采購流程及采購管理培訓(xùn)課件

采購流程及采購流程管理培訓(xùn)王林1一、下單：1.一般情況下，采購人員接到缺料，獲取缺料以下基本信息：存貨編碼，產(chǎn)品型號，數(shù)量。2.分析缺料信息是否合理，再將訂單下給供應(yīng)商，訂單必須含有以下信息：材料型號，數(shù)量，單價，金額，計劃到貨日期。3.采購審核員(主管或經(jīng)理)按照具體情況進(jìn)行訂單審核。4.訂單FAX給客戶以后，采購人員需要與客戶核對采購信息，同時要求簽字回傳。2二、跟催：采購訂單完畢以后，采購人員按照采購訂單上要求的供貨日期，采用時間段向供貨商反復(fù)核對到貨日期直至材料到達(dá)我公司。3四、退貨：采購填寫退貨單，進(jìn)行訂單退貨。5五、對帳：月結(jié)表：每個月月初，各供應(yīng)商將上月月結(jié)表送至我公司，采購人員按照我公司收貨員簽字的送貨單，我公司的入庫單據(jù)和單價表核對月結(jié)表。增值稅發(fā)票：校對發(fā)票上的以下信息：我公司的全稱，帳號，稅號，發(fā)票上的材料名稱，數(shù)量，金額。6六、付款：按照付款周期編制付款計劃，安排付款。7核銷環(huán)節(jié)教育相關(guān)人員，站在公司的高度，嚴(yán)把材料消耗關(guān)，做到采購量和實際消耗量相符，既提升了項目精細(xì)管理水平，又凈化、規(guī)范了服務(wù)環(huán)境。做到了“三同時”：同時與公司評審人員到廠家和現(xiàn)場考察材料，同時與公司評審人員確定材料價格，同時與倉庫收人員到現(xiàn)場驗收材料，做到了價格透明，到場材料質(zhì)量、實物量與采購合同相符，確保了人員不出問題，維護(hù)了公司利益。8詢價采購流程2.詢價2.1詢價時間告知公司相關(guān)部門。2.2遞交報價函。被詢價供應(yīng)商在詢價文件限定的時限內(nèi)遞交報價函，工作人員應(yīng)對供應(yīng)商的報價函的密封情況進(jìn)行審查。2.3詢價準(zhǔn)備會。在詢價之前召集詢價小組召開詢價預(yù)備會，確定詢價組長，宣布詢價步驟，強(qiáng)調(diào)詢價工作紀(jì)律，介紹總體目標(biāo)、工作安排、分工、詢價文件、確定成交供應(yīng)商的方法和標(biāo)準(zhǔn)。2.4詢價。詢價小組所有成員集中開啟供應(yīng)商的報價函，作報價記錄同時簽名核對，按照符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報價最低的原則，按照詢價文件所列的確定成交供應(yīng)商的方法和標(biāo)準(zhǔn)，確定一至二名成交候選人同時排列順序。2.5詢價報告。詢價小組必須寫出完整的詢價報告，經(jīng)所有詢價小組成員及監(jiān)督員簽字后，方為有效。3.確定成交商3.1采購人按照詢價小組的書面談判報告和推薦的成交候選人的排列順序確定成交人。當(dāng)確定的成交人放棄成交、因不可抗力提出不能履行合同，采購人可以依序確定其他候選人為成交人。采購人也可以授權(quán)詢價小組直接確定成交人。3.2成交通知。成交人確定后，由采購人向成交人發(fā)出《成交通知書》，同時將成交結(jié)果通知所有未成交的供應(yīng)商。3.3編寫采購報告。詢價小組應(yīng)于詢價活動結(jié)束后二十日內(nèi)，就詢價小組組成、采購過程、采購結(jié)果等有關(guān)情況，編寫采購報告。10采購人員，在進(jìn)行業(yè)務(wù)聯(lián)系時，打業(yè)務(wù)電話的要點1、想好打電話的目的是什么？是詢價、是講價、是訂價、是分析市場變化等。2、組織好自身談話內(nèi)容的概要，做到談話流暢，語言豐富，用語專業(yè)，親切自然大方，熱情大度。3、對供應(yīng)商所銷售的這個產(chǎn)品及其它供應(yīng)商（同種產(chǎn)品）的信息要了解，以此好回應(yīng)對方的談話。4、要記住對方所銷售這個品種現(xiàn)在的大約價格，及你上次所訂購價格，或上次你報給對方你購的價格及你虛擬報給對方的價格。12常用物料漲價如何購買？采購最基本的職責(zé)就是保證所購產(chǎn)品的質(zhì)量，和供應(yīng)商的售后服務(wù)跟得上公司需要的前提下，能購得物美價廉的產(chǎn)品。最有能力體現(xiàn)的就是能把握好采購的度，能做好行情降價和漲價的物料供應(yīng)。在大起大落的環(huán)境中能為公司降低直接原材料成本，搏得自己的產(chǎn)品多占領(lǐng)市場份額的機(jī)會，就是優(yōu)秀的采購。漲價的征兆：1、你打電話給供應(yīng)商了解情況，供應(yīng)商表現(xiàn)出惜售的狀態(tài)。2、有經(jīng)常給你打電話詢訂單的供應(yīng)商家（有長期業(yè)務(wù)的商家具有代表性）。近段時間變得在你的電話鈴聲中消失了。3、你要訂貨，不是價格沒給到位，而對方對你的需貨量打折的情況下。14常用物料漲價如何購買？(續(xù))4、你的供應(yīng)商對你大叫前生原材料漲得很多，或有什么意外情況，導(dǎo)致某一種市場走俏的原材料不能生產(chǎn)，或減少等，很多情況下，可能物料要漲價的局勢比較大，你作為一名采購人員就是密切關(guān)心行情動態(tài)了。證明有漲，要做好如下準(zhǔn)備工作。1)分析現(xiàn)在行情漲，是你公司用量的淡季還是旺季，淡季有用就行，不給生產(chǎn)斷貨，旺季就得確保此時的低成本購進(jìn)。2)分析出漲價的具體原因：這種漲勢會不會導(dǎo)致求大于供，有沒有人為炒作，就是前生原材料緊張，能緊張多久。還波及的范圍有多大，受不受國際因素的影響，與石油，人民幣的兌付等問題關(guān)聯(lián)有多大等到。只有從根本找準(zhǔn)的漲勢的原因，才能對癥想策。3)信息肯定是知道得越早越好，當(dāng)然你能下手得越早也越好，你完全可能在有所覺察的情況下，先與信息不好，或?qū)δ愎竞献骱芎玫目蛻羰种匈徤弦慌洝＿@時你可以稱你公司的用量加大，什么的，以能購得多點好，最好是價格不漲，或稍有表示。抓住時機(jī)，漲價時有時是需要分秒必爭的。4)漲價要沉得住氣，不要一聽供應(yīng)要調(diào)價，馬上就不知所措，或者說有的緊跟其上。要靈活運用，多家訂購，越走俏的貨，越不能在一家做，萬一供應(yīng)商因為特別的原因推辭送貨，或不送，到時急得人是你，賣了高價賺錢的是供應(yīng)商。5)漲價時訂購一定有必要采取多項選擇，不要讓你對供應(yīng)商的信任導(dǎo)致你需要的產(chǎn)品遲遲不能到庫。你耗不起與他們賭或者說事后來處理的，為此越是行情不正常，采購人員越要警惕小心。一顆紅心多手準(zhǔn)備，勝多失少。15成功采購人員需具備七大要素1.操守廉潔：面對各種供貨商，有些供貨商總會想辦法以金錢或其它方式來誘惑采購人員，以達(dá)其銷售目的。采購人員若無法把持，可能不自覺掉入供貨商的陷井，而不能自撥，進(jìn)而任由供貨商擺布，人類對財富之欲望是無止境的。有一句名言，很值得我們參考，那就是：“做事可以失敗，做人不可失敗?！蔽覀兩钚糯蟛糠值牟少徣藛T都能潔身自愛，否則紙包不住火的，不應(yīng)得之財富終會被曝光，這種人必遭公司與社會唾棄，而惹致個人身敗名裂。2．掌握市場：采購人員必須努力透過各種渠道及方式（包含檢討銷售人員的建議與反應(yīng)，因為他們最接近客戶），了解市場之需要及趨勢，而非坐井觀天，如井底之蛙，自以為秀才不出門，能知天下事，市場的變量太多，我們應(yīng)盡量利用一切資源，掌握它們，做好知已知彼，則必能百戰(zhàn)百勝。3．精打細(xì)算：有一商場名人曾說：“會賣不如會買”，這句話成為至理銘言，這句話的意思是：銷售人員若因為商品不對，或價格太貴，使再大的勁，也不如采購人員選對商品，又買到便宜的價錢，來得更輕松，因為顧客的眼睛是雪亮的，如果被銷售人員說服買下該件商品，事后發(fā)現(xiàn)被騙，他是不會再光顧的。采購人員必須能精打細(xì)算，供貨商雖然犧牲了一點利潤，但若銷售量增加，供貨商還是喜歡與這種采購人員或公司來往的。4．積極認(rèn)真：現(xiàn)在的企業(yè)講求的是速度及效率，否則就被淘汰出局，采購人員以積極認(rèn)真的態(tài)度來工作，將可使本公司的商品能適時適地的推出，符合市場的需要。與銷售的溝通更須要此種工作態(tài)度。16成功采購人員需具備七大要素(續(xù))5．創(chuàng)新求進(jìn)：商場如戰(zhàn)場，不進(jìn)則退，輸家可能成為羸家，贏家也可能變成輸家。制造業(yè)尤其需要采購人員能有創(chuàng)新（非標(biāo)新立異）的思考力，力求突破現(xiàn)狀，隨時以新點子或創(chuàng)意來改善個人的工作方法與效率，同時在商品組合方面也應(yīng)力求創(chuàng)新，如此成功才可確保。6．適應(yīng)性強(qiáng)：采購是個機(jī)動性很高的職位，對市場及供貨商均須隨時掌握，開發(fā)新的商品或供貨商也是采購的重要職責(zé)之一，故東奔西走，甚至遠(yuǎn)赴國外采購有時也是必要的。采購人員因此必須有很強(qiáng)的適應(yīng)性，能夠適應(yīng)不同的環(huán)境、地區(qū)、或國家，否則一直坐在辦公室是不可能把工作做好的。身為采購對其所負(fù)責(zé)之利潤預(yù)算負(fù)全責(zé)，其壓力可想而知，采購更必須能適應(yīng)此壓力。這是一項勞心勞力的工作，勞心指竭盡腦筋把工作做好的付出，勞力指輾轉(zhuǎn)各地體力負(fù)荷，要做好采購的工作，須事先有此心理準(zhǔn)備。7.團(tuán)結(jié)合作：表面上采購工作似乎是單獨作業(yè)，但人不可能脫離群居而單獨生活，采購人員也不可能脫離公司的整體作業(yè)，采購必須與同事和諧共處，彼此合作，互相支持，采購的工作才可無往不利。身為采購應(yīng)去除本位主義或獨善其身的意識，凡事應(yīng)以公司大局為重，待人處事，尤須注重團(tuán)隊的合作，同時以公司的利益為前提。團(tuán)結(jié)生力量，這是很容易懂的，我們揮公司的整體的力量，與競爭對手在市場上一爭長短。覆巢之下無完卵，公司全體每一位同事都應(yīng)有此憂患意識。17新手采購人員，剛進(jìn)公司最主要的是要了解三個流程一、公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的流程1、任何涉及到采購的公司，其部門相對來說都比較完善，如果貴公司有ISO質(zhì)量體系，那么公司生產(chǎn)經(jīng)營活動流程基本上可以在ISO的程序體系里進(jìn)行系統(tǒng)學(xué)習(xí)和了解，這就比較全面了。隨著物流成本及市場競爭的加劇，對采購等前置作業(yè)活動的質(zhì)量要求和時間要求越來越高。要求采購人員不僅僅要了解自己的采購業(yè)務(wù)知識，更要了解生產(chǎn)工藝及經(jīng)營活動的相關(guān)知識。2、我們按普通的生產(chǎn)經(jīng)營活動：即涉及到業(yè)務(wù)部、技術(shù)部、采購部、生產(chǎn)部、物料部、質(zhì)量部等幾個部門的簡單流程，基本上是這樣運作的。首先業(yè)務(wù)部接單（或公司下單），生產(chǎn)部、技術(shù)部及采購部共同確定各自負(fù)責(zé)的相關(guān)資料，如生產(chǎn)部要確定上線期及交貨期，技術(shù)部要確定相關(guān)的樣品、工藝制單及材耗，采購部要確定物料到公司的時間。以上幾個部門核對好了后，還要反饋至業(yè)務(wù)或公司，由相關(guān)人員進(jìn)行審核成本及相關(guān)的時間，同時與客戶取得聯(lián)系（或公司相關(guān)負(fù)責(zé)人員），獲得核對后，迅速將相關(guān)信息反饋至技術(shù)部、采購部及生產(chǎn)部。各部門按原定核對資料進(jìn)行計劃安排同時執(zhí)行。二、采購作業(yè)流程在物料采購活動中，采購部門要按部門內(nèi)采購操作流程，進(jìn)行合格供應(yīng)商刷選、采購資料內(nèi)容傳遞告知給相關(guān)合格供應(yīng)商同時要求其反饋相關(guān)物料質(zhì)量及報價信息，然后采購人員進(jìn)行比價和議價，同時最終確定物料供應(yīng)商，傳遞采購訂單合同。采購人員按照即定的合同要求對供應(yīng)商