建設(shè)工程公司合同檔案管理辦法

PAGEPAGE10合同檔案管理辦法第一條為了加強(qiáng)本公司的合同檔案管理，方便合同的查閱，督促檢查合同的履行，制定本辦法。第二條合同檔案的保存期限為10年，公司法務(wù)合同部作為公司的合同歸口管理部門(mén)負(fù)責(zé)保管，留存合同檔案資料。項(xiàng)目及其他需要部門(mén)留存復(fù)印件，同樣按此要求管理。合同檔案管理應(yīng)特別重視保密工作，合同檔案管理人員不得泄露合同檔案內(nèi)容，不得違反規(guī)定私自給任何人查閱、摘抄、復(fù)制。第三條合同訂立后，法務(wù)合同部應(yīng)將簽訂后的合同文本進(jìn)行整理歸檔。一份完整的合同檔案應(yīng)當(dāng)包括：簽訂后的合同文本，合同簽訂會(huì)簽表，中標(biāo)會(huì)議紀(jì)要或詢(xún)價(jià)記錄單或情況說(shuō)明，合同相對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照及資質(zhì)等級(jí)證書(shū)，委托書(shū)、法定代表人或代理人身份證復(fù)印件等資料；第四條合同實(shí)行分類(lèi)歸檔，按項(xiàng)目進(jìn)行歸類(lèi)，將每個(gè)項(xiàng)目（如承朝、大廣五等）的合同按照合同編號(hào)（小號(hào)在上，大號(hào)在下依次排序）放置在一個(gè)檔案盒內(nèi)。如果合同較多，放置不開(kāi)，可分盒放置，但亦應(yīng)按合同編號(hào)歸檔，在檔案盒正側(cè)簽標(biāo)明序號(hào)（如承朝Ⅰ、承朝Ⅱ等）。每個(gè)檔案盒的正面簽與側(cè)面應(yīng)當(dāng)有明顯標(biāo)記標(biāo)明盒內(nèi)合同的類(lèi)別。第五條每個(gè)檔案盒都應(yīng)有合同目錄，標(biāo)明該檔案盒放置合同的情況。合同目錄包括：合同編號(hào)，合同名稱(chēng)，合同類(lèi)別，我方名稱(chēng)、對(duì)方名稱(chēng)、合同金額，簽訂日期等。第六條所有合同（包括合同目錄）及資料都應(yīng)留存電子版。電子版的同樣按分項(xiàng)目放置，具體要求按本辦法第四條、第五條規(guī)定執(zhí)行。第七條根據(jù)工作情況，需要查閱檔案的，應(yīng)當(dāng)由查閱部門(mén)提出申請(qǐng)，報(bào)經(jīng)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱檔案原則上應(yīng)在檔案閱讀室查閱，不得帶出，特殊情況需復(fù)制帶走的需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。第八條發(fā)生訴訟或者仲裁的合同，其合同檔案中應(yīng)附有訴訟或者仲裁的全部資料。訴訟或者仲裁文書(shū)應(yīng)獨(dú)立整理歸檔。第九條檔案管理人員未能按本辦法辦理歸檔手續(xù)或者不符合要求的，視情節(jié)對(duì)直接責(zé)任人按每份10—50元進(jìn)行處罰。檔案管理人員泄露檔案內(nèi)容，違反規(guī)定讓他人私自查閱、摘抄、復(fù)制的，視情節(jié)給予100—2000元的罰款。借閱檔案人丟失檔案的，視情節(jié)給予100—2000元的罰款；情節(jié)嚴(yán)重的解除勞動(dòng)合同，給公司造成損失的，應(yīng)當(dāng)賠償損失。第十條本辦法自發(fā)布之日起施行。合同查閱審批表查閱部門(mén)查閱人查閱合同名稱(chēng)查閱時(shí)間查閱目的是否復(fù)印批準(zhǔn)人備注合同查閱審批表查閱部門(mén)查閱人查閱合同名稱(chēng)查閱時(shí)間查閱目的是否復(fù)印批準(zhǔn)人備注合同查閱審批表查閱部門(mén)查閱人查閱合同名稱(chēng)查閱時(shí)間查閱目的是否復(fù)印批準(zhǔn)人備注合同查閱臺(tái)帳序號(hào)合同編號(hào)合同名稱(chēng)查閱部門(mén)查閱人簽字查閱時(shí)間備注項(xiàng)目部合同履行情況半月報(bào)表（勞務(wù)分包合同）NO：合同編號(hào)及名稱(chēng)一二聯(lián)聯(lián)項(xiàng)報(bào)目公部司留法存務(wù)合同部合同簽約方名稱(chēng)對(duì)方履行情況eq\o\ac(○,1)設(shè)備eq\o\ac(○,2)人員eq\o\ac(○,3)民工管理eq\o\ac(○,4)施工進(jìn)度eq\o\ac(○,5)施工質(zhì)量eq\o\ac(○,6)施工安全eq\o\ac(○,7)廉潔自律eq\o\ac(○,8)材料領(lǐng)用eq\o\ac(○,9)材料抽檢是否合格eq\o\ac(○,10)是否分包或轉(zhuǎn)包eq\o\ac(○,11)是否發(fā)生糾紛eq\o\ac(○,12)受獎(jiǎng)懲情況eq\o\ac(○,13)其他情況己方履行情況eq\o\ac(○,14)計(jì)量結(jié)算eq\o\ac(○,15)財(cái)務(wù)支付eq\o\ac(○,16)民工工資發(fā)放及公示eq\o\ac(○,17)業(yè)主或監(jiān)理檢查結(jié)果eq\o\ac(○,18)其他情況eq\o\ac(○,19)合同變更情況、時(shí)間及事由eq\o\ac(○,20)合同終止情況、時(shí)間及事由eq\o\ac(○,21)合同解除情況、時(shí)間及事由eq\o\ac(○,22)管委會(huì)及法務(wù)合同部核查情況合同簽約對(duì)方意見(jiàn)：合同履行負(fù)責(zé)人簽字：綜合辦負(fù)責(zé)人簽字：機(jī)物部負(fù)責(zé)人簽字：財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人簽字：合同部負(fù)責(zé)人簽字：試驗(yàn)室負(fù)責(zé)人簽字：工程部負(fù)責(zé)人簽字：項(xiàng)目總工簽字：項(xiàng)目副經(jīng)理簽字：項(xiàng)目經(jīng)理簽字：合同簽約方簽字：備注：1、履約情況由相關(guān)負(fù)責(zé)人填寫(xiě)，如表格不夠用可另附件專(zhuān)述。其中綜合辦填寫(xiě)第eq\o\ac(○,3)eq\o\ac(○,7)eq\o\ac(○,16)項(xiàng)；機(jī)物部填寫(xiě)第eq\o\ac(○,1)eq\o\ac(○,6)eq\o\ac(○,8)項(xiàng)；財(cái)務(wù)部填寫(xiě)第eq\o\ac(○,3)eq\o\ac(○,15)eq\o\ac(○,16)項(xiàng)；合同部填寫(xiě)第eq\o\ac(○,11)eq\o\ac(○,12)eq\o\ac(○,13)eq\o\ac(○,14)eq\o\ac(○,18)eq\o\ac(○,19)eq\o\ac(○,20)eq\o\ac(○,21)項(xiàng)；試驗(yàn)室填寫(xiě)第eq\o\ac(○,9)項(xiàng)；工程部填寫(xiě)第eq\o\ac(○,1)eq\o\ac(○,2)eq\o\ac(○,4)eq\o\ac(○,5)eq\o\ac(○,6)eq\o\ac(○,10)eq\o\ac(○,11)eq\o\ac(○,12)eq\o\ac(○,17)項(xiàng)；項(xiàng)目副經(jīng)理填寫(xiě)第eq\o\ac(○,1)eq\o\ac(○,2)eq\o\ac(○,4)eq\o\ac(○,5)eq\o\ac(○,6)eq\o\ac(○,7)eq\o\ac(○,8)eq\o\ac(○,9)eq\o\ac(○,10)eq\o\ac(○,11)eq\o\ac(○,12)eq\o\ac(○,18)項(xiàng)；項(xiàng)目總工填寫(xiě)第eq\o\ac(○,4)eq\o\ac(○,5)eq\o\ac(○,6)eq\o\ac(○,7)eq\o\ac(○,14)項(xiàng)；項(xiàng)目經(jīng)理填寫(xiě)第eq\o\ac(○,3)eq\o\ac(○,14)eq\o\ac(○,15)eq\o\ac(○,16)項(xiàng)。2、本表由項(xiàng)目部合同部合同員組織填寫(xiě)，每月3日前、18日前將上半月報(bào)表報(bào)公司法務(wù)合同部。項(xiàng)目部合同履行情況半月報(bào)表（租賃合同）NO：合同編號(hào)及名稱(chēng)一二聯(lián)聯(lián)項(xiàng)報(bào)目公部司留法存務(wù)合同部合同簽約方名稱(chēng)對(duì)方履行情況eq\o\ac(○,1)租賃機(jī)械設(shè)備具體情況（完好狀況、品牌、生產(chǎn)日期、數(shù)量等）eq\o\ac(○,2)租賃機(jī)械設(shè)備進(jìn)場(chǎng)日期eq\o\ac(○,3)配備人員eq\o\ac(○,4)維修保養(yǎng)記錄eq\o\ac(○,5)出勤率及故障停工時(shí)間eq\o\ac(○,6)是否滿(mǎn)足施工需求eq\o\ac(○,7)安全eq\o\ac(○,8)租賃機(jī)械設(shè)備退場(chǎng)日期eq\o\ac(○,9)其他情況己方履行情況eq\o\ac(○,10)租金支付（每臺(tái)租金、共計(jì)租金等）eq\o\ac(○,11)施工安全管理eq\o\ac(○,12)其它情況eq\o\ac(○,13)合同變更情況、時(shí)間及事由eq\o\ac(○,14)合同終止情況、時(shí)間及事由eq\o\ac(○,15)合同解除情況、時(shí)間及事由eq\o\ac(○,16)管委會(huì)及法務(wù)合同部核查情況合同簽約對(duì)方意見(jiàn)：合同履行負(fù)責(zé)人簽字：綜合辦負(fù)責(zé)人簽字：機(jī)物部負(fù)責(zé)人簽字：財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人簽字：合同部負(fù)責(zé)人簽字：試驗(yàn)室負(fù)責(zé)人簽字：工程部負(fù)責(zé)人簽字：項(xiàng)目副經(jīng)理簽字：項(xiàng)目總工簽字：項(xiàng)目經(jīng)理簽字：備注：1、履約情況由相關(guān)負(fù)責(zé)人填寫(xiě)，如表格不夠用可另附件專(zhuān)述。其中機(jī)物部填寫(xiě)第eq\o\ac(○,1)eq\o\ac(○,2)eq\o\ac(○,3)eq\o\ac(○,4)eq\o\ac(○,5)eq\o\ac(○,6)eq\o\ac(○,8)eq\o\ac(○,9)eq\o\ac(○,12)項(xiàng)；財(cái)務(wù)部填寫(xiě)第eq\o\ac(○,10)項(xiàng)；合同部填寫(xiě)第eq\o\ac(○,10)eq\o\ac(○,13)eq\o\ac(○,14)eq\o\ac(○,15)項(xiàng)；工程部填寫(xiě)第eq\o\ac(○,6)eq\o\ac(○,7)eq\o\ac(○,11)項(xiàng)；項(xiàng)目副經(jīng)理填寫(xiě)第eq\o\ac(○,6)eq\o\ac(○,7)eq\o\ac(○,11)項(xiàng)；項(xiàng)目總工填寫(xiě)第eq\o\ac(○,6)項(xiàng)；項(xiàng)目經(jīng)理填寫(xiě)第eq\o\ac(○,7)eq\o\ac(○,10)eq\o\ac(○,11)項(xiàng)。2、本表由項(xiàng)目部合同部合同員組織填寫(xiě)，每月3日前、18日前將上半月報(bào)表報(bào)公司法務(wù)合同部。項(xiàng)目部合同履行情況半月報(bào)表（采購(gòu)合同）NO：合同編號(hào)及名稱(chēng)一二聯(lián)聯(lián)項(xiàng)報(bào)目公部司留法村務(wù)合同部合同簽約方名稱(chēng)對(duì)方履行情況eq\o\ac(○,1)交付貨物數(shù)量eq\o\ac(○,2)交付貨物質(zhì)量eq\o\ac(○,3)是否按時(shí)供貨eq\o\ac(○,4)所供貨物使用段落、部位eq\o\ac(○,5)實(shí)際供貨數(shù)量與圖紙?jiān)O(shè)計(jì)量比較eq\o\ac(○,6)其他情況己方履行情況eq\o\ac(○,7)財(cái)務(wù)支付eq\o\ac(○,8)是否按圖紙進(jìn)料eq\o\ac(○,9)合同變更情況、時(shí)間及事由eq\o\ac(○,10)合同終止情況、時(shí)間及事由eq\o\ac(○,11)合同解除情況、時(shí)間及事由eq\o\ac(○,12)管委會(huì)或法務(wù)合同部檢查情況合同簽約對(duì)方簽字：合同履行負(fù)責(zé)人簽字：綜合辦負(fù)責(zé)人簽字：機(jī)物部負(fù)責(zé)人簽字：財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人簽字：合同部負(fù)責(zé)人簽字：試驗(yàn)室負(fù)責(zé)人簽字：工程部負(fù)責(zé)人簽字：項(xiàng)目總工簽字：項(xiàng)目副經(jīng)理簽字：項(xiàng)目經(jīng)理簽字：備注：1、履約情況由相關(guān)負(fù)責(zé)人填寫(xiě)，如表格不夠用可另附件專(zhuān)述。機(jī)物部填寫(xiě)第eq\o\ac(○,1)eq\o\ac(○,3)eq\o\ac(○,6)項(xiàng)；財(cái)務(wù)部填寫(xiě)第eq\o\ac(○,7)項(xiàng)；合同部填寫(xiě)第eq\o\ac(○,5)eq\o\ac(○,7)eq\o\ac(○,