地產(chǎn)物業(yè)公司收費管理內部審計報告

PAGEPAGE7地產(chǎn)物業(yè)公司收費管理內部審計報告根據(jù)工作安排，審計監(jiān)察部對物業(yè)公司所轄的ABCD2020年度物業(yè)收入管理情況進行了審計，內容如下：一、基本情況物業(yè)公司的主要收費項目包含物業(yè)管理費、水電費（代收代付）20202,782萬元。具體情況見下表：單位：萬元物業(yè)物業(yè)管理費車位租金（含臨停費）特約服務收入其他收入合計A項目5061038166783B項目24751734339C項目20576151333D項目12177513221327合計2175305292732782二、審計發(fā)現(xiàn)（一）制度不健全，減免條件未明確；授權不當，越權減免普遍；確認收入方式不合理、控制不足；1、物業(yè)公司未在制度中明確減免的適用范圍、條件、參照標準和審批權限，導致減免費用的申請和審批缺少規(guī)范和依據(jù)。2、各物業(yè)中心車輛租賃費減免均未報物業(yè)公司審批、備案，違反分權手冊規(guī)定，越權減免普遍。3、物業(yè)中心將權限下放，導致基層包辦業(yè)務，執(zhí)行中缺少控制AB項目、D3個小區(qū)的車輛進出授權辦理流程未遵守內部控制不相容崗位職責分離的基本原則。（二）的情況。1入流失。202031萬元。2020年A項目物業(yè)中心違規(guī)免收車輛租賃費合計約18萬元，D項目物業(yè)中心違規(guī)免收約13萬元，具體數(shù)據(jù)如下表： 單位：萬項目A項目B項目C項目D項目A項目B項目C項目D項目合計租賃費減免2.851.413.5713.2931.11授權車輛進出現(xiàn)場管理混亂，缺少監(jiān)管，應計收入難以確認。項目系統(tǒng)存在同一項目露天車位無編號，未限制可授權車輛數(shù)量；D404張臨時卡，銷毀時無第三方監(jiān)銷，但2030AD項目對別業(yè)主花園內，而非確認車主與業(yè)主關系，且臺賬未準確記錄申請數(shù)量。C項目給工程、客服、安全管理、客戶經(jīng)營等多位員工辦理1至922419張系統(tǒng)35張磨損系統(tǒng)不能讀取數(shù)據(jù)的壞卡，11CD項目卡的配套管理，致使車、卡、位管理混亂，應計收入難以確認。2、臨停收入繳納機制存在漏洞，缺乏復核監(jiān)督，出現(xiàn)臨停收入流失，因相關書面記錄不完整，無法獲得具體數(shù)據(jù)。財務對臨時停車費收入是以保安隊上繳客服金額及發(fā)放發(fā)票數(shù)量來確認，業(yè)務部門對此未執(zhí)行復核監(jiān)督，財務亦未按制度要求進行稽查。經(jīng)抽查A項目保安門崗每日登記異常收款情況（主要為收費不給票部分）并隨收入一同交給隊長，作為隊長收款憑據(jù)，但隊長收款后C67月臺賬記錄，67710元（不含特殊放行部分），55751700元，71萬多元不知去向。C項目2021年6、7月臨停收費業(yè)務統(tǒng)計： 單位：元月份領發(fā)票額臺賬收款額實際交回額無發(fā)票額差異6月1,7007,7101,7005,575-6,0107月6,2008,9734,4501,898-4,523合計7,90016,6836,1507,473-10,5333、財務管理職能未充分發(fā)揮，導致收入數(shù)據(jù)的完整性、真實性、準確性、及時性難以確認。車位租賃收入僅根據(jù)科耐或NC理，實際造成的收入流失難以統(tǒng)計。目前車位租賃收入按照NC系統(tǒng)（2020年上半年為科耐系統(tǒng)）數(shù)據(jù)進行確認，系統(tǒng)數(shù)據(jù)由客服錄入。但客服或工程有權在未錄入系統(tǒng)的情況下，直接在車輛出入管理系統(tǒng)中授權開卡。兩個系統(tǒng)之間無數(shù)據(jù)直接傳輸?shù)慕涌?，車輛出入管理系統(tǒng)不支持數(shù)據(jù)導出且歷史數(shù)據(jù)可隨意刪除，由于財務未執(zhí)行強制性核對機制，兩系統(tǒng)數(shù)據(jù)是否存在差異及其大小從未被關注過，實際造成的收入流失難以統(tǒng)計。對收費管理的內部控制與監(jiān)督不完善，滯納金形同虛設。202028.9萬，下半年更換新系統(tǒng)后未有計算滯納金功能。但全年收取滯納金為1.054%，具體數(shù)據(jù)如下表：時間A項目B項目D項目合計實收實收比例2020上半年2.6萬0.3萬26萬28.9萬1.05萬4%減免臺賬管理不善，導致應計未計，減少責任制收入。物業(yè)公司贈送減免臺賬存在漏記、金額誤記、減免時間段與審批文件或與系統(tǒng)不一致等現(xiàn)象,導致減免臺賬數(shù)據(jù)與系統(tǒng)數(shù)據(jù)存在差異。C2018～20205.530,24.5萬元。（三）代收代繳費用問題長期無妥善解決。各小區(qū)因未分表到戶而產(chǎn)生大量欠繳代墊費用，抄表核算增加人力、物力，且誤差率高。例如，D項目每月需7-8人耗時3個工作日才能完成抄表核算。2020年物業(yè)公司水電費每月平均墊支66萬元。各樓盤明細如下表： 單位：萬元樓盤樓盤2020年每月累計墊支合計平均每月資金占用A項目229.0619.09B項目123.0810.26C項目17.781.48D項目417.3634.78合計787.2865.61（四）信息系統(tǒng)在功能使用及數(shù)據(jù)管理等存在不足。1、應用軟件缺少必要的基本功能，數(shù)據(jù)貯藏量小、可靠性較差，不能滿足業(yè)務需求。導出。A項目的車輛出入管理系統(tǒng)最為落后，無法導出授權、臨停各項目與D項目無法導出臨停收費信息項目“車輛進出刷卡記錄”不能設置參數(shù)進行篩選等。2、系統(tǒng)使用控制不足，維護不及時，信息缺乏完整性、可靠性。（1）系統(tǒng)缺少明確的用戶操作職責和必要的輸出、刪改數(shù)據(jù)控制。物業(yè)公司并未規(guī)定系統(tǒng)數(shù)據(jù)的保留范圍和周期，物業(yè)中心可隨意刪除系統(tǒng)歷史數(shù)據(jù)。（2）20207月更換NC,,無法準確導出減免數(shù)據(jù)。NC,導致報表數(shù)據(jù)缺失或重復，缺乏準確性。系統(tǒng)中部分房產(chǎn)單元狀態(tài)為空，入伙登記單未及時錄入及審批，物業(yè)面積未錄入等，直接影響收費數(shù)據(jù)的準確性。（3）車輛出入管理系統(tǒng)信息數(shù)據(jù)缺乏完整性和真實性。基礎信息錄入缺少業(yè)主姓名、智能卡號、車牌、房號等。業(yè)主辦理繼租、退租或報失補辦手續(xù)時，前臺客服或工程部均可直接從系統(tǒng)中覆蓋或刪除歷史數(shù)據(jù)。因客服手工臺帳信息不完整，或無法提供原卡號、或工程部未按客服提供信息進行變更，大量壞卡或報失卡號在系統(tǒng)中依舊有效。三、審計建議1小區(qū)車輛進出管理系統(tǒng)的授權數(shù)據(jù)進行核查，全面清理違規(guī)授權情2020120217月臨停收入損失情況及存在的問2021915日前形成專項報告提交集團。2、評估現(xiàn)有IT系統(tǒng)