制造業(yè)企業(yè)會議管理制度

1、【最新資料Word版可自由編輯！會議管理制度第一章目的第一條為規(guī)范公司會議管理，提高會議質(zhì)量，降低會議成本，特制定本制度。第二章適用范圍第二條本制度適用股份公司及分子公司事業(yè)部召開的內(nèi)部會議的管理和控制。第三章會議類別第三條董事長總裁辦公會議1、主持與記錄：董事長總裁辦公會議由董事長總裁辦公室負責召集，總裁主持。總裁未能列席會議時，由董事長助理主持。董事長總裁辦公室指定專人進行會議記錄。2、召開時間：董事長總裁辦公會議召開的時間為每周二上午9:30。特殊原因需要延期召開的由總裁辦提前通知。3、參加人員：總裁助理級以上人員及因特殊情況需要列席的人員。由于出差等特殊原因不能參加例會的，應提前向總裁

2、辦請假。4、會議內(nèi)容：各與會人員就上周的工作情況進行匯報，包括工作內(nèi)容、原定計劃的執(zhí)行情況及所遇到的問題等。全體與會人員共同總結上周工作情況、商議所提議內(nèi)容或問題、安排下一步工作等。第四條公司季度經(jīng)營形勢分析會1、主持與記錄：季度經(jīng)營形勢分析會由企業(yè)管理總部組織召開，總裁主持。企業(yè)管理總部指定專人負責記錄。2、召開時間：一般在每季度第一個月上旬或中旬召開。3、參加人員：公司領導班子成員、財務部門及經(jīng)營單位主要負責人。4、會議內(nèi)容：研究公司主要生產(chǎn)經(jīng)營指標完成情況，建設項目和投資完成情況，預算執(zhí)行情況，成本控制情況，主營業(yè)務兼營業(yè)務生產(chǎn)運行和指標完成情況，存在的問題、解決措施和下一步工作安排。第

3、五條公司專項工作會議1、主持與記錄：公司專項工作會議是公司專項工作小組領導成員按照工作分工就專項工作召開的辦公會議，由小組領導成員主持并指定專人記錄。2、召開時間：公司專項工作小組領導成員依據(jù)公司工作部署和要求，不定時召開。3、參會人員：專項工作小組成員及相關部門負責人參加。4、會議內(nèi)容：小組成員就專項工作開展情況進行匯報，指出存在的問題，積極尋求解決措施并安排下一步工作。第六條技術分析專題會1、主持與記錄：技術分析專題會由專項技術總負責人指定專人負責召集，總負責人主持，并指定專人進行會議記錄。2、召開時間：根據(jù)相關技術項目需求，由專項技術總負責人安排具體時間。3、參加人員：技術項目所有技術人

4、員，如有必要還可通知相關部門人員列席會議。技術分析專題會召開前，各專項技術負責人必須收集所有技術人員在實驗過程中所遇到的問題及所提意見或建議。4、會議內(nèi)容：技術人員在實驗過程中所遇到的各類技術性問題，包括實驗方法的改進意見、實驗工作總結或數(shù)據(jù)分析、新技術開發(fā)等。第七條部門聯(lián)席會議1、主持與記錄：會議由召集人指定專人或部門召集并安排時間地點?？偛冒l(fā)起的由總裁主持，職能部門經(jīng)理發(fā)起的由發(fā)起部門經(jīng)理主持，并指定專人進行會議記錄。2、召開時間：由召集部門根據(jù)工作特點和需要合理安排時間。3、參加人員：需要協(xié)調(diào)、協(xié)作的相關部門經(jīng)理及具體事項負責人員。4、會議內(nèi)容：部門聯(lián)席會議是由總裁或各職能部門經(jīng)理發(fā)起召

5、開的跨部門協(xié)調(diào)、協(xié)作專題會議，主要就需要多方協(xié)調(diào)的事項進行情況分析并安排部署。第八條公司行政例會1、主持與記錄：行政例會由行政事務總部負責召集，行政事務總部部長主持，行政辦公室指定專人進行會議記錄。行政事務總部部長未能列席會議時，由行政辦公室主任主持。2、召開時間：行政例會每月召開一次，召開時間不固定。特殊原因需要延期召開的由辦公室提前通知。3、參加人員：各分子公司、事業(yè)部行政負責人。由于出差等特殊原因不能參加例會的，應提前向行政辦公室請假。4、會議內(nèi)容：1）各分子公司、事業(yè)部行政工作完成情況，著重介紹在工作過程中出現(xiàn)的問題并尋求解決方法。2）各部門按照工作要求和指標提出下月工作計劃。3）各部

6、門將工作的最新動向與會人員通報。第九條工作述職會議1、主持與記錄：工作述職會議由人力資源管理總部負責召集，總裁主持，人力資源管理總部指定專人進行會議記錄。2、召開時間：年終述職會議每年年終召開一次，轉正述職會議在入職三個月以后召開，具體時間由人力資源管理總部安排。3、參加人員：公司副部級以上人員。由于出差等特殊原因不能參加例會的，應提前向人力資源管理總部請假。4、會議內(nèi)容：各與會人員自我總結、匯報工作情況，如工作具體內(nèi)容、工作任務執(zhí)行情況及所取得的業(yè)績或成效等。第十條部門周會1、主持與記錄：部門周會由本部門負責召集，部門負責人主持，指定專人進行會議記錄。部門負責人未列席會議時，指定專人主持。2

7、、召開時間：每周召開一次，具體時間由各部門負責人根據(jù)實際情況而定。3、參加人員：部門全體員工。由于出差等特殊原因不能參加例會的，應提前向部門負責人請假。4、會議內(nèi)容：1）部門日常運作情況的總結。2）各員工匯報上周工作任務完成情況，及在工作過程中出現(xiàn)的問題。3）各員工提出下周各自工作計劃。第十一條其他臨時性會議第四章會議管理第十二條為避免會議過多或重復，公司經(jīng)常性、固定性的會議應納入例會制，原則上要按例行規(guī)定的時間、地點、內(nèi)容組織召開。第十三條公司各類會議由企業(yè)管理總部歸口管理，負責會議計劃與統(tǒng)籌、提擬與審批。1、每月月底前，企業(yè)管理總部應與各部門協(xié)調(diào)確定下月計劃召開的各類會議，統(tǒng)一報總裁審批后

8、，匯同公司例會編制月度會議計劃，于月底前發(fā)放至各部門。2、凡企業(yè)管理總部已列入計劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的臨時行政會議時，會議召集部門應提前2天完成會議提擬和報批手續(xù)，并報請企業(yè)管理總部調(diào)整會議計劃。未經(jīng)企業(yè)管理總部同意，不得隨意打亂正常會議計劃。3、會議安排的原則為：小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服從例會。各類會議的優(yōu)先順序為：公司例會、公司臨時行政會議、部門會議。因處理突發(fā)事件而召集的緊急會議不受此限。4、對于參加人員相同、內(nèi)容接近、時間相適的幾個會議，企業(yè)管理總部有權安排合并召開。第五章會議準備及要求第十四條會議主持人和召集單位與會人員都應按會議要求分別做好有關準備

9、工作，包括擬定會議議程、提案、匯報總結提綱、發(fā)言要點、工作計劃草案、決議決定草案、落實會場、通知與會人員等。第十五條會議應按規(guī)定時間準時召開，參會人員準時參加會議并簽到，做好會議記錄，對要求傳達的會議內(nèi)容要及時進行傳達。第十六條會議涉及機密事件，所有與會者嚴守保密制度，不得外傳泄密第十七條會議形成決議應由牽頭部門及時書面通知有關執(zhí)行部門，并負責監(jiān)督落實情況。第十八條所有與會人員均不得缺席、遲到、早退，會議記錄人員登記到會情況。所有參加例會的人員應將手機設置在無聲或振動狀態(tài)下。1、遲到。所有與會人員在會議規(guī)定召開時間后5分鐘內(nèi)未到的，計為遲到。無正當理由遲到每次處10元的罰款。2、早退。凡與會人

10、員，如未經(jīng)主持人同意在會議結束前提前離開會場的，計為早退。無正當理由早退每次處10元的罰款。3、缺席。凡與會人員未經(jīng)請假擅自不參加會議或請假未批準而不參加會議的，計為缺席。無正當理由缺席每次處以20元的罰款。4、凡因通知原因造成應參加會議人員遲到或缺席的，以上處罰由傳達人承擔。第六章會議記錄第十九條公司各類會議均應以專用記錄本進行會議記錄。第二十條公司各類會議原則上應指定專人負責記錄。會議記錄員的確定應遵守以下規(guī)定：1、各部門應常設一名會議記錄員（一般為本部門的內(nèi)勤文員，名單報企業(yè)管理總部備案），負責本部門會議及本部門負責組織的會議的記錄工作。2、會議記錄遵照“誰組織，誰記錄”的原則，如有必要

11、，主持人可根據(jù)本原則及考慮會議議題所涉及業(yè)務的需要，臨時指定會議記錄員。3、總裁主持的公司例會、臨時行政會議原則上由總裁辦負責會議記錄工作，總裁另有指定的，遵從總裁指定。第二十一條會議記錄員應遵守以下規(guī)定：1、以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，根據(jù)需要整理會議紀要。2、會議記錄應盡量采用實錄風格，確保記錄的原始性。3、對會議已議決事項，應在原始記錄中括號注明“議決”字樣。4、做好會議原始記錄及經(jīng)主持人核準的會議簽到表的考勤記錄。第二十二條下列情況下，應整理會議紀要：1、公司各類臨時行政會議；2、須會后對會議精神貫徹落實進行跟進的會議；3、其它主持人要求整理會議紀要的會議。第二十

12、三條會議紀要的發(fā)放或傳閱范圍由主持人確定。公司各類臨時行政會議的會議紀要須報企業(yè)管理總部一份存檔備查。第七章會議跟進第二十四條會議決議、決策事項須會后跟進落實的，遵照“誰組織，誰跟進”的原則；會議主持人另有指定的，從主持人指定。第二十五條總裁主持的會議的會后跟進工作原則上由董事長總裁辦公室負責落實，總裁另有指定的，從總裁指定。第二十六條會議跟進的依據(jù)以會議原始記錄及會議紀要為準。第八章會議室管理第二十七條會議室由行政事務總部指定專人負責管理，各部門因會議需要使用會議室，須事先向行政管理總部申請，由行政事務總部統(tǒng)籌安排。第二十八條會議室使用規(guī)定1、按先申請后使用原則。沒有經(jīng)過申請的部門，在沒有沖突的情況下，可以使用，但如有沖突，必需禮讓已申請使用會議室的部門。2、按申請的先后順序使用。特殊情況下，經(jīng)相互之間協(xié)商后可以調(diào)整使用順序。但行政事務總部不負責協(xié)商，由使用者自己協(xié)商。3、遇公司層級的緊急或重要會議，已申請使用會議室的部門，在不能調(diào)換的情況下，應先讓公司層級的重要會議。4、部門應在所預約的時間到達會議室，并開始使用。超過10分鐘未到達會議室的，行政事務總部有權對會議室的使用權另作安排。5、部門應按預約的時間內(nèi)使用完畢，不允許超時使用。如在緊接的時間段內(nèi)已安排給