公司合同文書管理制度

樓蘭印記堅(jiān)果葡萄干樓蘭印記堅(jiān)果葡萄干樓蘭印記堅(jiān)果蜜餞淘寶店鋪：樓蘭印記樓蘭印記堅(jiān)果蜜餞淘寶店鋪：樓蘭印記一、合同編號(hào)編號(hào)規(guī)則：FML-部門簡寫—年份月份-當(dāng)月簽署的第幾份說明：1、FML是公司名拼音首字母大寫。2、部門簡寫為各部門拼音首字母小寫，如企劃部是qh，推廣部是tg。3、年份為年代的后兩位，2017縮寫為17，月份為簽訂當(dāng)月的月份。4、單月簽署的份數(shù)以01開頭。20179二、合同存檔蓋章后的合同保存包括兩種形式:1、電子掃描件保存。合同應(yīng)在雙方簽字蓋章完成后當(dāng)天將合同原件交由保管部門對合同原件進(jìn)行掃描存檔,預(yù)防原件損毀,特別重要穩(wěn)件還應(yīng)在移動(dòng)硬盤或U盤額外備份。2、書面合同的原件保存。合同原件掃描后,由保管部門按合同編號(hào)進(jìn)行歸檔保存。合同原件交接需進(jìn)行合同交接簽名確認(rèn)，歸檔時(shí)進(jìn)行合同歸檔登記。3、各部門提交合同原件至保管部門前應(yīng)復(fù)印留存副本備查,避免頻繁調(diào)閱合同原件，造成原件損毀.4客戶名稱、合同提交人及簽收人備查。5、合同歸檔后相關(guān)人員需要調(diào)閱合同原件的，需向主管領(lǐng)導(dǎo)說明原因,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，在合同調(diào)閱登記表上進(jìn)行登記。三、合同簽訂條款變更。合同簽訂主體是個(gè)人的,應(yīng)當(dāng)面與其簽訂合同，避免出現(xiàn)他人代簽,對方事后否認(rèn)的情形出現(xiàn)。合同簽訂日期應(yīng)與合同內(nèi)合作起始日期相一致或早于起始日期。四、合同蓋章具授權(quán)委托書。合同簽訂方是公司的,應(yīng)有公司單位蓋章和法定代表人或授權(quán)代理人簽字。所有簽訂的合同有兩頁紙以上的,必須加蓋騎縫章.簽訂的合同有手寫修改或增減條款的章。五、合同內(nèi)容1、合同主體合同主體部分必須包含名稱、法定代表人、地址、聯(lián)系方式,主體是個(gè)人的還應(yīng)填寫身份證號(hào)（盡量收取身份證復(fù)印件）.合同主體為法人的,應(yīng)到信用信息公示系統(tǒng)核實(shí)企業(yè)信息及信用資質(zhì)。2、結(jié)算方式合同款項(xiàng)結(jié)算賬戶必須與合同主體相一致,結(jié)算賬戶與合同主體不一致的，需在合同中指定賬戶或另行出具書面說明并蓋章,說明書中應(yīng)具體指明是針對某份合同.3、聯(lián)系方式長期有訂單或文書往來的，應(yīng)在合同中約定訂單或文書接收的郵箱地址,聯(lián)系人和聯(lián)系方式。郵箱地址,聯(lián)系人和聯(lián)系方式有變更的，應(yīng)另行出具書面說明并蓋章，說明書中應(yīng)具體指明是針對某份合同。六、合同履行合同履行中應(yīng)注意留存與合同履行相關(guān)的往來文件同中指定的聯(lián)系人簽收。,不能由對方臨時(shí)口頭指定的人簽收。七、文件寄送信函寄遞業(yè)務(wù)是《郵政法》規(guī)定由郵政EMS專營的業(yè)務(wù)，EMS被收件人簽收后寄件人可要求EMS郵政寄回簽收回執(zhí)，保留簽收證據(jù).