物業(yè)公司檔案管理制度

1、精品文檔 精心整理精品文檔 可編輯的精品文檔/物業(yè)公司檔案管理制度 1 檔案立卷歸檔制度 1.1立卷歸檔范圍及整理方法 1.1.1文件(包括印刷品和音像制品等)歸檔范圍 1.1.1.1凡是反映公司活動和基本歷史面貌,具有查考利用價值的文件材料均應歸檔。 1.1.1.2不宜由各部門保管,應直接交存檔案室的文件材料。 1.1.1.3公司項目發(fā)展、建設、經(jīng)營業(yè)務中產(chǎn)生的法律和政策文件,包括章程、合同、證書、執(zhí)照、政府批文、規(guī)章、制度、法律案件處理文件、會議紀要等。 1.1.1.4公司發(fā)展戰(zhàn)略、經(jīng)營規(guī)劃等有重要意義的文件。 1.1.1.5本公司的科學技術專業(yè)文件。 1.1.1.6工程建設設計、施工、竣

2、工等過程中形成的文件和圖紙。 1.1.1.7各類財務資料由財務部門負責歸檔保管。 1.1.2檔案整理方法 1.1.2.1各項業(yè)務工作中形成的文件材料,由各職能部門按其業(yè)務范圍,指定有關人員負責積累、整理和移交, 在積累過程中要做好原始文件的登記工作。 1.1.2.2各職能部門應將文件材料的形成、積累、歸檔工作納入工作計劃和管理標準,列入有關人員的職責范圍,并作為考核的依據(jù)。 1.2檔案立卷歸檔流程 1.3檔案分類與歸檔范圍 1.3.1分類說明 凡牽涉到具體工程項目的立項申請、批復、有關證照及合同、協(xié)議等均歸入所屬基礎資料檔案,但有關公司、分部的此類文件歸入文書檔案、合同檔案。 1.3.2文書檔

3、案的編號標準 1.3.3聲像檔案的編號標準 1.3.4檔案密級分類 1.3.4.1密級檔案 是指依照法定程序確定的,在一定時間內(nèi)只限一定范圍人員知悉的檔案。 1.3.4.2非密級檔案 是指不宜在社會上公開只限于公司內(nèi)部員工查看的檔案。 1.3.4.3檔案的密級分為四級 絕密級、機密級、秘密級、和非密級檔案 1.4歸檔要求 1.4.1歸檔文件材料的質(zhì)量要求 1.4.1.1必須是原件、正本,符合文件格式 1.4.1.2必須簽字、審批手續(xù)完備,字跡清楚,圖面整潔 1.4.1.3必須齊全完整、裝訂整齊、并經(jīng)適當?shù)恼?1.4.1.4是傳真件的應復印后以復印件歸檔 1.4.1.5要用耐久的字跡材料書寫,

4、如碳素墨水、藍黑墨水,禁止采用 圓珠筆、純藍墨水、紅墨水、復寫紙等易退色的字跡材料。 2 檔案整理及維護制度 2.1檔案整理工作原則及內(nèi)容 2.1.1檔案整理工作的原則 2.1.1.1檔案的整理應該充分利用原有資料作為整理的基礎。 2.1.1.2檔案的整理必須保持文件之間的歷史聯(lián)系 2.1.1.3檔案的整理必須便于保管和利用 2.1.2檔案整理工作的內(nèi)容 2.1.2.1系統(tǒng)排列和編目 2.1.2.2局部整理 2.1.2.3全過程整理 2.2檔案維護的要求 2.2.1維護檔案的完整性(質(zhì)量上的完整和數(shù)量上的完整) 2.2.2維護檔案的安全性(物質(zhì)的安全和法律的安全) 3 檔案借閱和復制管理制度

5、3.1檔案借閱審批權(quán)限和借閱范圍 3.1.1絕密級檔案除公司領導批準外一般不能查閱。經(jīng)公司領導批準,借閱人可按批準內(nèi)容分別進行查閱、摘抄、復制或借用。 3.1.2機密級檔案須總經(jīng)理或其授權(quán)人員批準方可借閱或復制。 3.1.3秘密級檔案和非密級檔案由一級部門主管批準方可借閱或復制。 3.1.4所有合同檔案的借閱或復制除一級部門主管簽字外還須總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)人員批準。 3.2檔案借閱與歸還程序 3.2.1借閱人員填寫檔案借閱登記表。 3.2.2按審批權(quán)限報領導審批。 3.2.3借閱人員持經(jīng)批準的檔案借閱申請表到檔案室或本部門檔案員 處借閱,并在檔案資料借閱登記表登記、簽字。檔案管理員同時將借閱情

6、況輸入電腦中,并將檔案借閱申請表存入檔案所在的卷盒中。 3.2.4借閱人員歸還所借檔案時,檔案員應進行清查, 確認無誤后在檔案資料借閱登記表和電腦中注銷,同時將檔案借閱申請表從卷盒中抽出。檔案借閱申請表要按月裝訂,保存一年后銷毀。 3.3檔案復制管理 3.3.1借閱人員需復制檔案應事先在檔案借閱登記表上注明,并呈領導審批。 3.3.2檔案復制由借閱人員持經(jīng)批準的檔案借閱登記表到有關復印員處復印。 3.3.3密級檔案未經(jīng)相應審批人員批準,復印員一律不得進行復印。 3.4人員的要求 3.4.1嚴格遵守公司保密制度有關規(guī)定,保守公司檔案秘密。 3.4.2對所借的檔案要精心保管,不得丟失,不得在檔案上

7、亂畫、拆散、抽出、修改、折疊、拍照或轉(zhuǎn)借他人。 3.4.3檔案借閱時間不得超過10天。確因工作需要不能按時歸還者,應辦理延期手續(xù)。 3.4.4出差、請長假(半月以上)或辭職者應把所借檔案及時歸還,每年春節(jié)前夕所有外借檔案一律歸還檔案室 。 3.4.5因工作需要(如檔案更改、報廢)檔案員通知歸還檔案時,應在24小時內(nèi)歸還,如不及時歸還,所造成的后果由借閱人員負責。 4 聲像檔案的存檔要求及保管制度 4.1對于聲像檔案的存檔要求 4.1.1歸檔的聲像材料必須是原件、原版,各部門或個人不得私留聲像檔案。 4.1.2歸檔聲像材料必須聲像清晰、完整、準確。 4.1.3歸檔的聲像材料不得有水漬、油漬、劃傷

8、、灰塵、霉菌等有害物。 4.1.4歸檔的照片底片,必須詳細說明發(fā)生的時間、地點、事件內(nèi)容。 4.1.5歸檔的照片入庫后,照相費用方可報銷。 4.1.6歸檔的錄音帶,錄像帶必須注明每盤帶內(nèi)錄入的內(nèi)容。 4.1.7歸檔的磁盤必須在每個軟盤上標明軟件名稱、開發(fā)時間、版本、或標明備份數(shù)據(jù)名稱及備份時間。 4.2聲像檔案的保管制度 4.2.1按不同類別和載體使用不同的裝具,分別排列保存。 4.2.2照片檔案一般放在相冊中,錄音帶、錄像帶、磁盤宜放愛專用聲像檔案柜或密封盒中,豎放遠離磁場。 5 檔案網(wǎng)絡管理制度 5.1各單位主管部門,要建立自身的網(wǎng)絡制度,負責對其所屬單位的檔案工作實行監(jiān)督、指導,實行分級

9、管理。 5.2各單位應努力做到檔案信息錄入化、檔案智能檢索化,利用光盤實現(xiàn)檔案的全文存儲。 6 檔案移交制度 6.1檔案管理人員工作變動時,要辦理檔案移交手續(xù)。 6.2移交時,由原檔案管理人員編制檔案移交清冊,列明檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內(nèi)容。 6.3交接雙方就移交清冊所列內(nèi)容逐項清查無誤后版納里交接,并有中心分管領導負責監(jiān)交。 6.4交接完畢,交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人在檔案移交清冊上簽名或蓋章。 6.5檔案管理人工作調(diào)動時,必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開工作崗位。 7 檔案鑒定與銷毀管理規(guī)定 7.1檔案鑒定時間 7.1.1歸檔鑒定 根據(jù)檔案歸檔范圍、

10、歸檔要求、保管期限的規(guī)定決定該份檔案是否需要存檔。 7.1.2定期鑒定 每年10月對已保存了一段時間的檔案進行鑒定,內(nèi)容包括密級的調(diào)整、保管期限的調(diào)整,檔案是否完整、準確、系統(tǒng),有無保存價值等。 7.2鑒定方法 7.2.1直接鑒定法 就是鑒定人員直接地、具體地審查檔案, 不能只看案卷題名而不考慮卷內(nèi)文件材料情況,應逐卷、逐份審查文件材料,根據(jù)檔案的價值確定或調(diào)整保管期限和密級,確定是否進行銷毀。 7.2.2分析檔案價值法 就是鑒定人員以反映公司主要職能活動面貌為出發(fā)點,以分析檔案內(nèi)容為中心,結(jié)合公司工作性質(zhì)、社會地位、活動范圍以及檔案產(chǎn)生的時間、完整程度、可靠性、有效性進行分析、鑒定。 7.3

11、檔案的銷毀管理制度 7.3.1經(jīng)鑒定應予銷毀的檔案,由檔案管理員填寫檔案資料銷毀清單,報總經(jīng)理或部門主管審批。 7.3.2檔案資料銷毀清單經(jīng)批準后, 檔案管理員應立即將批準銷毀的檔案予以銷毀。銷毀檔案時,要指定兩人以上監(jiān)銷,并在檔案資料銷毀清單上簽字。檔案資料銷毀清單應長期保存?zhèn)洳椤?7.3.3檔案被銷毀后,檔案管理員在分類帳上注明“已銷毀”, 并標明檔案資料銷毀清單編號和銷毀時間,并同時在計算機數(shù)據(jù)庫中對這部分文件進行刪除。 8 檔案管理人員的崗位責任制 8.1檔案管理人員工作守則 8.1.1熱愛本職工作,忠于職守,嚴守紀律,保守黨和國家的機密,依法治檔。 8.1.2堅持黨的組織原則,識大體

12、,顧全局,兢兢業(yè)業(yè)作奉獻。 8.1.3要有耐心熱情的態(tài)度,文明禮貌的作風,全心全意的服務精神 8.1.4要努力學習,鉆研業(yè)務,勤奮工作,善于思索,勇于開拓,不斷開創(chuàng)檔案工作新領域。 8.1.5要有民主、團結(jié)、互助、友愛、勤政、廉潔、高效的精神風范和工作作風。 8.1.6工作嚴謹精細、實事求是,堅持真理,忠于歷史,維護檔案的完整和安全。 8.2檔案管理人員工作要求 8.2.1資料歸存、借閱、復印、保密的規(guī)范完善。 8.2.2貫徹檔案立卷制度(文件資料的收集管理,歸檔范圍,平時歸卷、立卷)。 8.2.3應積極配合各部門工作的正常開展,保證每一卷宗都有卷內(nèi)目錄。 8.2.4對于公司檔案所有內(nèi)容均必須同時備份存檔。 8.2.5檔案管理人員和設計企業(yè)機密以上資料的人員,均應與企業(yè)簽訂保密協(xié)議。 9 保密守則 9.1不該說的機密,絕對不