小單位公司采購流程管理制度

1、企業(yè)采買流程管理制度*有限企業(yè)為了提升企業(yè)采買效率、明確崗位職責、有效降低采買成本，知足企業(yè)對優(yōu)良資源的需求，進一步規(guī)范物質(zhì)采買流程，增強與各部門間的配合，特擬訂本制度。一、確立采買產(chǎn)品先期市場業(yè)務(wù)部人員和客戶交流洽商后，將客戶的需求反應(yīng)給市場策劃部人員，市場策劃部人員提交策劃方案給業(yè)務(wù)人員。業(yè)務(wù)人員依據(jù)策劃方案和客戶最后確立采買產(chǎn)品及價位范圍。把采買產(chǎn)品要求給到商貿(mào)部主任。商貿(mào)部主任依據(jù)要求安排采買人員制作產(chǎn)品介紹表（PPT）。商貿(mào)部主任審察產(chǎn)品介紹表后發(fā)送給市場業(yè)務(wù)部人員。市場業(yè)務(wù)部人員將產(chǎn)品介紹表發(fā)送給客戶確認，客戶依據(jù)產(chǎn)品介紹表選擇將采買的產(chǎn)品。產(chǎn)品確立后，業(yè)務(wù)人員見告商貿(mào)部主任安排供

2、應(yīng)樣品，商貿(mào)部將要采買的產(chǎn)品樣品供應(yīng)給業(yè)務(wù)人員以便和客戶進行最后確認。二、請購單業(yè)務(wù)人員依據(jù)客戶最后確立采買產(chǎn)品的種類、規(guī)格尺寸、數(shù)目、單位、單價、金額、預(yù)約交期、包裝等其余詳盡信息填寫無整，清淅的申請表給到各有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)申批，格式（附表！）申批完成后交商貿(mào)部主任處安排下達采買計劃。三、比價，議價對廠商的供應(yīng)能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進行確認；關(guān)于合格供應(yīng)商的價錢水平進行市場剖析，能否其余廠商的價錢最低，所報價錢的綜合條件更為突出；收到供應(yīng)單位第一次報價后應(yīng)向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)報告狀況，設(shè)定議價目標或理想中標價錢；重要項目應(yīng)經(jīng)過必定的方法關(guān)于目標單位的實力，資質(zhì)進行考證和審察，如經(jīng)過進行實地觀察認識

3、供應(yīng)商的各方面的實力等；5.每個產(chǎn)品的需找多家廠商（起碼10家以上）進行詢價，并做一份比價表（特別或客人指定廠家/品牌除外）；6.生產(chǎn)前或有現(xiàn)貨的發(fā)貨前需供應(yīng)樣品，能否與客人所需的一致；7.最后選擇12家切合條件的廠家列入合格供應(yīng)商名冊。四、簽署采買合同確立采買產(chǎn)品的供應(yīng)商后與之簽署采買合同。采買合同依據(jù)企業(yè)一致格式簽署。采買合同需要兩方經(jīng)理署名并蓋公章方有效，并要求廠商回簽（以傳真或掃描件形式）采買留底一份，并供應(yīng)一份給到財務(wù)安排請款。做好有關(guān)采買記錄，以便跟進。五、交期跟進1.采買下單后24小時內(nèi)需答復(fù)給有關(guān)部門一個正確交貨期（生產(chǎn)周期+物流/快遞時間），并實時跟進，生產(chǎn)時期確認一次，發(fā)貨

4、前2天再確認一次，以致達到產(chǎn)品能如期交回。產(chǎn)品生產(chǎn)完成并經(jīng)過我司采買人員查收合格后，安排供應(yīng)商發(fā)貨并供應(yīng)發(fā)貨照片。發(fā)貨后需要見告我司詳盡的物流企業(yè)和運單號。發(fā)貨前需要支付款項的，需要提早向財務(wù)申請付款。發(fā)貨后客服人員需要隨時追蹤貨物的運輸狀況，若有逾期，提早見告采買人員。六、查收產(chǎn)品和轉(zhuǎn)運供應(yīng)商將產(chǎn)品發(fā)至我司后，采買人員依據(jù)以前提從的樣品進行查驗核對，依據(jù)不一樣產(chǎn)品及不數(shù)目按比率進行抽查，合格填寫入庫單。若出缺貨或許損壞等其余問題實時和供應(yīng)商反應(yīng)解決并做好查驗記錄。需要調(diào)動或者退貨的產(chǎn)品實時辦理，客服人員需要填寫退換貨單。退換貨申請單需要提交財務(wù)和商務(wù)部主任各一份，商務(wù)部主任安排采買人員聯(lián)系供

5、應(yīng)商退換貨。退換貨申請單格式（附表?。┘偃缲浳镄枰D(zhuǎn)運至其余轉(zhuǎn)運地址，客服人員需要填寫出庫單。轉(zhuǎn)運需要選擇相對正規(guī)的物流企業(yè)，比如：申通快遞、圓通快遞等。轉(zhuǎn)出后需要將快遞單號登記后將留底單交至財務(wù)，快遞單的信息務(wù)必填寫完美無誤。發(fā)貨時需要隨貨附有發(fā)貨單，貨物抵達各轉(zhuǎn)運地后，客服人員需要將客戶簽收的發(fā)貨單交給采買人員一份。同時，轉(zhuǎn)出貨物后需要實時通知各地市負責人，轉(zhuǎn)運時期需要追蹤貨物的運輸狀況。七、售后服務(wù)客戶接收貨物后，假若有丟掉或許損壞的狀況，需要實時見告采買人員。假如客戶需要補貨，客服見告商貿(mào)部主任，商貿(mào)部主任安排采買人員和供應(yīng)商簽署補貨合同，持續(xù)發(fā)貨。假如客戶需要退貨，客服和客戶落實退貨產(chǎn)品和數(shù)目后，填寫退貨申請單交商貿(mào)部主任，經(jīng)商貿(mào)部主任和財務(wù)審批后安排采買人員和供應(yīng)商退貨、退款。假如客戶需要換貨，客服人員填寫申請單后交至商貿(mào)部主任，商貿(mào)部主任安排采買人員和供應(yīng)商換貨。客服每禮拜做起碼一次回訪，內(nèi)容包含需要禮物的數(shù)目