辦公室日常管理制度

1、辦公室日常管理規(guī)程10目的規(guī)范物業(yè)管理公司與所轄各物業(yè)管理處辦公區(qū)域的管理工作。20適適用范圍圍適用于物物業(yè)管理理公司及及各管理理處各部部門辦公公區(qū)域的的日常管管理工作作。30職職責31物業(yè)公公司辦公公室行政政人事部部經(jīng)理與與管理處處客戶服服務中心心主管負負責各部部門辦公公區(qū)域的的日常管管理監(jiān)督督工作。32辦公區(qū)區(qū)域文員員負責維維護好各各部門辦辦公區(qū)域域與公共共區(qū)域的的日常秩秩序。33辦公區(qū)區(qū)域內各各崗位工工作人員員負責本本崗位的的日常管管理工作作。40程程序要點點41物物品擺放放411辦公公區(qū)的桌桌、臺、椅、凳凳均須按按規(guī)定位位置放置置，不得得隨意調調整。412各崗崗位員工工上班前前需檢查查

2、所屬物物品是否否丟失及及損壞，發(fā)現(xiàn)丟丟失或損損壞的應應及時向向部門負負責人報報告，并并采取相相應的補補救措施施，須申申領或修修理的，按辦辦公用品品管理作作業(yè)規(guī)程程或報修管管理作業(yè)業(yè)規(guī)程辦理。413上班班時應保保持桌面面基本整整潔、有有序，不不允許擺擺放與工工作無關關的其他他用品。414下班班前應將將桌面清清理干凈凈，辦公公椅放在在辦公桌桌前的恰恰當位置置。415辦公公區(qū)域文文員及物物業(yè)服務務中心接接待人員員應在上上班前110分鐘鐘打開辦辦公區(qū)內內的照明明設備、空調通通風設備備，檢查查公共區(qū)區(qū)域物品品擺放是是否整齊齊、有序序。416遇到到雨天，物業(yè)服服務中心心接待人人員應當當在辦公公區(qū)門前前顯眼

3、位位置放置置公益?zhèn)銈?、防滑滑設施及及標識。42常常用辦公公設備的的使用常用辦公公設備包包括：電電腦、打打印機、復印機機、傳真真機、電電話及其其他設備備。421電腦腦：A經(jīng)公公司指定定的電腦腦操作員員即電腦腦責任人人單獨使使用電腦腦，其他他員工使使用電腦腦須在征征得電腦腦責任人人同意方方可使用用。B啟動動與關閉閉的一般般程序：啟動動電源插插座開關關；啟動動穩(wěn)壓器器開關；啟動動電腦主主機開關關；啟動動顯示器器開關（電腦開開始正常常操作）；關閉閉電腦程程序：首首先在“開始”欄選擇擇“關閉計計算機”對話框框，用鼠鼠標點擊擊“關閉計計算機”，然后后按開啟啟程序的的反方向向操作。C電腦腦應避免免頻繁的的開

4、關程程序，暫暫時不用用時，可可將電腦腦轉換為為休眠狀狀態(tài)；D正確確使用電電腦的詳詳細程序序按有關關電腦操操作工具具書的指指導進行行操作。422打印印機：A聯(lián)機機。一般般情況下下，打印印機與電電腦連通通之后，無須再再進行聯(lián)聯(lián)機；B打印印機啟動動與關閉閉的一般般程序：啟動動打印機機開關；放好好所需打打印的紙紙張；在電電腦對話話框進行行打印操操作；關閉閉程序按按啟動程程序的反反方向操操作。C打印印機應避避免頻繁繁的開關關機操作作；D正確確使用打打印機的的詳細程程序按有有關打印印機操作作說明書書的指導導進行操操作；E打印印文稿須須經(jīng)部門門負責人人、行政政人事部部經(jīng)理或或物業(yè)服服務中心心主管批批準，在在

5、文稿上上簽字后后方可予予以打印印。F打印印出的文文稿應進進行校對對。一般般情況下下由發(fā)稿稿部門/人校對對，然后后將校對對好的文文稿經(jīng)電電腦修改改后，再再進行打打??；G為節(jié)節(jié)約紙張張，文稿稿未進行行校對之之前，打打印時應應使用可可以使用用的舊紙紙張或舊舊文稿的的背面打打印。423復印印機：A復印印機管理理人員應應在開始始上班時時接通復復印機插插座電源源；開啟啟復印機機開關，復印機機需自動動預熱；檢查查復印紙紙是否放放好（可可以開始始工作）；復印印機管理理人員下下午下班班時關閉閉復印機機開關；關閉閉復印機機電源插插座；正確確使用復復印機的的程序按按復印機機有關操操作說明明書進行行操作。B復印印程序

6、：所有有須復印印的文件件、資料料必須先先在復復印記錄錄本上上登記，然后再再復?。粡陀∮№摂?shù)在在3份（含）以以上或110頁以以上的，須部門門負責人人在打打印復印印審批表表上批批準簽字字后，方方可復印?。粡陀∮∪藛T做做好登記記以后，調定復復印紙規(guī)規(guī)格及復復印的深深淺度后后，選定定復印份份數(shù)按“開始”鍵復印??；復印印機管理理員檢查查復印數(shù)數(shù)量及登登記記錄錄是否屬屬實，屬屬實的，在復復印記錄錄本上上簽名確確認；不不屬實的的，將情情況匯報報辦公區(qū)區(qū)域主管管人員處處理：一一般情況況下，第第一次違違規(guī)給予予口頭警警告；第第二次或或以上違違規(guī)給予予書面警警告處分分；如果果復印機機出錯，應將報報廢紙張張數(shù)量予予

7、以登記記。C復印印機一般般情況下下每天開開機、關關機各一一次，盡盡量避免免頻繁開開關；D為節(jié)節(jié)約紙張張，不重重要的復復印件應應使用可可以復印印的廢紙紙張背面面復印。424傳真真機：傳真機一一般情況況下保持持24小小時開機機。正確確使用傳傳真機的的程序按按傳真機機有關操操作說明明書進行行操作。A接收收傳真：辦公公區(qū)域文文員應注注意檢查查傳真紙紙是否用用完及傳傳真機信信號是否否穩(wěn)定；收到到傳真件件后，由由辦公區(qū)區(qū)域文員員及時將將傳真件件取下，并將傳傳真的有有關內容容（發(fā)送送單位、發(fā)送人人、傳真真題目、傳真時時間、接接收部門門、接收收人等）登記在在傳真真登記表表內；100分鐘以以內通知知接收部部門/

8、人人領取傳傳真件，并要求求在傳傳真登記記表中中簽收，并注明明簽收時時間。B發(fā)送送傳真：發(fā)送傳真真實行一一級審批批制度：即部門門傳真件件由部門門負責人人審批；公司的的傳真件件由公司司行政人人事部經(jīng)經(jīng)理審批批，內容容包括：辦公公區(qū)域文文員依據(jù)據(jù)傳真審審批單的的內容在在發(fā)送送傳真記記錄本上登記記，內容容包括：發(fā)送部部門、發(fā)發(fā)送人、傳真內內容題目目、接收收單位、接收人人、傳真真號碼、要求完完成時間間等；辦公公區(qū)域文文員放好好傳真件件并撥通通對方傳傳真號碼碼將傳真真件發(fā)送送過去；辦公公區(qū)域文文員應在在3分鐘鐘之內致致電對方方確認是是否收到到傳真件件，直至至對方收收到為止止，然后后將實際際發(fā)送的的時間登登

9、記在發(fā)送傳傳真記錄錄表內內。C傳真真機的正正確使用用程序按按傳真機機有關操操作說明明書進行行操作。425電話話：正確使用用電話機機的程序序按電話話機有關關操作說說明書進進行操作作。A為有有效控制制電話費費，一般般情況下下，電話話應設定定限制呼呼出功能能；B除總總經(jīng)理批批準的電電話外，其他電電話均須須取消長長途直拔拔功能，須打長長途電話話的部門門/人均均需辦理理審批手手續(xù)，并并在辦公公室登記記后，方方可操作作；C公司司所有電電話均應應取消聲聲訊電話話功能；D上班班時間原原則上禁禁止打私私人長途途電話，特殊情情況須經(jīng)經(jīng)部門經(jīng)經(jīng)理審批批，到辦辦公室登登記后，方可操操作，電電話費從從工資中中扣除；E個

10、別別部門因因業(yè)務需需要經(jīng)總總經(jīng)理特特批后，可開通通長途直直拔功能能，部門門經(jīng)理需需指定人人員做好好登記記記錄，次次月1日日報辦公公室備案案；F辦公公室/物物業(yè)服務務中心每每季度至至少進行行一次所所轄范疇疇的電話話費查詢詢：到電電信局打打印電話話費清單單；逐項項核對登登記記錄錄；將未未登記的的長途電電話登記記在長長途電話話登記表表內，報行政政人事部部經(jīng)理審審核，內內容包括括：日期期、部門門、姓名名、所撥撥號碼、打電話話時間、通話時時間、通通話費用用、偷打打長途電電話的，除雙倍倍扣罰電電話費外外，還將將給予警警告處分分；每月月電話費費用控制制情況作作為考核核各部門門工作的的指標之之一。G電話話接打

11、技技巧詳見見公司司員工服服務規(guī)范范。426辦辦公室每每月100日前將將各部門門的打印印費、復復印費、傳真費費、電話話費登記記在月月份辦公公費用統(tǒng)統(tǒng)計表內，予予以通報報。427常常用辦公公設備應應進行以以下日常常維護保保養(yǎng)與維維修：A常用用辦公設設備應進進行以下下日常維維護，維維護辦法法參照各各設備有有關維護護操作說說明書：防塵塵；防曬曬；防潮潮；防腐腐蝕；其他他需要預預防的事事項。B保養(yǎng)養(yǎng)與維修修：常用用辦公設設備應定定期保養(yǎng)養(yǎng)，一般般情況下下需要委委托專業(yè)業(yè)公司進進行，詳詳見對對外委托托服務標標準作業(yè)業(yè)規(guī)程：43環(huán)環(huán)境管理理431衛(wèi)衛(wèi)生：辦公區(qū)衛(wèi)衛(wèi)生由環(huán)環(huán)境部負負責，辦辦公區(qū)各各崗位人人員監(jiān)

12、督督管理。發(fā)現(xiàn)問問題，應應由辦公公室進行行處理，詳見室內保保潔標準準作業(yè)規(guī)規(guī)程。A辦公公室文員員每天上上班時檢檢查辦公公區(qū)公共共區(qū)域的的衛(wèi)生狀狀況，要要求墻壁壁無灰塵塵、污跡跡，地面面無垃圾圾、煙頭頭和痰跡跡，窗明明幾凈，空氣無無異味；B各崗崗位員工工應于每每天上班班時檢查查本崗位位轄區(qū)桌桌面清潔潔狀況，辦公用用品是否否擺放整整齊，文文件資料料是否排排列有序序。432綠化化：辦公區(qū)綠綠化由環(huán)環(huán)境管理理部負責責，各崗崗位人員員監(jiān)督管管理。發(fā)發(fā)現(xiàn)問題題，應由由辦公室室進行處處理，詳詳見室室內綠化化保養(yǎng)標標準作業(yè)業(yè)規(guī)程。A辦公公室文員員于每天天上班時時檢查辦辦公區(qū)公公共區(qū)域域的綠化化狀況，檢查時時花及蔭蔭生植物物擺放位位置是否否恰當、是否缺缺水、有有無病、枯現(xiàn)象象；B各崗崗位員工工應于每每天上班班時檢查查本崗位位轄區(qū)綠綠化狀況況，檢查查時花及及蔭生植植物擺放放位置是是否恰當當、是否否缺水、有無病病、枯現(xiàn)現(xiàn)象。44安安全管理理441工程程部應檢檢查辦公公區(qū)的水水、電設設施設備備運轉是是否正常常。442安保保部應檢檢查辦公公區(qū)消防防設施是是否保管管妥當，滅火器器材擺放放是否規(guī)規(guī)范，有有無損壞壞、丟失失現(xiàn)象。