收發(fā)文登記管理制度

1、收發(fā)文登記管理制度收發(fā)文登記管理制度收發(fā)文登記管理制度收發(fā)文登記管理制度編制僅供參考審核批準(zhǔn)生效日期地址： 電話：傳真: 郵編:公文處理制度1、總則為進(jìn)一步規(guī)范項(xiàng)目的文件制訂、發(fā)布等管理，結(jié)合公司公文管理的實(shí)際需要及公文寫作要求，特制定本制度。2、適用范圍本制度中所規(guī)定之文件資料僅限于行政、日常辦公管理文件資料以及技術(shù)資料文件和施工資料。3、文件資料的分類： 公司文件以內(nèi)容分為“行政公文”和“事務(wù)公文”兩大類型；依載體分為書面文件和電子文件兩大類。行政公文”指制度（規(guī)定）、通知、報(bào)告三類。 “事務(wù)公文”指計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、批復(fù)、會(huì)議通知、會(huì)議紀(jì)要、工作聯(lián)系單等。 公司資料包括各種表單和記錄。4

2、、各種文件使用范圍的界定 制度（規(guī)定） 定義：指公司或部門對(duì)特定范圍內(nèi)的工作或事務(wù)制訂的管理措施，要求相關(guān)部門和人員貫徹執(zhí)行的法規(guī)性公文。 使用范圍：公司或部門的一些政策性、管理性、事務(wù)性措施和要求。 通知 定義：公司或部門向相關(guān)部門傳達(dá)指示、知會(huì)事務(wù)等所有曉喻性公文。 使用范圍：人員任免、聘用通知，批發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、頒發(fā)性通知，指示性通知，具體事務(wù)性通知（會(huì)議通知除外）等。 通告 定義：指在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)時(shí)使用的一種知照性的下行公文。 使用范圍：人員獎(jiǎng)勵(lì)、處罰通告，突發(fā)事故情況通告，事件處理通告等。 計(jì)劃 定義：對(duì)今后的管理和工作做提前安排的文書。 使用范圍：年度/月度工作計(jì)

3、劃或其他階段性計(jì)劃，專項(xiàng)計(jì)劃等。 總結(jié) 定義：對(duì)過去工作的回顧、分析、評(píng)價(jià)，判明得失利弊，提高現(xiàn)性認(rèn)識(shí)，用以指導(dǎo)今后工作和鑒定工作成效的文書。 使用范圍：月總結(jié)、半年總結(jié)、年度總結(jié)及其他階段性總結(jié)等。 報(bào)告 定義：向上級(jí)部門匯報(bào)工作，反映情況，提出意見、建議、請(qǐng)求或申請(qǐng)，以及答復(fù)上級(jí)部門詢問的陳述性上行公文。 使用范圍：向上級(jí)部門反映情況，匯報(bào)工作，提出意見、建議或申請(qǐng)等。 批復(fù) 定義：上級(jí)部門答復(fù)下級(jí)部門請(qǐng)求事項(xiàng)時(shí)使用的一種公文。 使用范圍：下級(jí)的申請(qǐng)、建議、意見的回復(fù)。 會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議通知不作概念釋義。 工作聯(lián)系單 定義：指公司內(nèi)各部門間、公司外各單位間相互商洽工作、詢問、溝通、回復(fù)的平行

4、公文。 使用范圍：部門與部門日常事務(wù)溝通、公司與客戶業(yè)務(wù)信息交流、與其他企、事、政府機(jī)關(guān)之間的書面溝通等。5、公司文件的基本要求 各種文件（對(duì)內(nèi)或?qū)ν猓┐砉镜男蜗蠛凸芾硭?，以條理清楚、行文簡(jiǎn)潔為原則。 所有文件的格式、排版、字體、字號(hào)、頁碼等要求見附件的公文范本。 計(jì)劃、總結(jié)的基本要求： 計(jì)劃 1）年度計(jì)劃按照當(dāng)年度的通知要求編寫。 2）季度和月度工作計(jì)劃應(yīng)按照總經(jīng)辦關(guān)天“部門季度/月度計(jì)劃書”的規(guī)范文件的相關(guān)內(nèi)容執(zhí)行。 3）其他階段性計(jì)劃或?qū)ｍ?xiàng)計(jì)劃要有明確的目的與實(shí)施方法，時(shí)間和責(zé)任人。 4）計(jì)劃要目標(biāo)明確、條理清楚、文字簡(jiǎn)潔、有措施、可操作、可執(zhí)行。 總結(jié) 1）總結(jié)必須應(yīng)包括工作重點(diǎn)

5、、目標(biāo)的完成情況匯報(bào)；上月取得的成功經(jīng)驗(yàn)或教訓(xùn)；上月存在問題分析及下一步的改進(jìn)計(jì)劃；下月工作重點(diǎn)計(jì)劃等。 2）數(shù)字準(zhǔn)確、行文簡(jiǎn)潔、分析到位，主要指標(biāo)完成情況盡量采用表格直觀反映。 計(jì)劃、總結(jié)的格式：以WORD格式為準(zhǔn)，大標(biāo)題二號(hào)宋體字，小標(biāo)題小四號(hào)黑體字、下文小四號(hào)宋體字。 計(jì)劃、總結(jié)制定后必須有編制、審核人員的簽名。 公司資料的基本要求：所有的公司資料應(yīng)由按照單個(gè)項(xiàng)目的格式進(jìn)行統(tǒng)一。 所有的公司文件、資料都必須按照相關(guān)格式要求提交至項(xiàng)目經(jīng)理辦公室。6、文件的起草/修訂、審核、會(huì)簽、簽批 項(xiàng)目部文件： 起草/修訂：根據(jù)各部門的職能，各部門負(fù)責(zé)起草/修訂職能范圍內(nèi)的文件。 審核：各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)

6、審核起草/修訂的文件。 會(huì)簽：如文件內(nèi)容涉及其他部門時(shí)，需傳送給相關(guān)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行會(huì)簽；會(huì)簽完畢后，負(fù)責(zé)起草/修訂的部門應(yīng)根據(jù)提出的建議進(jìn)行整理與修訂。 簽批：項(xiàng)目文件依據(jù)公司的權(quán)責(zé)規(guī)定，由項(xiàng)目經(jīng)理簽批。簽批后的文件資料原件由綜合辦公室或者資料室負(fù)責(zé)保管。 文件的起草/修訂、審核，會(huì)簽、簽批過程填寫文件發(fā)行申請(qǐng)/分發(fā)/回收單。 部門文件： 起草/修訂：為了加強(qiáng)部門內(nèi)部管理，各部門可根據(jù)各部門的實(shí)際情況，起草/修訂部門內(nèi)部的管理文件，但在起草/修訂部門內(nèi)部管理文件時(shí)，不得與公司的相關(guān)制度抵觸。 審核/簽批：各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審核/簽批部門文件。7、文件的分級(jí)、編號(hào) 文件的分級(jí)： 普通文件：指企業(yè)日

7、常管理中的一些指導(dǎo)性文件、規(guī)范性文件、任命、免職、處罰、獎(jiǎng)勵(lì)等通告、通知一類需普遍告知的文件。此類文件打印后發(fā)布相關(guān)部門，各部門相關(guān)人員傳閱、張貼公布并存檔。 保密文件：指涉及公司生產(chǎn)、經(jīng)營，銷售，財(cái)務(wù)等方面的管理政策、措施并需規(guī)定在一定范圍內(nèi)傳閱的文件。此類文件以原件發(fā)布至相相關(guān)部門第一負(fù)責(zé)人（或指定委托人），若發(fā)布至駐外機(jī)構(gòu)，則需接受人親自接收傳真或郵件（或指定委托人）。保密文件不可張貼，*-由文件接受人根據(jù)具體情況以會(huì)議或口頭等形式在一定范圍內(nèi)傳達(dá)文件內(nèi)容。所有保密文件都蓋有“受控”章，并統(tǒng)一受控編號(hào)管理。 絕密文件：指公司的戰(zhàn)略、計(jì)劃、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、產(chǎn)品價(jià)格等公司核心管理、技術(shù)、數(shù)字等文件

8、。此類文件以原件發(fā)布至直接接受人，若發(fā)布至駐外機(jī)構(gòu)，需接受人親自接收傳真或郵件。絕密文件不可張貼，不可代為接收；文件接受人根據(jù)具體要求情況以會(huì)議或口頭等形式按文件要求傳達(dá)文件內(nèi)容。所有絕密文件都蓋有“受控”章，并統(tǒng)一受控編號(hào)管理。 文件的編號(hào) 編號(hào)：項(xiàng)目名稱+（部門代號(hào)）字+【年份】第（密級(jí)）。8、發(fā)布/傳送：項(xiàng)目部的文件由資料室統(tǒng)一發(fā)布/傳送；各部門的文件由各簽批部門負(fù)責(zé)發(fā)布/傳送。發(fā)布文件時(shí)必須填寫發(fā)文登記做好記錄。秘密文件時(shí)禁止復(fù)印及外傳、絕密文件禁止復(fù)印及超越范圍發(fā)布。簽約/公告：各部門收到發(fā)布的文件，要在部門內(nèi)給相關(guān)人員進(jìn)行傳閱、簽字。公司文件需要在項(xiàng)目部?jī)?nèi)公告時(shí)，由綜合辦公室負(fù)責(zé)張

9、貼，部門文件需要公告時(shí)，由各部門負(fù)責(zé)。 歸檔/存放：公司及各部門文件資料要填寫收文登記做好臺(tái)賬，分類存放，妥善保管。公司及各部門文件資料的電子文本整理后根據(jù)制定的歸檔周期刻錄成盤后，由綜合辦公室歸檔管理。 回收/廢棄：當(dāng)發(fā)布文件改版或廢止時(shí)，需要回收舊版文件；舊版回收時(shí)需要在發(fā)文登記中登記清楚。文件的廢棄由各文件發(fā)布部門負(fù)責(zé)，根據(jù)情況進(jìn)行回收利用或銷毀等處理。9、資料編制：各相關(guān)部門根據(jù)文件要求及工作需要制定填寫相應(yīng)表單、記錄。表單編號(hào):部門代碼+序號(hào)。修訂：表單進(jìn)行修訂后需更換、回收修訂前的表單，且登記于發(fā)文登記中。表單記錄者應(yīng)認(rèn)真填寫，確保內(nèi)容的真實(shí)性、完整性及準(zhǔn)確性。各部門的各類記錄由部門負(fù)責(zé)人根據(jù)需要制定相應(yīng)的保存期限；已到保存期限的記錄，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)后，進(jìn)行回收利用或銷毀。10、相關(guān)表格：發(fā)文登記、收文登記11、注意事項(xiàng)：項(xiàng)目部所有的行政公文都必須按照公文范本格式擬定并由資料室