接待管理制度

1、 10接待治理制度一、總 則第一條 制定目的：為更好的樹立企業(yè)整體形象，標(biāo)準(zhǔn)接待工作，呈現(xiàn)集團(tuán)企業(yè)的治理風(fēng)范，要求相關(guān)職員做好來賓接待工作，特制定本制度。均按本制度執(zhí)行。第三條 權(quán)責(zé)部門：、總裁辦公室負(fù)責(zé)本方法制定、修改、廢止和解釋工作；、本制度有關(guān)細(xì)則另在“接待手冊”中表達(dá)；、本方法由總裁批準(zhǔn)后實施。第四條 執(zhí)行單位：、被訪單位或部門：負(fù)責(zé)接待標(biāo)準(zhǔn)的申報需要協(xié)作事情、事由介紹及來賓的洽談、伴隨；涉及特別接待活動的由總裁辦公室另行安排；、接待通知：業(yè)務(wù)部門將接待內(nèi)容準(zhǔn)時間最少要提前一天交總裁辦公室，經(jīng)總裁辦公室審核同意并打算需要伴隨人數(shù)后，由被訪單位或部門發(fā)出；、接待安排：總裁辦公室負(fù)責(zé)整個接

2、待活動指導(dǎo)、協(xié)調(diào)及治理，行政辦公室負(fù)責(zé)車輛、參觀、食宿、票務(wù)、贈品等的安排。車線路，明確現(xiàn)場指揮責(zé)任人負(fù)責(zé)履行現(xiàn)場調(diào)度的職能。、重要禮品、接待費用超標(biāo)準(zhǔn)的，由業(yè)務(wù)部門事前提出要求意見并說明事由，由總裁辦室審核。接待客人完畢后費用報銷報總裁辦公室審核。由財務(wù)中心協(xié)作把關(guān)，沒有表格審批一概不予報銷。、每次重要貴賓接待完畢后，需做接待總結(jié)，并記錄存在問題及如何改進(jìn)，總結(jié)會議由總裁辦公室組織，行政辦公室負(fù)責(zé)記錄接待全過程并保存檔案。第五條 公司一切公關(guān)活動要表達(dá)一個目標(biāo)、兩個理念、三個根本原則：1、一個目標(biāo)：接待樹形象，效勞創(chuàng)品牌；2、兩個理念：以人為本、以誠待人、以質(zhì)服人、以周服人；接待工作無小事；

3、3、三個根本原則：熱忱周到的原則；舒適安全的原則；勤儉節(jié)約的原則。第六條 來賓接待分類：1、貴賓接待：包括區(qū)黨政機關(guān)正職以上領(lǐng)導(dǎo)、各類市級以上行業(yè)協(xié)會主要負(fù)責(zé)人、國內(nèi)外大企業(yè)負(fù)責(zé)人、重要客戶及長期合作伙伴或總裁辦公室確定為貴賓檔次的來賓接待；2、一般接待：一般客戶及因一般業(yè)務(wù)往來或非重要身份的來賓訪問接待。二、來賓接待第七條 接待規(guī)章：1，被訪單位或部門涉及的全部接待活動，需先填寫來賓接待申請表上報總裁辦公室審批，視為貴賓接待的由總裁辦公室安排落實接待方案，相關(guān)部門協(xié)作實施。一般接待的由被訪單位或部門憑總裁辦公室審批后的來賓接待申請表交行政辦公室，由行政辦公室協(xié)作完成接待工作；一般接待如因臨時

4、來訪且時間來不及，須先向總裁辦公室做口頭匯報，取得2或部門始終賓詢問后具體列明以下要素：、來賓姓名、單位、職務(wù)、來訪事由、到訪人數(shù)等；、估量抵、離公司時間；、是否需要專車專人接送、接送時間、地點、伴隨人員；、是否需要安排食宿，食宿要求標(biāo)準(zhǔn)，擬定入住酒店名稱，相關(guān)費用由何方支付；、是否需要預(yù)訂飛機票、車船票，費用由何方支付；、來賓行程具體安排，包括參觀時間、地點、伴隨人員；、其他需要預(yù)備的事項。安排接待方式、參觀線路、參觀地點、人員安排等事項，審議接待打算，落實各項接待工作的如確需更改需報經(jīng)總裁辦公室同意；4、行政辦公室接到通知后應(yīng)認(rèn)真做好人、事、物、場地等的各項預(yù)備工作：、制作接客歡送牌；安排

5、專車專人到機場、火車站、汽車站輪渡碼頭等地迎接客人；、預(yù)備好各種企業(yè)相關(guān)宣傳資料，如公司簡介、投影設(shè)備等；、做好接待場所安排，確認(rèn)是否需要會議室，搞好清潔衛(wèi)生、提前半小時開窗或開空調(diào)等；、按要求需留影的做好照相器材的預(yù)備工作；、需安排食宿的，按食宿標(biāo)準(zhǔn)預(yù)定用餐及入住酒店；、需代訂飛機票、車票、船票的，做好預(yù)訂票務(wù)工作；、需禮品的做好預(yù)備；、做好茶水、水果盤、鮮花、歡送卡等預(yù)備；、其它事項。5、被訪單位或部門負(fù)責(zé)連接來賓行程的安排和到達(dá)后的接送伴隨，并跟蹤來賓來訪過程的其它接待要求，準(zhǔn)時照會相關(guān)部門落實安排；6、總效勞臺文員依據(jù)來賓接待申請表要求，制作等離子顯示屏歡送界面、安排洽談場地的布置和茶

6、水、點心的預(yù)備工作。須在宿舍樓食宿的，由行政辦公室負(fù)責(zé)安排行政食堂開膳和宿舍床位的布置。第八條 接待程序：1、接客：依據(jù)需要，司機或相關(guān)人員按商定時間提前格外鐘到預(yù)定地點接客人；2、來訪：門衛(wèi)始終訪車輛敬禮，做好來訪登記，發(fā)放貴賓卡，指揮車輛停放。重要的客人受訪人須到廣場迎接；3、迎賓：總效勞臺文員起立微笑，向客人親切問好，引導(dǎo)客人行徑并先為客人按電梯，帶著客人到預(yù)定接待地點，通知受訪人，并送上茶水；4、洽談：受訪人洽談業(yè)務(wù)；5、參觀：有的客人需參觀公司的，按本制度的有關(guān)規(guī)定接待；6、道別：受訪人與客人道別，要送客人到電梯口，并先為客人按電梯，重要客人須送客到廣場；7、送禮：總效勞臺文員起立微

7、笑，贈送禮品，向客人道別；8、離開：門衛(wèi)向客人車輛敬禮，收回貴賓卡；9、送客：司機或相關(guān)人員送來賓到指定地點。第九條 接待方式：1、貴賓接待：公司大堂門口設(shè)歡送橫幅或制作等離子顯示屏歡送界面，視狀況、等級預(yù)定接待場所，以茶水、水果或點心等方式招待，并由總裁辦公室指定公司高級治理人員伴隨并簡要介紹公司狀況；2性質(zhì)聯(lián)系相關(guān)部門負(fù)責(zé)人打算伴隨人員及接待方式。第十條 參觀方式及挨次：不同的團(tuán)體依照制度可設(shè)定不同的參照方式和線路，一般狀況下由總裁辦公室人員引導(dǎo)，伴隨人員相隨，按以下挨次參觀：1、先至公司十樓展覽中心，由伴隨人員介紹集團(tuán)概況、產(chǎn)品開發(fā)歷史、類型等；2、參觀公司九樓會議中心并由伴隨人員介紹公

8、司進(jìn)展?fàn)顩r；3、參觀公司七樓文體活動中心并由伴隨人介紹公司開展的各項文體活動狀況；4、選擇一適當(dāng)?shù)霓k公、生產(chǎn)等適宜地方事前經(jīng)總裁辦公室確認(rèn)供來賓參觀；5、參觀完畢后，依據(jù)狀況安排適宜的會議室供賓主雙方座談。1、依據(jù)來訪客人的實際狀況，可在集團(tuán)廣場、大堂、會議室選擇適當(dāng)時機地點由行政辦公室派員為賓主雙方拍照或錄像留念；2、貴賓或大型社會團(tuán)體來訪，由行政辦公室事先預(yù)備好拍照、錄影工作，并保管好照片、錄相帶等資料，接待工作完成后，重要照片、錄相等資料刻錄成光盤，摘要注明日期、來賓名稱及單位、活動主題及內(nèi)容等工程，并由行政辦公室歸檔治理。三、招待標(biāo)準(zhǔn)簽訂住宿和用餐的優(yōu)待協(xié)議，實行費用月結(jié)方式。第十三條

9、 接待參考標(biāo)準(zhǔn)：假設(shè)由公司支付費用的來賓接待，選擇對應(yīng)食宿；如食宿費用由來賓支付的，可按客人要求預(yù)定。1、貴賓接待：、住宿：四星級以上酒店或同等條件參考標(biāo)準(zhǔn)：重要貴賓預(yù)定大酒店/大酒店/大酒店標(biāo)準(zhǔn)客房；一般貴賓預(yù)定賓館/賓館/賓館/迎賓酒店標(biāo)準(zhǔn)客房；90 元/位安排，三位以內(nèi)含三位按120 元/位安排，早餐在酒店用餐一般酒店有贈送。如有需要，可機敏安排特色早餐，按 20元/位。特別要求另定。參考標(biāo)準(zhǔn)：重要貴賓預(yù)定大酒樓/大酒樓；一般貴賓預(yù)定漁港/大排檔；或部門負(fù)責(zé)來賓抵、離時的專車迎送伴隨，伴隨人原則上限定一位。需增加應(yīng)通過總裁辦公室批準(zhǔn)。車輛參考標(biāo)準(zhǔn)：重要貴賓接送豪華轎車；一般貴賓接送公務(wù)轎

10、車；、會場：按人數(shù)安排軟飲料、茶水、水果或點心；、參觀：由被訪人和接待員伴隨參觀并簡要介紹公司狀況。2、一般接待：、住宿：三星級酒店或同等條件80 元/15 元/位安排伴隨人員不計；參考標(biāo)準(zhǔn)：大排檔；、迎送：按來賓要求由行政辦公室安排司機專車接送；、會場：按人數(shù)茶水招待；第十四條 食宿接待程序1、被訪單位或部門在來賓接待申請表寫明并經(jīng)審批同意后報行政辦公室；2、行政辦公室依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)預(yù)訂酒店或餐館；3、客戶入住酒店或就餐；4、客戶退房或用餐完畢伴隨人員簽單；5、行政辦公室按期辦理結(jié)帳、報銷手續(xù)。第十五條 總裁親自接待或特別接待不受以上標(biāo)準(zhǔn)限制，特別接待必需報集團(tuán)總裁審批。第十六條、接待費用負(fù)責(zé)方式

11、及工程：1膳食費，其他費用概不負(fù)責(zé)；2方可報銷。四、禮品治理第十七條 為增進(jìn)客我之間的友情，可按實際狀況在接待活動中禮節(jié)性始終賓贈送小禮品。第十八條 禮品歸口總裁辦公室治理，貴重物品由總裁辦公室保管，非貴重物品由行政辦好各種禮物，如公司產(chǎn)品、地方特產(chǎn)、廣宣品、特制禮品等。第十九條 總經(jīng)理、總監(jiān)級人員出差贈送的禮品；大型會議用料、贈品；需申報總裁辦公臺，客人離開時贈送禮品。其次十條 全部禮品指定專人負(fù)責(zé)，每季度總裁辦公室應(yīng)對全部禮品進(jìn)展盤點核實。五、展廳、會議廳、活動室治理其次十一條 展廳、會議廳、活動室等場所由行政辦公室負(fù)責(zé)歸口治理，行政辦公室做好其次十二條 行政辦公室接到接待任務(wù)時安排人員對

12、展廳、會議廳、活動室等場所進(jìn)展布置。其次十三條 來賓參觀完畢后由行政辦公室安排人員整理接待現(xiàn)場。六、宣傳資料治理其次十四條 為樹立企業(yè)的良好形象，公司職能部門應(yīng)做好各項宣傳資料的制作工作，如部負(fù)責(zé)，資料印刷完畢后統(tǒng)一由行政辦公室負(fù)責(zé)歸口治理。其次十五條 接待活動需宣傳資料時向行政辦公室申請，經(jīng)總裁助理審核后發(fā)放并登記。七、接待人員行為標(biāo)準(zhǔn)其次十六條 接待人員行為標(biāo)準(zhǔn)1、留意個人的言行舉止，提高自身素養(yǎng)，保持良好的精神面貌，樹立公司形象；2成社會活動力量強、宣傳演講煽動力量強、思維開放活潑、具有良好職業(yè)精神和敬業(yè)精神的交際人才。其次十七條 總效勞臺文員行為標(biāo)準(zhǔn)1、接聽外線時須在 響鈴三聲內(nèi)接聽，

13、精神飽滿、聲音動聽甜蜜，音量適中；2關(guān)人員；3、來電直接找公司高層領(lǐng)導(dǎo)時應(yīng)先問明對方的事由，假設(shè)業(yè)務(wù)聯(lián)系可簡潔解釋后將來電轉(zhuǎn)至有關(guān)業(yè)務(wù)人員，不明確對方意圖時可將來電轉(zhuǎn)至總裁辦公室；4、各級黨政職能部門的來電，應(yīng)明確區(qū)分后轉(zhuǎn)至總裁辦公室；56、接聽 后要待對方先掛 后才收線，話筒要輕放；7、在處理日常公關(guān)事務(wù)時應(yīng)保持微笑效勞，認(rèn)真、準(zhǔn)時、禮貌、熱忱、急躁、動聽、文明。其次十八條 保安隊員行為標(biāo)準(zhǔn)1、上班時間著裝須穿戴整齊，按規(guī)定著制服、戴白手套，保持形象整齊；2、接待來賓要語言文明、舉止端正，態(tài)度不卑不亢、禮貌待人；3、訂正、制止和處理違規(guī)行為時，要做到語言文明、按章辦事、以理服人；4、上班時間

14、不準(zhǔn)擅離職守，不準(zhǔn)做與本職工作無關(guān)的事情；5、處理突發(fā)大事，要做到冷靜冷靜、英勇堅韌，堅決保護(hù)公司利益；6、靈巧機敏，擅長觀看覺察行蹤可疑人員、現(xiàn)象及行為，防患于未然；7、覺察問題應(yīng)馬上報告相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并準(zhǔn)時處理。其次十九條 司機行為標(biāo)準(zhǔn)1、接待工作中，司機隨時待命，不參與宴席就餐，于就近處用餐待命；2、開車為客人引路時要留意行車安全，不任憑超車，過穿插路口時要把握紅綠燈時間，留意避開車隊消滅誤闖紅燈狀況。八、接待工作留意事項第三十條 留意事項：1、未經(jīng)核準(zhǔn)之來訪參觀人員，一律拒絕其參觀，擅自引領(lǐng)人員參觀者，按公司獎懲條例之泄露機密條款處理；2、要維護(hù)公司的利益，以公司的利益作為各項公關(guān)工作的動

15、身點和歸宿點；3、要留意公司形象和個人形象，舉止文明，熱忱主動，微笑效勞；4、保守公司隱秘，嚴(yán)禁在公關(guān)活動中泄露公司商業(yè)隱秘。5、涉及接待的人員及部門，接到通知后應(yīng)提前做好接待預(yù)備工作；6、來訪人員除總裁辦公室特準(zhǔn)外，一律婉拒其拍照、錄音、錄像，并由伴隨人員委婉說明；7、技術(shù)部門、配制車間以及放置重要機密資料、數(shù)據(jù)的辦公場所，一律不準(zhǔn)引領(lǐng)客人參觀；8、接待費用在來賓離開后 2 天內(nèi)憑有效票據(jù)和來賓接待申請表辦理報結(jié)，費用須由總裁辦公室按標(biāo)準(zhǔn)審核簽名，再報總裁助理、財務(wù)部門和總裁審批。九、附 則第三十一條 本制度解釋權(quán)歸集團(tuán)總裁辦公室。第三十二條 本制度自公布之日起試行三個月，凡與此不相符的規(guī)定以本制度為準(zhǔn)?！靖郊拷哟龑徟鞒蹋簶I(yè)務(wù)部門業(yè)務(wù)部門總裁辦公室總裁接待費用審批流程：業(yè)務(wù)部門業(yè)務(wù)部門總裁辦公室財務(wù)中心總裁來賓接待申請表表一：填報日期：年月日來賓姓名：部門：單位：職務(wù)：國籍：來賓要求協(xié)作事由：同行共人姓名及職務(wù)：其中女賓來賓類別： 業(yè)務(wù)來訪 職能部門 供給商 友人 自訪 應(yīng)邀來訪來訪事由：接待標(biāo)準(zhǔn)： 貴賓接待 一般接待臨時接待抵離時間：自年月日 至年月日接待要求：協(xié)作接待工作拍照人：禮品需求：來賓喜好建議：責(zé)任人工作職能：表二：填報日期：年月日序號內(nèi) 容日期/時間接 待 安 排部門備注或人員到達(dá)前到達(dá)時月日行程連接車輛接送：提前月日時分被訪人