺(tái)操作，如PC機(jī)WINDOW操作系統(tǒng)、IOS系統(tǒng)和安卓系統(tǒng)等，并實(shí)時(shí)廣播到其它會(huì)議終端 與同屏到大屏幕或只同屏到大屏幕顯示十九、 與OA系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一用戶驗(yàn)證，會(huì)議信息 對(duì)接等功能二十、在會(huì)議結(jié)束后能夠現(xiàn)場(chǎng)形成于會(huì)議相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要，并能夠?qū)崿F(xiàn)與會(huì)人員現(xiàn)場(chǎng)連簽；（二）安裝及服務(wù)基本要求無紙化會(huì)議系統(tǒng)安裝具體描述安裝調(diào)試：自合同簽訂之日起3個(gè)工作日完成設(shè)備到 貨；接到安裝通知之日起5個(gè)工作日完成系統(tǒng)安裝調(diào)試、 終端安裝調(diào)試；提供詳細(xì)的使用說明手冊(cè)及相關(guān)文檔；安 排培訓(xùn)服務(wù)。售后服務(wù)：提供明確