如何把握好秘書的角色

1、如何把握好秘書的角色摘要：不同的崗位賦予了工作者不同的崗位職責(zé)，不同的崗位職責(zé)限制了工作者不同的工作范圍。秘書的地位是附屬于指導(dǎo)的，其職責(zé)是效勞于指導(dǎo)，輔佐指導(dǎo)決策。如何把握好秘書角色的分寸，為秘書工作定好位、定準(zhǔn)位，是秘書開展好工作的先決條件。關(guān)鍵詞：秘書角色定位社會是個大舞臺，指導(dǎo)也好，秘書也好，大家都在這個舞臺上扮演各自的角色。而不同的角色，在“劇中有不同的要求，不能隨心所欲。指導(dǎo)的運(yùn)籌帷幄，決策千里，秘書的鞠躬盡瘁，輔佐決策，不同的角色賦予了他們不同的工作職能。研究秘書角色的分寸，指的是作為一名秘書人員應(yīng)明確自己所處的角色、地位，知道與自己角色、地位相符的身份，以此決定自己在處理與其他

2、角色比方指導(dǎo)關(guān)系時的行為。一、角色藝術(shù)之一：善解人意，服好務(wù)秘書的主要職責(zé)是為指導(dǎo)效勞，就是要按指導(dǎo)意圖辦事，知己知彼，百戰(zhàn)不殆。因此，要為指導(dǎo)服好務(wù)就必需要研究如何有效地認(rèn)識、理解指導(dǎo)。理解指導(dǎo)，要弄清指導(dǎo)的工作習(xí)慣。習(xí)慣的形成往往沒有什么道理可講，即使有些習(xí)慣看起來似乎違犯了常規(guī)、常理、常態(tài)，但未對別人造成損害，未對社會秩序形成干擾，也就無需加以指責(zé)和校正。人生百態(tài)，每個人的習(xí)慣都是其中一景。秘書要理解指導(dǎo)、熟悉指導(dǎo)。不管你是在哪個單位；不管你是為一位指導(dǎo)人當(dāng)秘書，還是同時為幾位指導(dǎo)人效勞，你對指導(dǎo)人的作風(fēng)、性格、辦事習(xí)慣、起居規(guī)律、思維路子、語言特點和生活愛好，甚至他的工作經(jīng)歷，都應(yīng)當(dāng)理

3、解得清清楚楚。這樣，就可以把效勞工作做得恰到好處，就容易配合協(xié)調(diào)，節(jié)拍一致。與這一點有連帶意義的一個問題，是秘書人員不但應(yīng)有自己的特長，更重要的是要有適應(yīng)才能，盡可能與指導(dǎo)人的特長、愛好相接近。指導(dǎo)人都有個人的愛好和專長，或喜歡聽音樂，或喜歡繪畫書法；或擅長總結(jié)經(jīng)歷、寫文章等等。秘書不妨設(shè)法同指導(dǎo)人的這樣那樣的興趣一致起來，不會也要學(xué)會，以便有共同語言，從生活上能打成一片，工作上便于效勞。上班沒幾天，第一次向指導(dǎo)匯報工作，我發(fā)現(xiàn)指導(dǎo)聽著聽著就會將頭低下去看辦公桌上的資料。給我的感覺就像指導(dǎo)正全神貫注于看資料，我感到頗不愉快，心里很不是滋味，于是就停頓了匯報，等指導(dǎo)看完資料。這時指導(dǎo)頭抬起來，示

4、意我繼續(xù)往下講。事后我從其他教師那里得知：這是指導(dǎo)考慮問題的習(xí)慣其實他并不是真正的在看資料。只有在埋頭考慮的過程中，他才能平心靜氣地理清思路，對問題深化考慮，做出正確的判斷。在我們的工作生活中，也許每個人都有讓別人感覺莫名其妙的習(xí)慣，這時，不妨寬容的去適應(yīng)他。假如人人都，這樣去做，那將會減少許多人際之間無謂的是非摩擦。理解指導(dǎo)不妨來一個換位考慮。指導(dǎo)往往著眼大局，從長遠(yuǎn)考慮問題，而秘書有時受經(jīng)歷、才能等客觀因素的限制，很難與指導(dǎo)想到一塊，這就形成了溝通障礙。但是假如設(shè)身處地的想一想，許多問題也許會豁然開朗，達(dá)成共識。所謂“將心比心，就是講的角色轉(zhuǎn)換。秘書要理解指導(dǎo)，不妨先站在指導(dǎo)的角度，把自己

5、擺在需要理解的位置上，去體驗一下，看看自己會產(chǎn)生什么樣的需要、情感和思想，這就勢必會減少很多誤會，從而維持和諧的人際關(guān)系。事實上，站在指導(dǎo)者的思想高度和詳細(xì)立場，同步考慮問題，是秘書人員準(zhǔn)確把握指導(dǎo)意圖，自覺與指導(dǎo)保持一致的一條重要途徑。有一次，有位教師向指導(dǎo)要求，讓其直系親屬在培訓(xùn)中心招待所免費(fèi)住幾天。當(dāng)時我在想，這樣小小的要求，且又在指導(dǎo)的權(quán)利范圍內(nèi)，指導(dǎo)肯定不會回絕。然而出乎意料的是指導(dǎo)卻回絕得斬釘截鐵。那教師著急的直跺腳。我想不明白為什么指導(dǎo)不幫這個忙呢？面對我的疑惑，指導(dǎo)說：不是我不通人情，我也想幫她。可是很多事情難以說清，住培訓(xùn)中心必須繳費(fèi)方可住宿。可一旦開了先例，制度就名存實亡，

6、起不到約束作用了。至此我才明白指導(dǎo)的一片苦心。之后我學(xué)會了換位考慮，在出現(xiàn)分歧產(chǎn)生矛盾時，秘書應(yīng)該站在指導(dǎo)者的角度考慮問題，維護(hù)整體利益。要理解指導(dǎo)，還要正確理解指導(dǎo)意圖。指導(dǎo)意圖是通過語言和非語言性方式所表達(dá)出來的愿望要求等，是包含在諸如指示、談話、動作、表情等各種語言和非語言性暗示中的核心思想和精神本質(zhì)，指導(dǎo)的意圖假如理解不了或理解得不準(zhǔn)確，秘書人員就無法與指導(dǎo)共事，“戲就無法演下去。在指導(dǎo)身邊工作的秘書，應(yīng)該頗具靈氣，有極強(qiáng)的悟性，還需要擅長辨證考慮，擅長察言觀色，才能為指導(dǎo)做好效勞。二、角色藝術(shù)之二：認(rèn)準(zhǔn)位置，不越位不越位，說的是秘書人員在與指導(dǎo)的交往中要認(rèn)準(zhǔn)位置，明確自己所扮演的角色

7、-特定的地位、身份、場合，依此而確定自己的位置。秘書只是指導(dǎo)的助手，智慧再高，才能再強(qiáng)，也不可過于鋒芒畢露，以免引發(fā)指導(dǎo)的不滿。恃才傲物，輕上傲上都是愚昧的行為。要把握不越位須注意五個環(huán)節(jié)，一要注意場合不越位。有些場合不宜張羅過頭，否那么就有喧賓奪主的嫌疑。二要注意工作不越位。有的人認(rèn)為，作為下級多做點工作總是可以的吧？不見得，有些工作說不定合適指導(dǎo)自己去做，在這種情況下，假如你盲目的“積極，就可能造成越位。但凡指導(dǎo)都希望自己比下級強(qiáng)，希望獲得下級的尊敬和愛戴，假如你過分表現(xiàn)自己，就會給指導(dǎo)難堪。在指導(dǎo)面前展現(xiàn)才干沒錯，但要把握一個“度，一種方式方法是“猶抱琵琶半遮面，切不可忘乎所以“露起來沒

8、完，要不然就要走背運(yùn)了。下級只有認(rèn)準(zhǔn)地位，方可與指導(dǎo)和睦相處。三要注意表態(tài)不越位。表態(tài)是說明人們對某一事情的看法、根本態(tài)度，表態(tài)一定要符合自己的身份。作為秘書人員，長期在指導(dǎo)身邊，切忌錯亂表態(tài)。哪些話可以說，哪些話不能說，哪些話是自己想說的但如何通過指導(dǎo)自己的嘴講出來，都要慎重把關(guān)。實習(xí)不久，單位要定制招生用手提袋，設(shè)計公司將設(shè)計方案拿到學(xué)校，當(dāng)有位教師讓我表態(tài)時，我羅列了他許多設(shè)計上的缺陷，比方色彩搭配不合理，設(shè)計不夠大方等，讓指導(dǎo)別采用此方案。后來該設(shè)計方案被否認(rèn)了，盡管我的意見都是符合實際情況的，但我還是犯了一次“越位的錯誤。三、角色藝術(shù)之三：明哲保身，不介入人們常說人際關(guān)系難相處，是因

9、為組織內(nèi)部幫派林立，彼此都有著各自的思想、觀點、利益、需求和權(quán)力范圍。一旦威脅到各自的利益時，指導(dǎo)之間就難免要發(fā)生矛盾，產(chǎn)生磨擦。這時秘書怎么辦？上策不介入。不介入，就是面對指導(dǎo)之間的矛盾，一方面在態(tài)度上與感情上不介入，保持中立，另一方面在行為上不介入，保持等距。所謂神仙打仗，凡人發(fā)慌，秘書夾在當(dāng)中很為難。指導(dǎo)之間發(fā)生的種種是非不明的矛盾，作為下級不必隨意介入。主張“不介入并不是說秘書人員不要是非標(biāo)準(zhǔn)，隨波逐流，實際上是要求秘書人員不要去加劇指導(dǎo)之間的矛盾。本著減少矛盾、化解矛盾的原那么，改善、建立指導(dǎo)與指導(dǎo)、指導(dǎo)與助手之間的正常關(guān)系?！安唤槿胍⒁鈳讉€問題：第一不要隨意傳話。秘書人員與指導(dǎo)接

10、觸親密，平時談話閑聊中，指導(dǎo)就可能會有意無意的把指導(dǎo)之間的某些不一致，這時秘書人員即使聽到了也要裝進(jìn)耳中，爛在心中，權(quán)當(dāng)沒有聽到，最忌傳話。第二不要盲目附和。當(dāng)指導(dǎo)就評論某人或議論某事，出現(xiàn)“兩種聲音時，秘書人員一定要冷靜考慮，慎重對待，不可盲目附和某種聲音，而對另一種聲音不以為然，這樣就會把自己卷入到矛盾之中。而要防止招惹是非的聰明之舉就是采取不偏不倚調(diào)和折中的態(tài)度。第三不要亂發(fā)議論。有關(guān)指導(dǎo)意見不一致的一些情況，特別是沒有公開的情況，秘書人員決不可不負(fù)責(zé)地隨意播送，亂發(fā)議論。明智的做法是有利于指導(dǎo)團(tuán)結(jié)的話就說，不利于指導(dǎo)團(tuán)結(jié)的話不說，不給指導(dǎo)留下厚此薄彼的印象，使自己保持在一種靈敏機(jī)動的位

11、置上。四、角色藝術(shù)之四：有限抑制，不沖動秘書人員長期與指導(dǎo)在一起，出現(xiàn)意見分歧或矛盾在所難免，這時秘書人員應(yīng)該沉著對待，有限抑制，使雙方重新揣度自己的意見的正確與否，是否強(qiáng)加與人，從而得到修正的時機(jī)。因此，秘書人員就必須擺正位置，也就是說明確自己所扮演的角色，這樣很重要。秘書提出意見、建議，發(fā)表的看法，都僅僅是協(xié)助指導(dǎo)決策，為指導(dǎo)提供參考。但是指導(dǎo)所做決策，所下達(dá)的命令不一定都是合理的，有時可能會有明顯的錯誤。這時，我們必須弄清楚，到底是指導(dǎo)的錯誤，還是下級自以為是、自作聰明了。假如秘書并不能肯定指導(dǎo)決策的錯誤，而是覺得“似乎錯了，那最好還是二話不說，遵命照辦，假如確實錯了，也要沉著對待，有限

12、抑制，不要立即表示反對意見，先按指導(dǎo)說的去做，給指導(dǎo)留一個重新考慮的余地，也給自己留一個緩沖的時機(jī)，等事情做到一定的時候，決策失誤已露出端倪之時，再向指導(dǎo)委婉地提出你的意見，以景勸諫之責(zé)，那時指導(dǎo)必然會考慮你的意見，并對你有一個全新的看法。有限抑制，不盲從，還有一個學(xué)會使用冷處理技巧的問題。冷處理是防止與指導(dǎo)當(dāng)面沖突，以防激化矛盾的有效方法。發(fā)生矛盾與分歧時，秘書人員要沉得住氣，要注意維護(hù)指導(dǎo)的“面子。即使你是對的，指導(dǎo)錯了，也要心平氣和，用較婉轉(zhuǎn)的方式加以彌補(bǔ)。遇上一時說不清的事情時，當(dāng)時不要急于說清楚，往后放一放再說，這樣的效果可能會更好些。效勞是秘書工作之本，要做好秘書工作，要服好務(wù)就必須有不計得失、默默奉獻(xiàn)的精神。秘書工作沒有前臺的輝煌，只有幕后的艱辛；沒有顯赫的名位，只有無私的奉獻(xiàn)。自己為“同心會編排的話劇獲獎了，掌聲是演員的，榮譽(yù)是“同心會的。秘書工作者只有找準(zhǔn)人生支點，正確對待名位，才能始終保持一種“看名利淡如水，視事業(yè)重如山的精神追求。找準(zhǔn)自己的定位，演好自己的角色