棉紡織企業(yè)行政制度

鶴山市某棉紡織企業(yè)有限公司文件名稱：文件操縱程序文件編號(hào)：MY2-001號(hào)：A編制：審批：日期：2004/7/1日期：2004/7/5修訂記錄頁(yè)號(hào)頁(yè)版修改內(nèi)容批準(zhǔn)人修改日期1目的有效操縱與公司質(zhì)量治理體系有關(guān)的文件，確保文件各使用處所使用的文件為最新或有效版本。2范圍適用于本公司與質(zhì)量體系有關(guān)的文件的操縱。3職責(zé)3.1各部門負(fù)責(zé)相關(guān)文件的編制、使用和保管。3.2治理者代表負(fù)責(zé)組織質(zhì)量手冊(cè)的編寫以及程序文件和三級(jí)文件的審批。3.3總經(jīng)理負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊(cè)的審批。3.4辦公室文控員負(fù)責(zé)文件分發(fā)回收治理，負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件正本的保管。3.5治理者代表負(fù)責(zé)組織對(duì)現(xiàn)有體系文件的定期評(píng)審。3.6各部門專（兼）資料員負(fù)責(zé)本部門與質(zhì)量有關(guān)的文件的簽收、治理。4工作內(nèi)容4.1文件分類及保管4.1.1公司質(zhì)量體系文件結(jié)構(gòu)和類不如下：一級(jí)文件:質(zhì)量手冊(cè)。二級(jí)文件:程序文件。三級(jí)文件:作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程、檢驗(yàn)規(guī)范、治理制度等。四級(jí)文件:表格、報(bào)告和質(zhì)量記錄等。外來(lái)文件:標(biāo)準(zhǔn)、上級(jí)文件、法律法規(guī)等。4.1.2質(zhì)量治理體系文件“受控正本”由辦公室文控員保存。4.1.3質(zhì)量治理體系文件“受控副本”由各相關(guān)部門自行保存、使用。4.1.4公司的治理性文件,如各種行政治理制度、外來(lái)的治理性文件由辦公室保存。與質(zhì)量治理體系有關(guān)的政策、法規(guī)等文件由辦公室文控員保存。4.2文件的編號(hào)與編寫格式按《文件的編號(hào)與編寫格式規(guī)定》執(zhí)行。4.3文件的編寫、審批文件發(fā)放前應(yīng)得到批準(zhǔn)，以確保文件是適宜的。4.3.1質(zhì)量手冊(cè)由治理者代表組織編寫，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后公布。4.3.2程序文件和三級(jí)文件由各職能部門編寫，經(jīng)治理者代表審批后公布。4.4文件的受控情況文件分為“受控”和“非受控”兩大類。凡與質(zhì)量體系運(yùn)行緊密相關(guān)的文件應(yīng)為受控文件。對(duì)“受控文件正本”由辦公室文控員在文件每頁(yè)背面加蓋紅色“受控文件正本”印章并保存。對(duì)所有副本在封面或每頁(yè)正面適當(dāng)位置加蓋紅色“受控文件副本”印章并注明發(fā)文號(hào)進(jìn)行操縱。未加蓋“受控”印章的文稿只作為參閱資料。4.5文件發(fā)放與回收4.54.5.2為辨不文件最新版本狀況，以防止過(guò)時(shí)或失效文件被誤用，辦公室文控員應(yīng)按文件類不建立《文件總覽表》，并在制定、變更文件時(shí)，更新為最新內(nèi)容。4.4.6文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)使用部門當(dāng)文件因破損、遺失或其他緣故需要申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)時(shí)，必須填寫《文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單》，經(jīng)治理者代表批準(zhǔn)，交辦公室文控員按以下規(guī)定辦理文件補(bǔ)發(fā)。4.64.64.7文件的保存、作廢與銷毀4.7.1與質(zhì)量治理體系有關(guān)的文件都必須分類存放在清潔、通風(fēng)、干燥、安全的室內(nèi)。4.7.2各部門文件應(yīng)指定專人保管。辦公室文控員每季度對(duì)各部門文件保管情況進(jìn)行檢查。4.7.3任何人不得在受控文件上亂涂畫改，確保文件的清晰、易于識(shí)不和檢索。4.7.4任何人不得將受控文件私自外借或復(fù)印。4.7.5所有失效或作廢文件由辦公室文控員及時(shí)從所有發(fā)放或使用場(chǎng)所收回。確保防止作廢文件的誤用。4.7.6過(guò)時(shí)文件若因?qū)ｉT緣故，如法律規(guī)定或供以后參考用而需加以保留時(shí)，應(yīng)由辦公室文控員蓋上“作廢留用4.7.7過(guò)時(shí)文件若不需加以保存時(shí)，由辦公室文控員統(tǒng)一回收，立即銷毀或蓋“作廢4.8文件的更改4.8.1當(dāng)發(fā)行的文件有內(nèi)容變更需求時(shí)，由提議人填寫《文件變更申請(qǐng)單》，提出變更理由、文件項(xiàng)次編號(hào)、建議變更內(nèi)容及變更方式，由原審批部門審批簽字后，轉(zhuǎn)辦公室文控員。4.8.2當(dāng)文件變更幅度涉及文件內(nèi)容的三分之一以下時(shí)，由辦公室文控員按文件變更申請(qǐng)單內(nèi)容修訂后，更改頁(yè)版號(hào)，將新的變更頁(yè)發(fā)行并收回?zé)o效頁(yè)，在原《文件分發(fā)表》上記錄，并在修改頁(yè)中注明修訂日期和批準(zhǔn)人。4.8.3文件通過(guò)一次或幾次變更后，變更幅度達(dá)文件內(nèi)容的三分之一以上時(shí)，或治理者代表認(rèn)為有必要改版時(shí)，應(yīng)進(jìn)行換版。原版本文件作廢，換發(fā)新版本。換新版本時(shí)，應(yīng)更改版本號(hào)，而頁(yè)版號(hào)則從“01”4.9文件的借閱、復(fù)印借閱、復(fù)制與質(zhì)量治理體系有關(guān)的文件，應(yīng)填寫《文件借閱、復(fù)印申請(qǐng)單》。經(jīng)治理者代表審批后向辦公室文控員借閱、復(fù)印。并在《文件借閱、復(fù)印記錄》上登記。復(fù)印的受控文件按非受控文件處理。4.10外來(lái)文件的操縱4.10.1收到外來(lái)文件的部門，應(yīng)識(shí)不其適用性，并操縱分發(fā)以確保其有效。4.10.2品管部負(fù)責(zé)收集相關(guān)的國(guó)際、國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的最新版本。交辦公室文控員統(tǒng)一編號(hào)，加蓋“受控文件”印章，分發(fā)到相關(guān)部門使用，并把舊標(biāo)準(zhǔn)收回。4.10.3各部門要把上述標(biāo)準(zhǔn)及其他與質(zhì)量治理體系有關(guān)的外來(lái)文件填入《文件總覽表》，并報(bào)辦公室備案。4.10.44.11每年3月由治理者代表組織對(duì)現(xiàn)行的質(zhì)量治理體系文件進(jìn)行定期評(píng)審。各部門結(jié)合平常使用情況進(jìn)行適時(shí)評(píng)審。必要時(shí)按4.8進(jìn)行更改。4.12對(duì)承載媒體不是紙張的文件的操縱，也應(yīng)參照?qǐng)?zhí)行上述規(guī)定。4.13作為質(zhì)量記錄的文件應(yīng)執(zhí)行《質(zhì)量記錄操縱程序》。5相關(guān)文件5.1MY3-001《文件編號(hào)與編寫格式規(guī)定》/r/