會計檔案的歸檔保管教學設計

PAGE17PAGE3第頁會計檔案的歸檔保管教學設計教學目標知識目標：掌握會計檔案的內(nèi)容；掌握會計檔案的傳遞和保管。能力目標：會進行會計檔案的整理；會裝訂會計檔案；能區(qū)分不同會計資料的保管期限。教學重點會計檔案的內(nèi)容、會計檔案的整理及保管教學難點會計檔案的整理及保管教學手段理實一體小組討論、協(xié)作教學學時教學內(nèi)容與教學過程設計注釋項目會計檔案的歸檔保管〖理論知識〗任務一會計檔案的整理和裝訂一、會計檔案的內(nèi)容

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務會計報告等會計核算專業(yè)材料，它是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。會計檔案對于總結經(jīng)濟工作，指導各單位的經(jīng)營管理或事業(yè)管理，查驗經(jīng)濟財務問題，防止貪污舞弊，研究經(jīng)濟發(fā)展的方針、戰(zhàn)略等都具有重要作用。因此各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立和健全會計檔案歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等管理制度，管理好會計檔案。具體包括：

（1）會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和其他會計憑證。

（2）會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿以及其他會計賬簿。

（3）財務會計報告，包括月度、季度、年度財務會計報告和其他財務會計報告。

（4）其他會計資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。

二、會計憑證的傳遞與保管（一）正確組織會計憑證傳遞的意義會計憑證的傳遞是指從原始憑證的填制或取得時開始，經(jīng)過填制、稽核、記賬，直到歸檔保管為止，在本單位內(nèi)部有關職能部門和人員之間的傳遞路線、傳遞時間和處理程序。（二）正確、合理地組織會計憑證傳遞的基本要求各單位應根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務的特點、機構設置和人員分工情況，明確會計憑證填制的聯(lián)數(shù)和傳遞程序，既要保證會計憑證經(jīng)過必要的環(huán)節(jié)進行處理和審核，又要避免會計憑證在不必要的環(huán)節(jié)停留，使有關部門和人員及時了解情況，掌握資料并按規(guī)定手續(xù)進行工作。（三）會計憑證的裝訂方法（1）記賬憑證應當連同所附的原始憑證或者原始憑證匯總表，按照編號順序，折疊整齊，按期裝訂成冊，并加具封面，注明應填列的內(nèi)容，由裝訂人在裝訂線封簽處簽名或者蓋章。（2）裝訂時，首先將全部憑證以左上角為準對齊，在左上角正面放一塊長寬各約9公分的正方形牛皮紙，將牛皮紙對折為四塊，剪掉左上角的那塊，將右下角與憑證的左上角對齊；然后在憑證封面左上角上鉆兩個孔，穿入裝訂繩，繞兩圈，在封底打上結；再將牛皮紙右上角和左下角兩小塊反折到憑證封底，粘在打好的結上，將結壓在里面（上述裝訂面積一般不超過3.5公分）；最后由裝訂人蓋上騎縫章，并在脊背上填寫時間及編號。（四）會計憑證的保管會計人員必須做好會計憑證的保管工作，嚴格防止會計憑證錯亂不全或丟失損壞。原始憑證不得外借，其他單位因特殊原因需要借閱原始憑證時，必須經(jīng)本單位會計機構負責入、會計主管人員批準，必要時，可以提供復印件。向外單位提供原始憑證復件時，應當專設登記簿登記，同時提供人員和收取人員要共同簽名蓋章。裝訂成冊的會計憑證，應指定專人保管，年度終了，要移交財會檔案室登記歸檔。從外單位取得的原始憑證如有遺失，應當取得原開出單位蓋有公章的證明，并注明原來憑證的號碼、金額和內(nèi)容等，由經(jīng)辦單位會計機構負責人、會計主管人員和單位負責人批準后，才能代作原始憑證。如果確實無法取得證明的，如火車、輪船、飛機票等憑證，由當事人寫出詳細情況，由經(jīng)辦單位會計機構負責人、會計主管人員和單位負責人批準后，代作原始憑證。會計憑證的保管期限和銷毀手續(xù)，必須嚴格執(zhí)行會計制度的有關規(guī)定。對一般的會計憑證應分別規(guī)定保管期限，對重要的會計憑證，如涉及外事和重要業(yè)務資料，必須長期保存。未到規(guī)定保管期的會計憑證，任何人不得隨意銷毀。對保管期滿需要銷毀的會計憑證，必須開列清單，經(jīng)本單位領導審核，報上級主管部門批準后，才能銷毀?！稌嫹ā芬?guī)定，對隱匿或者故意銷毀依法應當保存的會計憑證；或授意、指使、強令會計機構、會計人員及其他人員隱匿、故意銷毀依法應當保存的會計憑證，應當承擔相應的法律責任.三、會計賬簿的更換與保管（一）會計賬薄的更換會計賬簿是記錄和反映交易或事項的重要歷史資料和證據(jù)。為了使各個會計年度的賬簿資料明晰和便于整理保管，一般來說，總賬、日記賬和多數(shù)明細賬應每年更換一次，這些賬簿在每年年終按規(guī)定辦理完畢結賬手續(xù)后，就應更換、啟用新的賬簿，并將余額結轉(zhuǎn)記入新賬簿中。但有些財產(chǎn)物資明細賬和債權、債務明細賬，可以跨年度使用，不必每年更換一次?？ㄆ劫~簿，如固定資產(chǎn)卡片，以及各種備查賬簿，也都可以連續(xù)使用。（二）會計賬薄的保管1.會計賬薄的裝訂整理在年度終了更換新賬簿后，應將使用過的各種賬簿（跨年度使用的賬簿除外）按時裝訂整理立卷。（1）裝訂前，首先要按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個賬戶是否相符，賬頁數(shù)是否齊全，序號排列是否連續(xù)；然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序排列的賬頁、裝訂封底的順序裝訂。（2）對活頁賬，要保留已使用過的賬頁，將賬頁數(shù)填寫齊全，去除空白頁并撤掉賬夾，用質(zhì)好的牛皮紙做封面和封底，裝訂成冊。多欄式、三欄式、數(shù)量金額式等活頁賬簿不得混裝，應按同類業(yè)務、同類賬頁裝訂在一起。裝訂好后，應在封面上填明賬目的種類，編好卷號，并由會計主管人員和裝訂人簽章。（3）裝訂后會計賬簿的封口要嚴密，封口處要加蓋有關印章。封面應齊全，平整，并注明所屬年度和賬簿名稱及編號，不得有折角、缺角、錯頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象。會計賬簿要按保管期限分別編制卷號。2.按期移交檔案部門按規(guī)定保管年度結賬后，更換下來的賬簿，可暫由本單位財務會計部門保管一年，期滿后原則上應由財務會計部門移交本單位檔案部門管理。移交時，要編制移交清冊，填寫交接清單，交接人員按移交清冊和交接清單項目核查無誤后簽章，并在賬簿使用日期欄填寫移交日期。已歸檔的會計賬簿作為會計檔案為本單位提供利用，原則上不得借出，有特殊需要需經(jīng)上級主管單位或本單位領導、會計主管人員批準，并要辦理借閱手續(xù)。四、財務報表的報送與裝訂1．會計報表的報送企業(yè)應定期編制各種報表，并按編制要求完成。集資編制頁數(shù)，加具封面，裝訂成冊，經(jīng)單位領導、總會計師或代理會計師職權的人員或會計主管人員簽章，才能報送政府主管部門和其他報表使用者。2．會計報表的裝訂會計報表分月裝訂，文字說明和財務情況說明書是會計報表的組成部分，應附會計報表之后，以免丟失。所有的會計報表資料應歸檔妥善保管。會計報表是按年度立卷。立卷時要區(qū)分不同的保管期限，年度報表要與季度、月份報表分開，編寫頁號，分別組卷。按照歸檔的要求，裝訂時，加裝卷內(nèi)目錄、備考表和卷皮。五、其他類會計檔案的整理立卷會計移交清冊、檔案保管清冊、銷毀清冊，每一個清冊就是一個保管單位，編一個卷號，不需整理。任務二會計檔案的管理和利用一、會計檔案的歸檔

各單位每年形成的會計檔案，都應由會計機構按照歸檔的要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。

當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位會計機構保管1年。期滿之后，應由會計機構編制移交清冊，移交本單位的檔案機構統(tǒng)一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內(nèi)部指定專人保管。

二、會計檔案的保管期限

會計檔案的保管期限分為永久和定期兩類。

定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。各類會計檔案的具體保管期限按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。三、會計檔案的查閱和復制

各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。借出的會計檔案，會計檔案管理人員要按期如數(shù)收回，并辦理注銷借閱手續(xù)。四、會計檔案的銷毀

會計檔案保管期滿需要銷毀的，由本單位檔案機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊。會計檔案銷