商務(wù)接待新標準

1、商務(wù)第一條：總則商務(wù)第一條：總則1為規(guī)范公司商務(wù)接待活動，在保證商務(wù)接待效果的前提下，加強商務(wù)接待費用控制，特制訂本手冊。2商務(wù)接待工作是公司重要的對外窗口之一，參加接待的工作人員要遵守紀律，有禮有節(jié)、熱情大方，樹立公司的良好形象。3本手冊規(guī)定了公司商務(wù)接待的管理職能、管理內(nèi)容與要求、檢查與考核，適用于公司的全部商務(wù)接待活動的管理。第二條：管理職能行政部是公司接待工作的管理部門，公司商務(wù)接待以及宴請用餐等均由行政部統(tǒng)一安排。第三條：商務(wù)接待工作原則1對等接待、各負其責、相互配合的原則。商務(wù)接待工作涉及面廣，必須堅持重點、兼顧一般，按照對等接待、各負其責、相互配合的原則，上下一致，齊心協(xié)力，共同

2、做好接待工作。2規(guī)范高效、安全節(jié)儉、服務(wù)一流的原則。商務(wù)接待工作應(yīng)規(guī)范服務(wù)，提高辦事效率、熱情周到，視客情適度接待，提倡節(jié)儉，反對浪費，注重思想情感交流，不推諉扯皮，不應(yīng)付拖拉。3統(tǒng)一標準、預(yù)算管理、嚴格控制的原則。按照公司商務(wù)接待標準，對各項商務(wù)接待費用實行預(yù)算管理，由行政部負責人根據(jù)核定的預(yù)算嚴格控制使用，商務(wù)接待費用原則上不得超過限額，如需追加預(yù)算，由總經(jīng)理另行審批。第四條：接待職責分工1接待工作是公司窗口式工作，對于塑造企業(yè)良好形象、實現(xiàn)公司經(jīng)營目標，具有十分重要的意義。各相關(guān)部門及人員必須高度重視且規(guī)范行為。2接待內(nèi)容包括：迎客引入、詢問讓座、接待洽談、參觀介紹及招待服務(wù)等。分工如下

3、：行政部：提供一般接待良好環(huán)境的保障及備品準備，負責接待服務(wù)及參觀介紹。提供信息溝通保障及調(diào)度控制和來客記錄，安排來賓行程、食宿等。前臺：負責來客引入及會議室的環(huán)境保持。3接待人員應(yīng)及時撰寫重要來訪信息，將與來訪者交流中取得的信息匯總整理，提取其中對公司有價值的信息交有部門領(lǐng)導(dǎo)。第五條：商務(wù)接待標準公司商務(wù)接待標準，根據(jù)來訪者的人員級別及訪問目的不同，適用不同標準。主要劃分為4個級別：普通接待、業(yè)務(wù)接待、貴賓接待、政府接待。1.普通接待項目名稱說明適合人群供應(yīng)商、外協(xié)單位、中間商、普通商務(wù)類考察人員、技術(shù)人員等；交通標準按對方人員要求協(xié)助訂購，公司不負擔費用；住宿標準按對方人員要求，公司不負擔

4、住宿費用；餐飲標準簡餐消費控制在?2L元/人以下，宴請消費控制在祖元/人以下；接待陪同人員接口業(yè)務(wù)人員、部門主管；接待車輛商務(wù)車或出租車；其他接待1.公司會議室布置投影機、白板、飲品（飲用水、茶、咖啡）備注2業(yè)務(wù)接待項目名稱說明適合人員普通客戶、地方機關(guān)一般工作人員交通標準按對方人員要求協(xié)助訂購，公司不負擔費用；住宿標準按對方人員要求，公司不負擔住宿費用；餐飲標準簡餐消費控制在?5L元/人以下，宴請消費控制在?80元/人以下；接待陪同人員接口業(yè)務(wù)人員、部門主管、主管副總；接待車輛公司轎車、商務(wù)車或出租車；其他接待.必要時制作來賓接待手冊；.公司會議室布置公司介紹PPT、宣傳資料、文件袋（信箋紙

5、、筆）、飲品（飲用水、茶、咖啡）。備注3高級接待項目名稱說明適合人員公司領(lǐng)導(dǎo)重要客人、公司重要客戶、外賓及上級機關(guān)的負責人等；交通標準按對方人員要求訂購，公司不負擔費用；住宿標準住宿標準三星級以上酒店，公司負擔費用；餐飲標準簡餐便消費控制在?100元/人以下，宴請消費控制在?200元/人以下；接待陪同人員接口業(yè)務(wù)人員、部門主管、主管副總、總裁；必要時安排董事長、股東；接待車輛公司轎車或租用專車；其他接待.制作來賓接待手冊，必要時安排酒店房間內(nèi)布置迎賓卡、鮮花、水果；.公司顯著位置布置迎賓條幅等；.公司會議室布置公司介紹PPT、宣傳資料、文件袋（筆記本、筆）、飲品（瓶裝飲用水、茶、咖啡、鮮花、水

6、果、香煙、煙具等；.安排公司領(lǐng)導(dǎo)與來賓合影并制作相框；必要時安排會談記錄、錄音、攝影、攝像；.安排來賓到本地主要景點游玩或娛樂；.必要時于來賓臨行時贈送紀念品，消費控制在在”元/人以下。備注4.政府接待：依照政府所屬部門及級別，按照業(yè)務(wù)接待及高級接待標準.第六條：商務(wù)接待流程1商務(wù)接待的申請與審批各部門實施商務(wù)接待前，應(yīng)填寫商務(wù)接待申請表，經(jīng)部門主管審核，總經(jīng)理審批后，報行政部申請安排接待；申請部門在商務(wù)接待申請表內(nèi)應(yīng)明確來賓人數(shù)、級別、接待歷史、對方陪同人員、我方陪同人員、接待時間、接待事由、接待負責人等信息及相關(guān)接待要求建議；公司高層領(lǐng)導(dǎo)的商務(wù)接待活動，由其助理、秘書填寫商務(wù)接待申請，并作

7、為接待負責人；行政部接到商務(wù)接待申請表后，應(yīng)根據(jù)公司商務(wù)接待標準進行商務(wù)接待行程設(shè)計并核定接待預(yù)算后，填寫接待行程安排表，反饋至接待申請部門確認；經(jīng)申請部門確認后的接待行程安排表，按接待標準進行審批，審批層級如下:接待標準行政部部門負責人總經(jīng)理審核審批普通接待VV業(yè)務(wù)接待VVV貴賓接待VVV如接待申請部門要求部分或全面超標準接待，接待行程安排表應(yīng)按照相應(yīng)接待標準進行審批；接待負責人應(yīng)將獲批后的接待行程安排表報公司財務(wù)部，作為預(yù)支、報銷接待費用的預(yù)算憑證。2商務(wù)接待的實施接待負責人依據(jù)獲批的接待行程安排表，落實各項接待安排的責任人及物品置辦；部門接待負責人通知接待活動相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便合理安排時間；

8、行政部根據(jù)接待行程安排，協(xié)調(diào)接待負責人和公司車輛或租用車輛的時間安排;貴賓客戶要制作來賓接待手冊，由接待負責人，送至來賓；接待負責人或公司，應(yīng)根據(jù)接待行程安排，前往車站、機場接送來賓，并陪同來賓辦理入住、結(jié)算手續(xù)；如接待負責人無法陪同，可由行政部或司機代為行使接待負責人職責；接待負責人應(yīng)嚴格執(zhí)行接待行程安排，保證各項接待活動的有序銜接；公司領(lǐng)導(dǎo)與來賓合影后，由行政部應(yīng)將照片制成相框，交由接待負責人送達來賓，留作紀念；來賓送行后，接待負責人應(yīng)適時致電來賓，在致以問候的同時了解來賓對公司各方面的意見，以及對公司接待安排的滿意度，并及時填寫商務(wù)接待總結(jié)報告，以便公司進行改進。3商務(wù)接待行程的變更商務(wù)

9、接待過程，如來賓要求對行程安排進行調(diào)整，現(xiàn)場陪同人員（接待負責人、司機及其他陪同人員）應(yīng)及時將調(diào)整意見通知行政部；行政部收到行程調(diào)整意見后，應(yīng)立即對接待行程安排表進行調(diào)整；如行程調(diào)整僅限時間安排調(diào)整，行政部應(yīng)將調(diào)整后的接待行程安排表報總經(jīng)理審批后執(zhí)行，并將接待行程安排表副本發(fā)至相關(guān)人員；如行程調(diào)整導(dǎo)致預(yù)算增加，行政部應(yīng)將調(diào)整后的接待行程安排表按審批流程重新進行審批后方可執(zhí)行，并替換原接待行程安排表正、副本；商務(wù)接待秘書應(yīng)根據(jù)調(diào)整后的行程安排，重新制作來賓接待手冊，并送至來賓。第七條：費用報銷1商務(wù)接待結(jié)束后，參與接待人員應(yīng)在5天內(nèi)將相關(guān)票據(jù)全部交至行政部，統(tǒng)一辦理報銷手續(xù)，無故超過30天未提供

10、票據(jù)的，不再予以報銷，由財務(wù)部由責任人的工資中扣回預(yù)支費用；2實際發(fā)生費用在已獲批預(yù)算額度內(nèi)的，由行政部持發(fā)票至財務(wù)部報銷；3實際發(fā)生費用超出獲批預(yù)算額度的，由責任人填寫費用超額審批表說明超額原因，按照商務(wù)接待審批權(quán)限進行審批，獲批后方可報銷；第八條：商務(wù)接待過程要求1接待人員須嚴格遵守公司相關(guān)規(guī)定，不準有任何越格行為發(fā)生；2接待過程中遇有來賓提出辦理限制事宜，須婉言解釋。3接待環(huán)境標準物品擺放整齊，且表面無灰塵；地面干凈無臟物，空氣流通清新；室溫適度，燈光合適，電視調(diào)好；備品齊全。4公司參觀規(guī)定安排來賓參觀公司，須報行政部批準；參觀過程中，原則上介紹者在來賓前，接待負責人在來賓后；參觀所到之

11、處，作業(yè)人員須集中精力做事，不得東張西望，更不許與參觀人員交談，如有必要可禮貌示意。6接待禮儀要求參與商務(wù)接待人員應(yīng)著正裝，舉止禮貌；接待人員到車站、機場迎接來賓，應(yīng)提前1020分鐘到達，恭候來賓到達，對不熟悉的來賓應(yīng)事先準備迎接牌，注明單位名稱和來賓稱謂；接到來賓后，接待人員應(yīng)主動向來賓致以問候，并主動幫助來賓提取行李；到達住宿地點后，接待人員應(yīng)主動協(xié)助來賓辦理入住手續(xù)，并提行李送至房間；接待人員到車站、機場送行，應(yīng)根據(jù)航班、列車時刻合理提前到達，主動幫助來賓拿取、托運行李，辦理相關(guān)手續(xù)；九、附則1本手冊為公司商務(wù)接待的規(guī)范性文件，各部門應(yīng)嚴格參照執(zhí)行；2本手冊由行政部依據(jù)實際情況變化，不定

12、期進行修訂；4本手冊由行政部附則最終解釋；4本手冊于2014年1月1日起執(zhí)行。備注除有特殊說明外，本制度適用范圍為集團各部門，子公司可參照執(zhí)行。子公司與集團公司發(fā)生業(yè)務(wù)關(guān)系時，以尊重集團公司制度為執(zhí)行原則。申請部門：負責人：.接待事由：.洽談參加人員：.陪同人員：.招待項目：口交通口住宿口宴請口娛樂口游覽其它：接待行程安排表接待部門：接待負責人：制表人：日期/時間接待事項主講/陪同其它參加部門地點第一天（月日）配合內(nèi)容清單：配合項目時間配合內(nèi)容責任人部門招待費用預(yù)算：交通：住宿：口宴請：娛樂等:合計：接待部門確認簽字：日期：行政部簽字：日期：總經(jīng)理簽字：日期：商務(wù)招待費用超額審批表.招待事由：.獲批招待費用預(yù)算：交通：住宿：口宴請：娛樂等：_合計：5.實際招待費用情況：交通：住宿：口宴請：娛樂等：_合計：超額：超額原因說明：接待部門確認簽字：日期：行政部簽字：日期：總經(jīng)理簽字：日期：接待項目：一、來訪目的：選型參觀簽合同合作順訪游玩其它（）二、接待總結(jié)：1、接待情況：2效果總結(jié)：3后續(xù)工作：4費用總結(jié)：預(yù)算實際超標*備注交通費住宿費餐飲費游覽費其它合