企業(yè)管理信息系統(tǒng)報告

1、- - PAGE 3 -企業(yè)管理信息系統(tǒng)報告XX目錄前言 - 3 -1.XX- 3-2.行業(yè)竟爭分析- 3-3.實施費控系統(tǒng)必要性- 4-4.實踐內(nèi)容及項目目標- 4-（1）實踐內(nèi)容- 4-（2）項目目標- 4-5.費控系統(tǒng)設(shè)計開發(fā)過程- 5-（1）需求確認- 5-（2）系統(tǒng)分析與設(shè)計- 8-6.費控系統(tǒng)項目過程與成果- 9-（1）項目上線過程- 9-（2）項目成果-10-（3）項目成功因素-10-7.費控系統(tǒng)項目問題及建議- 11-（1）項目風險-11-（2）系統(tǒng)功能缺陷-11-（3）關(guān)于系統(tǒng)建設(shè)的建議-12-8.總結(jié) - 12-前言隨著財務共享模式在國內(nèi)的逐漸流行，特別是在產(chǎn)品業(yè)務相對簡單

2、但組織架構(gòu)復雜的金融行業(yè)，已有多家知名企業(yè)建立了財務共享服務中心，已成為服務行業(yè)財務管理模式的趨勢；而建立財務共享，一般優(yōu)先實現(xiàn)的是最簡單的費用共享，因而上線一套智能的費用報銷與預算管控系統(tǒng)就變得尤為重要，它是支撐財務共享服務建設(shè)的基石，也是一個企業(yè)降本增效、提高市場競爭力的關(guān)鍵因素；所以我此次主要以某金融行業(yè)集團企業(yè)（以下簡稱 A 集團）開發(fā)實施費控系統(tǒng)為主要實踐研究課題。1.XX 集團簡介XX201027300心。行業(yè)竟爭分析XX2015A- - PAGE 6 -實施費控系統(tǒng)必要性XX必須強化對預算和費用報銷的管控，并使內(nèi)部日常管理合規(guī)化； 但當前企業(yè)各類報OAAOA必須承擔各類已經(jīng)發(fā)生的

3、費用成本； 財務花費大量人力在報銷單據(jù)的審批和手工記賬上，很難從事更有價值的財務分析工作，無法發(fā)揮財務應有的價值；OA類工作流均受影響； 財務中心高層領(lǐng)導初步有實施財務共享管理模式的想法，而前提是必須有財務系統(tǒng)支持，企業(yè)組織變革前必須要系統(tǒng)建設(shè)先行；ITOA控系統(tǒng)；而經(jīng)過多輪系統(tǒng)選型，最終選擇一家國內(nèi)優(yōu)秀的OAOA預算與報銷模塊；實踐內(nèi)容及項目目標實踐內(nèi)容我在公司負責公司項目管理工作，并有技術(shù)背景及管理經(jīng)驗，所以參與本次費控系統(tǒng)開發(fā)實施項目的整個過程；項目目標OA化，并對接財務核算系統(tǒng)自動記賬與付款，解放財務基礎(chǔ)核算人力；費控系統(tǒng)設(shè)計開發(fā)過程AOAITOAIT務中心系統(tǒng)經(jīng)理擔任產(chǎn)品經(jīng)理，IT需

4、求確認項目啟動會召開后，由集團財務中心的財務系統(tǒng)經(jīng)理統(tǒng)籌，并在供應商費控專家的引導下，經(jīng)過一周的焦點小組訪談，財務團隊將系統(tǒng)選型階段的核心需求進行細化與完善，并完成表單格式及業(yè)務流程初步設(shè)計，關(guān)鍵功能需求如下： 系統(tǒng)預算模塊需提供的預算導入功能，按月度進行管控，支持預算月度清零及滾動兩種模式，預算導入后經(jīng)集團審批才會生效；提供預算調(diào)整審批單，支持預算變更及預算追加； 系統(tǒng)報銷模塊需提供的借款單、還款單、差旅費報銷單、對外付款單、預付款單、普通報銷單，所有報銷單據(jù)提交時經(jīng)過預算校驗，無預算不能提交，單據(jù)審批完成后扣減預算；借款與還款不關(guān)聯(lián)預算，支持報銷時同步核銷借款； 所有單據(jù)審批流程均支持按不

5、同金額或特殊字段配置不同審批流程，具體流程按各公司提供的權(quán)簽表配置； 報銷單據(jù)審批完成后對接軟件自動生成記賬憑證與付款單，再由出納提交銀企互聯(lián)系統(tǒng)付款； 支持移動端審批，支持多種瀏覽器； 自動計算報銷標準及控制，支持報銷單據(jù)部分關(guān)鍵字段可由部分審批節(jié)點修改，支持批量審批與批量記賬等等；A 集團系統(tǒng)表單格式設(shè)計樣例：差旅費報銷單NO：自動提交日期：年 月 日提交人:自動提交人部: 自動出差人: (默認為提交人，含工號)費用歸屬部門(成本中心)*: 自動出差人職位：自動出差人部: 自動出差人公司：自動（顯示全路徑）出差事由：.是否借款:口借款金額：手輸核準金額會計手輸收款人賬戶名：自動收款人開戶行

6、：自動收款人賬號：自動預計還款日手申請總額：自動金額單位：元出行方式是出行方式是出城住市補其合目否差際宿內(nèi)助它計出的自目交費交出差天數(shù)發(fā)地地訂的通費通費No日日鐵、火車、口機鐵、火車、口機票手輸手輸手輸手輸自動手輸自動汽車、船、口酒算算自駕店1控件控件算，選選改收款人賬戶名：自動實際付款收款人開戶行：自動收款人賬號：自動備注：*：.提交 暫存 取消- - PAGE 7 -A 集團報銷付款業(yè)務系統(tǒng)流程設(shè)計：會計出納開始報銷單提交（費控）業(yè)務領(lǐng)導審批（費控）會計及財務權(quán)限領(lǐng)導審批出納審批（費控）(費控)自動同步自動生成應付單生成付款單（EAS ，可忽略）（EAS ）生成應付憑證提交銀企互聯(lián)（EAS

7、 ）（EAS ）N付款交互（銀企服務器）是否付款成功Y生成付款憑證自動刷新報銷單付款信息（EAS ）(費控 )結(jié)束- - PAGE 12 -系統(tǒng)分析與設(shè)計 單據(jù)界面設(shè)計按財務提供的需求文件進行系統(tǒng)單據(jù)字段設(shè)計與排版； 復雜功能開發(fā)0，類金額之間的邏輯關(guān)系等； 系統(tǒng)對接費控單據(jù)部分字段或功能涉及到第三方對接：A、各類系統(tǒng)單據(jù)上的公司、部門/成本中心、供應商、職員及銀行賬戶均需從其他系統(tǒng)獲??；B系統(tǒng)生成的記賬憑證與付款單號、付款狀態(tài)反填寫至費控系統(tǒng)；HR計與聯(lián)調(diào)，成功完成三方系統(tǒng)對接；完成的系統(tǒng)對接與數(shù)據(jù)交互圖如下：EASEAS會計核算系統(tǒng)HR系統(tǒng)財務組織、成本中心目供應商及賬戶證付款單門職員OA

8、與費控系統(tǒng) 流程設(shè)計因AOAA（HR） OA為配合新OA 與費控系統(tǒng)上線，全集團全面開展業(yè)務流程與人力角色線梳理工作；注：以上各類功能設(shè)計開發(fā)細節(jié)，均記入需求開發(fā)文檔，并由乙方項目經(jīng)理及時更新；費控系統(tǒng)項目過程與成果項目上線過程按集團本部-其他單體公司-多組織公司進行上OA到所有公司費控全部功能上線，歷時 4 個多月； 上線系統(tǒng)功能分步上線:第一步：先上線基礎(chǔ)報銷審批流，即先用將梳理后的報銷流程在新 OA 里使用， 僅為流程審批，不涉及預算及各種復雜管控，新舊 OA 并行逐步切換；第二步：費控功能開發(fā)完成后，上線報銷功能但不強控預算，將 OA 流程復制使用；將報銷系統(tǒng)生成的憑證對接到核算系統(tǒng)測

9、試環(huán)境，以對系統(tǒng)報銷功能全面檢測；第三步：上線預算功能進行預算強控，以及正式對接核算系統(tǒng)生產(chǎn)環(huán)境；項目成果經(jīng)過精心系統(tǒng)設(shè)計與規(guī)劃，A 集團所有公司全部成功上線費控系統(tǒng)，全集團費控管控力度及財務工作效率有質(zhì)的飛躍： 全集團實現(xiàn)了報銷預算管控，即無預算無法報銷，促進了公司預算管理體系的優(yōu)化，強化費用的財務管控力度，促使各基本管理單元（部門）對各類費用支出提前規(guī)劃與控制，全面推進集團降本增效工作的開展，提升企業(yè)競爭力； 強大的報銷功能，不僅加快了普通用戶的提單效率，更提升了財務人員的審批和管理效率，減少財務對借款與費用的人為管控，節(jié)省溝通與人力成本，釋放的勞動力可用于從事更多和更有價值的工作； 實現(xiàn)

10、自動記賬與提交付款，不僅極大提高財務費用記賬的效率，更能保證財務數(shù)據(jù)的準確性與易查性，促進財務管理合規(guī)化； 為配合上線系統(tǒng)而進行了全集團業(yè)務流程梳理與相關(guān)制度更新，促進公司及財務管理規(guī)范化、精細化，從另一角度提升企業(yè)的競爭力；項目成功因素回顧整個項目過程，A 集團系統(tǒng)成功上線的原因分析有以下幾點：ITITIT透徹，較好的指導供應商開發(fā)人員對系統(tǒng)進行功能開發(fā)；入； IT 團隊配備了優(yōu)秀的運維支持人員，在各公司系統(tǒng)上線后，各類潛在問題爆發(fā)時，運維人員能及時響應與受理，保障系統(tǒng)正常運行； 供應商也本著打造行業(yè)標桿案例的目的，在該項目投入其公司費控方面最優(yōu)秀的資源，全力保障本系統(tǒng)的開發(fā)與上線； 系統(tǒng)功

11、能經(jīng)多輪測試，并分批次、分功能上線，都極大降低上線失敗風險；費控系統(tǒng)項目問題及建議AIT、供應商三方團隊核心成員均反饋心力憔悴，并且目前系統(tǒng)功能仍存在較大缺陷，具體表現(xiàn)如下：項目風險 項目進度要求過急，導致開發(fā)實施過程不夠規(guī)范，項目文件不齊全，對需求及其實現(xiàn)方案缺乏詳細的評估，增加了項目風險；一部分財務管控需求配套的制度建設(shè)滯后，系統(tǒng)推廣與宣導存在困難，屬于強推； 選型階段收集的費控需求不夠細化，并且隨公司發(fā)展財務管控要求強化，實求邊界分歧，項目中斷； ITIT供應商團隊的磨合成本； 公司內(nèi)部未培養(yǎng)起功能開發(fā)人才，當前費控系統(tǒng)所有的功能開發(fā)均須由廠商完成IT存在一定風險；系統(tǒng)功能缺陷OA期的功能優(yōu)化埋下隱患；目前主要問題是系統(tǒng)不支持復雜的預算邏輯，財務部門新增的“在事前申請單環(huán)節(jié)進行預算管控”（系統(tǒng)預算管控提前）需求實現(xiàn)困難，開發(fā)成本非常高并且數(shù)據(jù)邏輯改造風險大；而財務后期可能需要的多維預算及預算編制需求供應商已經(jīng)確認無法實現(xiàn)，屆時 A 集團管理成熟后需要系統(tǒng)實現(xiàn)相關(guān)功能時，則必須更換系統(tǒng)。關(guān)于系統(tǒng)建設(shè)的建議ITIT充