辦公室管理5實(shí)務(wù)內(nèi)容與方法

辦公室管理實(shí)務(wù)工作內(nèi)容與方法2022/10/211管理ppt一、辦公室實(shí)務(wù)的范圍和內(nèi)容——辦公室實(shí)務(wù)就是指辦公室的工作事務(wù)和操作實(shí)務(wù).1、我國(guó)辦公室實(shí)務(wù)的主要內(nèi)容2、國(guó)際秘書協(xié)會(huì)確定的辦公室實(shí)務(wù)的主要內(nèi)容3、我國(guó)外資、合資企業(yè)辦公室實(shí)務(wù)的主要內(nèi)容2022/10/212管理ppt1、我國(guó)辦公室實(shí)務(wù)的主要內(nèi)容⑴文書撰寫（會(huì)議記錄等）⑵文書制作（打字、復(fù)印等）⑶文書處理（收發(fā)、傳遞等）⑷檔案管理（歸檔、管理等）⑸會(huì)議組織（準(zhǔn)備、善后等）⑹調(diào)查研究（計(jì)劃、實(shí)施等）⑺信息資料（收集、整理等）⑻信訪工作（來(lái)訪、投訴等）⑼接待工作（各種來(lái)訪的接待）⑽協(xié)調(diào)工作（政策等）⑾督察工作（決議的實(shí)施）⑿日程安排（各種日程）⒀日常事務(wù)（通訊值班）⒁辦公室管理（環(huán)境等）⒂其它臨時(shí)交辦的事項(xiàng)以上除⑹⑽⑾項(xiàng)外，其余工作文員都會(huì)涉及到。2022/10/213管理ppt2、國(guó)際秘書協(xié)會(huì)確定的

辦公室實(shí)務(wù)的主要內(nèi)容⑴速記上司交代事項(xiàng)；⑵執(zhí)行錄音吩咐；⑶檔案管理；⑷閱讀并分類信件；⑸以電話維持公共關(guān)系；⑹替上司定約會(huì)并記錄；⑺按上司指示完成信函；⑻在權(quán)限內(nèi)自發(fā)信函；⑼接待來(lái)訪賓客；⑽替上司接洽外界人士；⑾自動(dòng)處理例行的事務(wù)；⑿為上司安排旅行或考察；⒀替公司賓客訂房間機(jī)票等；⒁準(zhǔn)備好公司要公開的資料；⒂替上司收集演講等的資料；⒃協(xié)助上司準(zhǔn)備財(cái)務(wù)等報(bào)告；⒄整理并組織好粗略的資料；⒅替上司保管各種記錄；⒆協(xié)助上司搞好交稅等事務(wù)；⒇督導(dǎo)一般職員或速記員；21、搞好會(huì)務(wù)工作22、復(fù)印資料2022/10/214管理ppt3、我國(guó)外資、合資企業(yè)

辦公室實(shí)務(wù)的主要內(nèi)容⑴、辦公室環(huán)境的布置和整理；⑵、通訊事務(wù)、電話、信函和郵件處理；⑶、執(zhí)行上司交辦事項(xiàng)；⑷、照料上司身邊的瑣事；⑸、接待賓客和員工的來(lái)訪；⑹、記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容；⑺、打印文告及表格；⑻、收集及整理各種信息；⑼、保管辦公室設(shè)備及用品；⑽、外出辦事，如銀行、郵局、稅務(wù)所等。2022/10/215管理ppt有專業(yè)人士認(rèn)為：在秘書的工作中——文書檔案管理：34.25%行政后勤管理：26%協(xié)助老板參與經(jīng)營(yíng)管理：18.27%組織協(xié)調(diào)公司會(huì)務(wù)：12.49%公關(guān)與政府關(guān)系：5.02%和老板出差跑來(lái)跑去3.97%2022/10/216管理ppt總之：辦公室是一個(gè)單位的綜合部門,有大量日常事務(wù)工作,只有提高對(duì)日常事務(wù)的管理水平,做到多而不散,忙而不亂,有章可循,照章辦事，才能真正提高辦公室的整體效益。

非常規(guī)工作：（突發(fā)、臨時(shí)）辦公室事務(wù)分為常規(guī)性工作：信息工作重點(diǎn)安全工作印信工作接待工作會(huì)務(wù)工作2022/10/217管理ppt二、文員的工作順序第一、確定文員工作的指導(dǎo)思想第二、按照“優(yōu)先順序”處理工作第一：……第二：……第三：……先計(jì)劃，再執(zhí)行！2022/10/218管理ppt第一、確定文員工作的指導(dǎo)思想

——文員在工作時(shí)，首先要仔細(xì)制定計(jì)劃。然后根據(jù)計(jì)劃去實(shí)施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個(gè)結(jié)果對(duì)下一次的計(jì)劃有所幫助和啟示。只要能按照制定計(jì)劃、實(shí)施、檢查這三個(gè)步驟進(jìn)行，文員工作就能科學(xué)、高效地完成。

計(jì)劃

實(shí)施檢查充分了解工作內(nèi)容排定優(yōu)先順序選擇工作方法分析實(shí)績(jī)與計(jì)劃的差異，并與以前的工作進(jìn)行比較。依計(jì)劃、按上司的要求進(jìn)行。2022/10/219管理ppt秘書如何辦好領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)

（一）接受工作任務(wù)要弄清“三要素”１、內(nèi)容——辦什么事；２、時(shí)限——什么時(shí)間完成；３、要求——工作質(zhì)量與注意事項(xiàng)等。秘書人員在接受領(lǐng)導(dǎo)交辦任務(wù)時(shí)，一定要把“三要素”搞清楚，為把事情辦好創(chuàng)造前提條件。2022/10/2110管理ppt（二）把握好辦事“三形式”辦事可能出現(xiàn)三種形式：1．單一辦事——在同一時(shí)間內(nèi)完成一項(xiàng)工作任務(wù)（專時(shí)專辦重要的事）2．交叉辦事——同時(shí)受領(lǐng)兩項(xiàng)工作任務(wù)或者兩位領(lǐng)導(dǎo)分別賦予不同任務(wù)，需要在同一時(shí)間或交叉時(shí)間內(nèi)完成（兩不誤，兼顧辦）3．穿插辦事——三項(xiàng)以上工作任務(wù)穿插在同一時(shí)間流程中進(jìn)行。（合理安排，提高單位時(shí)間效益）2022/10/2111管理ppt（三）優(yōu)化辦事成果“三比較”

辦事的目的是為了獲得好的結(jié)果，排除或縮小壞的結(jié)果，因而辦事的全過程也是趨利避弊、興利抑弊的過程。事物有其兩面性，比較地說，一是利，一是弊。優(yōu)化辦事成果，要進(jìn)行三個(gè)方面的比較，這就是利利相交取于大利弊相交取于利弊弊相交取于小2022/10/2112管理ppt（四）檢驗(yàn)辦事效率“三標(biāo)準(zhǔn)”

秘書人員對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交辦工作，要學(xué)會(huì)進(jìn)行工作效率自我檢驗(yàn)，不斷總結(jié)，提高辦事效率。工作效率自我檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)有三：1．質(zhì)量如何——是不是達(dá)到了領(lǐng)導(dǎo)要求的標(biāo)準(zhǔn)，有沒有潛在的問題和漏洞；2．速度如何——有沒有超過工作時(shí)限，有沒有浪費(fèi)拖延時(shí)間的情形；3．影響如何——辦事全過程對(duì)社會(huì)、群眾有沒有不良影響。2022/10/2113管理ppt（五）向領(lǐng)導(dǎo)復(fù)命“三注意”

秘書接受的工作任務(wù)，要有頭有尾完成，即跟到底，有反饋。工作全部結(jié)束或告一段落，應(yīng)向賦予任務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)復(fù)命，匯報(bào)完成任務(wù)的效果、時(shí)間，講明存在和可能出現(xiàn)的問題，以及對(duì)后續(xù)工作的看法等。復(fù)命時(shí)要注意三點(diǎn)：1．不失真。對(duì)完成任務(wù)情況要一是一，二是二，不擴(kuò)大，不縮小，不隱匿問題和缺點(diǎn)。2．不吹噓。不借機(jī)自我夸耀，不喋喋不休地表功、訴苦。3．不邀利。不因?yàn)橥瓿闪祟I(lǐng)導(dǎo)交辦工作而提出額外的要求。2022/10/2114管理ppt第二、按照“優(yōu)先順序”處理工作如何決定工作的優(yōu)先順序呢？——文員面對(duì)多項(xiàng)工作時(shí)，正確決定工作的優(yōu)先順序是十分重要的，既能提高工作效率，也有利于文員的時(shí)間管理.第一階段：以工作的重要程度為標(biāo)準(zhǔn)分解工作.第二階段：以工作的緊急程度為標(biāo)準(zhǔn)分解工作.第三階段:同時(shí)考慮上司和本身實(shí)際情況,對(duì)于現(xiàn)在該做的重要且緊急的工作決定優(yōu)先順序.請(qǐng)示A、是否應(yīng)該做的事？B、是否做或不做都無(wú)所謂的事？C、是否不可以做的事？應(yīng)該做的事，集中精力做。A、重要且緊急的事；B、緊急但不重要的事；C、重要但不緊的事；Ｄ有價(jià)值，但不緊急，也不重要；2022/10/2115管理ppt優(yōu)先順序表審核1、打電話預(yù)約黃星公司看房的具體時(shí)間2、通知司機(jī)今天原定上午九時(shí)出車改為下午2時(shí)3、拍發(fā)祝賀某某公司開業(yè)的電報(bào)4、復(fù)印下午會(huì)議資料（20份）5、謄寫文件（今天截稿）6、財(cái)務(wù)報(bào)銷7、制作感謝信8、整理檔案9、制作某主任發(fā)言PPT（下周用）2022/10/2116管理ppt▲支配時(shí)間秘訣：—充分地利用你最顯效率的時(shí)間。首先，要確定每天的目標(biāo)和日程安排。（專家說，要像刷牙一樣養(yǎng)成每天把要做的工作排列的習(xí)慣。雖要花一點(diǎn)點(diǎn)時(shí)間，但益處良多。）其次，要盡量把最重要的工作任務(wù)安排在一天里你最有效率的時(shí)間中去做。（剛上班半小時(shí)一定要抓?。┰鯓雍侠戆才盼覀兊拿恳惶欤?？1、細(xì)分時(shí)間段，再統(tǒng)籌安排：[黃金時(shí)間、零星時(shí)間、整理時(shí)間、閱讀時(shí)間、睡眠時(shí)間]2、最好有切實(shí)可行的日程安排表——按照“優(yōu)先順序”處理①把自己必須要做或可能要做的工作，一項(xiàng)項(xiàng)列出來(lái)。②按照重要程度進(jìn)行重新排列或編序號(hào)③寫出各項(xiàng)工作的要求或注意事項(xiàng)④最后檢查日程完成情況時(shí)，不能以完成多少件來(lái)衡量，而要看自己是否把時(shí)間利用到最佳程度，

文員的時(shí)間管理2022/10/2117管理ppt

▲個(gè)人控制時(shí)間的技巧P162

1、提高單位時(shí)間的價(jià)值，即在不影響辦事效果的前提下，一個(gè)時(shí)間內(nèi)同時(shí)做幾件事。2、合理分配總的工作時(shí)間：日常性工作——15%時(shí)間所有工作分為三類偶發(fā)性工作——25%時(shí)間計(jì)劃性工作——60%時(shí)間3、借用他人時(shí)間：A、借用他人成功的經(jīng)驗(yàn)來(lái)縮短自己的摸索和嘗試的時(shí)間B、將一些重復(fù)的、無(wú)關(guān)緊要的事委托、交辦或授權(quán)給下級(jí)去做。4、預(yù)留應(yīng)變的時(shí)間：不要把每天的各項(xiàng)工作時(shí)間安排的過緊或連續(xù)安排，喘氣的時(shí)間都沒有，這樣只會(huì)使你成為時(shí)間的奴隸。

2022/10/2118管理ppt三、文員的工作方法⒈請(qǐng)示方法與報(bào)告方法⒉計(jì)劃方法和總結(jié)方法⒊受意方法⒋傳達(dá)方法⒌進(jìn)言方法⒍擋駕方法7、接待方法8、分工方法和合作方法良好的工作方法是一門藝術(shù)！2022/10/2119管理ppt⒈請(qǐng)示方法與報(bào)告方法請(qǐng)示：是指文員工作上有疑難，無(wú)法處理時(shí)，向上司請(qǐng)求指示，或無(wú)權(quán)處理時(shí)，或有合理化建議，向上司請(qǐng)求批準(zhǔn)?！纤颈仨毚饛?fù)或批復(fù)⑴、請(qǐng)示的內(nèi)容⑵、請(qǐng)示的形式⑶、請(qǐng)示應(yīng)注意的問題：請(qǐng)示要對(duì)口請(qǐng)示要單一報(bào)告：是指文員向上司反映情況，或應(yīng)上司要求作出匯報(bào)。報(bào)告上司不一定答復(fù)或批示⑴、報(bào)告內(nèi)容：定期工作情況報(bào)告重大問題的報(bào)告應(yīng)上級(jí)要求的匯報(bào)合理化建議⑵、報(bào)告方式

口頭——書面——PPT⑶、注意：報(bào)告切忌冗長(zhǎng)和空洞，要簡(jiǎn)明扼要有條理2022/10/2120管理ppt秘書口頭報(bào)告能力

秘書人員的口頭報(bào)告能力，是一個(gè)人分析能力、協(xié)調(diào)能力、應(yīng)變能力、表達(dá)能力的綜合體現(xiàn)。迅速、簡(jiǎn)潔、準(zhǔn)確的口頭報(bào)告，有利于領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)掌握情況，迅速作出決策?？陬^報(bào)告前注意的五個(gè)細(xì)節(jié)——

一、精心過濾所掌握的信息，對(duì)要報(bào)告的信息進(jìn)行處理、區(qū)別對(duì)待、慎重報(bào)告，以免干擾領(lǐng)導(dǎo)的正常工作，甚至給領(lǐng)導(dǎo)造成被動(dòng)。

二、弄清所掌握信息的原委，力求準(zhǔn)確。視信息的真實(shí)性、完善性為生命，按時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、經(jīng)過、結(jié)果六要素調(diào)查了解，報(bào)告真實(shí)、完善的信息。

三、打好腹稿，簡(jiǎn)明扼要。說話要講究層次，抓住主要事實(shí)；語(yǔ)言要精煉，不能重復(fù)；客觀陳述，不攙雜個(gè)人觀點(diǎn)，以免影響領(lǐng)導(dǎo)獨(dú)立思考。

四、舉止沉穩(wěn)，口齒清晰。無(wú)論大事小事、難事易事、急事緩事，都要做到舉止沉穩(wěn)，語(yǔ)調(diào)節(jié)器平和，口齒清晰，不卑不亢。

五、把握時(shí)機(jī)，靈活對(duì)待。（人多時(shí)、情緒不好時(shí)，正在處理文件或要事時(shí)、不是特別急的事情，都應(yīng)緩一步報(bào)告）總之，秘書匯報(bào)或提意見之前必須留心領(lǐng)導(dǎo)的喜怒哀樂，把握領(lǐng)導(dǎo)最佳心緒的契機(jī)。機(jī)會(huì)抓得準(zhǔn)，事情就成功了一半。2022/10/2121管理ppt⒊受意方法受意：是指文員接受和領(lǐng)會(huì)上司意圖。一種：直接受意另一種：間接受意文員在受意過程中應(yīng)注意的事項(xiàng)：1、備好記錄本，記錄下指識(shí)要點(diǎn)2、注意傾聽、用心判斷指示的用意3、必要時(shí)可以提問，直至明白意圖。4、接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。注意聽好！

間接的暗示性意圖一般蘊(yùn)含在平時(shí)隨便交談或與其他人談話中。因此，秘書必須隨時(shí)隨地地留心，勤于思考，并通過經(jīng)常與領(lǐng)導(dǎo)交流、接觸，來(lái)觀察學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的暗示性意圖。但要注意防止不要把上司不成熟意見、質(zhì)疑、設(shè)問誤認(rèn)為是上級(jí)的指示，不要自作聰明，弄巧成拙。2022/10/2122管理ppt⒋傳達(dá)方法傳達(dá)：是指文員將上司或上級(jí)機(jī)關(guān)的文件精神、指示、情況等傳遞給下級(jí)機(jī)關(guān)或員工、群眾。一種是正式傳達(dá)：即由文員在正式場(chǎng)合上宣讀文件或口授上司指示。另一種的非正式傳達(dá)：由文員有意識(shí)的吹風(fēng)傳達(dá)原意傳達(dá)原件，照本宣科傳達(dá)大致意注意技巧注意保密重要指示要求復(fù)述注意！2022/10/2123管理ppt⒌進(jìn)言方法進(jìn)言:是指文員主動(dòng)對(duì)上司提出意見、建議、批評(píng)或規(guī)勸。

進(jìn)言的意義和作用：⑴、參謀作用⑵、補(bǔ)缺作用⑶、增進(jìn)關(guān)系作用進(jìn)言的方法和要求：

⑴適事：必要急事或需糾正的錯(cuò)事。

⑵適時(shí)：大事要事立即進(jìn)言，一半小事空閑進(jìn)言。

⑶適地：看場(chǎng)合提建議，深思熟慮進(jìn)諫

⑷適度：掌握分寸，雙向交流要適度進(jìn)言是一把雙刃劍，要把握進(jìn)言的分寸，學(xué)會(huì)進(jìn)言的藝術(shù)！2022/10/2124管理ppt6、擋駕的方法機(jī)敏應(yīng)對(duì)

禮貌、委婉阻擋或拒絕1、領(lǐng)導(dǎo)不愿接的電話擋駕：找理由編織“美麗謊言”應(yīng)對(duì)，記下內(nèi)容、轉(zhuǎn)告領(lǐng)導(dǎo)2、領(lǐng)導(dǎo)不愿參加會(huì)議或活動(dòng)的擋駕：對(duì)沒有必要的會(huì)議和活動(dòng)，委婉謝絕3、領(lǐng)導(dǎo)不愿見來(lái)訪者擋駕：1、找借口打發(fā)來(lái)訪者，或請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)能否指定別人代替，若可以，則禮貌地請(qǐng)來(lái)訪者與指定人員會(huì)見會(huì)談。2、如果來(lái)訪者堅(jiān)持要見領(lǐng)導(dǎo)，而領(lǐng)導(dǎo)實(shí)在不想見，則一方面要為領(lǐng)導(dǎo)擋架，讓來(lái)訪者明白今天想會(huì)見是無(wú)論如何都不行的；另一方面讓對(duì)方留下電話和會(huì)面時(shí)間、要求，表示將及時(shí)稟告領(lǐng)導(dǎo)，待領(lǐng)導(dǎo)決定后立即通知對(duì)方。擋駕的目的——保護(hù)上司，使之有時(shí)間、精力、有效地進(jìn)行工作。2022/10/2125管理ppt