高校二級學(xué)院教務(wù)秘書工作探析

高校二級學(xué)院教務(wù)秘書工作探析高校二級學(xué)院教務(wù)秘書工作探析高校工作的核心是人才的培養(yǎng)，而良好的教學(xué)運行秩序那么是人才培養(yǎng)的根本保障。學(xué)校教務(wù)處作為高校的教學(xué)管理部門，通過指導(dǎo)二級學(xué)院教務(wù)辦開展詳細的工作保障整個學(xué)校教學(xué)工作的正常運行。因此，二級學(xué)院的教務(wù)秘書是在學(xué)校教務(wù)處和院系的雙重指導(dǎo)下組織和安排本學(xué)院的教學(xué)事務(wù)，他們不僅是院系的教學(xué)管理人員，更是教學(xué)的效勞人員。一、二級學(xué)院教務(wù)秘書的工作特點1.繁瑣性。二級學(xué)院的教務(wù)秘書直接效勞于學(xué)生和一線教師，工作中所涉及的內(nèi)容可謂事無巨細，以筆者所在的南京曉莊學(xué)院外國語學(xué)院為例，教務(wù)辦的內(nèi)容就涉及培養(yǎng)方案制訂，教學(xué)方案變更，教學(xué)任務(wù)的制作和分配，排課，教師的調(diào)停補課，工作量的核算，教材征訂，學(xué)生的退/選課，學(xué)生學(xué)籍的管理，考試的安排及成績處理，學(xué)生重修、補考，專業(yè)等級考試，各種競賽，學(xué)生評教，畢業(yè)實習(xí)和論文等工作。這些內(nèi)容涉及教學(xué)過程的各個方面，非?，嵥?，大到一個專業(yè)培養(yǎng)方案的制訂，小到一個學(xué)生的退/選課，都需要二級學(xué)院教務(wù)秘書的親自參與。2.原那么性。教學(xué)是學(xué)校工作的根本任務(wù)，教學(xué)中所涉及的每項工作都是非常嚴(yán)肅的事情。作為政策直接執(zhí)行者的二級學(xué)院教務(wù)秘書，所做的每項工作都要堅持學(xué)校教務(wù)處的教學(xué)管理規(guī)章制度。以筆者所在的南京曉莊學(xué)院為例，僅在課務(wù)管理上，為了優(yōu)化課務(wù)安排，學(xué)校教務(wù)處要求各學(xué)院施行分段教學(xué)，核心課程安排在1～18周，其他課程安排在1～14周，15～18周集中安排相關(guān)實訓(xùn)、實習(xí)、實驗等理論教學(xué)課程及上學(xué)期組班重修課程的教學(xué);又因為2022年實行的是大類招生，因此2022級周三下午和周五安排大類平臺的選修課程;為了保證教學(xué)質(zhì)量，同一門課程如在一周內(nèi)有兩次課，在同一教學(xué)班開設(shè)的時間至少間隔一天，同一天不得安排同一教師連續(xù)6節(jié)課二級學(xué)院的教務(wù)秘書在排課過程中都要遵循這些原那么，不然整個學(xué)校的排課將混亂，進而影響學(xué)生的選課和整個學(xué)校的教學(xué)秩序。3.規(guī)律性。二級學(xué)院的教務(wù)秘書兼具管理者和效勞者的雙重角色，工作內(nèi)容雖然事無巨細，但部分工作內(nèi)容還是有一定的規(guī)律性。例如教學(xué)任務(wù)的分配，班級課表的制定，教學(xué)任務(wù)書和教材征訂，等等，都是在每學(xué)期的期末進展，掌握規(guī)律，就可以提早準(zhǔn)備并做好各班級的教學(xué)任務(wù)，方便教研室主任配課，也可以提早跟上課教師理解哪門課需要訂教材，等等。還有學(xué)校教務(wù)處組織的期初、期中、期末教學(xué)檢查，每次的檢查重點也根本一致，掌握規(guī)律，可以做到提早準(zhǔn)備，有條不紊地開展工作。二、二級學(xué)院教務(wù)秘書應(yīng)具備的才能1.良好的溝通和協(xié)調(diào)才能。二級學(xué)院的教務(wù)秘書與學(xué)校教務(wù)處和各兄弟院系都有親密聯(lián)絡(luò)。對于學(xué)校教務(wù)處，他們要負(fù)責(zé)配合與傳達學(xué)校在教學(xué)管理上的相關(guān)政策，并結(jié)合自己學(xué)院的特殊情況與學(xué)校教務(wù)處進展溝通，因院系制宜協(xié)調(diào)出適宜各學(xué)院的施行方法;對于兄弟院系，排課時會涉及教室的使用和教師上課時間的協(xié)調(diào)，更要進展及時有效溝通，進步工作效率，減少不必要的費事。另外，作為本院系詳細教務(wù)工作的管理者和效勞者，更應(yīng)該及時理解教師的上課需求和學(xué)生對教師上課意見的反響，及時溝通雙方，到達更好的教學(xué)效果。2.較好的心理素質(zhì)和應(yīng)變才能。教務(wù)秘書是高校中的高危角色，稍有松懈便容易釀成教學(xué)事故。例如排課，既要遵守教務(wù)處訂下的規(guī)那么，又要考慮本院系教師的詳細情況，有時即便付出了很多，也難得到雙方的認(rèn)可，所以本文由論文聯(lián)盟搜集整理二級學(xué)院的教務(wù)秘書一定要具備較好的心理素質(zhì)，盡心盡力把工作做好。另外，每個學(xué)期都會遇到一些突發(fā)事件，比方教師臨時生病不能來上課，都需要沉著應(yīng)對，及時通知學(xué)生并上報教務(wù)處。3.高度的責(zé)任心和效勞意識。教務(wù)秘書工作繁瑣，又與一線教學(xué)親密相關(guān)，所謂教學(xué)無小事，應(yīng)本著干一行，愛一行的工作熱情，愛崗敬業(yè)，認(rèn)真細致，時刻提醒自己不能忽略，因為自己的一個小忽略就可能帶來教學(xué)事故。要本著高度的責(zé)任心為院系的教師和學(xué)生做好效勞工作。4.不斷創(chuàng)新的意識和開拓才能。隨著信息化的開展，各高校也紛紛在建立信息化校園，筆者所在的南京曉莊學(xué)院教務(wù)處也與時俱進建立了教務(wù)信息管理新系統(tǒng)，排課，選課，教室借用等都可以在新系統(tǒng)上完成，這就不需要像過去一樣每一項都要填寫紙質(zhì)材料并要院系指導(dǎo)簽字后再送到學(xué)校教務(wù)處了，而隨著飛信、微信等的廣泛應(yīng)用，與學(xué)生的聯(lián)絡(luò)也都可以通過這些方式進展這些改變都需要教務(wù)秘書自身要有創(chuàng)新意識和積極開拓進取的才能，不斷學(xué)習(xí)創(chuàng)新，優(yōu)化工作方法，進步工作效率。三、對進步二級學(xué)院教務(wù)秘書工作效率的建議正是因為高校二級學(xué)院教務(wù)工作具有繁瑣性、原那么性和規(guī)律性，所以他們的工作也是有據(jù)可依的，把握了這些，便有利于進步其工作效率。1.學(xué)校政策的堅決性。總的來說，二級學(xué)院的教務(wù)秘書是在學(xué)校教務(wù)處的指導(dǎo)下開展教學(xué)工作的，他們以學(xué)校的教學(xué)管理政策、文件為根據(jù)在二級學(xué)院開展教務(wù)工作，所以作為其上級的學(xué)校教務(wù)部門一定要有嚴(yán)格、堅決的政策。就如排課，假設(shè)這學(xué)期施行了分段教學(xué)，下學(xué)期又有了新的變化，或者說本學(xué)期對教師排課的時間沒有限定，下學(xué)期又有了限制，那么這些變動的政策都可能否認(rèn)教務(wù)秘書提早所做的工作，造成同一件事情重復(fù)勞動，多做了許多無用功，所以學(xué)校教務(wù)部門政策的堅決性是二級學(xué)院教務(wù)秘書進步工作效率的前提和基矗2.教務(wù)秘書個人素質(zhì)的進步。二級學(xué)院的教務(wù)秘書要為教師和學(xué)生提供各種效勞，假設(shè)能不斷進步自己的溝通和協(xié)調(diào)才能，就能事半功倍地解決問題;同樣，假設(shè)具有預(yù)見性和前瞻性，就能提早準(zhǔn)備一些有規(guī)律性的工作，將繁瑣的日常工作有條不紊地開展好，也可以實現(xiàn)有限時間的最大化利用?？梢?，教務(wù)秘書個人素質(zhì)的進步是進步其工作效率的直接因素。3.學(xué)院指導(dǎo)的支持與現(xiàn)代科技手段的應(yīng)用。二級學(xué)院的教務(wù)秘書受學(xué)校教務(wù)部門和院系的雙重指導(dǎo)，各個學(xué)院的詳細情況不完全一樣，學(xué)校教務(wù)部門一些指導(dǎo)政策在施行時需靈敏應(yīng)變，使得教學(xué)更適應(yīng)各學(xué)院的情況，這就需要有院系指導(dǎo)的支持。而隨著飛信、微信的廣泛應(yīng)用，教務(wù)秘書在溝通師生的過程中也可以減少相對傳統(tǒng)的一對一的聯(lián)絡(luò)方式，可以同時一對多地溝通，大大減少時間，進步工作效率，所以院系指導(dǎo)的支持和現(xiàn)代科技手段的應(yīng)用是二級學(xué)院教務(wù)秘書進步工作效率的重要保障。四、結(jié)語二級學(xué)院教務(wù)秘書的工作是瑣碎和復(fù)雜的，在高校的教學(xué)管理中具有不可替代的重要地位，所以，建立