文件管理標(biāo)準(zhǔn)

文件管理1目的為確保本公司在生產(chǎn)、服務(wù)等各項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)中，都使用有效版本的文件和資料，并確保能及時(shí)收回作廢的文件和資料。2范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了文件的編寫(xiě)、編號(hào)、審批、發(fā)放、存檔、更改、回收及銷(xiāo)毀等事項(xiàng)的管理要求與方法。3職責(zé)辦公室職責(zé)辦公室是管理性文件的歸口管理部門(mén)。負(fù)責(zé)組織管理性文件的編寫(xiě)（修訂）、審核、報(bào)批、發(fā)放、歸檔、復(fù)審、更改、換版、回收及銷(xiāo)毀。負(fù)責(zé)外來(lái)管理文件的管理和控制。技質(zhì)部職責(zé)技質(zhì)部是技術(shù)性文件的歸口管理部門(mén)。負(fù)責(zé)組織技術(shù)性文件的編寫(xiě)（修訂）、審核、報(bào)批、發(fā)放、歸檔、復(fù)審、更改、換版、回收銷(xiāo)毀。負(fù)責(zé)外來(lái)技術(shù)文件的管理和控制。各部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)本部門(mén)文件的歸口管理。負(fù)責(zé)本部門(mén)支撐性管理文件的編寫(xiě)（修訂）、報(bào)審、報(bào)批、發(fā)放、歸檔、復(fù)審、更改、換版、回收及銷(xiāo)毀。管理流程圖（見(jiàn)附錄A）管理內(nèi)容與方法編寫(xiě)與審批管理文件、工作標(biāo)準(zhǔn)（崗位說(shuō)明書(shū)）由辦公室組織編寫(xiě)，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。技術(shù)文件、檢驗(yàn)文件及作業(yè)指導(dǎo)書(shū)由技質(zhì)部組織編寫(xiě)，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。部門(mén)支撐性管理文件由各部門(mén)編寫(xiě)，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。管理標(biāo)準(zhǔn)條款號(hào)規(guī)定條款號(hào)使用多級(jí)符號(hào)，如1；1.1；1.1.1；1.1.1.1；第五位起用字母a）、b）、c）、d）…來(lái)表示，如還需細(xì)分，則用1）、2）、3）…表示。文件編號(hào)技術(shù)文件編號(hào)形式如下：Q/xxJ -—n 一匚一批準(zhǔn)年號(hào)（用阿拉伯?dāng)?shù)字表示） 文件順序號(hào)（用阿拉伯?dāng)?shù)字表示） 文件分類(lèi)代號(hào)（見(jiàn)附錄B） 技術(shù)文件代號(hào) 企業(yè)名稱(chēng)代號(hào) 企業(yè)文件代號(hào)管理文件編號(hào)形式如下：Q/XXG -- 1 批準(zhǔn)年號(hào)（用阿拉伯?dāng)?shù)字表示） 文件順序號(hào)（用阿拉伯?dāng)?shù)字表示） 文件分類(lèi)代號(hào)（見(jiàn)附錄C） 管理文件代號(hào) 企業(yè)文件代號(hào) 企業(yè)文件代號(hào)工作標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)形式如下：Q/XXZ -— —批準(zhǔn)年號(hào)（用阿拉伯?dāng)?shù)字表示） 標(biāo)準(zhǔn)順序號(hào)（用阿拉伯?dāng)?shù)字表示） 標(biāo)準(zhǔn)分類(lèi)代號(hào)（見(jiàn)附錄D） 工作標(biāo)準(zhǔn)代號(hào) 企業(yè)名稱(chēng)代號(hào) 企業(yè)文件代號(hào)文件發(fā)放管理性文件發(fā)放由辦公室負(fù)責(zé)，技術(shù)性文件發(fā)放由技質(zhì)部負(fù)責(zé)。文件發(fā)放前，發(fā)放部門(mén)應(yīng)規(guī)定具體的發(fā)放范圍和數(shù)量，填寫(xiě)“文件發(fā)放范圍規(guī)定”（附件一），經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后發(fā)放。文件發(fā)放時(shí)須在文件適當(dāng)位置加蓋發(fā)放編號(hào)（見(jiàn)附錄E）、是否受控章及版本號(hào);發(fā)放文件應(yīng)登記在“文件發(fā)放登記表”（附件二）上，領(lǐng)用部門(mén)辦理領(lǐng)用簽字手續(xù)。發(fā)放部門(mén)登記“文件有效版本一覽表”（附件三）。文件破損嚴(yán)重影響使用時(shí)，使用人應(yīng)辦理更換手續(xù)，交回破損文件，新文件仍沿用原文件發(fā)放編號(hào)。各單位所編寫(xiě)、修訂的本單位內(nèi)部實(shí)施支撐性文件經(jīng)本部門(mén)會(huì)簽，辦公室統(tǒng)一審核、編號(hào)，由總經(jīng)理批準(zhǔn)、發(fā)布實(shí)施。文件復(fù)審每年年底，文件發(fā)放單位應(yīng)組織一次文件的符合性和有效性復(fù)審活動(dòng)；對(duì)復(fù)審中須更改、換版的文件，按3.3.8規(guī)定執(zhí)行。復(fù)審活動(dòng)結(jié)束，文件發(fā)放單位組織各單位填寫(xiě)“文件有效版本一覽表”（附件二），確保本單位所使用的文件有效性。文件更改更改方式a）發(fā)放更改單；b）修訂；c）劃改；d）換頁(yè)。文件因管理需要或文件復(fù)審中提出，需對(duì)標(biāo)準(zhǔn)條文、圖表作少量修改、補(bǔ)充時(shí)，由提出人或提出部門(mén)負(fù)責(zé)人填寫(xiě)“文件更改通知單（附件四），注明更改原因和更改情況交文件發(fā)放部門(mén)，經(jīng)文件發(fā)放部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，由文件原批準(zhǔn)人批準(zhǔn)執(zhí)行。文件發(fā)放部門(mén)應(yīng)及時(shí)將經(jīng)批準(zhǔn)后的“文件更改通知單”發(fā)給文件使用單位。當(dāng)文件更改使其結(jié)構(gòu)發(fā)生較大變化或公司經(jīng)營(yíng)環(huán)境、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、管理體制、環(huán)境因素發(fā)生較大變化以及文件復(fù)審中要求時(shí)，相應(yīng)的文件應(yīng)予以修訂。文件版本號(hào)按A、B、C……變更。文件回收使用單位合并、撤消或使用人調(diào)離時(shí)原文件應(yīng)收回。文件發(fā)放部門(mén)對(duì)收回的有效文件可按規(guī)定重新發(fā)放，無(wú)使用價(jià)值的文件應(yīng)蓋“作廢”印章，按規(guī)定及時(shí)銷(xiāo)毀，如需保存的文件、資料，應(yīng)加蓋“存檔”印章，予以歸檔保存。文件回收時(shí)，發(fā)放部門(mén)應(yīng)驗(yàn)收，在“文件發(fā)放登記表”上簽字，注明回收日期。文件銷(xiāo)毀經(jīng)清理和鑒定，確屬無(wú)法使用及無(wú)保管價(jià)值的文件由發(fā)放部門(mén)填寫(xiě)“文件銷(xiāo)毀清單”（附件五），經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)由部門(mén)負(fù)責(zé)人或部門(mén)負(fù)責(zé)人指定一人參加監(jiān)銷(xiāo)，銷(xiāo)毀后參加銷(xiāo)毀的人員和監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在“銷(xiāo)毀清單”上簽字，并注明銷(xiāo)毀日期。3.3.9外來(lái)文件的管理參照本標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。4記錄《文件發(fā)放范圍規(guī)定》《文件發(fā)放登記表》《文件有效版本一覽表》《文件更改通知單》《文件和資料銷(xiāo)毀清單》

管理文件管理流程圖

文件發(fā)放范圍規(guī)定文件名稱(chēng)文件編號(hào)發(fā)文日期編號(hào)部門(mén)發(fā)放數(shù)量編號(hào)部門(mén)發(fā)放數(shù)量

編制:審核:批準(zhǔn):編制:審核:批準(zhǔn):文件發(fā)放登記表文件名稱(chēng)文件編號(hào)發(fā)文日期編號(hào)部門(mén)領(lǐng)取人回收情況編號(hào)部門(mén)領(lǐng)取人回收情況驗(yàn)收人日期驗(yàn)收人日期

編制:審核:日期：

編制:審核:日期：文件更改通知單編號(hào)更改文件名稱(chēng)文件編號(hào)更改原因更改前更改后更改頁(yè)碼更改條款申請(qǐng)更改部門(mén)修改人審核批準(zhǔn)備注

文件和資料銷(xiāo)毀清單序代號(hào)名 稱(chēng)單位數(shù)量備注批準(zhǔn)人 銷(xiāo)毀人監(jiān)銷(xiāo)人 銷(xiāo)毀日期

附錄B技術(shù)文件分類(lèi)代號(hào)序號(hào)類(lèi)別代號(hào)1技術(shù)管理文件012檢驗(yàn)文件023作業(yè)指導(dǎo)書(shū)034產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)（內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)）04附錄C管理文件分類(lèi)代號(hào)序號(hào)類(lèi)別代號(hào)1管理基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)012經(jīng)營(yíng)綜合管理023技術(shù)管理034采購(gòu)管理045生產(chǎn)管理056質(zhì)量管理067包裝、搬運(yùn)、