招標采購管理制度

招標采購管理制度招標采購管理制度招標采購管理制度xxx公司招標采購管理制度文件編號：文件日期：修訂次數：第1.0次更改批準審核制定方案設計，管理制度招標采購管理制度第一章總則第一條為規(guī)范招采業(yè)務，理順招采流程，提高招采效率，嚴控招采成本，確保招采質量，嚴肅招采廉潔，特制定本制度。第二條適用于公司所需原材料、輔助材料、備品備件、勞保用品、辦公用品及固定資產等物資以及工程、設備、服務（技術、勞務、物流等）。第二章招采原則第三條嚴格遵守“誰需求、誰申購、誰保管”的原則。第四條嚴格遵守招標采購部統(tǒng)一詢價定標的原則。第五條嚴格遵守“三個三”原則。1、選購三原則：（1）一種物品采購各部（參與部門或人員）分別找三家；（2）一種物品分別報三家；（3）一種物品最后定一～三家。2、定購三原則：（1）同類物品質量最優(yōu)；（2）同類物品價格最低；（3）同類物品的供應商服務最好。3、驗收三原則：（1）由采購部門、使用部門、資產管理部門等部門共同參與驗收；（2）經參與驗收的各方代表簽字方能視為有效；（3）發(fā)現假冒偽劣產品，一票否決，堅決退換。第三章招采類別第六條招采類別分為年度合同、年度框架協議、日常招標、日常采購四大類；第七條年度合同范疇混凝土、吊車租賃、工程承包，執(zhí)行招標流程；第八條年度框架協議范疇柴油、輔助油、建材、鋼材、輪胎、五金、日常勞保、工具（手動工具、電動工具、鉆頭、汽保工具、量具等單件在價值5000元以內）、線纜、委外機加件、礦山備品備件（輔助車輛備件、運輸車輛備件、鉆機備件）、加工系統(tǒng)備品備件（鄂破耐磨件備件、圓錐破耐磨件備件、立軸破備件、皮帶機備件、篩網、膠帶），執(zhí)行招標流程；第九條日常招標范疇工程建設、設備租賃、電鏟備件、振動篩備件、高頻振動篩備件、給料機備件、皮帶秤備件、地磅備件、除鐵器備件、電機維修、委外加工及維修、固定資產、設備改造及升級、電氣元器件、耐磨鋼板、辦公用品、專用工具、工作服、勞保鞋，執(zhí)行招標流程；第十條日常采購范疇金額在五萬元以下，執(zhí)行采購流程。第四章計劃管理第十一條計劃類別年度需求計劃、季度需求計劃、月度需求計劃、臨時需求計劃四大類；第十二條申報節(jié)點1、年度需求計劃：每年12月31日前，需求部門根據公司年度工程開發(fā)建設計劃或重大節(jié)點計劃，測算的年度需求量，并將年度需求計劃提報至招標采購部；2、季度需求計劃：每季度最后一個月的10日前，需求部門根據生產運營計劃，將下一季度測算要求到貨的需求量，并將季度需求計劃提報至招標采購部；3、月度實際需求計劃：每月26日至當月最后一天，需求部門根據生產運營計劃，將下個月測算要求下月到貨的需求量，并將月度需求計劃提報至招標采購部；每月3日前，招標采購部審核并編制采購計劃至供貨單位。4、臨時需求計劃：需求單位根據生產運營計劃調整，可以提報臨時需求計劃，原則上每個需求部門不得超過6張或20項，且到貨日期原則為“需求計劃下單日+廠家提供的加急供貨周期”；對于超出規(guī)定數量的，由招標采購部提交相關數據，作為調整該需求部門負責人當月績效的重要依據。招標采購部接到臨時需求計劃，采購的3天內完成，招標的7天內完成。第十三條申報流程根據生產計劃以及設備運行狀況等情況，由需求部門編制需求計劃，需含有物資設備名稱、規(guī)格型號、件號、單位、數量、技術質量要求、到貨時間等信息，并根據審批權限，報部門負責人、主管副總經理、甚至總經理批準后，根據時間節(jié)點，提報招標采購部。第十四條審核流程接到需求計劃后，招標采購部需再次核對需求計劃相關信息，具有對需求計劃是否符合計劃模板、申報的材料數量、到貨日期是否合理等審核權，尤其不允許需求單位拆單或合并單，造成招采成本增加或占用公司資金情況。核實無誤后，結合庫存、物資的供貨周期等情況，編制物資招采計劃。第五章采購管理第十五條采購范疇原則上為預算金額五萬元以下的、急需5萬元（含）以上的大宗物資；第十六條三方比價接到招采計劃后，采購員按照貨比三家的原則，開展多方詢價、比價，并對候選供應商的品種、性能指標、報價、批量、運輸和付款條件等評定，最終至少將3家供應商有效報價按權限逐級審批后進行采購。第十七條定標審批1、萬元以下的，在取得至少三家以上的供應商報價資料后，可按照性價比最優(yōu)的原則，報采購主管審批；2、萬至5萬元以下的，還須報招標采購部負責審批；3、5萬元（含）以上的大宗物資，若需要緊急，須報需求部門主管領導和招標采購部主管領導共同簽字審批。第六章招標管理第十八條招標范疇1、材料物資：包括設備及備件、原材料、燃油、輔助油、輔料、勞保、辦公用品、低值易耗品等，合同金額在5萬元（含）以上的；2、工程建設：包括設計、勘察、監(jiān)理、裝修及工程施工等，合同金額在二十萬元（含）以上的；3、技術改造：包括生產線技術改造、設備大修等，合同金額在十萬元（含）以上的；4、其他：固定資產、勞務、租賃、技術服務、物流運輸等，合同金額在五萬元（含）以上的；5、不得將必須招標的事項化整為零或者以其他任何方式規(guī)避招標程序。第十九條招標方式公司內部招標小組、委托招標代理機構兩種；第二十條招標委員會由公司領導、招標采購部、成本優(yōu)化部、需求部門負責人等組成，根據金額大小和項目類別，由其確定招標方式和具體招標小組成員。第二十一條：招標小組1、5萬元以上10萬元以下，由招標采購部采購主管任組長，由招標采購部、成本優(yōu)化部、需求部門負責人等組成；2、10萬元以上20萬元以下，由招標采購部負責人任組長，由需求部門主管副總、招標采購部、成本優(yōu)化部、需求部門負責人等組成；3、20萬元以上30萬元以下，，由招標采購部主管領導任組長，由需求部門主管領導、招標采購部、成本優(yōu)化部、需求部門負責人、財務部負責人等組成；4、30萬元以上，須報公司董事長審批同意后，由招標采購部主管領導、需求部門主管領導任組長，由招標采購部、成本優(yōu)化部、需求部門負責人、財務部負責人等組成；5、涉及專業(yè)技術的，如：設備類、基建工程類、生產物資類、宣傳策劃類、計算機類、各種服務及其它類等，必須有專業(yè)技術人員參與，必要時還可邀請外部專家；第二十二條供應商征召要求1、資格要求（1）所搜集的單位原則上必須是品牌和綜合實力全國前10強、區(qū)域前5強單位，或國際著名品牌和企業(yè)。（2）確無全國及區(qū)域行業(yè)排名的，入選企業(yè)應為行業(yè)領先企業(yè)。（3）對規(guī)模小、預算金額小的項目，按以上原則征召單位存在困難的，招標采購部負責人可根據實際情況自行確定與項目匹配的投標單位資格標準。2、商務資質要求招標采購部門牽頭制定商務資質合格標準（如注冊資金、營業(yè)額、產能、典型案例等）、考察合格標準（如廠房面積、設備情況、生產能力等）,并報由招標委員會審批。3、入圍渠道（1）由招標小組成員按照“背靠背”的原則，分別在網上搜索10家以上單位密封后提交至招標小組組長/招標采購部主管領導。根據招標采購項目情況決定是否發(fā)放《《招標邀請函》》，如需發(fā)放由招標小組組長/招標采購部主管領導獨立篩選出初選單位名單，親自或指定專人在一個小時內填寫加蓋公章的《《招標邀請函》》并密封寄出，寄出的《《招標邀請函》》由采購部門建立臺帳。《《招標邀請函》》寄出三日后指定專人與初選入圍單位進行聯系，落實供應商投標意向并搜集其資質信息。（2）嚴禁推薦投標單位，一經發(fā)現，立即開除。特殊情況的，報公司負責人審批。4、商務資質審核招標小組根據合格標準對供應商商務資質進行審核，審核結果報招標采購部主管領導審批。5、考察工程類材料設備原則上必須考察，其他物資由招標采購部主管領導根據實際情況確定需考察單位?？疾煊烧袠瞬少彶控撠熑耍ɑ蛑鞴茴I導授權人）或以上領導帶隊，征召部門各派1人，根據考察合格標準“背靠背”出具考察意見，由招標采購部主管領導根據考察結果確定最終入圍供應商名單。第二十三條供應商庫管理根據供應商征召情況，分別建立以下供應商庫：1、合格供應商庫經商務資質審核、考察審批通過的供應商，進入合格供應商庫。庫中單位可直接參與投標或報價。2、不合格供應商庫考察不合格供應商原則上三年內不得入圍，三年后可重新入圍商務資質審核、考察。3、禁止合作供應商庫供應商如有以下行為:提供虛假資料，圍標、串標，向招標人行賄，中標后惡意漲價，永不得參與任何投標。4、招標采購部每年初對合格供應商庫中單位重新核查，將連續(xù)三次對招標邀請不應標的供應商移出合格供應商庫，并制定當年供應商庫增補計劃，報招標采購部主管領導審批后執(zhí)行。第二十四條技術標評定收到采購需求后，招標采購部組織設計、使用等部門從外觀、工藝水平、技術參數等方面對合格供應商庫中的單位進行技術標評定，評定結果由參與部門負責人會簽后，報招標采購部主管領導審批。技術標評定合格單位方可入圍經濟標投標，原則上至少三家，不足三家立即通過征召流程增補合格供應商庫。因特殊原因無法補足三家單位的，需填寫議標報告，10萬元以下（含10萬元）的由招標采購部主管領導審批，10萬元以上的由公司負責人審批。第二十五條招標文件的編制及發(fā)放1、招標采購部負責招標文件的編制，招標文件原則上按公司標準合同范本。2、對于具備量化條件的項目必須在技術標準或報價表中明確量化要求。3、招標采購部根據需要可組織相關部門對招標文件進行會審，招標文件須報招標采購部負責人審批，并由其指定專人向最終入圍供應商發(fā)放招標文件，并負責招標文件的答疑。第二十六條開標及評標1、從發(fā)布標書到開標，時間間隔不得少于10工作日；2、開標、評標會現場開標人員不得少于4人，其中采購部門不得少于2人（其中1位中層干部或以上領導作為開標主持人），成本優(yōu)化部、需求部門不得少于1人，其他部門根據需要派員參加。3、經濟標采用內部公開開標的方式，并當場由各投標單位進行二次報價。如發(fā)現投標文件存在歧義，可要求投標單位對標書予以澄清和修正。4、開標人員在性價比分析的基礎上出具評標意見，由主持開標的領導當場確定擬中標單位，投標結果達不到要求的宣布招標無效。5、確定擬中標單位后，如存在個別報價不合理，可對擬中標單位進行約談核實。嚴禁確定中標單位后再次接受其他投標單位的價格調整。第二十七條定標及審批權限1、最終定標由成本優(yōu)化部人員出具價格審核意見后，按權限報審。2、審批權限：（1）5萬元以上10萬元以下，由招標采購部負責人審批；（2）10萬元以上20萬元以下，由招標采購部主管領導審批；（3）20萬元以上，由公司負責人審批。第二十八條中標結果告知招標結果獲批準同意后，招標小組應當在10日內向中標人發(fā)出中標通知書，同時將招標結果告知所有未中標人，并由公司財務部辦理退還投標保證金。第七章委外加工管理第二十九條范疇界定委外加工是指公司生產及運輸等設備零部件磨損后，經判定具有修復利用價值，以及部分產品因市場無法采購，由我公司提供原材料委托外協單位加工的業(yè)務，具體涵蓋是指公司生產設備部件及配件的修補。第三十條操作流程1、需求部門提出委外加工申請，交技術部門可行性判定；2、技術部門判定通過后，須出具明確的設計圖紙方案、技術要求、質量要求等，并報其主管領導批準后交招標采購部。3、根據預算金額大小，參照對應采購或招標流程，招標采購部尋找供應商進行尋價、比價，并經成本優(yōu)化部核價確認維修費與備件成本之比在合理范圍之內，且能保證加工后備件能夠滿足正常需求時，可簽訂委外加工合同或協議。第八章合同管理：第三十一條不超過2萬元（含2萬元）的，原則上無需簽訂合同；采購金額2萬元以上的，必須簽訂合同。第三十二條合同范本采用國家標準合同和本公司擬訂合同格式。第三十三條合同生效依據“誰采購、誰報批、誰負責”原則，采購員按照合同審批程序，經對應權限逐級審批后，才可蓋章生效。第三十四條歸檔管理合同一式陸份，雙方各留存三份。我司原件分別由招標采購部、檔案室、財務部各保管一份。存檔合同必須后附合同評審表。需求部門由招標采購部送復印件一份。第九章驗收管理第三十五條共同驗收由采購部門、需求部門、資產管理部門等部門共同參與驗收，并經參與驗收的各方代表簽字方能視為有效；第三十六條退貨處理驗收不合格的，不得收貨，由采購部門負責退貨，做好每月質量問題次數統(tǒng)計，并抄送成本優(yōu)化部；第三十七條品質異議到場驗收有品質異議的，或驗收合格后出現維修問題無法界定責任的，由使用單位組織成本優(yōu)化部、招標采購部、供貨單位召開會議并明確責任，最終由各主管副總商議處理結果。第十章單據管理第三十八條單據類別（一）《進倉單》、《出倉單》作為庫存物資進、出倉憑證。《進倉單》一式兩聯：倉庫、財務部。（二）《送貨通知單》作為供貨單位的發(fā)貨憑證。一式兩聯：供貨單位（存根）、招標采購部。（三）《收貨單》作為代付代扣貨款的結算依據。一式三聯：財務部、使用單位、招標采購部。（四）《退貨單》作為公司的退貨憑證。一式三聯：供貨單位、退貨單位、招標采購部。第三十九條單據由公司負責印制。第十一章結算管理第四十條結算依據《陜西瑞德寶爾投資有限公司-應付對賬單》是公司、供貨單位雙方結算支付的唯一依據。第四十一條對賬流程招標采購部每月25日與供貨單位結賬（一個結賬月為上月26日至本月25日第四十二條第十一章廉潔管理第四十三條體系構建實行部門內部自查、審計部定期業(yè)務審查、其他部門不定期反饋的多維度、多層次、多級別的廉潔管