地產(chǎn)物業(yè)公司收費(fèi)管理內(nèi)部審計(jì)報(bào)告

PAGEPAGE7地產(chǎn)物業(yè)公司收費(fèi)管理內(nèi)部審計(jì)報(bào)告根據(jù)工作安排，審計(jì)監(jiān)察部對(duì)物業(yè)公司所轄的ABCD2020年度物業(yè)收入管理情況進(jìn)行了審計(jì)，內(nèi)容如下：一、基本情況物業(yè)公司的主要收費(fèi)項(xiàng)目包含物業(yè)管理費(fèi)、水電費(fèi)（代收代付）20202,782萬(wàn)元。具體情況見(jiàn)下表：?jiǎn)挝唬喝f(wàn)元物業(yè)物業(yè)管理費(fèi)車位租金（含臨停費(fèi)）特約服務(wù)收入其他收入合計(jì)A項(xiàng)目5061038166783B項(xiàng)目24751734339C項(xiàng)目20576151333D項(xiàng)目12177513221327合計(jì)2175305292732782二、審計(jì)發(fā)現(xiàn)（一）制度不健全，減免條件未明確；授權(quán)不當(dāng)，越權(quán)減免普遍；確認(rèn)收入方式不合理、控制不足；1、物業(yè)公司未在制度中明確減免的適用范圍、條件、參照標(biāo)準(zhǔn)和審批權(quán)限，導(dǎo)致減免費(fèi)用的申請(qǐng)和審批缺少規(guī)范和依據(jù)。2、各物業(yè)中心車輛租賃費(fèi)減免均未報(bào)物業(yè)公司審批、備案，違反分權(quán)手冊(cè)規(guī)定，越權(quán)減免普遍。3、物業(yè)中心將權(quán)限下放，導(dǎo)致基層包辦業(yè)務(wù)，執(zhí)行中缺少控制AB項(xiàng)目、D3個(gè)小區(qū)的車輛進(jìn)出授權(quán)辦理流程未遵守內(nèi)部控制不相容崗位職責(zé)分離的基本原則。（二）的情況。1入流失。202031萬(wàn)元。2020年A項(xiàng)目物業(yè)中心違規(guī)免收車輛租賃費(fèi)合計(jì)約18萬(wàn)元，D項(xiàng)目物業(yè)中心違規(guī)免收約13萬(wàn)元，具體數(shù)據(jù)如下表： 單位：萬(wàn)項(xiàng)目A項(xiàng)目B項(xiàng)目C項(xiàng)目D項(xiàng)目A項(xiàng)目B項(xiàng)目C項(xiàng)目D項(xiàng)目合計(jì)租賃費(fèi)減免2.851.413.5713.2931.11授權(quán)車輛進(jìn)出現(xiàn)場(chǎng)管理混亂，缺少監(jiān)管，應(yīng)計(jì)收入難以確認(rèn)。項(xiàng)目系統(tǒng)存在同一項(xiàng)目露天車位無(wú)編號(hào)，未限制可授權(quán)車輛數(shù)量；D404張臨時(shí)卡，銷毀時(shí)無(wú)第三方監(jiān)銷，但2030AD項(xiàng)目對(duì)別業(yè)主花園內(nèi)，而非確認(rèn)車主與業(yè)主關(guān)系，且臺(tái)賬未準(zhǔn)確記錄申請(qǐng)數(shù)量。C項(xiàng)目給工程、客服、安全管理、客戶經(jīng)營(yíng)等多位員工辦理1至922419張系統(tǒng)35張磨損系統(tǒng)不能讀取數(shù)據(jù)的壞卡，11CD項(xiàng)目卡的配套管理，致使車、卡、位管理混亂，應(yīng)計(jì)收入難以確認(rèn)。2、臨停收入繳納機(jī)制存在漏洞，缺乏復(fù)核監(jiān)督，出現(xiàn)臨停收入流失，因相關(guān)書(shū)面記錄不完整，無(wú)法獲得具體數(shù)據(jù)。財(cái)務(wù)對(duì)臨時(shí)停車費(fèi)收入是以保安隊(duì)上繳客服金額及發(fā)放發(fā)票數(shù)量來(lái)確認(rèn)，業(yè)務(wù)部門對(duì)此未執(zhí)行復(fù)核監(jiān)督，財(cái)務(wù)亦未按制度要求進(jìn)行稽查。經(jīng)抽查A項(xiàng)目保安門崗每日登記異常收款情況（主要為收費(fèi)不給票部分）并隨收入一同交給隊(duì)長(zhǎng)，作為隊(duì)長(zhǎng)收款憑據(jù)，但隊(duì)長(zhǎng)收款后C67月臺(tái)賬記錄，67710元（不含特殊放行部分），55751700元，71萬(wàn)多元不知去向。C項(xiàng)目2021年6、7月臨停收費(fèi)業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)： 單位：元月份領(lǐng)發(fā)票額臺(tái)賬收款額實(shí)際交回額無(wú)發(fā)票額差異6月1,7007,7101,7005,575-6,0107月6,2008,9734,4501,898-4,523合計(jì)7,90016,6836,1507,473-10,5333、財(cái)務(wù)管理職能未充分發(fā)揮，導(dǎo)致收入數(shù)據(jù)的完整性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性難以確認(rèn)。車位租賃收入僅根據(jù)科耐或NC理，實(shí)際造成的收入流失難以統(tǒng)計(jì)。目前車位租賃收入按照NC系統(tǒng)（2020年上半年為科耐系統(tǒng)）數(shù)據(jù)進(jìn)行確認(rèn)，系統(tǒng)數(shù)據(jù)由客服錄入。但客服或工程有權(quán)在未錄入系統(tǒng)的情況下，直接在車輛出入管理系統(tǒng)中授權(quán)開(kāi)卡。兩個(gè)系統(tǒng)之間無(wú)數(shù)據(jù)直接傳輸?shù)慕涌冢囕v出入管理系統(tǒng)不支持?jǐn)?shù)據(jù)導(dǎo)出且歷史數(shù)據(jù)可隨意刪除，由于財(cái)務(wù)未執(zhí)行強(qiáng)制性核對(duì)機(jī)制，兩系統(tǒng)數(shù)據(jù)是否存在差異及其大小從未被關(guān)注過(guò)，實(shí)際造成的收入流失難以統(tǒng)計(jì)。對(duì)收費(fèi)管理的內(nèi)部控制與監(jiān)督不完善，滯納金形同虛設(shè)。202028.9萬(wàn)，下半年更換新系統(tǒng)后未有計(jì)算滯納金功能。但全年收取滯納金為1.054%，具體數(shù)據(jù)如下表：時(shí)間A項(xiàng)目B項(xiàng)目D項(xiàng)目合計(jì)實(shí)收實(shí)收比例2020上半年2.6萬(wàn)0.3萬(wàn)26萬(wàn)28.9萬(wàn)1.05萬(wàn)4%減免臺(tái)賬管理不善，導(dǎo)致應(yīng)計(jì)未計(jì)，減少責(zé)任制收入。物業(yè)公司贈(zèng)送減免臺(tái)賬存在漏記、金額誤記、減免時(shí)間段與審批文件或與系統(tǒng)不一致等現(xiàn)象,導(dǎo)致減免臺(tái)賬數(shù)據(jù)與系統(tǒng)數(shù)據(jù)存在差異。C2018～20205.530,24.5萬(wàn)元。（三）代收代繳費(fèi)用問(wèn)題長(zhǎng)期無(wú)妥善解決。各小區(qū)因未分表到戶而產(chǎn)生大量欠繳代墊費(fèi)用，抄表核算增加人力、物力，且誤差率高。例如，D項(xiàng)目每月需7-8人耗時(shí)3個(gè)工作日才能完成抄表核算。2020年物業(yè)公司水電費(fèi)每月平均墊支66萬(wàn)元。各樓盤明細(xì)如下表： 單位：萬(wàn)元樓盤樓盤2020年每月累計(jì)墊支合計(jì)平均每月資金占用A項(xiàng)目229.0619.09B項(xiàng)目123.0810.26C項(xiàng)目17.781.48D項(xiàng)目417.3634.78合計(jì)787.2865.61（四）信息系統(tǒng)在功能使用及數(shù)據(jù)管理等存在不足。1、應(yīng)用軟件缺少必要的基本功能，數(shù)據(jù)貯藏量小、可靠性較差，不能滿足業(yè)務(wù)需求。導(dǎo)出。A項(xiàng)目的車輛出入管理系統(tǒng)最為落后，無(wú)法導(dǎo)出授權(quán)、臨停各項(xiàng)目與D項(xiàng)目無(wú)法導(dǎo)出臨停收費(fèi)信息項(xiàng)目“車輛進(jìn)出刷卡記錄”不能設(shè)置參數(shù)進(jìn)行篩選等。2、系統(tǒng)使用控制不足，維護(hù)不及時(shí)，信息缺乏完整性、可靠性。（1）系統(tǒng)缺少明確的用戶操作職責(zé)和必要的輸出、刪改數(shù)據(jù)控制。物業(yè)公司并未規(guī)定系統(tǒng)數(shù)據(jù)的保留范圍和周期，物業(yè)中心可隨意刪除系統(tǒng)歷史數(shù)據(jù)。（2）20207月更換NC,,無(wú)法準(zhǔn)確導(dǎo)出減免數(shù)據(jù)。NC,導(dǎo)致報(bào)表數(shù)據(jù)缺失或重復(fù)，缺乏準(zhǔn)確性。系統(tǒng)中部分房產(chǎn)單元狀態(tài)為空，入伙登記單未及時(shí)錄入及審批，物業(yè)面積未錄入等，直接影響收費(fèi)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。（3）車輛出入管理系統(tǒng)信息數(shù)據(jù)缺乏完整性和真實(shí)性。基礎(chǔ)信息錄入缺少業(yè)主姓名、智能卡號(hào)、車牌、房號(hào)等。業(yè)主辦理繼租、退租或報(bào)失補(bǔ)辦手續(xù)時(shí)，前臺(tái)客服或工程部均可直接從系統(tǒng)中覆蓋或刪除歷史數(shù)據(jù)。因客服手工臺(tái)帳信息不完整，或無(wú)法提供原卡號(hào)、或工程部未按客服提供信息進(jìn)行變更，大量壞卡或報(bào)失卡號(hào)在系統(tǒng)中依舊有效。三、審計(jì)建議1小區(qū)車輛進(jìn)出管理系統(tǒng)的授權(quán)數(shù)據(jù)進(jìn)行核查，全面清理違規(guī)授權(quán)情2020120217月臨停收入損失情況及存在的問(wèn)2021915日前形成專項(xiàng)報(bào)告提交集團(tuán)。2、評(píng)估現(xiàn)有IT系統(tǒng)