會(huì)議效率不高的原因及解決方案2

會(huì)議效率不高的原

因及解決方案第2講會(huì)議效率不高的原因及解決方案【本講重點(diǎn)】會(huì)議效率不高的原因及預(yù)防性管理高效會(huì)議的八大特征會(huì)議規(guī)范會(huì)議效率不高的原因及預(yù)防性管理會(huì)議的通病一一效率不高小王是一家公司的職員，她對(duì)公司會(huì)議有白己的一些想法，她的想法反映了許多公司會(huì)議的某些現(xiàn)狀，值得我們思考。戰(zhàn)敵倒：人步教的卷的吹議都?xì){疳啊箍四，夏至是潔溪的！其糧Ri團(tuán)苗h大務(wù)敖公司的、劍X裁李郡希依下？ ：很多公司往往由于以下原因，開(kāi)會(huì)效率低下：?公司的主管都不知道何時(shí)是開(kāi)會(huì)的最好時(shí)機(jī)。許多重要的會(huì)都安排在周五下午開(kāi)，或非要安排在事務(wù)繁忙的周一開(kāi)。?許多主管對(duì)于何時(shí)開(kāi)會(huì)幾乎都不征詢員工的意見(jiàn)。這使得員工疲于奔命，甚至得延后或放棄參加其它會(huì)議。有些“必須到會(huì)”的員工，因?yàn)橐呀?jīng)與重要客戶或政府官員有約在先，根本不能出席，這使得會(huì)議討論很難進(jìn)行。而到場(chǎng)的人往往并非與議題關(guān)系最密切的人，因此準(zhǔn)備不充分或者根原來(lái)不及準(zhǔn)備。時(shí)下有一句很流行的話一一“最近比較煩”，對(duì)太多像小王一樣的職場(chǎng)人士來(lái)說(shuō)，這句話能夠改為“開(kāi)會(huì)比較煩”。開(kāi)會(huì)之因此煩，用小王的話來(lái)說(shuō)，就是“會(huì)議常在毫無(wú)章法的狀況下進(jìn)行，甚至毫無(wú)意義地延長(zhǎng)時(shí)間，即使有決議，質(zhì)量也很低”，簡(jiǎn)而言之，會(huì)議效率不高。因此，尋找致使會(huì)議效率不高的原因就顯得格外重要。會(huì)議效率不高的原因會(huì)議效率不高一般由以下7種原因造成。在這7種原因中，有3種原因是會(huì)議的“致命傷”，需要格外警惕。這3種原因是：主持人的技能、會(huì)議的地點(diǎn)以及會(huì)議的準(zhǔn)備工作。表2-1會(huì)議效率不高的原因及具體表現(xiàn)項(xiàng)次原因具體表現(xiàn)(1)時(shí)間會(huì)議安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆轆，無(wú)心開(kāi)會(huì)。

(2)地點(diǎn)會(huì)議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會(huì)議被頻繁打斷，無(wú)法正常進(jìn)行。(3)升會(huì)對(duì)象的選擇必須出席會(huì)議的人末到，通知來(lái)的是些可有可無(wú)的參加者。(4)主持人的技能會(huì)議主持人缺乏影響力、說(shuō)服力，被參會(huì)者牽著鼻子跑，無(wú)法達(dá)到會(huì)議意圖。(5)參會(huì)者的技能參會(huì)者發(fā)言混亂，既不知如何表意，乂不知如何引退，致使會(huì)議失敗。(6)會(huì)議的準(zhǔn)備工作開(kāi)會(huì)前沒(méi)有通知與會(huì)者相關(guān)事宜，致使會(huì)議拖沓而無(wú)成效。⑺開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)果開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會(huì)議毫無(wú)意義、宣告失敗。預(yù)防性管理所謂預(yù)防性管理，其實(shí)就是防患于未然，將禍患扼殺于搖籃之中。對(duì)于會(huì)議來(lái)說(shuō)，做預(yù)防性管理，實(shí)際上就是在開(kāi)會(huì)之前，針對(duì)可能導(dǎo)致會(huì)議效率低下的各種原因，做好預(yù)防工作，從而保證會(huì)議的高效進(jìn)行?！九e例】以會(huì)議為例，為了預(yù)防出現(xiàn)效率不高的情況，下面針對(duì)7種致使會(huì)議效率低下的原因，做一個(gè)全面的預(yù)防性管理。會(huì)議「效率不高的原因預(yù)防性管理措施時(shí) 間會(huì)議一般應(yīng)安排在周二至周四上午或是下午兩點(diǎn)半之后，避免安排在周一或周五。地 點(diǎn)地點(diǎn)盡量設(shè)置在一個(gè)封閉的會(huì)議室內(nèi)，而且最好圍著圓桌進(jìn)行。開(kāi)會(huì)對(duì)象的選擇事先通知必須出席會(huì)議的人，將出席會(huì)議的人分為必須參加者、能夠旁聽(tīng)者和可選擇參加者幾類。主持人的技能選擇具有親和力、影響力的人擔(dān)任主持人一職。參會(huì)者的技能參會(huì)者定要具有傾聽(tīng)能力。會(huì)議的準(zhǔn)備工作一定要提前做好具體的準(zhǔn)備工作。開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議舉行之前將開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)果通知所有的參會(huì)者。【白檢】請(qǐng)根據(jù)白身情況完成下列表格。(1)你所在公司是否存在會(huì)議效率不高的問(wèn)題？口是 □否⑵如果存在，請(qǐng)從下列選項(xiàng)中選出符合你所在公司實(shí)際情況的選項(xiàng)，并提出改進(jìn)意見(jiàn)。存在問(wèn)題是否存在改進(jìn)意見(jiàn)主持人毫無(wú)影響力口是□否會(huì)議地點(diǎn)的布局讓人很有壓迫感口是□否會(huì)前準(zhǔn)備不足，會(huì)議議題讓人不明因此口是□否會(huì)議總是選在午飯時(shí)間進(jìn)行口是□否高效會(huì)議的八大特征與低效率會(huì)議相正確就是高效會(huì)議，高效會(huì)議充分克服了致使會(huì)議效率不高的種種不利因素。高效會(huì)議具有 8大特征〉只.在必要時(shí)才四草〉好好籌劃過(guò)〉報(bào)訂和分發(fā)了議程表〉避守時(shí)間>-例按部就班〉情了最有經(jīng)瞼匹和有才能的人出席〉隘了評(píng)論和歸納\>記錄所有決定F遂議利負(fù)責(zé)人建議在正式召開(kāi)會(huì)議之前，將高效會(huì)議的8大特征出，并隨時(shí)檢驗(yàn)，充分做好預(yù)防性管理，使即將召開(kāi)的會(huì)議能夠成為真正意義上的局效會(huì)議。會(huì)議規(guī)范會(huì)議規(guī)范包含3個(gè)部分：會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)范、固定的會(huì)議流程規(guī)范以及會(huì)議規(guī)范本身。會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)范會(huì)迎時(shí)間妄并的規(guī)范，SAM—PAM食吝的欲皇沒(méi)祓洗建，不宜讓與會(huì)者對(duì)揮議有大多旦藏成業(yè)咨分析9AM-10AM云苗、1對(duì)1會(huì)彼，也是地行業(yè)務(wù)會(huì)詼的最隹府機(jī).]DAM—12AM或1PM—3FM（道畬葛晶廣益.>3PIA-5PM哉好不打拼會(huì)議.?上午8-9點(diǎn)之間，正是員工從家到公司，準(zhǔn)備開(kāi)始一天工作的時(shí)候。這個(gè)時(shí)候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時(shí)間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時(shí)間段舉行會(huì)議、試圖讓員工回應(yīng)會(huì)議提議或進(jìn)行業(yè)務(wù)分析，從人的生理和心理角度來(lái)看，是不現(xiàn)實(shí)的?上午9-10點(diǎn)之間，員工已經(jīng)開(kāi)始進(jìn)入工作狀態(tài)。在這個(gè)時(shí)間段最適合進(jìn)行一對(duì)一的會(huì)談，同樣也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會(huì)談的最佳時(shí)機(jī)。?上午10-12點(diǎn)或下午1-3點(diǎn)之間，最適合調(diào)動(dòng)員工集思廣益。大家利用頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點(diǎn)子、新方法。?下午3-5點(diǎn)之間，最好不要安排會(huì)議。這個(gè)時(shí)段的員工開(kāi)始進(jìn)入一天當(dāng)中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個(gè)時(shí)段舉行會(huì)議往往會(huì)事倍功半。會(huì)議規(guī)范本身會(huì)議規(guī)范是指大家達(dá)成共識(shí)的會(huì)議守則。會(huì)議規(guī)范主要包括以下條款:?所有與會(huì)者將每周工作安排時(shí)間表交給會(huì)議安排人，以找出最適宜所有參會(huì)人的開(kāi)會(huì)時(shí)間。?超過(guò)1小時(shí)的會(huì)議應(yīng)有書(shū)面通知、議程表及相關(guān)資料。?所有與會(huì)者都要準(zhǔn)備在會(huì)上發(fā)言。?準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。?各業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人對(duì)決議能否