XXX公司會議管理制度

1、XXX公司會議管理制度XXX公司會議管理制度XXX公司會議管理制度xxx公司XXX公司會議管理制度文件編號： 文件日期： 修訂次數(shù)：第 1.0 次更改 批 準(zhǔn)審 核制 定方案設(shè)計，管理制度XXXX公司會議管理制度第一章總則為及時研討處理XXX公司（下稱“公司”）在生產(chǎn)和經(jīng)營中存在的問題，明確工作的方向、提高工作效率、協(xié)調(diào)各部門之間的工作、保證企業(yè)決策貫徹到位，特制定本制度。本規(guī)定適用于XXX公司及下屬子公司各種類型的會議。會議召開應(yīng)本著精簡有序、高效、注重效果的原則進行，避免開冗會。第二章會議召集與通知會議按不同級別和性質(zhì)采用不同的召集辦法：（一）公司或子公司董事會議按相關(guān)公司章程的規(guī)定召集。

2、會議由董事出席、監(jiān)事列席，其他人員可根據(jù)會議議程由董事長指定出席或列席。會議一般由董事長主持，也可由董事長委托副董事長或其他董事主持。會議由董事會秘書負責(zé)組織落實會議通知、準(zhǔn)備和記錄；（二）公司總經(jīng)理辦公會議由總經(jīng)理決定召集或副總經(jīng)理提議召集。公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、職能中心總經(jīng)理出席，其他人員可根據(jù)會議議程由總經(jīng)理指定出席或列席。會議一般由總經(jīng)理主持，也可由總經(jīng)理委托副總經(jīng)理或某職能中心經(jīng)理主持。會議由總經(jīng)理辦秘書負責(zé)會議通知、準(zhǔn)備和記錄。分子公司層面的總經(jīng)理辦公會議按照同樣的模式執(zhí)行；（三）公司職能中心或分子公司職能部門內(nèi)部工作會議由本職能中心經(jīng)理/部門經(jīng)理召集并確定出席及列席人選，中心經(jīng)理

3、/部門經(jīng)理指定內(nèi)部專人負責(zé)會議通知、準(zhǔn)備和記錄。會議通知的內(nèi)容包括：會議的名稱，議題，時間，地點，參加人（出席/列席），需準(zhǔn)備資料以及通知方法和途徑。重要會議應(yīng)以書面通知的方法傳達。會議應(yīng)于會議通知約定的時間召開，如議題改變、改期或取消，會議有關(guān)人員需提前通知，并根據(jù)本制度重新通知和布置。第三章會前準(zhǔn)備會議準(zhǔn)備包括議題議程、主持人、記錄人、將要下發(fā)的文件、有準(zhǔn)備的發(fā)言、對會議進程的預(yù)測和對策。會議召集者就議題準(zhǔn)備充分的資料和信息，擬就議題進行順序及時間分配，確定好主持人及會議記錄人。與會人員接到通知后認真就會議議題準(zhǔn)備好言簡意賅的發(fā)言稿或發(fā)言提綱。會議場所提前布置，保持整潔，所需儀器設(shè)備提前到

4、位并調(diào)試正常。會場布置、會議材料、用品準(zhǔn)備和會后處置由指定的會務(wù)人員負責(zé)，大型會議的準(zhǔn)備和布置可經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意組成會議籌備小組，并確定小組負責(zé)人。各種會議通知前會務(wù)人員應(yīng)先與公司總經(jīng)辦/分子公司辦公室聯(lián)系會議準(zhǔn)備事項，幾個會議同時進行的，公司總經(jīng)辦/分子公司辦公室應(yīng)根據(jù)輕重緩急妥善安排，以免沖突。第四章會議議程主持人事先安排好與會人員座次。會議議程由主持人于會議開始時向與會人員宣布，與會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守。會議主持人應(yīng)緊緊圍繞議題按照議程去進行，確保會議總時間不變。會議主持人要及時做出結(jié)論，及時制止干擾會議的任何情況，適時宣布散會。第五章會議紀(jì)要會議記錄員要在會議進行期間認真記錄，對會議進行全程或

5、提綱式記錄，對結(jié)論性發(fā)言做重點記錄。會議記錄員須用專門的會議記錄薄，會議的議題、決定、決議等重要內(nèi)容，記錄必須準(zhǔn)確全面。會議記錄員要在會議結(jié)束后24小時內(nèi)整理原始記錄，形成會議紀(jì)要，交由主持人簽發(fā)。會議紀(jì)要由記錄員送達抄送人員，轉(zhuǎn)發(fā)到各與會部門/人員。需由與會人員在會議紀(jì)要上簽名的，記錄員須及時督促簽署。會議紀(jì)要應(yīng)編號、及時、規(guī)范，按分級管理要求分發(fā)、存檔、上報（也可通過電子郵件傳遞）。第六章會議考勤與會人員不得無故遲到、早退或缺席。如有特殊情況不能按時到會，應(yīng)提交前向會議召集人親自以書面請假方可，緊急情況事先可以口頭請假，事后必須補辦請假手續(xù)。與會人員不得中途退席，特殊情況經(jīng)主持人同意方可離

6、席。第七章會場秩序與禮儀與會人員應(yīng)提前到會，不得喧嘩，不得來回走動。遲到、中途離席者應(yīng)輕聲入、出席，盡量不干擾會議進行。與會人員應(yīng)坐姿（站姿）端正，禁止吸煙，禁止交頭接耳開小會。會議期間與會人員須將手機關(guān)閉或調(diào)至振動狀態(tài)，不會客（特殊客人除外），認真聽取會議內(nèi)容并做好記錄。會議后，需由與會人員在會議記錄上簽名的，應(yīng)及時簽署。與會人員應(yīng)保持會場整潔，不準(zhǔn)隨地吐痰，扔紙屑，會議結(jié)束后將座椅整理好。與會者到會必須有準(zhǔn)備，均應(yīng)保持良好的會風(fēng)，注意言談舉止，發(fā)言力求言簡意賅。與會人員不可無故打斷他人的發(fā)言，不可對發(fā)言者吹毛求疵。第八章保密事項會議召集者對會議內(nèi)容的秘密事項的保密工作負總責(zé)。與會人員及記錄

7、員對會議內(nèi)容的秘密事項負有保密的義務(wù)。涉及到秘密事項的會議紀(jì)要記錄員應(yīng)在保密地方整理，并且嚴(yán)格按照主持人簽發(fā)的抄送人員發(fā)送。第九章違紀(jì)處理無故遲到早退每項罰款10元，無故缺席罰款50元，由會議召集人下罰款通知單，違紀(jì)者24小時內(nèi)到股份財務(wù)審計中心或分子公司財務(wù)部交罰金，違者雙倍從當(dāng)事人工資中扣除。違反三十一、三十二、三十三條按公司保密制度有關(guān)處理執(zhí)行。第十章監(jiān)督檢查各種類型會議紀(jì)要于會議結(jié)束后次日上午10點之前送達公司總經(jīng)辦或分子公司辦公室。與會者必須對會議內(nèi)容貫徹執(zhí)行，做到有布置、有落實、有檢查。公司總經(jīng)辦或分子公司辦公室負責(zé)對相關(guān)各種類型會議的執(zhí)行與保密事項進行監(jiān)督檢查。第十一章附則本制度由公司總經(jīng)辦