內(nèi)務(wù)管理制度

精選優(yōu)質(zhì)文檔-----傾情為你奉上精選優(yōu)質(zhì)文檔-----傾情為你奉上專心---專注---專業(yè)專心---專注---專業(yè)精選優(yōu)質(zhì)文檔-----傾情為你奉上專心---專注---專業(yè)密級(jí)：普通**內(nèi)務(wù)管理制度密級(jí)：普通**行[2008]1號(hào)一、目的為規(guī)范公司內(nèi)務(wù)管理的工作流程，進(jìn)一步提高員工精神風(fēng)貌和工作績(jī)效，特制定此規(guī)定。二、適用范圍**。三、管理組織機(jī)構(gòu)公司內(nèi)務(wù)管理工作由各級(jí)行政部門（總部為行政管理本部、區(qū)域?yàn)樾姓芾碇行摹⒎止緸槿耸滦姓浚w口管理。四、定義和術(shù)語(yǔ)內(nèi)務(wù)管理：是指公司對(duì)員工日常事務(wù)的管理，具體包括員工著裝規(guī)范管理、員工行為規(guī)范管理、安全管理、設(shè)備管理、辦公區(qū)域管理、來(lái)訪接待管理、會(huì)議室/洽談室管理、電話轉(zhuǎn)接管理。公司設(shè)備：包括車輛、信息線路、傳真機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、電腦、空調(diào)及辦公用櫥柜、桌椅等固定資產(chǎn)或低值易耗品。雙負(fù)責(zé)制：即第一責(zé)任人為使用人或所在部門負(fù)責(zé)人，第二責(zé)任人為各級(jí)行政部門負(fù)責(zé)人。五、工作服、著裝規(guī)范工作服1、各層級(jí)辦公區(qū)前臺(tái)接待崗、保安崗、秘書(shū)崗位以及紅快上門人員、電話客服中心人員應(yīng)配發(fā)工作服。（店面人員工作服配發(fā)根據(jù)門店管理本部相關(guān)制度或要求執(zhí)行）2、工作服的款式審批見(jiàn)：工作服款式審批工作流程文件（HSBP-行-004）3、工作服的制作：根據(jù)審定的服裝款式以及數(shù)量、單價(jià)，由行政管理本部提報(bào)相關(guān)費(fèi)用計(jì)劃，經(jīng)審定后制作。4、工作服發(fā)放、回收：上述崗位入職員工憑《到職通知書(shū)》至所屬行政部門，填寫(xiě)《服裝領(lǐng)用承諾書(shū)》后領(lǐng)取工作服。工作服到達(dá)使用年限的，可領(lǐng)取新裝。員工因離職、異動(dòng)等需歸還工作服的，應(yīng)將工作服清洗干凈退回所屬行政部門并收回《服裝領(lǐng)用承諾書(shū)》。員工應(yīng)愛(ài)惜工作服，未到使用年限的損壞或丟失應(yīng)按下表照價(jià)賠償。5、工作服使用年限及單價(jià)標(biāo)準(zhǔn)：服裝樣式使用年限單位服裝單價(jià)標(biāo)準(zhǔn)（元）西裝套裝（男）2套200西裝套裝（女）2套200襯衫及領(lǐng)帶（男）1套50襯衫及領(lǐng)帶（女）1套50分體式夾克衫2套100一體式夾克衫2套100保安服2套200著裝規(guī)范（違反者扣2分）已經(jīng)配發(fā)工作服的員工在辦公區(qū)域、工作時(shí)間內(nèi)必須穿著工作服，季節(jié)更換時(shí)，員工應(yīng)按所屬行政部門的通知更換工作服。工作服發(fā)生損壞不能穿著請(qǐng)自行修理，修理期間員工應(yīng)著職業(yè)裝。沒(méi)有配發(fā)工作服的女員工應(yīng)著職業(yè)裝，要求不可著過(guò)于緊身、花哨、暴露、無(wú)袖、透明或容易暴露腰背的服飾。沒(méi)有配發(fā)工作服的男員工，秋冬季應(yīng)穿著深色西服、襯衫，夏季應(yīng)穿著短袖襯衫。男員工必須系領(lǐng)帶，西裝外不得加穿其它服飾，襯衫必須系好領(lǐng)口、袖口等細(xì)節(jié)，下擺必須扎在褲腰內(nèi)。公司各部門管理人員，在進(jìn)行重要業(yè)務(wù)洽談或出席重要會(huì)議時(shí)，男士必須穿著西裝、系領(lǐng)帶；女士必須著職業(yè)裝。員工在工作區(qū)一律不可穿T恤衫、背心、牛仔褲、運(yùn)動(dòng)鞋、旅游鞋、拖鞋（包括涼拖）。公司員工有紋身的不得暴露于外（如手、臂、臉、頸等部位）。六、行為規(guī)范員工在工作時(shí)間須佩戴胸牌。（違反者扣1分）員工應(yīng)將頭發(fā)梳理整齊、保持面部清潔，男員工要求發(fā)不過(guò)耳，不留胡須；女員工不留怪異發(fā)型、飾物佩戴得當(dāng)。公司提倡女員工化淡妝，所有員工在上崗前應(yīng)養(yǎng)成對(duì)鏡自檢的良好習(xí)慣。（違反者扣1分）員工應(yīng)舉止大方、得體，工作時(shí)坐姿端正，行走時(shí)與客人或同事相遇應(yīng)謙讓，不得勾肩搭背，不得在辦公區(qū)域奔跑。（違反者扣1分）員工在工作期間應(yīng)保持良好工作狀態(tài)，認(rèn)真工作，不得嬉戲打鬧、大聲喧嘩、無(wú)故串崗，不得打游戲、吃零食或做與工作無(wú)關(guān)的事。（違反者扣1分）員工在工作期間要用普通話和規(guī)范用語(yǔ)，接聽(tīng)電話要說(shuō)“您好，**”。稱謂公司領(lǐng)導(dǎo)為“××總”，同事之間以姓名相稱。員工有責(zé)任樹(shù)立良好的企業(yè)形象，不得在第三者前詆毀公司、同事及競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手。（違反者扣1分）員工應(yīng)保持工作環(huán)境的整潔，辦公區(qū)域不得吸煙、不得就餐（指定場(chǎng)所、獨(dú)立辦公室除外，同時(shí)在指定區(qū)域就餐的應(yīng)以盒飯為主，不得食用大盆菜）；不得亂扔紙屑雜物，廢紙入簍、垃圾入桶；員工辦公桌面均不得擺放與工作無(wú)直接關(guān)系的物件（如鏡子、玩具、裝飾品等），應(yīng)保持桌面整潔，辦公設(shè)施及設(shè)備上不得有積塵污垢。（違反者扣1分）員工應(yīng)愛(ài)護(hù)公司財(cái)物，不得隨意損壞、丟棄、浪費(fèi)辦公用具、用品，如有發(fā)生應(yīng)照價(jià)賠償。非經(jīng)許可不得私拿、私用公司財(cái)物。（違反者扣1—3分）員工應(yīng)養(yǎng)成節(jié)儉的良好習(xí)慣，節(jié)約使用辦公用品（如打印紙的反面應(yīng)作為稿紙使用），文具消耗用品以舊換新。未經(jīng)許可嚴(yán)禁私用公司非員工用消耗品（如紙杯、手拎袋等），離崗?fù)獬龌蛳掳鄳?yīng)關(guān)閉辦公電腦及切斷所使用的電器電源（如空調(diào)、電燈等）。（違反者扣1—3分）員工應(yīng)加強(qiáng)“三防”意識(shí)，樹(shù)立“安全操作第一”的思想.，未經(jīng)許可不得使用或查看他人電腦、不得隨意翻看同事的桌面物品及資料。下班前必須清理好相關(guān)文件、資料并將其鎖入文件柜或抽屜內(nèi)。個(gè)人貴重物品應(yīng)妥善保管，如有遺失，公司對(duì)此不負(fù)責(zé)任。如發(fā)生門、柜鑰匙遺失，應(yīng)盡快與行政部門聯(lián)系，嚴(yán)禁員工個(gè)人私自撬門、換鎖。員工在公司發(fā)生安全危急事件時(shí)，應(yīng)服從公司領(lǐng)導(dǎo)及行政部門的調(diào)派。（違反者扣1—5分）公司所有享受通訊補(bǔ)貼人員，必須保證移動(dòng)電話24小時(shí)開(kāi)機(jī)。員工如變更移動(dòng)、固定電話號(hào)碼，應(yīng)當(dāng)在24小時(shí)內(nèi)通知人事部門，人事部門應(yīng)及時(shí)更改通訊錄，保持通訊暢通。（違反者扣1—5分或酌情扣除通訊補(bǔ)貼）七、接待行為規(guī)范公司前臺(tái)接待崗或行政部門秘書(shū)崗、文員崗人員要有甄別對(duì)待來(lái)訪者的能力，接待來(lái)訪者要符合以下規(guī)范：接待的基本程序及禮儀1、接待：當(dāng)訪客來(lái)訪時(shí)，前臺(tái)接待應(yīng)放下手上工作，立刻從椅子上站起來(lái)，并禮貌地問(wèn)候一聲“您好，請(qǐng)問(wèn)您找誰(shuí)”或“您好，有什么事需要幫忙嗎”等。當(dāng)對(duì)方遞上名片時(shí)，應(yīng)用雙手接過(guò)來(lái)，并念出對(duì)方的姓名和公司名稱。2、問(wèn)詢：應(yīng)禮貌地詢問(wèn)來(lái)訪者姓名、單位、被訪者姓名及來(lái)訪意圖。對(duì)任何來(lái)訪者都應(yīng)聽(tīng)完對(duì)方的姓名、單位、被訪對(duì)象及來(lái)訪要求，并請(qǐng)來(lái)訪者在接待室稍候，在聯(lián)絡(luò)被訪者后，再作決定。不可直接說(shuō)“×××在或不在，見(jiàn)還是不見(jiàn)”。3、確認(rèn)：與被訪者本人取得聯(lián)系（公司總裁由總裁秘書(shū)負(fù)責(zé)傳達(dá)）后，按被訪者意圖（見(jiàn)或不見(jiàn)，或稍候、或改約時(shí)間等）區(qū)別處理。4、引領(lǐng)：對(duì)公司領(lǐng)導(dǎo)的來(lái)訪者應(yīng)通知其秘書(shū)并由其引領(lǐng)至辦公室或指定的洽談室。在引領(lǐng)時(shí)要配合訪客步調(diào)，走在訪客右側(cè)前一公尺處，在轉(zhuǎn)彎或上樓梯前應(yīng)用右手作出指示動(dòng)作，讓訪客明白所往去處；在到達(dá)辦公室或洽談室前，要指明“就在這里”；在打開(kāi)門之前要先敲門，然后開(kāi)門讓訪客進(jìn)入并說(shuō)“請(qǐng)進(jìn)”，進(jìn)門后應(yīng)先介紹訪客，并對(duì)被訪者說(shuō)“××總，這是您的客人”，然后倒走退出，并關(guān)上門。5、款待：由被訪者或秘書(shū)為來(lái)訪者端上茶水或飲料，放在茶幾上。如面談時(shí)間較久，應(yīng)在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間入內(nèi)為訪客添加茶水。6、善后：當(dāng)訪客離開(kāi)后，被訪者或秘書(shū)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理（洽談室由行政部門保潔人員完成），為避免讓下一位訪客久等，清理動(dòng)作應(yīng)敏捷、利落、輕聲。當(dāng)發(fā)現(xiàn)有訪客遺忘之物應(yīng)馬上通知前臺(tái)告知訪客，或交由保安崗登記處理。注意事項(xiàng)1、對(duì)于公司高管及以下人員的訪客接待（主要指無(wú)獨(dú)立辦公室者），一律由公司前臺(tái)接待或保安安排在接待室等候，由被訪者引領(lǐng)至洽談室接待，不得帶入辦公區(qū)內(nèi)。2、公司保安對(duì)不戴工作牌者（集團(tuán)董事長(zhǎng)、總裁及經(jīng)批準(zhǔn)指定人員除外）一律視為外單位來(lái)訪者，不得任由其直接進(jìn)入公司辦公區(qū)域；對(duì)衣冠不整的來(lái)訪者，原則上安排在接待室，并拒絕其進(jìn)入辦公區(qū)域。3、任何人在非工作時(shí)段進(jìn)入公司辦公區(qū)域內(nèi)必須在前臺(tái)登記進(jìn)、出的具體時(shí)間，保安人員或前臺(tái)值班人員必須嚴(yán)格按照上述要求辦理進(jìn)出登記手續(xù)。4、特殊來(lái)訪者（如記者）進(jìn)辦公區(qū)域必須戴臨時(shí)工作牌（VIP客戶及公司領(lǐng)導(dǎo)特別交待的人員，可不戴工作牌），同時(shí)必須由被訪者引領(lǐng)。5、違反以上規(guī)定且保安崗未予以阻止的，以一人一事扣5分處理。接待流程及規(guī)范1、被訪者為公司領(lǐng)導(dǎo)要求訪問(wèn)公司領(lǐng)導(dǎo)但無(wú)預(yù)約的，應(yīng)按照以下示例執(zhí)行：您好，請(qǐng)問(wèn)您找哪位？前臺(tái)接待您好，請(qǐng)問(wèn)您找哪位？我找總裁。訪客我找總裁。噢，您貴姓？您能告訴我您是哪個(gè)單位嗎？前臺(tái)接待噢，您貴姓？您能告訴我您是哪個(gè)單位嗎？我是××公司（或國(guó)家政府機(jī)關(guān)）的我是××公司（或國(guó)家政府機(jī)關(guān)）的××。請(qǐng)稍等，我?guī)湍?lián)系一下。秘書(shū)，××公司，請(qǐng)稍等，我?guī)湍?lián)系一下。秘書(shū)，××公司，××先生，有事找×總，請(qǐng)問(wèn)×總在嗎？請(qǐng)稍等，我?guī)湍?lián)系×總。請(qǐng)稍等，我?guī)湍?lián)系×總。C或AB或C或AB或秘書(shū)：×總說(shuō)請(qǐng)秘書(shū)：×總說(shuō)請(qǐng)××領(lǐng)導(dǎo)接待。秘書(shū)：×總不在（或有重要會(huì)議）秘書(shū)：×總請(qǐng)他上來(lái)前臺(tái)接待：×總不在，能請(qǐng)公司前臺(tái)接待：×總不在，能請(qǐng)公司××總接待您嗎？（客人如同意）則：請(qǐng)跟我來(lái)，我送您去。（客人如不同意）則：非常抱歉，請(qǐng)您留下電話號(hào)碼，等朱總回來(lái)后告知。前臺(tái)接待：×總在等您，讓我送您過(guò)去?。ㄌ貏e是對(duì)政府部門及外地的客人）前臺(tái)接待：對(duì)不起，×總暫時(shí)不在，請(qǐng)您留下電話號(hào)碼，等×總回來(lái)，我?guī)湍D(zhuǎn)告他，再跟您聯(lián)系。引領(lǐng)至接待區(qū)后，由秘書(shū)引進(jìn)辦公室引領(lǐng)至接待區(qū)后，由秘書(shū)引進(jìn)辦公室要求訪問(wèn)公司領(lǐng)導(dǎo)并提前預(yù)約的，應(yīng)按照以下示例執(zhí)行：您好，請(qǐng)問(wèn)您找哪位？前臺(tái)接待您好，請(qǐng)問(wèn)您找哪位？我找×總。我找×總。請(qǐng)問(wèn)您貴姓，能告訴我您是哪個(gè)單位的嗎？請(qǐng)問(wèn)您貴姓，能告訴我您是哪個(gè)單位的嗎？前臺(tái)接待我是我是××公司（或國(guó)家政府機(jī)關(guān)）的××，跟×總約好的。訪客請(qǐng)稍等，我?guī)湍?lián)系一下。秘書(shū)，請(qǐng)稍等，我?guī)湍?lián)系一下。秘書(shū)，××公司，××先生已到，請(qǐng)問(wèn)×總現(xiàn)有空嗎？前臺(tái)接待×總現(xiàn)在有空，我來(lái)處理。秘書(shū)×總現(xiàn)在有空，我來(lái)處理?！啊量傉诘饶?，讓我送您去?！啊量傉诘饶?，讓我送您去?！保ū仨氁I(lǐng)至總裁辦公室）秘書(shū)2、VIP客人的來(lái)訪接待VIP客人是公司領(lǐng)導(dǎo)特別重要的社會(huì)關(guān)系，VIP客人的名單由總裁秘書(shū)收集整理，由公司領(lǐng)導(dǎo)確定，并將相關(guān)資料交至公司前臺(tái)接待處，前臺(tái)接待崗應(yīng)熟知VIP客人資料。接待VIP客人，應(yīng)按照以下示例執(zhí)行：““您好，是找×總吧？”，同時(shí)通知被訪者秘書(shū)前來(lái)引領(lǐng)。前臺(tái)接待由被訪者秘書(shū)引領(lǐng)至被訪者辦公室，進(jìn)行接待。由被訪者秘書(shū)引領(lǐng)至被訪者辦公室，進(jìn)行接待。3、特殊到訪者的接待處理所謂特殊到訪者指國(guó)家公、檢、法、司等執(zhí)法機(jī)關(guān)人員、政府職能部門的工作人員和其他以調(diào)查、取證為目的來(lái)公司訪問(wèn)的人員。接待特殊到訪者，應(yīng)按照以下示例執(zhí)行：您好，請(qǐng)問(wèn)有什么需要幫忙的嗎？前臺(tái)接待您好，請(qǐng)問(wèn)有什么需要幫忙的嗎？我們是××單位，前來(lái)執(zhí)行我們是××單位，前來(lái)執(zhí)行××公務(wù)的，請(qǐng)找一下你們的負(fù)責(zé)人。好的，請(qǐng)稍等。我?guī)湍?lián)系（語(yǔ)言、態(tài)度要十分尊重）前臺(tái)接待好的，請(qǐng)稍等。我?guī)湍?lián)系（語(yǔ)言、態(tài)度要十分尊重）由保安引領(lǐng)到等待區(qū)，立即倒水。保安不得讓他們離開(kāi)等待區(qū)，進(jìn)入公司辦公區(qū)或其它區(qū)域。由保安引領(lǐng)到等待區(qū)，立即倒水。保安不得讓他們離開(kāi)等待區(qū)，進(jìn)入公司辦公區(qū)或其它區(qū)域。前臺(tái)接待立即與行政管理本部總經(jīng)理聯(lián)系，同時(shí)通知法務(wù)部準(zhǔn)備接待（如行政管理本部總經(jīng)理不在，應(yīng)立即按總裁室管理順序聯(lián)系公司領(lǐng)導(dǎo)）。前臺(tái)接待立即與行政管理本部總經(jīng)理聯(lián)系，同時(shí)通知法務(wù)部準(zhǔn)備接待（如行政管理本部總經(jīng)理不在，應(yīng)立即按總裁室管理順序聯(lián)系公司領(lǐng)導(dǎo)）。相關(guān)人員接待（保安隨時(shí)注意其動(dòng)態(tài)）相關(guān)人員接待（保安隨時(shí)注意其動(dòng)態(tài)）同意接受到訪人員的調(diào)查、取證，必須由法務(wù)人員陪同，或事先商議好對(duì)策。前臺(tái)電話總機(jī)轉(zhuǎn)接禮儀規(guī)范電話轉(zhuǎn)接時(shí)，應(yīng)動(dòng)作迅速、口齒清晰、語(yǔ)調(diào)平緩、禮貌尊重。在電話鈴響三聲之前應(yīng)迅速接聽(tīng)，并說(shuō)“您好，**”。如果分機(jī)占線，則應(yīng)向來(lái)電者說(shuō)明“對(duì)不起，分機(jī)占線，請(qǐng)過(guò)會(huì)再撥，可以嗎？”如果分機(jī)一直無(wú)人接聽(tīng)，則應(yīng)向來(lái)電者說(shuō)明“對(duì)不起，分機(jī)暫時(shí)無(wú)人接聽(tīng)，我可以幫您轉(zhuǎn)告他，等他來(lái)后與您聯(lián)系好嗎，請(qǐng)您告訴我您貴姓、工作單位及聯(lián)系電話。”迅速記下后，并轉(zhuǎn)知當(dāng)事人回電。無(wú)論對(duì)方語(yǔ)氣如何，都應(yīng)態(tài)度誠(chéng)懇，耐心接聽(tīng)，不可頂撞致電者。如對(duì)方詢問(wèn)涉及公司機(jī)密或有關(guān)經(jīng)營(yíng)、人事情況時(shí)，應(yīng)保持警惕，不可胡亂應(yīng)答，可說(shuō)：“此事我不了解，非常抱歉?！被蛘f(shuō)：“請(qǐng)您稍等一下，我?guī)湍樵円幌?。”然后電話至行政部門領(lǐng)導(dǎo)，詢問(wèn)如何處理后解決。公司總裁電話轉(zhuǎn)接要求如對(duì)方系VIP客人或公司領(lǐng)導(dǎo)及各管理本部總經(jīng)理，則直接轉(zhuǎn)接。如對(duì)方非VIP客人則一律轉(zhuǎn)接至總裁秘書(shū)處，由總裁秘書(shū)詢問(wèn)總裁，征得同意后可進(jìn)行轉(zhuǎn)接；如未征得總裁同意，則婉轉(zhuǎn)地請(qǐng)對(duì)方留下聯(lián)系方式或安排其他領(lǐng)導(dǎo)處理或自行處理。公司總裁室成員電話轉(zhuǎn)接要求如對(duì)方系VIP客人或公司領(lǐng)導(dǎo)及各管理本部總經(jīng)理，則直接轉(zhuǎn)接。如對(duì)方非VIP客人則客氣地詢問(wèn)其姓名、單位，并說(shuō)“請(qǐng)您稍等一下，我?guī)湍D(zhuǎn)接過(guò)去。”同時(shí)，電詢相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)后進(jìn)行轉(zhuǎn)接或回答：“他不在（或他正在開(kāi)會(huì)），請(qǐng)您留下聯(lián)系電話或過(guò)一會(huì)兒再打來(lái)好嗎？”。前臺(tái)接待人員上班時(shí)間內(nèi)不得缺崗。因缺崗造成電話無(wú)人接聽(tīng)者，每次扣5分。前臺(tái)接待人員對(duì)于非工作電話或推銷產(chǎn)品類電話，應(yīng)婉言謝絕。八、前臺(tái)收、發(fā)件管理公司前臺(tái)接待崗負(fù)責(zé)公司前臺(tái)的內(nèi)外函件、傳真件等文件資料的接收、轉(zhuǎn)達(dá)、發(fā)出的工作。所有接收和發(fā)出的函件、傳真件等文件資料必須嚴(yán)格按《收件、轉(zhuǎn)達(dá)、發(fā)件登記表》認(rèn)真進(jìn)行登記（附件3）。前臺(tái)接待崗收到函件、傳真件等文件資料后，應(yīng)立即進(jìn)行登記，并通知收件人領(lǐng)??；特事特辦及標(biāo)注急件的應(yīng)立即轉(zhuǎn)達(dá)收件人。收件人或代收人應(yīng)在收件人欄中簽字確認(rèn)收到文件資料。前臺(tái)接待崗對(duì)未注明收件人但有發(fā)件人信息的函件、傳真件等按表登記，應(yīng)向發(fā)件人詢問(wèn)、明確收件人，并轉(zhuǎn)達(dá)收件人；對(duì)未寫(xiě)明收件人、收件人信息的函件、傳真件等仍需按表登記，但只承擔(dān)保管義務(wù)。前臺(tái)接待崗在發(fā)出函件、傳真件等文件資料前，應(yīng)進(jìn)行登記。發(fā)出的傳真件后，應(yīng)以電話形式與對(duì)方予以確認(rèn)。對(duì)于未設(shè)前臺(tái)接待崗但確需集中接收、轉(zhuǎn)達(dá)函件和傳真件等的辦公區(qū)域，可由行政部門設(shè)定專人進(jìn)行處理。九、辦公設(shè)備管理管理規(guī)范對(duì)辦公設(shè)備的使用情況實(shí)行雙負(fù)責(zé)制，即辦公設(shè)備在使用過(guò)程中發(fā)生人為損壞的，由損壞責(zé)任人照價(jià)賠償；不能確定損壞責(zé)任人的，由第一責(zé)任人照價(jià)賠償。第二責(zé)任人在每月底必須對(duì)辦公設(shè)備狀況進(jìn)行檢查、記錄，平時(shí)對(duì)辦公設(shè)備狀況進(jìn)行常規(guī)檢查，做好維護(hù)、維修工作。辦公設(shè)備使用人應(yīng)及時(shí)將設(shè)備異常情況上報(bào)行政部門負(fù)責(zé)人，行政部門負(fù)責(zé)人在接到異常情況匯報(bào)后須在48小時(shí)內(nèi)予以解決。（違反者扣1—5分）第二責(zé)任人在每月底必須對(duì)辦公設(shè)備狀況例行檢查，并記錄，平時(shí)對(duì)辦公設(shè)備狀況進(jìn)行常規(guī)檢查，做好維護(hù)、維修工作。第二責(zé)任人對(duì)辦公設(shè)備的使用情況有監(jiān)督權(quán)，對(duì)使用過(guò)程中的不良行為有1—5分的扣分權(quán)，由行政部門負(fù)責(zé)人審定后執(zhí)行。檢查要求檢查范圍應(yīng)包括公司所屬車輛（另見(jiàn)《車輛管理規(guī)定》）、空調(diào)設(shè)備、辦公桌椅、電腦設(shè)備及其他電器設(shè)備。檢查周期、責(zé)任人及內(nèi)容設(shè)備周期內(nèi)容責(zé)任人車輛每?jī)芍軇x車、機(jī)油、燈光、輪胎等各級(jí)行政部門駕駛員空調(diào)設(shè)備每月是否能正常制冷、制熱各級(jí)行政部門辦公桌椅每月是否牢固，是否松動(dòng)各級(jí)行政部門電腦設(shè)備每季度是否正常運(yùn)行各級(jí)行政部門復(fù)印機(jī)、打印機(jī)每月是否正常運(yùn)行各級(jí)行政部門電風(fēng)扇每年5月30前是否正常運(yùn)行各級(jí)行政部門取暖器每年11月30前是否正常運(yùn)行各級(jí)行政部門其他電器設(shè)備每季度是否正常各級(jí)行政部門檢查方法：各級(jí)行政部門應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人組織，按檢查周期的要求建立《設(shè)備檢查臺(tái)賬》（附件2）；各級(jí)行政部門應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作需要，針對(duì)每類設(shè)備安排專人，負(fù)責(zé)按期對(duì)相應(yīng)的設(shè)備進(jìn)行檢查；每次檢查，設(shè)備檢查責(zé)任人都應(yīng)在《設(shè)備檢查臺(tái)賬》上做好記錄；設(shè)備檢查責(zé)任人在檢查中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)認(rèn)真做好記錄，并報(bào)行政部門負(fù)責(zé)人，由行政負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)、安排有關(guān)人員及單位進(jìn)行維護(hù)和修理。各級(jí)行政部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)抽查，凡未按本規(guī)定執(zhí)行或執(zhí)行不力的，將對(duì)責(zé)任人予以5分以上扣罰。傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)管理1、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)應(yīng)明確使用保管責(zé)任人，保管責(zé)任人負(fù)責(zé)以下事項(xiàng)：紙張補(bǔ)充及保管；維護(hù)保養(yǎng)、報(bào)修；零件及耗材更換；月底用紙數(shù)量統(tǒng)計(jì)。2、傳真機(jī)、打印機(jī)與復(fù)印機(jī)的使用規(guī)范：傳真機(jī)、打印機(jī)與復(fù)印機(jī)的工作時(shí)間一般為9：00—18：00（特殊情況例外），下班后切斷電源。各保管人員應(yīng)根據(jù)傳真機(jī)、打印機(jī)與復(fù)印機(jī)的使用量，提前準(zhǔn)備好復(fù)印、打印及傳真用紙庫(kù)存量，以做好及時(shí)供應(yīng)服務(wù)。使用時(shí)，應(yīng)遵循誰(shuí)先到誰(shuí)先使用的原則，不得以任何借口影響他人使用。使用復(fù)印機(jī)、打印機(jī)時(shí)除需要簽發(fā)的文件、長(zhǎng)期利用或保存的文件和對(duì)外使用的文件，其余紙張一律雙面使用，以避免浪費(fèi)。（違反規(guī)定扣5分）使用影印或傳真文件時(shí)，應(yīng)事先將回形針及大頭針去除，以免刮傷玻璃或滾筒，造成不必要的損害。嚴(yán)禁私自復(fù)印、打印或傳真?zhèn)€人資料。（違反規(guī)定扣5分）傳真機(jī)、打印機(jī)與復(fù)印機(jī)發(fā)生故障時(shí)，保管人應(yīng)先做初步故障排除工作，以便盡快使用，如確實(shí)無(wú)法排除者，應(yīng)盡快通知保養(yǎng)廠家前來(lái)維修。行政部門應(yīng)與供應(yīng)商及維修站簽訂保養(yǎng)合約，對(duì)傳真機(jī)、打印機(jī)與復(fù)印機(jī)進(jìn)行定期保養(yǎng)及檢修。行政部門應(yīng)該對(duì)傳真機(jī)、打印機(jī)與復(fù)印機(jī)的使用情況進(jìn)行督查，并有權(quán)對(duì)使用不善的人員進(jìn)行扣分（2—10分）。視頻會(huì)議系統(tǒng)視頻會(huì)議均由會(huì)議召集人在協(xié)同辦公系統(tǒng)中發(fā)起，除按協(xié)同辦公系統(tǒng)相關(guān)表單填寫(xiě)內(nèi)容外，同時(shí)應(yīng)注意選擇所有需要加入該次會(huì)議的視頻會(huì)議室。見(jiàn)：視頻會(huì)議系統(tǒng)申請(qǐng)工作流程文件（HSBP-行-006）會(huì)議室中的視頻系統(tǒng)應(yīng)有信息運(yùn)維部門統(tǒng)一開(kāi)啟使用，其他部門一律不得私自使用，信息運(yùn)維部門應(yīng)提前10分鐘做好視頻會(huì)議系統(tǒng)的調(diào)試工作，否則每次扣10分。各參會(huì)人員應(yīng)提前5分鐘上線等候會(huì)議的開(kāi)始，未提前上線等候會(huì)議開(kāi)始的參會(huì)人，每次扣10分；董事長(zhǎng)參加的會(huì)議按集團(tuán)相關(guān)規(guī)定辦理。與會(huì)部門在會(huì)議期間發(fā)現(xiàn)異常，應(yīng)立即報(bào)信息運(yùn)維部門專人或行政部門處理，并向主持人報(bào)告故障情況和請(qǐng)假。信息運(yùn)維部門負(fù)責(zé)視頻會(huì)議所需線路、網(wǎng)絡(luò)的保障，包括對(duì)公司內(nèi)部線路、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的傳輸提供技術(shù)保障，判斷線路、網(wǎng)絡(luò)的內(nèi)部或外部故障進(jìn)行排故或聯(lián)系運(yùn)營(yíng)商進(jìn)行排故。凡公司領(lǐng)導(dǎo)及以上人員召集的會(huì)議，信息運(yùn)維部門及行政部門必須設(shè)專人進(jìn)行會(huì)議全程的跟蹤和技術(shù)保障。信息運(yùn)維部門應(yīng)定期對(duì)的視頻會(huì)議設(shè)備進(jìn)行檢查、調(diào)試，以確保視頻會(huì)議系統(tǒng)的正常使用。電話會(huì)議系統(tǒng)電話會(huì)議作為視頻會(huì)議的補(bǔ)充使用工具，非經(jīng)批準(zhǔn)不得使用。會(huì)議召集只有在無(wú)法協(xié)調(diào)視頻會(huì)議安排的情況下，或者與會(huì)方未配備視頻會(huì)議系統(tǒng)的情況下，方可申請(qǐng)使用電話會(huì)議系統(tǒng)。電話會(huì)議由會(huì)議召集人在協(xié)同辦公系統(tǒng)中發(fā)起，經(jīng)批準(zhǔn)后，由行政部門進(jìn)行電話會(huì)議的開(kāi)通和電話會(huì)議設(shè)備的提供。見(jiàn)：電話會(huì)議系統(tǒng)申請(qǐng)工作流程文件（HSBP-行-005）為防止非與會(huì)部門（含其他公司）盜打、誤撥以及非正常與會(huì)，行政部門開(kāi)通電話會(huì)議同時(shí)設(shè)定會(huì)議密碼，并將主會(huì)場(chǎng)召集人密碼和分會(huì)場(chǎng)參會(huì)撥入密碼告知相關(guān)人員。各參會(huì)人員應(yīng)提前5分鐘上線等候會(huì)議的開(kāi)始，未提前上線等候會(huì)議開(kāi)始的參會(huì)人，每次扣10分；董事長(zhǎng)參加的會(huì)議按集團(tuán)相關(guān)規(guī)定辦理。電話會(huì)議系統(tǒng)由行政部門負(fù)責(zé)保管和定期維護(hù)，確保正常使用?？照{(diào)及其他電器的管理公司空調(diào)的使用時(shí)間原則上為工作日的9：00—18：00，當(dāng)日最低氣溫為5攝氏度以下、或當(dāng)日最高氣溫達(dá)30攝氏度及以上時(shí)方可開(kāi)啟。公司嚴(yán)禁使用電熱絲爐、取暖器等或私帶非工作必須的個(gè)人電器在公司內(nèi)使用。非正常范圍內(nèi)的電器確需使用的，應(yīng)報(bào)行政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可使用，違者一律扣10分。公司其他電器（如辦公電腦、微波爐、電風(fēng)扇、臺(tái)燈等）的使用，應(yīng)遵循“即用即開(kāi)，用畢即關(guān)”的原則。公司保安人員負(fù)責(zé)落實(shí)、監(jiān)督、檢查本規(guī)定的執(zhí)行情況。值班保安每日下班后應(yīng)對(duì)各區(qū)域的電器使用狀況進(jìn)行檢查，對(duì)未按規(guī)定關(guān)閉電器的人員，處以1—10分的扣分處罰。其他電器使用相關(guān)要求：設(shè)備名稱開(kāi)啟時(shí)間關(guān)閉時(shí)間責(zé)任人備注電燈公共通道（包括大廳）8：3018：30保安少人通過(guò)時(shí)才開(kāi)燈，不用則關(guān)閉公共區(qū)域8：30使用結(jié)束保安第一人到時(shí)開(kāi)燈，最后一個(gè)人走時(shí)關(guān)閉獨(dú)立辦公室9：00使用結(jié)束使用人使用人不在時(shí)隨手關(guān)燈會(huì)議室使用前5分鐘使用清掃后保潔洽談室使用時(shí)使用后隨手關(guān)閉使用人視光線狀況而定接待室8：3018：30保安衛(wèi)生間8：3018：30保潔人員電腦辦公電腦9：00個(gè)人使用結(jié)束使用人個(gè)人長(zhǎng)時(shí)間不用時(shí)應(yīng)設(shè)為省電狀態(tài)或關(guān)閉機(jī)房電腦全天系統(tǒng)維護(hù)人飲水機(jī)公共區(qū)域8：3018：30保安會(huì)議室使用前5分鐘使用結(jié)束行政部門洽談室8：3018：30保安十、辦公區(qū)域管理會(huì)議室管理各部門使用會(huì)議室，應(yīng)通過(guò)協(xié)同辦公系統(tǒng)“會(huì)議管理-會(huì)議申請(qǐng)”提前預(yù)約并確定使用時(shí)間，經(jīng)批準(zhǔn)后使用。會(huì)議室由各級(jí)行政部門指定專人負(fù)責(zé)管理。會(huì)議室的衛(wèi)生保潔、照明、空調(diào)、影音設(shè)備由各級(jí)行政部門負(fù)責(zé)維護(hù)保養(yǎng)，會(huì)議常規(guī)用品（如飲水機(jī)等）由各級(jí)行政部門提供。會(huì)務(wù)安排由使用部門負(fù)責(zé)，如有額外增加會(huì)議用品（如：鮮花、水果、面巾紙等）的需求，應(yīng)由申請(qǐng)使用部門在進(jìn)行會(huì)議室預(yù)約時(shí)一并提出。會(huì)議室配置的設(shè)備、設(shè)施未經(jīng)許可，不得隨意搬動(dòng)挪作它用，室內(nèi)物品不得隨意拿出或挪用，若確因需要借用，必須征得行政部門同意后方可動(dòng)用，使用部門事后應(yīng)負(fù)責(zé)歸還原處。使用部門在會(huì)議室使用完畢后，應(yīng)及時(shí)關(guān)閉照明、空調(diào)、電腦等所有電源和設(shè)備，并通知信息部門關(guān)閉網(wǎng)絡(luò)和視頻設(shè)備。各部門使用會(huì)議室后，應(yīng)即時(shí)通知行政部門對(duì)使用情況進(jìn)行檢查，如有損壞的，使用部門應(yīng)提供書(shū)面報(bào)告，行政部門應(yīng)追究責(zé)任并負(fù)責(zé)及時(shí)修復(fù)。各級(jí)行政部門應(yīng)在平時(shí)對(duì)會(huì)議室定期清掃，并在會(huì)議室使用結(jié)束后及時(shí)清潔和整理桌椅，保證會(huì)議室的干凈、整潔。行政部門應(yīng)每天下班前檢查門、窗和全部設(shè)施設(shè)備電源是否關(guān)閉，切實(shí)做好防火、防盜及其他安全工作。未經(jīng)行政部門批準(zhǔn)，會(huì)議室不得對(duì)外借用。洽談室管理公司洽談室供員工用于日常業(yè)務(wù)洽談、會(huì)客，員工不得長(zhǎng)時(shí)間占用或挪作他用。員工使用洽談室結(jié)束后應(yīng)及時(shí)告知前臺(tái)接待人員，由前臺(tái)接待人員通知保潔員進(jìn)行清潔整理。員工使用洽談室應(yīng)愛(ài)惜室內(nèi)財(cái)物，損壞須照價(jià)賠償。洽談室內(nèi)不得吸煙。違反以上規(guī)定者，行政部門負(fù)責(zé)人可根據(jù)情況扣處1—5分。鑰匙管理公司保險(xiǎn)柜、文件柜鑰匙由各部門領(lǐng)導(dǎo)指定專人負(fù)責(zé)保管。各部門辦公區(qū)鑰匙由相應(yīng)部門領(lǐng)導(dǎo)指定專人負(fù)責(zé)保管。會(huì)議室鑰匙由行政部門負(fù)責(zé)人指定專人負(fù)責(zé)保管。獨(dú)立辦公室、更衣柜、個(gè)人辦公桌抽屜鑰匙由使用人負(fù)責(zé)保管使用。洗手間、洽談室、緊急疏散通道門的鑰匙由保安人員負(fù)責(zé)保管使用。倉(cāng)庫(kù)門鑰匙由各倉(cāng)庫(kù)管理部門負(fù)責(zé)保管使用，機(jī)房門鑰匙由系統(tǒng)維護(hù)人員負(fù)責(zé)保管使用。除保險(xiǎn)柜、更衣柜、文件柜及個(gè)人辦公桌抽屜鑰匙外，其余所有的鑰匙由使用部門（人）貼上標(biāo)簽并說(shuō)明用途后，上交一把給行政部門負(fù)責(zé)人統(tǒng)一備份管理。非經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)和行政部門負(fù)責(zé)人同時(shí)許可，員工不得私自換鎖或配鑰匙、撬門，否則一律扣處10分；如鑰匙遺失，由使用保管人申請(qǐng)，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，行政部門負(fù)責(zé)人查核后，由行政部門負(fù)責(zé)配制（必要時(shí)需要更換鎖芯的，可向部門或員工收取費(fèi)用）。見(jiàn)：銘牌制作、鑰匙配補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)工作流程文件(HSBP-行-003)。鑰匙遺失（保管使用人不在）后，如發(fā)生緊急狀況急需開(kāi)鎖時(shí)，應(yīng)先向部門領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后可至行政部門借取備份鑰匙開(kāi)鎖。行政部門負(fù)責(zé)人取出備份鑰匙，同申請(qǐng)部門相關(guān)人員一起開(kāi)鎖或向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示后，做其它處理。非經(jīng)許可，任何員工不得私拿他人保管使用的鑰匙開(kāi)鎖或偷取備份鑰匙開(kāi)鎖，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)重扣50分，情節(jié)嚴(yán)重者移交公安機(jī)關(guān)處理。如遇地震、失火等災(zāi)害或其它重大危機(jī)事件時(shí)，由行政部門負(fù)責(zé)人拿取備份鑰匙使用（申請(qǐng)手續(xù)事后補(bǔ)）或請(qǐng)示上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)做其它處理。十一、印刷品、名片、工作牌的管理印刷品公司所有制度類文件以及工作中需重復(fù)使用的文字、圖紙、表格均可通過(guò)行政部門申請(qǐng)印刷。有公司標(biāo)識(shí)的印刷品一律由行政管理本部負(fù)責(zé)印制，如一次性水杯、POP紙、專用膠帶等。常用印刷品（如各類通用單據(jù)）由行政部門根據(jù)庫(kù)存情況以及月度費(fèi)用情況提報(bào)，經(jīng)批準(zhǔn)后印刷。各部門按月實(shí)際需求辦理領(lǐng)用手續(xù)，由行政部門根據(jù)領(lǐng)用量做費(fèi)用分?jǐn)?。非常用印刷品須由申?qǐng)部門對(duì)應(yīng)的管理本部總經(jīng)理、對(duì)應(yīng)分管副總裁審定相關(guān)用途、格式、數(shù)量、費(fèi)用等后，由行政部門代為印刷并一次性交付申請(qǐng)部門保管、使用。未經(jīng)申請(qǐng)自行印刷的，由相關(guān)責(zé)任人自行承擔(dān)相關(guān)費(fèi)用并予以10—50分扣罰。印刷品由行政部門通過(guò)市場(chǎng)比價(jià)后確定印刷廠商，并負(fù)責(zé)對(duì)其印刷的效果、質(zhì)量做好驗(yàn)收、入庫(kù)工作。印刷品要有嚴(yán)格的申領(lǐng)、交付手續(xù)，以防在外流失。所有印刷品的入、出、存必須進(jìn)行登記。由于各種原因被停止使用的常用印刷品，須由該印刷品對(duì)應(yīng)的管理本部與行政管理本部聯(lián)系并公示停用要求，由行政部門匯總庫(kù)存的印刷品并進(jìn)行適當(dāng)處理。名片管理公司名片主要用于工作或業(yè)務(wù)的開(kāi)展，它僅代表員工個(gè)人身份，私印名片或利用名片在外招搖撞騙者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)重扣100分直至辭退，嚴(yán)重的公司還將根據(jù)相關(guān)法律追求其責(zé)任。名片印制范圍：各部門中層（含）以上人員、對(duì)外業(yè)務(wù)頻繁的人員及總裁特批人員可以申請(qǐng)印制名片。名片的版式：公司所有員工的名片版式統(tǒng)一由行政部門根據(jù)公司VI手冊(cè)制作。名片每人每次印制一盒，使用完畢后可重新申請(qǐng)印制，制作費(fèi)用計(jì)入各部門辦公費(fèi)用。行政部門應(yīng)根據(jù)審定后的名片印制申請(qǐng)，在七天內(nèi)完成印制工作，并在驗(yàn)收后交付申請(qǐng)人使用。見(jiàn)：名片印制審批工作流程文件(HSBP-行-002)。員工離開(kāi)公司或工作調(diào)動(dòng)、升遷、降職均應(yīng)立即停止使用原名片，并在辦理相關(guān)手續(xù)的同時(shí)將未使用完的原名片送交行政部門統(tǒng)一處理。工作牌管理工作牌印制范圍：已辦理入職手續(xù)的全體員工。工作牌的版式：公司所有員工的工作牌版式統(tǒng)一由行政部門根據(jù)公司VI手冊(cè)制作。新入職員工工作牌由行政部門根據(jù)人力部門提供的入職信息進(jìn)行印制并發(fā)放。員工工作牌遺失、損壞，由員工本人提出書(shū)面申請(qǐng)并說(shuō)明原因，報(bào)行政部門辦理。見(jiàn)：工作牌補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)工作流程文件（HSBP-行-001）。員工離開(kāi)公司或工作調(diào)動(dòng)、升遷、降職均應(yīng)立即停止使用原工作牌，并在辦理相關(guān)手續(xù)的同時(shí)將原工作牌送交行政部門統(tǒng)一處理。十二、生日費(fèi)發(fā)放的管理為更好的體現(xiàn)公司對(duì)廣大員工的關(guān)懷，對(duì)員工生日費(fèi)的發(fā)放做出如下規(guī)定：每月底各級(jí)人力部門統(tǒng)計(jì)次月員工生日名單并制表，經(jīng)審核、審批后交由財(cái)務(wù)部門按名單發(fā)放生日費(fèi)，人力部門還應(yīng)于每月第一個(gè)工作日配以祝福的話語(yǔ)和溫馨的圖片將當(dāng)月員工生日名單刊登在內(nèi)網(wǎng)對(duì)應(yīng)通告欄目中，并由播音人員根據(jù)日期按期播報(bào)祝福。對(duì)各級(jí)辦公區(qū)人員，每月底由各級(jí)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人指派專人，將生日費(fèi)封入紅包并在員工生日當(dāng)天發(fā)放給員工本人并表示祝福。對(duì)店面人員，每月底由各店長(zhǎng)或由店長(zhǎng)指派專人到區(qū)域（分公司）的財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一領(lǐng)取本店所有員工次月的生日費(fèi)，由店長(zhǎng)或由店長(zhǎng)指派專人將生日費(fèi)封入紅包并在員工生日當(dāng)天發(fā)放給員工本人并表示祝福。各級(jí)辦公區(qū)域由行政部門前臺(tái)接待崗或指定專人，每日9:00對(duì)當(dāng)日過(guò)生日的員工播報(bào)祝福：今天是×××的生日，公司總裁×××攜全體員工祝你（們）生日快樂(lè)，身體健康。各門店播音崗每日14:00～15:00對(duì)當(dāng)日過(guò)生日的員工播報(bào)祝福。十三、安全管理公司堅(jiān)持“安全第一，預(yù)防為主”的方針，按照“誰(shuí)主管、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，不同事項(xiàng)由不同的管理部門、人員對(duì)安全工作全面負(fù)責(zé)。公司應(yīng)該經(jīng)常開(kāi)展教育，宣傳安全注意事項(xiàng)，培養(yǎng)員工的安全意識(shí)。財(cái)產(chǎn)安全公司保安人員須對(duì)出入辦公區(qū)及接待區(qū)的人員進(jìn)行登記，每日進(jìn)行夜間巡查，發(fā)現(xiàn)安全隱患或公司財(cái)產(chǎn)遺失的，應(yīng)及時(shí)向行政部門負(fù)責(zé)人報(bào)告。公司負(fù)責(zé)保管鑰匙的人員