公司文書檔案管理辦法

1、文書檔案管理辦法（試行） 檔案人員崗位職責 （一）負責本單位文件資料的接收、整理、鑒定、保管、利用。做到歸檔材料完整、齊全、登記清楚、利用方便。 （二）負責檔案的借閱和利用，根據需要編制必要的檢索工具，為企業(yè)管理和經營業(yè)務工作服務。 （三）做好檔案庫房的管理，落實防盜、防火、防曬、防塵、防潮、防蛀等六防措施。對損壞變質的檔案及時采取措施和復制。 （四）負責對需要銷毀的檔案材料提出銷毀意見，附上銷毀目錄，報領導批準，送往指定單位監(jiān)銷。 （五）熱愛本職工作，嚴守機密，參與檔案有關會議和活動。 （六）做好文件、材料發(fā)出校對工作。 （七）檔案工作人員調動工作時，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離崗。二、歸

2、檔立卷 （一）歸檔立卷的文件必須是辦結或暫時辦理完畢的文件。文件材料種類、份數以及備份文件的頁數均應齊全完整。 （二）凡是圍繞某一份文件辦理過程中形成的有價值的材料與該文件一同立卷。 （三）歸檔的文件應按照文件的自然形成規(guī)律，保持文件之間的歷史聯系，正確分類和劃定保管期限，便于工作保管和利用。 （四）歸檔的文件，一律用鋼筆或毛筆書寫，嚴禁用圓珠筆、鉛筆、水彩筆等不便于長期保存的書寫工具制作文件材料。 （五）由檔案管理人員負責檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作。 凡按規(guī)定需要存檔的文件、資料，均需指定專人按要求整理、裝訂，及時歸檔。凡不符合要求的，檔案管理人員應通知文件移交部門補齊材料或退回移交部

3、門重新收集、整理。 （六）卷內文件加工整理： 1、卷內文件應在去掉金屬物，對破損的文件材料應按裱糊技術要求托裱。 2、卷內文件紙張過大的，要在不超過裝訂線的篇幅內逐張拆疊齊邊，或以每頁A4紙大小剪切，裝訂線的位置不得少于1公分，如邊沿過窄，紙張?zhí)?，應加邊托裱?3、卷內文件應按排列順序，依次編寫頁號或件號，裝訂的案卷，應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面在左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，就在卷內每份文件材料的右上方加蓋檔號章，在用逐一件編寫件號；圖表和聲像材料等也在在裝具上或聲像材料的背面逐件編號。 4、聲像材料應用文字標出攝像錄音的對象、時間、地點、中心內容、責任者和攝制人。 5、卷內

4、文件目錄逐項填寫放置卷首，有關卷內文件材料的情況說明都應填寫備考表內，若無情況說明也應將立卷人、檢查人的姓名和時間填上以示負責，備考表應置尾。 6、案卷封面標題，應體式一致。文字簡稱，使用簡稱應通俗易懂，并用毛筆或鋼筆（碳色黑墨水）書寫，字跡要工整、清楚，亦可用電腦打印封面。 7、字跡已擴散或用鉛筆、圓珠筆、紅墨水書寫或簽發(fā)的文件，應全部復制并與原件一起立卷。 8、案卷用三孔一線的方針裝訂，一般不超過二百頁為宜；孔間相距公分左右，用蠟繩線裝訂，結頭打在案卷的背面。 9、裝訂的材料，如證書、圖紙、圖表、照片等特殊文件材料可以不裝訂，采用卷裝或盒裝存放。 10、交必須隨同檔案裝具、檔案全宗介紹、檔

5、案目錄等一同移交給接收方，為接收方所有，嚴格履行交接手續(xù)。 檔案庫房管理 （一）檔案室是企業(yè)機要重要，檔案工作人員應具有高度的警惕性，堵塞一切失竊漏洞。非工作人員一律不準隨便出入，如工作需要經工作人員同意后方能入內。 （二）檔案室嚴禁吸煙，不得堆放易燃易爆物品及與檔案無關的物品。 （三）切實加強檔案安全工作，在工作完畢后對門窗、電器設備進行檢查。庫房鑰匙應由專人保管，防止遺失，并做好防盜、防火、防潮、防曬、防蟲、防塵等安全工作。 （四）檔案人員對庫藏檔案進行定期和不定期的檢查，做到帳物相等，發(fā)現問題及時處理。 （五）檔案人員在調離工作時，要進行案卷移交、清點手續(xù)。 （六）庫房內要保持清潔、整齊

6、。采用白熾燈光源，掛好窗簾，避免陽光直射，保持經常通風，以最大限度地延長檔案的壽命。 （七）做好庫房管理基礎工作，為便于調閱存取并有利于保持庫房，做到檔案存放條理化、排列系統(tǒng)化、保管科學化。 1、檔案按年度劃分成永久、長期、短期三種保管期限的案卷，檔案室內接收的檔案材料應裝入案卷盒內，以流水號形式編號排列，并寫明年份、卷號，最后將案卷分別上架，妥善保管。 2、聲像檔案應設專柜存放，要存放在蔭涼干燥處，切勿放在潮濕、高溫環(huán)境中或曝曬在日光中，以防變形。 3、檔案室設置專用庫房和足夠的檔案箱（柜）。庫房中檔案箱從左到右排列，前后間距一般不小于公分，做到排列有序，整齊劃一，為便于庫房內檔案的管理，所

7、有檔案箱右上角上插入標志有統(tǒng)一的順序號、保存年代、保管期限和起止卷號的卡片。 4、檔案庫房應配有防盜設施，要保持庫房的清潔，做好七防（防高溫、防光、防盜、防火、防塵、防蟲、防鼠）和庫存內適宜的溫濕度（溫度度度），相對濕度度度），并做好溫濕度測試記錄。 （八）庫房內外應配備消防器材，如遇突發(fā)性事件，應采取緊急措施。 四、文書檔案借閱 （一）檔案一般不予外借。個別特殊情況必須借出使用時，應事先說明事由，經過主管部門負責人批準，并嚴格履行借閱登記手續(xù)后方可外借。企業(yè)內部人員借閱檔案，必須辦理借閱登記手續(xù)，填寫借閱事由，并經所在部門負責人簽字后方可借閱。 （二）外單位人員借閱檔案，必須持有單位介紹信，

8、并寫明借閱事由，重要的案卷材料必須征得檔案主管領導同意后方能借閱，但不攜離檔案室。 （三）借閱檔案一般在檔案室內進行，企業(yè)內部借閱者如確需帶檔案材料出檔案室的，除辦好手續(xù)外，要負責檔案的安全和保密，嚴禁私自轉借。 （四）檔案借閱者要自覺遵守借閱期限，一般不得超過兩周。因工作需要愈期續(xù)借的，要辦理續(xù)借手續(xù)，歸還時要辦理注銷手續(xù)。 （五）借用檔案的單位或個人，不得擅自復印、抄錄、公布檔案內容。 （六）借閱和歸還檔案時，檔案管理人員須對檔案材料進行當面清點校對，逐項檢查。 （七）檔案室對借閱人員借閱有價值的檔案，要進行利用效果登記，借閱人有義務提供幫助。 五、檔案保密 （一）檔案材料是企業(yè)的無形資產

9、，是國家和企業(yè)的寶貴材富，任何人不得私自占有、銷毀和擅自外傳。 （二）檔案管理人員要嚴守秘密，妥善解決檔案保管中的安全、保密問題。 （三）檔案室準備報廢和銷毀的材料，應該統(tǒng)一存放，不得隨意堆放、亂丟，在經領導批準后需統(tǒng)一送交指定地點銷毀。 （四）本公司行政會議、黨內民主生活會議等記錄屬保密范圍，須經主管領導批準后按照正常手續(xù)辦理登記后方能查閱。 （五）外單位因特殊需要查閱本公司檔案時，必須按有關規(guī)定，持有介紹信，經分管領導批準后方可借閱。借閱時必須在檔案管理人員陪同下并在指定檔案室內查閱。工作人員在調離崗位、調動工作（離、退休、出國）前，須將其所承辦或借閱的檔案移交完畢，并認真辦好交接手續(xù)。

10、（六）檔案管理人員必須嚴格檔案機密，不得泄露所藏檔案的內容。對違反保密制度，造成失密、泄密事故者要追求責任，構成犯罪的，則要依法處理。 六、檔案鑒定、銷毀 、統(tǒng)計 （一）檔案鑒定 必須準確鑒定檔案的保存價值，本著保證檔案的齊全、完整，根據“去粗存精、保存從寬”的鑒定要求和實際情況來判定其保管期限，以及便于各部門利用的原則，不能僅以檔案目錄或文件的題名來判斷其存與留，要逐卷逐件逐頁認真仔細的審閱檔案案卷。歸檔的文件保管期限分為永久、長期和短期三種。 1、永久保存。反映本企業(yè)主要職能活動和基本歷史面貌的檔案，對本單位、國家建設發(fā)展及歷史研究有長遠利用價值的檔案。 2、長期保存。反映本企業(yè)一般活動在較長時間內對本單位工作有查考和利用價值的檔案。 3、短期保存。在較短時間內對本企業(yè)有查考利用價值的檔案。 （二）企業(yè)對保管期限已滿的檔案處置： 1、對確無保存價值的檔案登記造冊，按有關規(guī)定經企業(yè)法人代表批準后進行監(jiān)銷。 2、 短期保存的檔案，保管期滿后必須經過鑒定才能銷毀。對已超過保管期限，但仍有保存價值的檔案，應重新劃分保管期限；對已到保管期限，而又確定失去保存價值的檔案，寫出銷毀檔案清單，經公司領導批準后，方可進行銷毀。 3、 檔案資料的銷毀由檔案部門負責，指派二人以上負責監(jiān)護送達指定的保密回收點銷毀。 4、銷毀檔案的申請報告、批準文