會議的籌劃與管理

第九講

會議的籌劃與管理1會議的重要性大多數(shù)企業(yè)在會議中決定其基本走向90%以上的重大決策是通過會議制定的企業(yè)花在開會上的時間越來越多開會的頻率越來越高2現(xiàn)在的企業(yè)會議有那些通病呢？1、準(zhǔn)備工作不充分2、開會技巧不佳，經(jīng)常主管一堂言3、會議過于頻繁4、與會人員選擇不當(dāng)5、常常把會議開成批判大會6、時間安排不合理、隨意延長會議時間7、與會人員會議紀(jì)律不強(qiáng)，缺乏基本的禮儀8、會議地點(diǎn)不合理9、會而不議、議而不決，決而未果10、會議的目的不明確3會議的籌劃與管理

會前的準(zhǔn)備工作會間的組織服務(wù)會后的善后處理4會前準(zhǔn)備工作

1、

安排議題、議程、日程2、

擬訂與會人員名單3、

申請會議所需資金4、

會場布置5、

安排食宿和茶水6、發(fā)出會議通知

5安排議題、議程

議題的收集和篩選議程6某某會議議程7月6日上午9點(diǎn)（花園酒店）1、（9：00）開場白2、（9：10）缺席致歉3、（9：20）批準(zhǔn)上次會議備忘錄4、（9：40）各部門銷售情況報告（10：30）會間休息5、（10：40）分析產(chǎn)品滯銷問題緣起（12：00）午餐及午休時間6、（14：00）商討并列出可能的應(yīng)對之策（15：30）會間休息（15：40）評估應(yīng)對策略，做最后決議（17：00）特別事宜（17：15）其他事宜（17：30）會議結(jié)束議程開頭為會議日期、時間與地點(diǎn)。清楚標(biāo)示項目編號。明確每一項目的的時間分配。早上9點(diǎn)是個不錯的開會時間，因?yàn)榇丝倘四X最清醒。包括歡迎詞、介紹、會議目標(biāo)、宣布基本準(zhǔn)則。會議不宜持續(xù)太長時間、會間休息有利于精力的恢復(fù)。午餐、午休時間不宜繼續(xù)開會。無人介意提早結(jié)束會議，但是會議超時肯定令人不快。7擬訂與會人員名單

選擇恰當(dāng)?shù)娜顺鱿瘯h

送交上級審核

8

申請會議所需資金

確定會議規(guī)格申請經(jīng)費(fèi)口頭書面9會場布置

選擇會場

a.場地大小

b.附屬設(shè)施齊全c.適當(dāng)?shù)拈_會設(shè)備

d.會場氛圍

e.場地不受外界干擾

布置會場

a.附屬設(shè)施

b.準(zhǔn)備會議文件

10會場布置

提供完善的會議場所⊙會議桌⊙椅子⊙空調(diào)(會議開始前30分鐘就要打開空調(diào),使會場溫度適宜)⊙照明.光線(柔和\平靜感,比辦室稍暗點(diǎn))⊙書寫工具⊙鐘(失去對時間的控制,與會者的報告就會沒完沒了)⊙屏幕⊙放映機(jī)⊙音響11會議通知需知會議名稱:明確點(diǎn)出主題,使人一目了然(如E_MAIL主旨)目的:應(yīng)詳盡說明,方便成員們做相關(guān)的資料搜集時間地點(diǎn)議程:應(yīng)包含開會預(yù)定結(jié)束時間準(zhǔn)備資料與會人員主辦單位12討論：各種會場的利與弊會場類型優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)圓桌型橢圓型口字型U型教室型1314面對面就座當(dāng)你在討論問題或試圖作出決定時，安排持相反觀點(diǎn)的兩派成員坐在長桌的相對的兩邊主席坐在團(tuán)隊成員之間

1516顯示等級如果你希望顯示等級，讓主席坐在長方桌子的頂端，其他與會者座位按資歷遞降順序就坐主席坐在長桌的頂端資歷最淺者坐在離主席最遠(yuǎn)處171819自由討論如果坦誠的討論比與會者的地位更值得關(guān)注，在會議中用一張圓桌主席可坐在任何一個位置上20布置會場禮堂式屏幕屏幕主席臺幻燈機(jī)服務(wù)人員區(qū)評價:優(yōu)點(diǎn)是在留有過道的情況下,能最大程度地擺放座椅,缺點(diǎn)是與會者沒地方放資料,記錄也不便.21布置會場教室式屏幕主席臺幻燈機(jī)服務(wù)人員區(qū)評價:這種布置風(fēng)格針對不同的房間面積和與會者人數(shù)在安排上有一定的靈活性,而且狹長的會場設(shè)置便于與會注意力的意中服務(wù)人員入口22布置會場弦月式屏幕主席臺幻燈機(jī)服務(wù)人員區(qū)評價:因?yàn)橐巫又环旁谧雷拥囊幻?所有的與會者都面向主持人,方便主持人與與會者目光交流.服務(wù)人員入口飲料處23布置會場◆方形中空式評價:當(dāng)討論問題或試圖作出決定時，安排持相反意見的兩派成員坐在長桌的相對兩邊，有利于決議的順利產(chǎn)生。服務(wù)人員入口24布置會場橢圓式屏幕主席臺幻燈機(jī)服務(wù)人員區(qū)評價:一般適宜于20人左右的內(nèi)部會議服務(wù)人員入口飲料處25安排食宿和茶水

食宿

a.用膳

b.住宿

茶水

26一杯香茶可贏得交易機(jī)會27角色練習(xí)表演會議期間奉茶的禮儀28給客人斟茶的注意事項當(dāng)桌子上放有資料文件時，不要勉強(qiáng)客人收拾整理，而應(yīng)說：“茶放這兒行嗎？”并等待客人的回答，按客人意愿行事。開會時，如果出席者眾多，可請同事幫忙，一人端著茶盤，另一人專為客人上茶。29茶溢出來了！這時不要驚慌，不忙亂，先道歉，后擦拭。切記：斟茶時，務(wù)必帶上干凈毛巾。有茶和糕點(diǎn)時，要先將糕點(diǎn)放在客人左手邊，再將茶置于客人正中略偏右手側(cè)。洽談時間較長，在一至一個半小時內(nèi)，應(yīng)更換茶葉。給客人斟茶的注意事項30上茶時的七個程序兩手端茶盤，盤子高度位于胸部敲門，并說：“對不起！”進(jìn)入接待室止步立正，輕輕點(diǎn)頭致意將茶盤的一端置于桌子側(cè)面31桌上不能放盤時，則左手拿盤，右手取茶壺用毛巾擦凈茶壺底，用手從下方托住毛巾上茶結(jié)束后，左手拿茶盤，使盤緊靠左腋下；走到門口時，再次向客人點(diǎn)頭致意，退出接待室。上茶時的七個程序32

會間的組織服務(wù)

1、

簽到2、

安排就座3、

做好會議記錄和錄音4、

會場服務(wù)33

簽到

簽到形式

薄式卡片式代簽簽到時的接待工作

34安排就座

要適合會議性質(zhì)讓報告者坐中央會議主持人的座位秘書的座位35做好會議記錄

會議記錄構(gòu)成

會議記錄方式

會議記錄寫作

36小組討論設(shè)計會議記錄表格（5分鐘）37會議名稱

時間

主席

會議目的

出席人數(shù)

缺席人數(shù)

缺席理由

會議內(nèi)容和決議事項

決議事項的實(shí)施

實(shí)施項目

負(fù)責(zé)人或部門

完成期限

出席人蓋章

特別事項

38會場服務(wù)

轉(zhuǎn)接電話突發(fā)狀況

建議休息

協(xié)助上司掌握、控制會議進(jìn)程

39會議的善后處理

1、會場清理2、印發(fā)會議