實現(xiàn)中小學檔案管理信息化之我見

1、實現(xiàn)中小學檔案管理信息化之我見摘要教育信息化為中小學檔案管理信息化創(chuàng)造了條件,使中小學檔案實現(xiàn)計算機管理成為現(xiàn)實。根據(jù)中小學檔案管理的現(xiàn)狀,結(jié)合自身的學習和體會,就實現(xiàn)檔案管理信息化提出幾點粗淺看法。關(guān)鍵詞中小學檔案管理信息化如何實現(xiàn)中小學校檔案管理信息化?筆者根據(jù)中小學檔案管理的現(xiàn)狀,結(jié)合自身的學習和工作體會,就實現(xiàn)檔案管理信息化提出幾點粗淺看法。一、中小學校檔案管理的現(xiàn)狀及存在問題目前中小學檔案管理的現(xiàn)狀卻不容樂觀,普遍存在著注重硬件施行建立,輕視檔案管理信息化建立的現(xiàn)象,存在著教育主管部門、學校指導和教職工的普遍不夠重視、學校專職檔案管理人員缺乏、檔案資料單一、檔案存放條件較差、檔案材料

2、搜集不完好等問題,特別是多數(shù)學校的檔案管理還處于人工管理形式,與教育開展很不適應(yīng)。因為傳統(tǒng)的人工檔案管理方式,特別是案卷多為紙質(zhì)檔案,卷內(nèi)紙質(zhì)好壞混雜、頁面大小不一、手寫打印墨跡有濃有淡,且信息量大,數(shù)據(jù)繁雜,平安性差,不僅給檔案資料的搜集、整理、立卷、歸檔、保密等帶來了諸多不便,而且由于人工檔案管理檢索手段落后,查閱利用不便,給檔案存放保管、更新達標、日常維護帶來了很大困難,直接影響著檔案管理效率的進步,影響著檔案利用價值的進步。二、中小學校檔案管理信息化的優(yōu)勢針對中小學傳統(tǒng)檔案管理方式的現(xiàn)狀和存在問題,建立現(xiàn)代化的中小學檔案管理信息化體系刻不容緩。根據(jù)中小學檔案管理的現(xiàn)狀和自己的工作理論,

3、筆者認為:中小學檔案管理信息化系統(tǒng)至少具有以下優(yōu)勢:1.中小學檔案管理信息化系統(tǒng)是廣泛應(yīng)用電子計算機處理圖文聲像等原始檔案資料,并以硬盤、光盤、錄音帶、錄像帶等介質(zhì)貯存,具有處理迅速、存儲量大、查閱方便、保存期限長等紙質(zhì)檔案所無可比較的優(yōu)勢,這種檔案管理信息化系統(tǒng)真正實現(xiàn)了文檔一體化,文字紙質(zhì)檔案和電子文件并存,可以為查閱者方便地提供查詢、閱讀、交流、使用等多項效勞。2.中小學檔案管理信息化系統(tǒng)的建立和不斷完善,為各學校培養(yǎng)和造就了高素質(zhì)的專職工作人員。從筆者所處的地區(qū)來看,盡管中小學校檔案專職管理人員缺乏,且普遍存在著知識面窄、知識老化、知識構(gòu)造不盡合理等現(xiàn)象,但也有不少經(jīng)過專業(yè)學習和業(yè)余自

4、學在檔案管理信息化工作中獨當一面,各顯才能,為信息化建立做出了較大奉獻。我們相信,在建立檔案管理信息化系統(tǒng)的過程中,只要指導重視,上下合力,檔案管理信息化開展過程中一定會解決好管理人員數(shù)量缺乏、素質(zhì)不高等開展中的問題。3.中小學檔案管理信息化系統(tǒng),具有以地區(qū)或?qū)W校建立網(wǎng)站、網(wǎng)頁、局域網(wǎng)或電子文件數(shù)據(jù)管理中心的優(yōu)勢。如一個學?；虻貐^(qū)建立自己的檔案網(wǎng)站、網(wǎng)頁,就可以方便地為政府、教育主管部門、社會各界提供網(wǎng)上利用效勞,在學校自己的網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用效勞,實現(xiàn)各學校優(yōu)質(zhì)教育資源共享。同時,通過檔案管理信息化建立,可以促進學校各項工作管理的公開化,可以通過網(wǎng)絡(luò)征集各界人士對學

5、校開展的意見或建議,更便于廣闊群眾對學校各項工作的監(jiān)視,以利不斷改良工作。三、中小學校檔案管理信息化的意義中小學檔案管理必須主動適應(yīng)信息時代的開展,加快檔案管理信息化建立步伐。1.教育開展說明,中小學檔案管理信息化對于促進教育現(xiàn)代化、學校管理標準化、進步教育資源利用率、實現(xiàn)資源共享、優(yōu)勢互補越來越發(fā)揮著紙質(zhì)檔案無可替代的重要作用。2.中小學檔案管理信息化是學校其它各項工作的標準化、標準化是基矗因此,中小學檔案管理信息化系統(tǒng)的建立和完善必將有力地促進中小學校各項工作的改良和進步,促進教育管理程度和辦學程度的進步。3.中小學檔案管理信息化系統(tǒng)是重要的教育資源,它不僅可以方便快捷地實現(xiàn)對學校所有師生

6、員工檔案的日常管理,積累管理經(jīng)歷,而且可以逐步實現(xiàn)與名校名師建立合作聯(lián)絡(luò),發(fā)現(xiàn)、改良、創(chuàng)新自身工作,不斷進步管理工作效率和學校管理程度。四、中小學校檔案管理信息化的途徑實現(xiàn)中小學校檔案管理信息化應(yīng)主要做好以下幾方面工作:1.確定檔案管理信息化的標準。目前,雖然檔案管理部門還沒有明確規(guī)定檔案管理信息化、標準化的標準,但教育主管部門、各學校至少要以超前的戰(zhàn)略目光,制定本地區(qū)、本部門、本學校檔案管理信息化系統(tǒng)的所必須具備的根本條件和根本標準,并隨著信息技術(shù)的開展而更新進步。當務(wù)之急是配置相應(yīng)的信息設(shè)備,配齊必要的專職管理人員,創(chuàng)設(shè)良好的條件。同時嚴格要求學校各職能處室要以信息化建立的標準形成正在形成

7、的檔案資料,檔案管理人員那么要明確建檔標準,及時予以立卷歸檔,逐步形成指導重視,部門協(xié)作,互相促進,共同進步的中小學檔案管理信息化建立新場面。2.建立中小學校檔案管理數(shù)據(jù)庫。目前中小學檔案管理信息化系統(tǒng)建立仍處于起步階段,其檔案正在由原來的筆寫文字或打印件向信息管理系統(tǒng)的過渡。教育主管部門或?qū)W校應(yīng)抓住這一有利時機,加快中小學數(shù)據(jù)庫建立。只有數(shù)據(jù)庫建立好了,才能運用先進的信息技術(shù)對檔案資料進展科學的管理。3.穩(wěn)步推進辦公自動化建立,不斷進步檔案管理工作程度。教育主管部門和學校要結(jié)合農(nóng)村遠程教育工程的施行,將檔案管理信息化系統(tǒng)建立納入學校開展規(guī)劃,有方案地為學校配置計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),不斷進步中小學教學、辦公信息化程度?？傊?中小學檔案管理信息化系統(tǒng)建立是一項長期復(fù)雜的系統(tǒng)工程,需要多方面的共同努力方可穩(wěn)步實現(xiàn)。參考文獻:1李瑩.試論電大科研