QM007采購管理程序

目的：對采買經(jīng)過進行有效的控制，以保證采買之物件合時、適地、適當、適價、適質(zhì)知足規(guī)定的要求。范圍：合用于本企業(yè)生產(chǎn)物件（包含原資料、零配件、包裝資料、協(xié)助資料等）以及非生產(chǎn)物件（包含辦公用品、低值易耗品等其余不直接用于生產(chǎn)加工的物件）的采買。權(quán)責：各部門：負責物件需求的提出。物件管理部門（物流部//信息技術(shù)部）：負責物件庫存的查問，物件的申請、驗收及進出庫的管理。工藝部：負責對采買生產(chǎn)物件的樣品進行評估，并供應(yīng)生產(chǎn)物件有關(guān)的格外性能要求。采買經(jīng)辦部門：負責物件的采買管理與跟催，與供應(yīng)商的協(xié)調(diào)與溝通。品保部：供應(yīng)生產(chǎn)物件的質(zhì)量查驗標準，并負責對采買的生產(chǎn)物件進行查驗和測試。/核價部：負責審定采買物件的價錢。財務(wù)部：負責采買合同的價錢、稅率及付款方式的評審，采買應(yīng)付帳款的管理。定義：采買經(jīng)辦部門：指企業(yè)指定有相應(yīng)購置權(quán)責的部門（如：采買部）。物件管理部門：指主要負責物件兼顧管理的部門（如：物流部、行政部）。零星物料采買：指需要到市場上直接采買或直接用現(xiàn)金采買的物料（包含臨時性、突發(fā)性或企業(yè)舉辦各種活動時需要的格外物料，物殊物料即指企業(yè)沒有使用過的新物料） 。作業(yè)內(nèi)容：作業(yè)流程圖：（見附件一）物件需求的提出：訂單生產(chǎn)物件的需求提出：工藝部接到銷售部門審批后的《訂單匯總明細表》后，出BOM表》供應(yīng)給核價部，由核價部依據(jù)審批后的《訂單匯總明BOM表》出示《生產(chǎn)制單》經(jīng)工藝部審查，核價部最后確認后交物流部查問庫存。備用生產(chǎn)物件的需求提出：銷售部門依據(jù)市場營銷狀況，生產(chǎn)系統(tǒng)依據(jù)外單策應(yīng)狀況均可提出備料申請，并填寫《物件需求清單》注明：品名、規(guī)格、數(shù)目、物件用途、備用原由等有關(guān)信息，由部門主管確認，分管副總審查，經(jīng)總經(jīng)理或受權(quán)人同意后轉(zhuǎn)物流部。臨時性生產(chǎn)物件的需求提出：當生產(chǎn)緊迫需要或生產(chǎn)消耗超標等需采買物件時,則,填寫《物件需求清單》注明：品名、規(guī)格、數(shù)目、物件用途、需求原由等有關(guān)信息，由部門主管確認，分管副總審查，經(jīng)總經(jīng)理或受權(quán)1/7人同意后轉(zhuǎn)物流部。非生產(chǎn)物件的需求提出：各部門依據(jù)實質(zhì)工作需要，填寫《物件需求清單》注明：品名、規(guī)格、數(shù)目、型號、需求日期、物件用途等有關(guān)信息，經(jīng)部門主管審查，分管副總簽批確認后，交相應(yīng)的物件管理部門。零星物料的需求提出：由主辦部門依據(jù)活動或工作的需要直接提出采買申請按執(zhí)行。委外加工由生產(chǎn)營運辦依據(jù)現(xiàn)有生產(chǎn)能力提出委外加工的需求，按《委外加工管理方式》實行。物件的申購：生產(chǎn)物件的申購：物流部接到審批后《生產(chǎn)制單》時，對所需物件進行帳物查問，當物件不足或低于安全庫存時應(yīng)提出采買申請，填寫《物件需求清單》注明：品名、規(guī)格、數(shù)目、型號、需求日期等有關(guān)信息，必需時附有關(guān)的依照，經(jīng)物流部主管審批后，轉(zhuǎn)采買經(jīng)辦部門，超《生產(chǎn)制單》或非《生產(chǎn)制單》物料申購，則由物流部主管審查，核價部主管同意后，轉(zhuǎn)采買經(jīng)辦部門。非生產(chǎn)物件的申購：物件管理部門接到各部門經(jīng)權(quán)責主管審批后的《物件需求清單》時，對所需物件進行兼顧分配，以知足各部門的實質(zhì)需求；當沒法分配時則由物件管理部門在《物件需求清單》上加注建議，或另行填寫《物件申購單》注明：品名、規(guī)格、數(shù)目、型號、需求日期等有關(guān)信息，必需時需附有關(guān)的申購依據(jù)，經(jīng)物件管理部門主管審查，呈總經(jīng)理或受權(quán)人同意后轉(zhuǎn)物件采買的經(jīng)辦部門。零星物料的需求提出：由主辦部門依據(jù)活動或工作的需要，填寫《物件申購單》注明：品名、規(guī)格、數(shù)目、型號、需求日期、物件用途等有關(guān)信息，經(jīng)主管負責人審查，分管副總或活動總負責人批準確認后，交采買經(jīng)辦部門進行采買。生產(chǎn)設(shè)施或大型生產(chǎn)協(xié)助設(shè)施或單價大于 300元人民幣的物件，則需按《設(shè)施管理程序》或《固定財產(chǎn)管理方式》進行綜合評估，經(jīng)總經(jīng)理或董事長同意后方可轉(zhuǎn)采買經(jīng)辦部門。評估選擇供應(yīng)商：采買經(jīng)辦部門接到同意經(jīng)過的《物件申購單》或《物件需求清單》后，登岸《合格供應(yīng)商名冊》查問相應(yīng)的供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商傳真所需物件的報價資料至我司進行比、議價，由采買經(jīng)辦部門記錄于《供應(yīng)商評選一覽表》。物件購置需開發(fā)新供應(yīng)商或《合格供應(yīng)商名冊》中無適宜的供應(yīng)商時，由采買經(jīng)辦部門經(jīng)過各樣渠道采集兩家以上的供應(yīng)商資料，按《供應(yīng)商選擇與管理程序》組織工藝部、品保部或其余有關(guān)職能部門進行書面評鑒、樣點評鑒或?qū)嵉卦u鑒，2/7并將評鑒結(jié)果記錄于《供應(yīng)商評選一覽表》。生產(chǎn)物件：由工藝部依據(jù)產(chǎn)品的設(shè)計資料及工藝需求提出物件的有關(guān)要求（如規(guī)格、尺寸、顏色、技術(shù)要求等）；品保部依據(jù)樣品檢測結(jié)果或產(chǎn)品最后的質(zhì)量要求提出物件有關(guān)的質(zhì)量要求及檢測標準；生產(chǎn)部門依據(jù)試產(chǎn)的結(jié)果及過去生產(chǎn)過程中發(fā)覺的問題提出物件有關(guān)的其余格外要求， 其余部門對物件有其余要求時均以書面形式提出，并轉(zhuǎn)采買經(jīng)辦部門。采買經(jīng)辦部門依據(jù)各部門對物件的要求，要求供應(yīng)商按我司的需求供應(yīng)樣品，并組織有關(guān)職能部門共同評估并將評估記錄于《供應(yīng)商評選一覽表》應(yīng)商后，呈報總經(jīng)理或受權(quán)人同意。

，確立最后供非生產(chǎn)物件：由物件管理部門及使用部門提出物件有關(guān)的要求或用途，以書面形式供應(yīng)給采買經(jīng)辦部門進行詢、比、議價。采買實行：采買經(jīng)辦部門依據(jù)有關(guān)部門提出的物件有關(guān)的要求、樣品檢測結(jié)果及《物件申購單》的需求與最后同意的供應(yīng)商進行溝通與協(xié)調(diào)，兩方達成全都后，制作《采買合同》注明品名、規(guī)格、數(shù)目、價錢、交貨日期、質(zhì)量要求、技術(shù)要求及其余雙方商定的內(nèi)容等。數(shù)目，品名，規(guī)格，型號等并加蓋企業(yè)公章轉(zhuǎn)供應(yīng)商簽章回傳以示奏效；《采買合同》原件交檔案室存檔，采買部保存復(fù)印件，并轉(zhuǎn)交一份復(fù)印件給財務(wù)部。零星采買：由企業(yè)指定專人負責零星采買工作，由負責零星采買的專人依據(jù)物件的要求直接到市場長進行詢、比、議價，選擇物美價廉的物件直接進行采買。必要時，為了保證采買物料能夠全面切合需求，采買部可要求需求部門或?qū)I(yè)人員共同采買部共同到市場長進行評估與采買。采買跟催：生產(chǎn)物件：由物流部依據(jù)生產(chǎn)營運辦編訂的《月生產(chǎn)規(guī)劃排期表》 、現(xiàn)有物件的庫存狀況及庫容量，編制《采買回料規(guī)劃表》經(jīng)物流部主管簽訂確認后，轉(zhuǎn)采買經(jīng)辦部門。采買經(jīng)辦部門部依據(jù)《采買合同》或《采買回料規(guī)劃表》不按期向供應(yīng)商認識生產(chǎn)狀況，保證物件能合時、適地、適質(zhì)、適當?shù)慕煌?。緊迫物件跟催：由采買部門以書面形式跟進供應(yīng)商的物件交托狀況并予以反應(yīng)。交托異樣辦理：采買經(jīng)辦部門在跟進采買物件時，若供應(yīng)商不行以按我司所預(yù)約的要求交托時，采3/7購經(jīng)辦部門應(yīng)與供應(yīng)商進一步溝通與協(xié)調(diào)，以保證物件不影響生產(chǎn)規(guī)劃。若供應(yīng)商的確不行以協(xié)作準時、按質(zhì)、按量達成時，則由采買經(jīng)辦部門提早以書面形式知會物流部及生產(chǎn)營運辦，必需時組織物流部、生產(chǎn)營運辦及其余有關(guān)職能部門共同協(xié)商解決方案，并確立最后的交托期。若因企業(yè)原由需撤消或改正《采買合同》時，由提出改正或撤消部門以書面形式知會采買經(jīng)辦部門，由采買經(jīng)辦部門與供應(yīng)商進行協(xié)調(diào)溝通，并將磋商結(jié)果反應(yīng)給有關(guān)部門。若因供應(yīng)商的異樣致使企業(yè)不行以按規(guī)劃實行生產(chǎn)或工作時， 則由采買經(jīng)辦部門列入《供應(yīng)商查核表》的扣分項目，并按《供應(yīng)商選擇與管理程序》履行。采買物件的考證生產(chǎn)物件：供應(yīng)商將物件送至我司指定的地址，由品保部初步核實物件名稱、規(guī)格、數(shù)目、外包裝等無誤后，按《進料查驗管理程序》對物件進行查驗和測試填寫《IQC來料查驗報告》，檢測合格則貼合格標簽并由物流部辦理入庫，不合格則按《不合格品管理程序》通知采買部與供應(yīng)商磋商辦理，采買部將磋商結(jié)果以書面形式知會有關(guān)部門。在生產(chǎn)經(jīng)過中品保部應(yīng)不按期到生產(chǎn)現(xiàn)場追蹤采買物件的質(zhì)量狀況，并實時將信息反應(yīng)給采買部門。非生產(chǎn)物件：供應(yīng)商將物件送到我司指定的地址，由物件管理部門初步核實物件名稱、規(guī)格、數(shù)目、外包裝、功能、性能等合格后辦理入庫，必需時通知使用部門按《設(shè)施管理程序》或《固定財產(chǎn)管理方式》實行檢測、建帳、保護、養(yǎng)護及全都管理。檢測不合格的物件，由物件管理部門通知采買經(jīng)辦部門與供應(yīng)商磋商辦理，采買經(jīng)辦部門將磋商結(jié)果以書面形式知會有關(guān)部門。零星采買物件：零星采買需要入庫的物件憑《物件申購單》 、購置憑據(jù)票據(jù)辦理入庫。若需查收的零星采買物件由使用部門或有關(guān)專業(yè)的職能部門查收合格后辦理入庫，若直接用于現(xiàn)場不便于入倉的物件，則由現(xiàn)場負責人在購置憑據(jù)票據(jù)上簽收。對帳及應(yīng)付帳款的管理物件管理部門按期將檢測合格入庫的有關(guān)票據(jù)及供應(yīng)商蓋印的送貨單進行整理，并交至財務(wù)部及其余有關(guān)部門。財務(wù)部收到物件管理部門檢測合格的有關(guān)票據(jù)核對無誤后在供應(yīng)商的送貨單上簽章確認并交由采買經(jīng)辦部門回傳至供應(yīng)商。財務(wù)部按期整理全部供應(yīng)商的有關(guān)票據(jù)（包含采買合同、供應(yīng)商的送貨單、物件管理部門的入庫單或負責人的簽收憑據(jù)、物件的檢測報告等）與供應(yīng)商的對帳單進行查對，查對無誤后兩方責任人簽章確認，財務(wù)部按《應(yīng)付帳款規(guī)劃表》填寫4/7《支付證實單》經(jīng)財務(wù)中心最高主管審查或總經(jīng)理同意后辦理付款。各部門在工作中，如遇異樣狀況應(yīng)以書面形式或《內(nèi)部聯(lián)系單》知會有關(guān)部門，并按《記錄管理程序》予以保存；當各部門出現(xiàn)建議分歧或難以解決的問題，則由主導(dǎo)責任部門招集有關(guān)人員以會議的形式議論，得出解決方案，并做好《會議記錄》。有關(guān)文件委外加工管理方式設(shè)施管理程序固定財產(chǎn)管理方式供應(yīng)商選擇與管理程序倉儲管理程序進料查驗管理程序不合格品管理程序記錄管理程序使用表單訂單匯總明細表BOM表生產(chǎn)制單物件需求清單物件申購單合格供應(yīng)商名冊供應(yīng)商評選一覽表采買合同月生產(chǎn)規(guī)劃排期表采買回料規(guī)劃表供應(yīng)商查核表IQC來料查驗報告應(yīng)付帳款規(guī)劃表支付證實單內(nèi)部聯(lián)系書會議記錄5/7附件一