會(huì)議接待流程細(xì)節(jié)

會(huì)議接待流程細(xì)節(jié)會(huì)議接待流程細(xì)節(jié)會(huì)議接待流程細(xì)節(jié)資料僅供參考文件編號(hào)：2022年4月會(huì)議接待流程細(xì)節(jié)版本號(hào)：A修改號(hào)：1頁(yè)次：1.0審核：批準(zhǔn):發(fā)布日期：一般會(huì)議接待流程細(xì)節(jié)一：會(huì)議資料準(zhǔn)備

1：會(huì)議資料：由主辦單位提供，其中文字資料，由承辦單位按會(huì)務(wù)組要求根據(jù)參會(huì)人數(shù)印刷。

2：會(huì)議資料（主辦單位提供）

3：領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿（主辦單位提供）

4：《報(bào)到冊(cè)》、《會(huì)議指南》、《會(huì)議日程》、參會(huì)者到達(dá)消息。

5：項(xiàng)目執(zhí)行情況資料（主辦單位提供）

6：展板所屬圖片（主辦單位提供）

7：廣告牌設(shè)計(jì)稿

8：歡迎布標(biāo)、會(huì)議室布標(biāo)

9：會(huì)議禮品（按參會(huì)人數(shù)準(zhǔn)備）

10：會(huì)議代表證

11：會(huì)議用餐券

二：設(shè)備及設(shè)施準(zhǔn)備

1：投影儀、多媒體電腦一臺(tái)

2：廣告牌按設(shè)計(jì)稿制作好，根據(jù)要求準(zhǔn)備

3：會(huì)議室一間（根據(jù)入會(huì)人數(shù))

4：車輛準(zhǔn)備

5：麥克風(fēng)3只

6：訂制領(lǐng)導(dǎo)座次牌（名單由主辦單位提供）

7：會(huì)議形式：座談及課桌形式

8：照相機(jī)一臺(tái)

9：攝影機(jī)一臺(tái)、由專業(yè)人員操作

三：會(huì)前準(zhǔn)備工作程序

1：根據(jù)會(huì)務(wù)組要求，代表報(bào)到前兩天，會(huì)議室會(huì)場(chǎng)布置(或分組討論)（會(huì)標(biāo)、

廣告牌、燈光、音響、多媒體、投影儀、電源、桌椅、茶杯及服務(wù)員安排）按

部落實(shí)到位。

2：據(jù)酒店提供的房況表，報(bào)到前兩天與先到達(dá)的會(huì)務(wù)組人員協(xié)商確定會(huì)務(wù)組房

間，選定領(lǐng)導(dǎo)、專家及主要代表入住的樓層、房間類型、房號(hào)、需要放置的水

果種類及特殊安全保衛(wèi)工作。

3：提前兩天檢查餐廳環(huán)境衛(wèi)生，桌椅擺設(shè)、餐具的完好程度，再次落實(shí)菜單及

服務(wù)到位情況。

4：提前兩天完成會(huì)議所需的代表證、發(fā)放的資料、簽到表、就餐卡、廣告牌、

商家展板及宣傳設(shè)備的擺設(shè)位置，電源、燈光亮度、通道暢通等情況，會(huì)間攝

影、攝像設(shè)備，人員的準(zhǔn)備。

5：與酒店保安部組成會(huì)議安全組，在會(huì)議期間加強(qiáng)門(mén)衛(wèi)、樓層行查，杜絕安全

隱患的發(fā)生。

6：成立生活服務(wù)組，避免個(gè)別代表發(fā)生高原反應(yīng)，聯(lián)系就診。

7：在大堂、樓層、餐廳、會(huì)議是、電梯等處帖上會(huì)議指示箭頭。

四：會(huì)議其它費(fèi)用開(kāi)支預(yù)算

1：代表證：2元/張

2：廣告牌：萬(wàn)通板，1米X2米板17元/塊；會(huì)議室主席臺(tái)背景1.9米X5.7米，需用萬(wàn)通板6板；徽標(biāo)、刻字按字?jǐn)?shù)、尺寸、顏色收費(fèi)、制作費(fèi)約400—500元3：展板：根據(jù)主辦方要求，由我方代辦，費(fèi)用按時(shí)結(jié)算。4：臨時(shí)用車：別克商務(wù)車（900元/天），現(xiàn)在瑞風(fēng)商務(wù)車（700元/天），桑塔那（450元/天），11座金杯車（500元/天）5：宴會(huì)標(biāo)準(zhǔn)（由貴公司訂標(biāo)準(zhǔn)）6：水果7：紀(jì)念品8：資料打印、復(fù)印9：照相、攝像10：其它五：會(huì)場(chǎng)布置1：布標(biāo)2：按會(huì)議規(guī)定的擺防形式及要求布置好會(huì)場(chǎng)3：設(shè)立會(huì)務(wù)人員發(fā)放會(huì)議用品及文件4：確定會(huì)場(chǎng)攝影點(diǎn)和時(shí)間六：人員安排1：根據(jù)會(huì)議人數(shù)需求安排會(huì)務(wù)接待小組、如住房登記員，財(cái)務(wù)人員，票務(wù)，考察咨詢，引導(dǎo)人員（至房間、餐廳、電梯、會(huì)議室）2：會(huì)議全程督導(dǎo)人員，負(fù)責(zé)落實(shí)會(huì)議室布置、茶水供應(yīng)及服務(wù)3：攝影組：根據(jù)會(huì)議需求安排攝影人員4：車輛小組：根據(jù)會(huì)議實(shí)到人數(shù)，落實(shí)車況好、駕駛技術(shù)好的配套車輛。此小組負(fù)責(zé)會(huì)議臨時(shí)接待服務(wù)工作。如：專家、領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)出行，就餐、會(huì)見(jiàn)等活動(dòng)的車輛。5：旅游