會議接待流程細節(jié)

會議接待流程細節(jié)會議接待流程細節(jié)會議接待流程細節(jié)資料僅供參考文件編號：2022年4月會議接待流程細節(jié)版本號：A修改號：1頁次：1.0審核：批準:發(fā)布日期：一般會議接待流程細節(jié)一：會議資料準備

1：會議資料：由主辦單位提供，其中文字資料，由承辦單位按會務組要求根據(jù)參會人數(shù)印刷。

2：會議資料（主辦單位提供）

3：領導發(fā)言稿（主辦單位提供）

4：《報到冊》、《會議指南》、《會議日程》、參會者到達消息。

5：項目執(zhí)行情況資料（主辦單位提供）

6：展板所屬圖片（主辦單位提供）

7：廣告牌設計稿

8：歡迎布標、會議室布標

9：會議禮品（按參會人數(shù)準備）

10：會議代表證

11：會議用餐券

二：設備及設施準備

1：投影儀、多媒體電腦一臺

2：廣告牌按設計稿制作好，根據(jù)要求準備

3：會議室一間（根據(jù)入會人數(shù))

4：車輛準備

5：麥克風3只

6：訂制領導座次牌（名單由主辦單位提供）

7：會議形式：座談及課桌形式

8：照相機一臺

9：攝影機一臺、由專業(yè)人員操作

三：會前準備工作程序

1：根據(jù)會務組要求，代表報到前兩天，會議室會場布置(或分組討論)（會標、

廣告牌、燈光、音響、多媒體、投影儀、電源、桌椅、茶杯及服務員安排）按

部落實到位。

2：據(jù)酒店提供的房況表，報到前兩天與先到達的會務組人員協(xié)商確定會務組房

間，選定領導、專家及主要代表入住的樓層、房間類型、房號、需要放置的水

果種類及特殊安全保衛(wèi)工作。

3：提前兩天檢查餐廳環(huán)境衛(wèi)生，桌椅擺設、餐具的完好程度，再次落實菜單及

服務到位情況。

4：提前兩天完成會議所需的代表證、發(fā)放的資料、簽到表、就餐卡、廣告牌、

商家展板及宣傳設備的擺設位置，電源、燈光亮度、通道暢通等情況，會間攝

影、攝像設備，人員的準備。

5：與酒店保安部組成會議安全組，在會議期間加強門衛(wèi)、樓層行查，杜絕安全

隱患的發(fā)生。

6：成立生活服務組，避免個別代表發(fā)生高原反應，聯(lián)系就診。

7：在大堂、樓層、餐廳、會議是、電梯等處帖上會議指示箭頭。

四：會議其它費用開支預算

1：代表證：2元/張

2：廣告牌：萬通板，1米X2米板17元/塊；會議室主席臺背景1.9米X5.7米，需用萬通板6板；徽標、刻字按字數(shù)、尺寸、顏色收費、制作費約400—500元3：展板：根據(jù)主辦方要求，由我方代辦，費用按時結算。4：臨時用車：別克商務車（900元/天），現(xiàn)在瑞風商務車（700元/天），桑塔那（450元/天），11座金杯車（500元/天）5：宴會標準（由貴公司訂標準）6：水果7：紀念品8：資料打印、復印9：照相、攝像10：其它五：會場布置1：布標2：按會議規(guī)定的擺防形式及要求布置好會場3：設立會務人員發(fā)放會議用品及文件4：確定會場攝影點和時間六：人員安排1：根據(jù)會議人數(shù)需求安排會務接待小組、如住房登記員，財務人員，票務，考察咨詢，引導人員（至房間、餐廳、電梯、會議室）2：會議全程督導人員，負責落實會議室布置、茶水供應及服務3：攝影組：根據(jù)會議需求安排攝影人員4：車輛小組：根據(jù)會議實到人數(shù)，落實車況好、駕駛技術好的配套車輛。此小組負責會議臨時接待服務工作。如：專家、領導臨時出行，就餐、會見等活動的車輛。5：旅游