(采購部規(guī)范化管理工具箱)

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔弗布克1+1管理工具箱系列采購部規(guī)范化管理工具箱（第2版）配套光盤周鴻編著北京目錄第一章采購部組織結(jié)構(gòu)與責(zé)權(quán) 4第一節(jié)采購部職能與組織結(jié)構(gòu) 5一、采購部職能 5二、采購部組織結(jié)構(gòu) 6第二節(jié)采購部責(zé)權(quán) 11一、采購部職責(zé) 11二、采購部權(quán)力 13第三節(jié)采購部管理崗位職責(zé) 14一、采購總監(jiān)崗位職責(zé) 14二、采購經(jīng)理崗位職責(zé) 14三、采購主管崗位職責(zé) 16四、采購稽核員崗位職責(zé) 16第二章采購計劃管理 18第一節(jié)采購計劃崗位職責(zé) 19一、采購計劃主管崗位職責(zé) 19二、采購計劃專員崗位職責(zé) 20三、采購預(yù)算專員崗位職責(zé) 20第二節(jié)采購計劃管理制度 21一、采購預(yù)算管理制度 21第三節(jié)采購計劃管理表格 23一、采購申請單 23二、生產(chǎn)請購單 23三、設(shè)備采購申請表 24四、物資采購計劃表 25五、訂單采購計劃表 25第三章供應(yīng)商開發(fā)與管理 26第一節(jié)供應(yīng)商開發(fā)與管理崗位職責(zé) 27一、招標(biāo)采購主管崗位職責(zé) 27二、供應(yīng)商管理主管崗位職責(zé) 27三、供應(yīng)商管理工程師崗位職責(zé) 28四、供應(yīng)商開發(fā)專員崗位職責(zé) 29五、供應(yīng)商管理專員崗位職責(zé) 30第二節(jié)供應(yīng)商開發(fā)與管理制度 31一、供應(yīng)商管理制度 31二、供應(yīng)商篩選制度 35第三節(jié)供應(yīng)商開發(fā)與管理表格 37一、供應(yīng)商調(diào)查表 37二、供應(yīng)商篩選表 38三、合格供應(yīng)商列表 39四、供應(yīng)商登記變動申請表 39第四章采購價格、談判與合同管理 40第一節(jié)采購價格、談判與合同管理崗位職責(zé) 41一、采購合同主管崗位職責(zé) 41二、采購詢價專員崗位職責(zé) 41三、采購談判專員崗位職責(zé) 42四、合同管理專員崗位職責(zé) 43第二節(jié)采購價格、談判與合同管理制度 44一、采購合同管理制度 44第三節(jié)采購價格、談判與合同管理表格 47一、詢價單 47二、采購詢價記錄表 48三、采購談判計劃表 48四、采購談判記錄表 49五、合同簽訂審批單 49六、合同信息統(tǒng)計表 50第五章采購進(jìn)度控制 51第一節(jié)采購進(jìn)度控制崗位職責(zé) 52一、采購進(jìn)度控制主管崗位職責(zé) 52二、采購跟單員崗位職責(zé) 53第二節(jié)采購進(jìn)度控制管理制度 54一、采購進(jìn)度控制制度 54第三節(jié)采購進(jìn)度控制管理表格 55一、采購訂單 55二、采購進(jìn)度控制表 56三、采購物資跟催表 56第六章采購質(zhì)量控制 57第一節(jié)采購質(zhì)量控制崗位職責(zé) 58一、采購質(zhì)量控制主管崗位職責(zé) 58二、采購檢驗專員崗位職責(zé) 58第二節(jié)采購質(zhì)量控制管理制度 59一、采購物資檢驗制度 59第三節(jié)采購質(zhì)量控制管理表格 63一、采購檢驗報告 63二、采購質(zhì)量控制表 63第七章采購結(jié)算管理 65第一節(jié)采購結(jié)算崗位職責(zé) 66一、采購結(jié)算主管崗位職責(zé) 66二、采購結(jié)算專員崗位職責(zé) 66第二節(jié)采購結(jié)算管理制度 67一、采購結(jié)算付款管理制度 67第三節(jié)采購結(jié)算管理表格 70一、預(yù)付申請表 70二、付款申請表 70三、采購付款進(jìn)程表 71四、采購支出證明表 71五、采購結(jié)算清款表 71第八章采購成本控制 72第一節(jié)采購成本控制崗位職責(zé) 73一、采購成本控制主管崗位職責(zé) 73二、采購成本控制專員崗位職責(zé) 73第二節(jié)采購成本控制管理制度 74一、采購成本控制制度 74第三節(jié)采購成本控制管理表格 77一、采購實施記錄表 77二、采購付款申請表 78三、采購成本匯總表 79四、成本差異匯總表 79五、采購成本比較表 80第九章采購績效管理 81第一節(jié)采購績效管理崗位職責(zé) 82一、采購績效主管崗位職責(zé) 82二、采購績效專員崗位職責(zé) 83第二節(jié)采購績效管理制度 83一、采購績效考核制度 83二、采購人員行為規(guī)范 87第三節(jié)采購績效管理表格 89一、采購績效考核表 89二、采購績效改進(jìn)表 90三、采購績效獎懲表 90第一章采購部組織結(jié)構(gòu)與責(zé)權(quán)第一節(jié)采購部職能與組織結(jié)構(gòu)一、采購部職能采購部由企業(yè)采購系統(tǒng)最高負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)，在相關(guān)職能部門的配合協(xié)助下，嚴(yán)格制定并執(zhí)行采購制度與采購工作流程，確保企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營活動順利進(jìn)行。采購部在企業(yè)中行使下列職能。（一）建立采購部組織結(jié)合企業(yè)實際情況和發(fā)展需求，建立健全采購部的組織結(jié)構(gòu)設(shè)計，明確職責(zé)分工，優(yōu)化人員配置，提高采購工作績效。（二）建立健全采購管理制度體系根據(jù)企業(yè)管理要求及部門任務(wù)，制定并嚴(yán)格執(zhí)行采購規(guī)章制度，規(guī)范采購作業(yè)。（三）采購計劃管理在調(diào)查和分析采購需求的基礎(chǔ)上進(jìn)行采購決策，編制采購計劃與采購預(yù)算，指導(dǎo)采購活動。（四）供應(yīng)商管理根據(jù)采購計劃進(jìn)行市場調(diào)研，選擇、評審、考核供應(yīng)商，建立并完善供應(yīng)商檔案。（五）采購價格管理建立并更新重要物資及常備物資的價格檔案，指導(dǎo)采購作業(yè)與價格談判，提高采購績效。（六）采購合同管理組織合同評審，簽訂采購合同，建立采購合同臺賬并分類管理，監(jiān)督合同的執(zhí)行。（七）采購進(jìn)度控制監(jiān)督采購合同簽訂與執(zhí)行，開展采購跟單與催貨工作并進(jìn)行交期管理，嚴(yán)格控制采購進(jìn)度，確保供應(yīng)及時。（八）采購質(zhì)量控制建立采購認(rèn)證體系，對供應(yīng)商及采購物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗、認(rèn)證，確保采購物資符合企業(yè)要求。（九）采購成本控制嚴(yán)格執(zhí)行采購預(yù)算，監(jiān)督采購詢價、議價、訂購過程費用的使用情況，開展成本分析，有效控制采購成本。（十）采購績效管理定期對部門采購作業(yè)及各采購人員進(jìn)行績效考核，并根據(jù)采購結(jié)果實施獎懲，分析采購過程中的薄弱環(huán)節(jié)與問題，制訂改進(jìn)計劃，提高采購績效。二、采購部組織結(jié)構(gòu)不同的企業(yè)，其采購部職位設(shè)置也不同。企業(yè)為確保采購職能的實現(xiàn)，在設(shè)計采購部組織結(jié)構(gòu)時，須充分考慮、分析采購需求，生產(chǎn)經(jīng)營的規(guī)模與發(fā)展規(guī)劃，內(nèi)外部環(huán)境，管理水平，供應(yīng)市場結(jié)構(gòu)，物資價格彈性，產(chǎn)品技術(shù)，客戶需求等方面的影響，確保采購組織的高效性、靈活性。（一）按企業(yè)規(guī)模設(shè)計采購部組織結(jié)構(gòu)1.中小型企業(yè)采購部組織結(jié)構(gòu)中小型企業(yè)采購部組織結(jié)構(gòu)如圖1.1所示。采購部經(jīng)理采購專員采購部經(jīng)理采購專員采購專員圖1-1中小型企業(yè)采購部組織結(jié)構(gòu)示例2．大型企業(yè)采購部組織結(jié)構(gòu)大型企業(yè)采購部組織結(jié)構(gòu)如圖1-2所示。采購總監(jiān)采購計劃主管采購總監(jiān)采購計劃主管采購辦公室采購計劃專員采購預(yù)算專員采購專員A采購主管采購合同主管采購專員B采購合同專員采購結(jié)算專員文員供應(yīng)商質(zhì)量專員采購成本控制專員采購部經(jīng)理經(jīng)理助理圖1-2大型企業(yè)采購部組織結(jié)構(gòu)示例（二）按職能設(shè)計的采購部組織結(jié)構(gòu)根據(jù)采購過程中的職能不同，采購部的組織結(jié)構(gòu)如圖1-3所示。采購部經(jīng)理采購質(zhì)量主管采購部經(jīng)理采購質(zhì)量主管采購結(jié)算主管采購成本控制主管采購績效主管采購檢驗專員采購結(jié)算專員采購成本分析專員采購績效專員采購總監(jiān)供應(yīng)商管理主管管采購合同主管計劃專員預(yù)算專員供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)專員采購合同管理專員采購計劃主管進(jìn)度控制主管采購跟單員總監(jiān)助理圖1-3按職能分工設(shè)計的采購部組織結(jié)構(gòu)示例（三）按專業(yè)分工劃分的采購部組織結(jié)構(gòu)若按采購過程中的專業(yè)分工來劃分，采購部的組織結(jié)構(gòu)如圖1-4所示。采購部經(jīng)理采購助理采購部經(jīng)理采購助理來源開發(fā)專員詢價專員比價議標(biāo)專員決標(biāo)簽約專員履約專員圖1-4按專業(yè)分工設(shè)計的采購部組織結(jié)構(gòu)示例（四）按采購物資類別設(shè)計的采購部組織結(jié)構(gòu)按所采購的物資類別來設(shè)計，采購部的組織結(jié)構(gòu)如圖1-5所示。一般物料組采購主管一般物料組采購主管采購員A采購部經(jīng)理采購助理采購員B采購員A采購員B零部件組采購主管采購員A采購員B機器設(shè)備組采購主管主要原料組采購主管采購員A采購員B圖1-5按采購物資類別設(shè)計的采購部組織結(jié)構(gòu)圖示例（五）按采購地區(qū)設(shè)計的采購部組織結(jié)構(gòu)按采購地區(qū)的不同來設(shè)計，采購部的組織結(jié)構(gòu)如圖1-6所示。國內(nèi)采購經(jīng)理國際采購經(jīng)理國內(nèi)采購經(jīng)理國際采購經(jīng)理總監(jiān)助理內(nèi)勤A區(qū)采購主管B區(qū)采購主管內(nèi)勤亞洲區(qū)采購主管歐美區(qū)采購主管采購專員采購總監(jiān)采購專員國際采購專員國際采購專員圖1-6按采購地區(qū)設(shè)計的采購部組織結(jié)構(gòu)示例（六）按采購渠道設(shè)計的采購部組織結(jié)構(gòu)按采購渠道的不同來設(shè)計，采購部組織結(jié)構(gòu)如圖1-7所示。采購部經(jīng)理采購助理采購部經(jīng)理采購助理采購總監(jiān)網(wǎng)絡(luò)采購主管駐廠采購主管市場采購主管駐廠采購專員網(wǎng)絡(luò)采購專員市場采購專員圖1-7按采購渠道設(shè)計的采購部組織結(jié)構(gòu)示例（七）按行業(yè)設(shè)計的采購部組織結(jié)構(gòu)1．超市采購部組織結(jié)構(gòu)超市采購部的組織結(jié)構(gòu)如圖1-8所示。采購總監(jiān)采購辦公室采購總監(jiān)采購辦公室核算員數(shù)據(jù)分析員錄入專員采購合同管理專員家居百貨采購經(jīng)理食品采購經(jīng)理生鮮采購經(jīng)理買手里手排面員總監(jiān)助理A類產(chǎn)品采購主管B類產(chǎn)品采購主管C類產(chǎn)品采購主管D類產(chǎn)品采購主管魚類采購組肉類采購組蔬菜類采購組熟食類采購組面包類采購組圖1-8超市采購部組織結(jié)構(gòu)示例2．酒店、賓館采購部組織結(jié)構(gòu)酒店、賓館采購部的組織結(jié)構(gòu)一般如圖1-9所示。采購部經(jīng)理采購副經(jīng)理采購部經(jīng)理采購副經(jīng)理采購主管收貨主管倉儲主管辦公室采購專員A采購專員B收貨專員A收貨專員B倉儲專員A倉儲專員B統(tǒng)計員報關(guān)員文員圖1-9酒店、賓館采購部組織結(jié)構(gòu)示例3．工程項目采購部組織結(jié)構(gòu)房地產(chǎn)、建筑施工企業(yè)的工程項目采購包括項目承包、分包招標(biāo)采購和工程材料采購。同時，工程項目采購可分為企業(yè)統(tǒng)一采購、項目采購、統(tǒng)一采購與項目采購相結(jié)合三種采購方式，工程項目采購部的組織結(jié)構(gòu)如圖1-10所示。工程項目總監(jiān)工程項目招標(biāo)采購經(jīng)理工程項目總監(jiān)工程項目招標(biāo)采購經(jīng)理工程材料采購經(jīng)理項目經(jīng)理招標(biāo)采購主管招標(biāo)采購專員招標(biāo)采購文員材料采購主管材料采購專員A材料采購專員B材料設(shè)備經(jīng)理項目采購主管材料采購專員A材料采購專員B圖1-10工程項目采購部組織結(jié)構(gòu)示例第二節(jié)采購部責(zé)權(quán)一、采購部職責(zé)（一）生產(chǎn)制造企業(yè)采購部職責(zé)從生產(chǎn)制造企業(yè)全面質(zhì)量管理的角度來看，采購部承擔(dān)的職責(zé)始于接請購單之前，并延至填寫訂單之后，包括審核采購申請、采購談判、采購議價、訂貨、驗收、退貨等。其崗位職責(zé)如圖1-11所述。職責(zé)1職責(zé)1根據(jù)生產(chǎn)計劃和安全庫存編制不同時期的物資采購計劃，經(jīng)批準(zhǔn)后實施編制采購預(yù)算，經(jīng)批準(zhǔn)后實施審查各類請購申請，核查采購的必要性、請購規(guī)格與數(shù)量是否恰當(dāng)收集、整理供應(yīng)商資料，建立供應(yīng)商管理檔案，定期評估供應(yīng)商做好物料消耗分析，在保證生產(chǎn)及經(jīng)營需要的前提下降低資金占用，減少庫存收集市場的價格信息，利用各種途徑降低成本，完成采購成本控制指標(biāo)實施采購活動，包括詢價、比價、議價、簽訂合同、下訂單、跟單、催貨、結(jié)算等做好市場供求信息及價格調(diào)查，實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)采購，確保生產(chǎn)及經(jīng)營活動的需要職責(zé)2職責(zé)3職責(zé)4職責(zé)5職責(zé)6職責(zé)7職責(zé)8負(fù)責(zé)國外采購的進(jìn)口許可申請、結(jié)匯、公證、保險、運輸及報關(guān)等事務(wù)的處理工作其他相關(guān)職責(zé)職責(zé)9職責(zé)10圖1-11生產(chǎn)制造企業(yè)采購部職責(zé)（二）商場、超市采購部職責(zé)對商場、超市而言，采購部主要負(fù)責(zé)新商品、新項目的開發(fā)和引進(jìn)，商品的補充、退換以及商品資料的維護(hù)工作。其具體職責(zé)如圖1-12所述。職責(zé)1職責(zé)1確定商品定位取向，開發(fā)引進(jìn)適銷商品通過市場調(diào)研，把握市場動態(tài)，及時調(diào)整商品結(jié)構(gòu)確定、調(diào)整商品在店內(nèi)的陳列位置，增強商品的陳列效果根據(jù)市場需要，組織、審核并落實商品促銷活動，跟蹤促銷效果，提高市場競爭力管理采購部駐店人員，加強與各分店的溝通與協(xié)調(diào)，及時傳遞和反饋信息根據(jù)季節(jié)和促銷需要對商品進(jìn)行組合、加工、拆分，提高商品適銷性跟蹤分店銷售情況及配送中心配送信息，及時補充貨源及時處理滯銷、損壞的商品職責(zé)2職責(zé)3職責(zé)4職責(zé)5職責(zé)6職責(zé)7職責(zé)8負(fù)責(zé)商品資料的維護(hù)工作，保證商品資料信息的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)采購部與分店、配送中心以及供應(yīng)商之間的信息溝通工作職責(zé)9職責(zé)10跟蹤分析商品銷售數(shù)據(jù)，為業(yè)務(wù)決策提供依據(jù)負(fù)責(zé)商品采購合同檔案管理工作職責(zé)11職責(zé)12其他相關(guān)職責(zé)職責(zé)13圖1-12商場、超市采購部職責(zé)二、采購部權(quán)力采購部的權(quán)力如圖1-13所示。權(quán)力1權(quán)力1建立采購部規(guī)章制度，并對公司的發(fā)展、規(guī)劃提出建議設(shè)定采購方式、支配額度內(nèi)資金代表公司選擇、評估、確定合格的供應(yīng)商在計劃范圍內(nèi)，代表公司對外簽署采購合同在不影響公司正常經(jīng)營的情況下，有對外進(jìn)行物資調(diào)配的權(quán)力有處理公司廢舊物資、損壞物資的權(quán)力對于不合格的供應(yīng)商，有索賠、解除供應(yīng)關(guān)系的權(quán)力對請購方式、手續(xù)權(quán)限、進(jìn)度控制有監(jiān)督權(quán)權(quán)力2權(quán)力3權(quán)力4權(quán)力5權(quán)力6權(quán)力7權(quán)力8對本部門員工的獎懲、職位調(diào)動、晉級及工作任務(wù)的重新分配有建議權(quán)其他相關(guān)權(quán)力權(quán)力9權(quán)力10圖1-13采購部權(quán)力第三節(jié)采購部管理崗位職責(zé)一、采購總監(jiān)崗位職責(zé)采購總監(jiān)的主要工作是全面主持企業(yè)采購工作，規(guī)劃、指導(dǎo)和協(xié)調(diào)企業(yè)所需物資及相關(guān)服務(wù)的采購，確保物資供應(yīng)及時，所采購物資質(zhì)量達(dá)標(biāo)，降低采購成本。采購總監(jiān)的崗位職責(zé)如圖1-14所示。職責(zé)1職責(zé)1參與企業(yè)規(guī)劃目標(biāo)、規(guī)章制度、重點工作計劃的制訂，并組織貫徹執(zhí)行根據(jù)企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)制訂采購戰(zhàn)略規(guī)劃，為重大采購決策提供建議和信息支持組織制定采購部相關(guān)規(guī)章制度、工作規(guī)范和工作計劃，并監(jiān)督、檢查執(zhí)行情況審核采購工作計劃的制訂、分解、實施及考核，并準(zhǔn)確傳達(dá)和執(zhí)行企業(yè)的指導(dǎo)精神組織建立物資采購的供應(yīng)系統(tǒng)，多方面開拓供應(yīng)渠道，并對供應(yīng)商進(jìn)行管理指導(dǎo)、監(jiān)督、考核部門人員，根據(jù)工作需要提出人事調(diào)整建議，控制部門人事費用和人員編制匯總、審核下級上報的月度預(yù)算，并參加企業(yè)月度預(yù)算分析和平衡會議審查部門預(yù)算外的臨時性采購需求，審核臨時采購計劃，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行職責(zé)2職責(zé)3職責(zé)4職責(zé)5職責(zé)6職責(zé)7職責(zé)8完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作職責(zé)9圖1-14采購總監(jiān)崗位職責(zé)二、采購部經(jīng)理崗位職責(zé)采購部經(jīng)理主要負(fù)責(zé)企業(yè)所需物資的采購及采購部的日常管理工作，其崗位職責(zé)如圖1-15所示。職責(zé)1職責(zé)1執(zhí)行采購戰(zhàn)略，制定并完善采購部門的規(guī)章制度，經(jīng)采購總監(jiān)審批后執(zhí)行根據(jù)企業(yè)經(jīng)營計劃，制訂物資采購計劃與采購預(yù)算，以滿足經(jīng)營活動的需要，降低庫存成本監(jiān)督并參與大批量訂貨業(yè)務(wù)的洽談工作，監(jiān)督采購合同的執(zhí)行和落實情況參與開發(fā)、選擇、處理與考核供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案管理制度，對不合格供應(yīng)商進(jìn)行處理負(fù)責(zé)采購進(jìn)度控制，指導(dǎo)監(jiān)督跟單、催貨工作，進(jìn)行采購交期管理，確保采購及時審核年度、季度、月度需求計劃，統(tǒng)一采購，減少開支，提高資金運營效率組織對采購物資的國內(nèi)外市場行情進(jìn)行跟蹤，負(fù)責(zé)采購價格的控制工作，并預(yù)測價格變化趨勢主持采購招標(biāo)、合同評審工作，簽訂采購合同，監(jiān)督執(zhí)行情況，建立合同臺賬職責(zé)2職責(zé)3職責(zé)4職責(zé)5職責(zé)6職責(zé)7職責(zé)8負(fù)責(zé)采購物資的廢料、質(zhì)量事故的預(yù)防與處理工作，定期編制采購報告并呈上級領(lǐng)導(dǎo)審閱負(fù)責(zé)進(jìn)行緊急采購，參與采購物資的驗收，出現(xiàn)問題及時與供應(yīng)商聯(lián)系，協(xié)商處理辦法職責(zé)9職責(zé)10負(fù)責(zé)采購人員的績效、培訓(xùn)等管理工作負(fù)責(zé)本部門的日常管理以及和與其他部門間的協(xié)調(diào)工作完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)負(fù)責(zé)本部門的日常管理以及和與其他部門間的協(xié)調(diào)工作完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)職責(zé)11職責(zé)12職責(zé)13圖1-15采購部經(jīng)理崗位職責(zé)三、采購主管崗位職責(zé)采購主管的崗位職責(zé)是協(xié)助采購部經(jīng)理完成采購管理及部門管理等工作，具體如圖1-16所示。分派、指導(dǎo)、監(jiān)督采購人員的日常工作編制單項物資的采購計劃，并監(jiān)督實施分派、指導(dǎo)、監(jiān)督采購人員的日常工作編制單項物資的采購計劃，并監(jiān)督實施在采購部經(jīng)理的指導(dǎo)下，參與編制采購預(yù)算，并控制采購費用協(xié)助采購稽核員規(guī)范采購政策和行為，確保公司利益制作物資入庫相關(guān)單據(jù)，積極配合倉儲部保質(zhì)、保量地完成采購貨物的入庫參與供應(yīng)商信息的分析以及供應(yīng)商的選擇與評估工作簽訂和送審小額采購合同職責(zé)1職責(zé)2職責(zé)3職責(zé)4職責(zé)5職責(zé)6職責(zé)7編制單項采購活動的分析總結(jié)報告完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作職責(zé)8職責(zé)9圖1-16采購主管崗位職責(zé)四、采購稽核員崗位職責(zé)采購稽核員的崗位職責(zé)是負(fù)責(zé)稽核采購人員及其采購行為，以確保采購人員的行為符合公司規(guī)范，具體如圖1-17所示。職責(zé)1職責(zé)1對采購管理制度、采購人員行為規(guī)范及采購流程等內(nèi)控程度進(jìn)行稽核對采購需求合理性、產(chǎn)品與服務(wù)價格進(jìn)行稽核對供應(yīng)商選擇與評審、采購價格談判進(jìn)行稽核檢查招標(biāo)、比價、議價等各種方式的決定是否依據(jù)相關(guān)規(guī)定辦理完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作審核合同內(nèi)容是否合法并檢查合同的執(zhí)行情況對采購物資的質(zhì)量與數(shù)量進(jìn)行稽核職責(zé)2職責(zé)3職責(zé)4職責(zé)5職責(zé)6職責(zé)7圖1-17采購稽核員崗位職責(zé)第二章采購計劃管理第一節(jié)采購計劃崗位職責(zé)一、采購計劃主管崗位職責(zé)采購計劃主管在采購經(jīng)理的指導(dǎo)下全面管理企業(yè)的采購計劃，組織編制采購計劃和采購預(yù)算，并對其執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營活動順利、有序地進(jìn)行。采購計劃主管的崗位職責(zé)如圖2-1所示。職責(zé)1職責(zé)1根據(jù)企業(yè)經(jīng)營發(fā)展戰(zhàn)略及生產(chǎn)銷售計劃，組織制訂年度、季度、月度采購總體計劃與預(yù)算匯總企業(yè)物資材料的月度申購計劃，結(jié)合年度計劃，制訂詳細(xì)的月度采購計劃組織編制采購預(yù)算，交財務(wù)部審核后監(jiān)督其執(zhí)行情況監(jiān)控采購計劃的執(zhí)行并協(xié)調(diào)采購進(jìn)度，組織編制增補計劃或臨時計劃實時掌握物資材料的庫存情況，對所訂購的物資從訂購至到貨實行全程跟蹤平衡采購計劃，并根據(jù)生產(chǎn)、銷售的實際情況隨時調(diào)整采購供貨期監(jiān)控庫存變化，及時補充庫存，使庫存維持合理的結(jié)構(gòu)及數(shù)量水平職責(zé)2職責(zé)3職責(zé)4職責(zé)5職責(zé)6職責(zé)7深入了解市場的競爭態(tài)勢，多方收集供應(yīng)商信息，不斷拓寬供貨渠道定期向采購經(jīng)理匯報采購計劃的執(zhí)行情況及存在的問題職責(zé)8職責(zé)9完成領(lǐng)導(dǎo)交付的其他工作職責(zé)10圖2-1采購計劃主管崗位職責(zé)二、采購計劃專員崗位職責(zé)采購計劃專員的崗位職責(zé)是協(xié)助采購計劃主管編制采購計劃，具體如圖2-2所示。職責(zé)2職責(zé)2分析原材料、零部件歷史消耗數(shù)據(jù)，依據(jù)生產(chǎn)計劃編制物料需求計劃依據(jù)物資需求計劃和物資的庫存情況編制各階段采購計劃對非計劃備貨物資，根據(jù)訂單要求編制臨時采購計劃，以滿足供貨要求完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作職責(zé)3職責(zé)4職責(zé)5參與編制企業(yè)物資采購計劃，并監(jiān)督實施職責(zé)1圖2-2采購計劃專員崗位職責(zé)三、采購預(yù)算專員崗位職責(zé)采購預(yù)算專員的崗位職責(zé)是協(xié)助采購計劃主管編制采購預(yù)算，并監(jiān)督預(yù)算的執(zhí)行情況，具體如圖2-3所示。職責(zé)1職責(zé)1協(xié)助采購計劃主管編制企業(yè)年度采購預(yù)算方案并報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批協(xié)助采購計劃主管監(jiān)督采購預(yù)算的執(zhí)行情況根據(jù)采購需求的變化情況，提出采購預(yù)算修正案，層層上報對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析和報告完成上級領(lǐng)導(dǎo)交付的其他工作職責(zé)2職責(zé)3職責(zé)4職責(zé)5圖2-3采購預(yù)算專員崗位職責(zé)第二節(jié)采購計劃管理制度一、采購預(yù)算管理制度下面是某企業(yè)采購預(yù)算管理制度，供讀者參考。制度名稱采購預(yù)算管理制度編號執(zhí)行部門第1章總則第1條目的為加強對公司采購預(yù)算的管理，有效控制采購成本，特制定本制度。第2條適用范圍本公司采購預(yù)算管理工作，除另有規(guī)定外，悉按本制度的規(guī)定處理。第3條職責(zé)1采購部負(fù)責(zé)根據(jù)采購計劃編制采購預(yù)算，并嚴(yán)格執(zhí)行。2財務(wù)部協(xié)助采購部制訂采購預(yù)算，整合公司整體預(yù)算，并監(jiān)督采購預(yù)算的執(zhí)行情況。3公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批采購預(yù)算。第2章采購預(yù)算的編制第4條編制采購預(yù)算的目標(biāo)1采購部憑采購預(yù)算進(jìn)行采購，控制采購費用的支出。2方便財務(wù)部門據(jù)此籌措和安排采購所需的資金，保證資金支付的準(zhǔn)確性與及時性。第5條采購預(yù)算的編制依據(jù)1生產(chǎn)經(jīng)營所需的物資數(shù)量。2預(yù)計的物資期末庫存量。3本期計劃末結(jié)轉(zhuǎn)庫存量。結(jié)轉(zhuǎn)庫存量由倉儲部和采購部根據(jù)各種物資的安全庫存量和提前采購期進(jìn)行確認(rèn)。4物資計劃價格。物資計劃價格由采購部根據(jù)物資的當(dāng)前價格，結(jié)合可能影響物資價格變化的因素進(jìn)行確定。第6條在編制采購預(yù)算時，相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)充分考慮以下五項影響采購預(yù)算的因素。1采購環(huán)境。2公司銷售計劃。3物資使用清單。4存量管制卡。5物料標(biāo)準(zhǔn)成本的設(shè)定。第7條采購部須根據(jù)物資采購的具體內(nèi)容，選擇合適的采購預(yù)算方法，如固定預(yù)算、彈性預(yù)算、滾動預(yù)算、增量預(yù)算、零基預(yù)算和定期預(yù)算等。第8條采購部應(yīng)采用目標(biāo)數(shù)據(jù)與歷史數(shù)據(jù)相結(jié)合的方法確定預(yù)算數(shù)，并據(jù)此編制采購預(yù)算草案，報財務(wù)部審核。第9條采購部應(yīng)與財務(wù)部進(jìn)行協(xié)商，在充分考慮到公司的現(xiàn)實狀況、市場狀況和公司預(yù)算整體的基礎(chǔ)上，綜合平衡采購預(yù)算草案。第10條采購部應(yīng)根據(jù)平衡過的采購計劃草案編制正式的采購預(yù)算，并報主管副總與總經(jīng)理審批。第11條在編制采購預(yù)算的過程中，采購部必須對預(yù)算留有適當(dāng)?shù)挠嗔?，以?yīng)付可能出現(xiàn)的緊急采購情況。第3章采購預(yù)算的執(zhí)行與調(diào)整第12條采購預(yù)算的執(zhí)行1經(jīng)核定的分期采購預(yù)算，當(dāng)期未動用的，不得保留；如確有需要，下期補辦相關(guān)手續(xù)。2未列入預(yù)算的緊急采購，由使用部門領(lǐng)用后，補辦追加相關(guān)手續(xù)。3采購預(yù)算由使用部門嚴(yán)格執(zhí)行，其他部門予以監(jiān)督。第13條預(yù)算外的采購行為必須經(jīng)采購部經(jīng)理、主管副總、總經(jīng)理逐級審批后方可執(zhí)行，否則必須按采購預(yù)算相關(guān)內(nèi)容辦理采購。第14條遇有下列情況之一者，采購預(yù)算需要進(jìn)行調(diào)整。1公司經(jīng)營方向發(fā)生變更。2受重大自然災(zāi)害的影響。3公司內(nèi)部重大政策調(diào)整。4外界發(fā)生重大事件，如政治經(jīng)濟事件、宏觀政策的調(diào)整等。5市場經(jīng)濟形勢發(fā)生重大變化，導(dǎo)致公司經(jīng)營目標(biāo)需要調(diào)整。第15條采購預(yù)算的調(diào)整審批程序須與編制審批程序保持一致，不得更改。第4章附則第16條本制度自公布之日起執(zhí)行。第17條本制度由采購部負(fù)責(zé)解釋。編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期第三節(jié)采購計劃管理表格一、采購申請單編號：日期：年月日申請部門部門編號項目編號需求時間收貨地址聯(lián)系人聯(lián)系電話申請理由采購對象□固定資產(chǎn)□生產(chǎn)用料□辦公用品（家具、文具）□辦公用品（其他）□低值易耗品□其他采購項目描述名稱規(guī)格用途數(shù)量需求日期預(yù)計單價金額預(yù)算情況年度預(yù)算已用預(yù)算部門可用預(yù)算預(yù)算編號尚余預(yù)算審核財務(wù)部申請人使用部門經(jīng)理預(yù)算負(fù)責(zé)人二、生產(chǎn)請購單編號：日期：年月日請購項目品名規(guī)格料號部門數(shù)量用途說明需要日期預(yù)算編號總經(jīng)理生產(chǎn)部經(jīng)理采購總監(jiān)經(jīng)辦人料別□原料□物料□設(shè)備□零配件□其他交貨情況□一次交貨□分批詢價記錄供應(yīng)商名稱單價總價交貨期及品質(zhì)供應(yīng)商選擇參考資料庫存量可用天數(shù)請購量可用天數(shù)前次購買單價供應(yīng)商總經(jīng)理采購部經(jīng)理主管副總采購專員三、設(shè)備采購申請表序號名稱型號規(guī)格零件編號數(shù)量單位參考單價要求到貨時間購買單價備注12…申請部門經(jīng)辦人備注負(fù)責(zé)人審批意見設(shè)備部經(jīng)理采購部經(jīng)理主管副總總經(jīng)理完成情況訂貨期年月日訂貨人預(yù)計到貨期月日（如在月日前收不到貨，請與訂貨人聯(lián)系）收貨期年月日收貨人數(shù)量型號是否相符有無合格證有無說明書收貨情況簡述供應(yīng)商資料名稱聯(lián)系人地址郵編電話傳真開戶行賬號四、物資采購計劃表編號：填寫日期：年月日物資名稱規(guī)格部門全年采購總量單價金額每月采購計劃1月2月3月……數(shù)量金額數(shù)量金額數(shù)量金額…………批準(zhǔn)日期：年月日審核日期：年月日編制人：五、訂單采購計劃表編號：年月物資名稱品名規(guī)格適用產(chǎn)品上旬中旬下旬庫存量訂購量單號用量單號用量單號用量第三章供應(yīng)商開發(fā)與管理第一節(jié)供應(yīng)商開發(fā)與管理崗位職責(zé)一、招標(biāo)采購主管崗位職責(zé)招標(biāo)采購主管的崗位職責(zé)是在采購部經(jīng)理的指導(dǎo)下全面負(fù)責(zé)招標(biāo)采購的各項工作，建立招標(biāo)采購工作規(guī)范，編制招標(biāo)文件，開展投標(biāo)評審，簽訂招標(biāo)合同等，具體如圖3-1所示。職責(zé)1職責(zé)1參與編制并嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)的招（議）標(biāo)采購管理制度和流程制訂采購招標(biāo)工作計劃并及時組織落實負(fù)責(zé)從邀標(biāo)、資格預(yù)審、考察、標(biāo)書編制、選型封樣、發(fā)標(biāo)、答疑、回標(biāo)，到評標(biāo)、清標(biāo)、議標(biāo)、定標(biāo)等全過程的組織管理工作組織招標(biāo)后合同的談判、起草、評審和簽訂工作，并跟蹤、監(jiān)督合同的執(zhí)行情況協(xié)助進(jìn)口物資采購手續(xù)的辦理及報關(guān)報驗工作參與采購物資驗收，協(xié)助辦理入庫等工作職責(zé)2職責(zé)3職責(zé)4職責(zé)5職責(zé)6嚴(yán)格執(zhí)行招標(biāo)采購預(yù)算，控制采購成本收集、整理、審查供應(yīng)商有關(guān)資料，參與供應(yīng)商及年度合格供應(yīng)商的評價工作，與供應(yīng)商良好關(guān)系完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作職責(zé)7職責(zé)8職責(zé)9圖3-1招標(biāo)采購主管崗位職責(zé)二、供應(yīng)商管理主管崗位職責(zé)供應(yīng)商管理主管的崗位職責(zé)是在采購部經(jīng)理的指導(dǎo)下建立并完善供應(yīng)商管理體系，開展供應(yīng)商的開發(fā)、監(jiān)督、評估、管理工作，協(xié)調(diào)供應(yīng)商關(guān)系，優(yōu)化企業(yè)的供應(yīng)商隊伍，具體如圖3-2所示。職責(zé)1職責(zé)1根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃和年度運營計劃分析資源供應(yīng)市場，制訂并實施供應(yīng)商開發(fā)與管理計劃負(fù)責(zé)定期對供應(yīng)商的技術(shù)能力、質(zhì)量保證能力、生產(chǎn)及交付能力進(jìn)行考察與評估，形成評估報告，經(jīng)審批后傳遞給相關(guān)部門結(jié)合企業(yè)運營需求，建立完善合格的供應(yīng)商資料庫建立、維護(hù)與供應(yīng)商之間的關(guān)系，解決存在的問題協(xié)調(diào)、配合部門內(nèi)部或其他相關(guān)部門的工作負(fù)責(zé)指導(dǎo)、培養(yǎng)、監(jiān)督、考核下屬人員的工作，提高工作效率負(fù)責(zé)企業(yè)采購物資的質(zhì)量監(jiān)控與審核，確保采購行為符合有關(guān)政策法規(guī)和道德規(guī)范參與產(chǎn)品的詢價、比價、議價，負(fù)責(zé)樣品價格的確認(rèn)與維護(hù)工作職責(zé)2職責(zé)3職責(zé)4職責(zé)5職責(zé)6職責(zé)7職責(zé)8完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作職責(zé)9圖3-2供應(yīng)商管理主管崗位職責(zé)三、供應(yīng)商管理工程師崗位職責(zé)供應(yīng)商管理工程師的崗位職責(zé)是具體執(zhí)行供應(yīng)商管理工作，為供應(yīng)商提供質(zhì)量控制幫助，對供應(yīng)商進(jìn)行評估及考核，具體如圖3-3所示。職責(zé)1職責(zé)1建立、健全供應(yīng)商評價體系及標(biāo)準(zhǔn)，對供應(yīng)商進(jìn)行考核了解供應(yīng)商的生產(chǎn)流程和關(guān)鍵控制點，協(xié)助解決生產(chǎn)過程中或質(zhì)量控制方面的問題，避免出現(xiàn)質(zhì)量問題與供應(yīng)商緊密配合，迅速解決供應(yīng)商產(chǎn)品的質(zhì)量、交期問題，并不斷提高采購質(zhì)量對各供應(yīng)商進(jìn)行準(zhǔn)確記錄，定期分析并及時提出相關(guān)問題和改進(jìn)建議完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作對供應(yīng)商進(jìn)行考核評估，并根據(jù)供應(yīng)商的考核結(jié)果進(jìn)行等級管理向本部門或其他部門人員提供相關(guān)的培訓(xùn)支持職責(zé)2職責(zé)3職責(zé)4職責(zé)5職責(zé)6職責(zé)7圖3-3供應(yīng)商管理工程師崗位職責(zé)四、供應(yīng)商開發(fā)專員崗位職責(zé)供應(yīng)商開發(fā)專員的崗位職責(zé)是在供應(yīng)商管理主管的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)供應(yīng)商開發(fā)的日常管理工作，提高企業(yè)對供應(yīng)商的管理能力，具體如圖3-4所示。職責(zé)1職責(zé)1協(xié)助供應(yīng)商管理主管制訂和實施供應(yīng)商開發(fā)計劃負(fù)責(zé)潛在供應(yīng)商的拜訪和評估工作，選擇和推薦潛在供應(yīng)商制定和完善供應(yīng)商開發(fā)流程，并監(jiān)督流程的貫徹執(zhí)行情況協(xié)助產(chǎn)品的詢價、比價、議價，負(fù)責(zé)樣品價格的確認(rèn)及維護(hù)工作完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作參與制定和完善供應(yīng)商開發(fā)管理資料庫參與供應(yīng)商定期評價活動職責(zé)2職責(zé)3職責(zé)4職責(zé)5職責(zé)6職責(zé)7圖3-4供應(yīng)商開發(fā)專員崗位職責(zé)五、供應(yīng)商管理專員崗位職責(zé)供應(yīng)商管理專員的崗位職責(zé)是協(xié)助供應(yīng)商管理主管處理相關(guān)日常事務(wù)，建立并完善供應(yīng)商檔案庫，協(xié)助進(jìn)行供應(yīng)商開發(fā)，維護(hù)與供應(yīng)商的關(guān)系，及時完成上級安排的工作任務(wù)，具體如圖3-5所示。職責(zé)1職責(zé)1負(fù)責(zé)協(xié)助供應(yīng)商管理主管進(jìn)行供應(yīng)商關(guān)系的維護(hù)與拓展工作定期開展市場行情調(diào)查、收集整理市場信息，匯報供應(yīng)商情況及編制分析報告完善供應(yīng)商檔案庫，保證數(shù)據(jù)及時更新和正常使用協(xié)助供應(yīng)商管理主管處理與供應(yīng)商的關(guān)系以及其他日常行政事務(wù)定期檢查采購記錄，檢驗對采購員是否在合格供應(yīng)商處進(jìn)行采購協(xié)助供應(yīng)商管理主管對供應(yīng)商供貨、質(zhì)量、交期和售后服務(wù)工作進(jìn)行監(jiān)督配合供應(yīng)商管理主管利用各種方式及渠道掌握供應(yīng)商及市場動態(tài)職責(zé)2職責(zé)3職責(zé)4職責(zé)5職責(zé)6職責(zé)7協(xié)助供應(yīng)商管理主管拜訪供應(yīng)商及不定期回訪合作的供應(yīng)商職責(zé)8定期對市場進(jìn)行調(diào)查，收集整理市場信息，匯報供應(yīng)商情況及編制分析報告完成上級領(lǐng)導(dǎo)安排的其他工作職責(zé)9職責(zé)10圖3-5供應(yīng)商管理專員崗位職責(zé)第二節(jié)供應(yīng)商開發(fā)與管理制度一、供應(yīng)商管理制度下面是某企業(yè)供應(yīng)商管理制度，供讀者參考。制度名稱供應(yīng)商管理制度編號執(zhí)行部門第1章總則第1條目的選擇合格的供應(yīng)商并對其進(jìn)行持續(xù)監(jiān)視，以確保其能為公司提供合格的產(chǎn)品與服務(wù)。第2條適用范圍本程序適用于給公司提供產(chǎn)品和服務(wù)的所有供應(yīng)商。第3條權(quán)責(zé)1采購部、質(zhì)量管理部、設(shè)計部負(fù)責(zé)對供應(yīng)商進(jìn)行評價。2采購部、質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)對供應(yīng)商進(jìn)行考核。3總經(jīng)理負(fù)責(zé)合格供應(yīng)商的審批工作。第2章合格供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn)第4條評價合格供應(yīng)商公司相關(guān)人員評價合格供應(yīng)商時，應(yīng)按照以下標(biāo)準(zhǔn)綜合考慮。1供應(yīng)商應(yīng)有合法的經(jīng)營許可證，應(yīng)有必要的資金能力。2優(yōu)先選擇按國家（國際）標(biāo)準(zhǔn)建立質(zhì)量體系并已通過認(rèn)證的供應(yīng)商。3對于關(guān)鍵原料，應(yīng)對供應(yīng)商的生產(chǎn)能力與質(zhì)量保證體系進(jìn)行考查，其中包括下列五個方面的要求。（1）進(jìn)料的檢驗是否嚴(yán)格。（2）生產(chǎn)過程的質(zhì)量保證體系是否完善。（3）出廠的檢驗是否符合我方要求。（4）生產(chǎn)的配套設(shè)施、生產(chǎn)環(huán)境、生產(chǎn)設(shè)備是否完好。（5）考察供應(yīng)商的歷史業(yè)績及主要客戶，其產(chǎn)品質(zhì)量應(yīng)長期穩(wěn)定、合格、信譽較高，主要客戶最好是知名的大型企業(yè)。4具有足夠的生產(chǎn)能力，能滿足本公司連續(xù)的需求及進(jìn)一步擴大產(chǎn)量的需要。5能有效處理緊急訂單。6有具體的售后服務(wù)措施，且令人滿意。7同等價格擇其優(yōu)，同等質(zhì)量擇其廉，同價同質(zhì)擇其近。8樣品通過試用且合格。第3章供應(yīng)商的評價程序第5條供應(yīng)商初步評價1質(zhì)量管理部、采購部、設(shè)計部及其他部門視企業(yè)實際需求尋找適合的供應(yīng)商，同時收集多方面的資料，如以質(zhì)量、服務(wù)、交貨期、價格作為篩選的依據(jù)，并要求有合作意向的供應(yīng)商填寫“供應(yīng)商基本資料表”。2采購部對“供應(yīng)商基本資料表”進(jìn)行初步評審，挑選出值得進(jìn)一步評審的供應(yīng)商，召集本部門、質(zhì)量管理部及設(shè)計部門相關(guān)人員對供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場評審。現(xiàn)場評審時使用“供應(yīng)商現(xiàn)場評審表”。3在對供應(yīng)商進(jìn)行初步評審時，采購部須確定采購的物資是否符合政府法律法規(guī)的要求和安全要求，對于有毒品、危險品，應(yīng)要求供應(yīng)商提供相關(guān)證明文件。第6條供應(yīng)商的現(xiàn)場評審1根據(jù)所采購材料對產(chǎn)品質(zhì)量的影響程度，可將采購的物資分為關(guān)鍵、重要、普通材料三個級別，對不同級別實行不同的控制等級。2對于提供關(guān)鍵與重要材料的供應(yīng)商，采購部組織質(zhì)量管理部、設(shè)計部對供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場評審，并由采購部填寫“供應(yīng)商現(xiàn)場評審表”，質(zhì)量管理部、設(shè)計部簽署意見，供應(yīng)商現(xiàn)場評審的合格分?jǐn)?shù)須達(dá)到70分。3對于普通材料的供應(yīng)商，無須進(jìn)行現(xiàn)場評審。第7條《供應(yīng)商質(zhì)量保證協(xié)議》的簽訂1采購部負(fù)責(zé)與重要材料的供應(yīng)商和普通材料供應(yīng)商簽訂《供應(yīng)商質(zhì)量保證協(xié)議》。2《供應(yīng)商質(zhì)量保證協(xié)議》一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為供應(yīng)商提供合格材料的一種契約。第8條提出樣品需求1如公司有樣品需求，由采購部采購人員通知供應(yīng)商送交樣品，質(zhì)量管理部相關(guān)人員需對樣品提出詳細(xì)的技術(shù)質(zhì)量要求，如品名、規(guī)格、包裝方式等。2樣品應(yīng)為供應(yīng)商在正常生產(chǎn)情況下生產(chǎn)出的代表性產(chǎn)品，數(shù)量應(yīng)多于兩件。第9條樣品的質(zhì)檢1樣品在送達(dá)企業(yè)后，由設(shè)計部、質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)完成樣品的材質(zhì)、性能、尺寸、外觀質(zhì)量等方面的檢驗工作，并填寫“樣品檢驗確認(rèn)表”。2經(jīng)確認(rèn)合格的樣品，需在樣件上貼“樣件標(biāo)簽”，并注明合格，標(biāo)識檢驗狀態(tài)。3合格的樣件至少為兩件，一件返還供應(yīng)商，作為供應(yīng)商生產(chǎn)的依據(jù)；一件留在質(zhì)量管理部，作為今后檢驗的依據(jù)。第10條確定合格供應(yīng)商的名單1在“供應(yīng)商基本資料表”、“供應(yīng)商現(xiàn)場評審表”、“供應(yīng)商質(zhì)量保證協(xié)議”和“樣件檢驗確認(rèn)表”四份資料完成后，采購部將供應(yīng)商列入“合格供應(yīng)商名單”，交公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。2原則上一種材料需暫定兩家或兩家以上的合格供應(yīng)商，以供采購時選擇。3對于惟一供應(yīng)商或獨占市場的供應(yīng)商，可直接列入“合格供應(yīng)商名單”。4接單生產(chǎn)時，如果客戶指定供應(yīng)商名單，采購部采購人員必須按顧客提供的供應(yīng)商名單進(jìn)行采購?？蛻籼峁┑墓?yīng)商名單直接列入“合格供應(yīng)商名單”，如需從非客戶提供的供應(yīng)商處采購時，必須事先得到客戶的書面批準(zhǔn)。5適時對供應(yīng)商進(jìn)行考核，并根據(jù)考核結(jié)果修訂“合格供應(yīng)商名單”，刪除不合格供應(yīng)商。修訂后的“合格供應(yīng)商名單”由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)生效。第4章供應(yīng)商的監(jiān)督與考核第11條考核對象供應(yīng)商考核對象為列入“合格供應(yīng)商名單”的所有供應(yīng)商。第12條考核方法公司對供應(yīng)商實行評分分級制度，供應(yīng)商的考核項目包括質(zhì)量、交期、服務(wù)、價格水平等方面的內(nèi)容。第13條考核頻率對關(guān)鍵、重要材料的供應(yīng)商，應(yīng)每月考核一次；對普通材料的供應(yīng)商，則每季度考核一次。第14條考核結(jié)果的處理1考核結(jié)果在90分以上的供應(yīng)商，優(yōu)先采購。2考核結(jié)果在80～89分的供應(yīng)商，要求其對不足部分進(jìn)行整改，并將整改結(jié)果以書面形式提交，供應(yīng)商評價小組對其提交的糾正措施和結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)。3考核結(jié)果在70～79分的供應(yīng)商，要求其對不足部分進(jìn)行整改，并將整改結(jié)果以書面形式提交，供應(yīng)商評價小組對其提交的糾正措施和結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)，并決定是否繼續(xù)采購，或減少采購量。4對考核結(jié)果在69分以下的供應(yīng)商，須從“合格供應(yīng)商名單”中刪除，并終止向其采購。5考核標(biāo)準(zhǔn)和考核結(jié)果由采購人員書面通知供應(yīng)商。第15條對合格供應(yīng)商進(jìn)行交期監(jiān)督采購人員應(yīng)要求供應(yīng)商準(zhǔn)時交貨，同時記錄由供應(yīng)商原因引起的分批發(fā)運造成的超額費用。第16條對合格供應(yīng)商進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)督1質(zhì)量管理部和采購部應(yīng)保存合格供貨方的供貨質(zhì)量記錄，產(chǎn)品不合格時應(yīng)對供應(yīng)商提出警告，連續(xù)兩批產(chǎn)品不合格則暫停采購，另選供應(yīng)商，或待其提高產(chǎn)品質(zhì)量后再行采購。2對于不合格的供應(yīng)商，應(yīng)取消其供貨資格，將其從“合格供應(yīng)商名單”中刪除。第5章供應(yīng)商政策的執(zhí)行、反饋與變更第17條供應(yīng)商政策的執(zhí)行與反饋供應(yīng)商管理相關(guān)部門在接到供應(yīng)商政策執(zhí)行通知書后，須按規(guī)定執(zhí)行，并嚴(yán)格遵守保密制度。在政策執(zhí)行的過程中，若發(fā)現(xiàn)任何問題，應(yīng)立即反饋給采購部。第18條供應(yīng)商政策的臨時性變更1在出現(xiàn)下列情況時，經(jīng)過公司采購總監(jiān)的書面同意后，可對某些供應(yīng)商的政策作臨時性調(diào)整。（1）某供應(yīng)商的發(fā)展戰(zhàn)略或地域銷售政策發(fā)生對公司有利或不利的重大調(diào)整。（2）某供應(yīng)商決定把我公司作為重要客戶。（3）重要供應(yīng)商出現(xiàn)經(jīng)營危機。（4）市場供應(yīng)價格發(fā)生劇烈震蕩，使供應(yīng)風(fēng)險驟然加大，引起供需雙方相應(yīng)做出重大的政策調(diào)整。（5）其他需作臨時性調(diào)整的情況。2臨時性供應(yīng)商等級調(diào)整同樣應(yīng)填寫“供應(yīng)商等級變動申請表”，并在表格右上方注明臨時字樣和調(diào)整時限。3一旦調(diào)整結(jié)束，應(yīng)立即恢復(fù)其原有等級，如仍需繼續(xù)保留臨時等級，需報總經(jīng)理特批，并于該季度在供應(yīng)商評審會議上通過。第6章建立供應(yīng)商質(zhì)量體系第19條對供應(yīng)商質(zhì)量體系的開發(fā)每年由采購部組織供應(yīng)商學(xué)習(xí)質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)，并要求供應(yīng)商制訂質(zhì)量體系推行計劃，通過質(zhì)量體系認(rèn)證。第20條供應(yīng)商質(zhì)量體系的評定1重要、關(guān)鍵材料的供應(yīng)商每年評定一次，普通材料的供應(yīng)商兩年評定一次。2質(zhì)量管理部制訂評定計劃，采取評定小組（物控、開發(fā)、質(zhì)量）現(xiàn)場評定，或供應(yīng)商自我評定的辦法。3按質(zhì)量體系制定“供應(yīng)商質(zhì)量體系評定表”，列明評定內(nèi)容。4如果供應(yīng)商通過了質(zhì)量體系的第二方或第三方認(rèn)證，并提供了認(rèn)證證明資料（證書或報告），可免除評定。第7章附則第21條本制度由采購部制定，采購部負(fù)責(zé)解釋和修訂。第22條本制度報總經(jīng)理審批后，自頒布之日起執(zhí)行。編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期二、供應(yīng)商篩選制度下面是某企業(yè)供應(yīng)商篩選制度，供讀者參考。制度名稱供應(yīng)商篩選制度編號執(zhí)行部門第1章總則第1條目的為保證采購物資能滿足公司要求，以及有效評價物資供應(yīng)商的資質(zhì)和能力，加強對供應(yīng)商的管理，特制定本制度。第2條適用范圍本制度適用于為公司提供產(chǎn)品或服務(wù)的所有供應(yīng)商。第3條權(quán)責(zé)1采購部、質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)供應(yīng)商的篩選與考核工作。2總經(jīng)理負(fù)責(zé)對相關(guān)部門選擇的供應(yīng)商進(jìn)行審批。第2章供應(yīng)商信息收集與調(diào)查第4條供應(yīng)商信息收集與調(diào)查由公司采購部負(fù)責(zé)，其他相關(guān)部門予以配合。第5條供應(yīng)商調(diào)查的內(nèi)容1材料供應(yīng)狀況。2材料品質(zhì)狀況。3專業(yè)技術(shù)能力。4機器設(shè)備狀況。5管理水平。6財務(wù)及信用狀況。第6條凡與公司建立供應(yīng)關(guān)系，且符合條件的供應(yīng)商，均應(yīng)填寫“供應(yīng)商調(diào)查表”，作為公司選擇和評估供應(yīng)商的參考依據(jù)。第7條若供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營條件發(fā)生變化，公司應(yīng)要求供應(yīng)商及時對“供應(yīng)商調(diào)查表”進(jìn)行修改和補充。第8條采購部應(yīng)組織相關(guān)人員隨時調(diào)查供應(yīng)商的動態(tài)及產(chǎn)品質(zhì)量，“供應(yīng)商調(diào)查表”須每年復(fù)查一次，以了解供應(yīng)商的動態(tài)，同時依變動情況更新原有資料內(nèi)容。第9條供應(yīng)商信息收集的方式可以采用問卷調(diào)查、實地考察、委托驗證等不同的方法。第3章供應(yīng)商評審管理第10條成立評審小組評審小組的成員可以由采購部、生產(chǎn)部、質(zhì)量管理部、財務(wù)部及其他相關(guān)部門人員組成。第11條供應(yīng)商評審管理1對供應(yīng)商的評審主要從供應(yīng)商的一般經(jīng)營狀況、供應(yīng)能力、技術(shù)能力、品質(zhì)能力等方面進(jìn)行。2對于臨時采購的供應(yīng)商，采購部應(yīng)對供應(yīng)商的經(jīng)營資格進(jìn)行審核，并報采購部經(jīng)理審批。3對于長期采購的供應(yīng)商，采購部應(yīng)對其經(jīng)營資格、信譽、服務(wù)、采購標(biāo)的、質(zhì)量等進(jìn)行審核，并予審核通過后認(rèn)定其合格供應(yīng)商資格，報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。采購部應(yīng)對合格供應(yīng)商每年進(jìn)行一次復(fù)審。4對于正在合作的長期采購供應(yīng)商，采購部應(yīng)至少每季度對其進(jìn)行一次考評，并根據(jù)考評結(jié)果分配下期的采購比例，由采購部經(jīng)理審核，報采購副總審批。供應(yīng)商名錄應(yīng)不斷更新并注意發(fā)展增加供應(yīng)商。第4章供應(yīng)商檔案管理第12條采購部負(fù)責(zé)建立供應(yīng)商檔案，使用部門予以配合，對每個選定的供應(yīng)商必須有詳盡的供應(yīng)商檔案。第13條供應(yīng)商檔案由采購部指定人員負(fù)責(zé)管理，未經(jīng)采購部經(jīng)理允許，不得隨便查閱。第14條供應(yīng)商檔案包括供應(yīng)商調(diào)查表，供應(yīng)商審批表，供應(yīng)商質(zhì)量檔案，供應(yīng)商所提供的合格證明、價格表及相關(guān)資料等。第5章附則第15條本制度由采購部、質(zhì)量管理部、人力資源部聯(lián)合制定，相關(guān)內(nèi)容分別由相關(guān)負(fù)責(zé)人解釋和修訂。第16條本制度報總經(jīng)理審批后，自頒布之日起執(zhí)行。編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期第三節(jié)供應(yīng)商開發(fā)與管理表格一、供應(yīng)商調(diào)查表編號：供應(yīng)商基本信息公司名稱廠址成立日期占地面積企業(yè)性質(zhì)負(fù)責(zé)人聯(lián)系人電話傳真E-mail公司網(wǎng)址生產(chǎn)技術(shù)設(shè)備信息主要產(chǎn)品及用途檢測儀器校對情況主要生產(chǎn)線設(shè)計開發(fā)能力正常生產(chǎn)能力/月最大生產(chǎn)能力/月正常交貨周期最短交貨期及說明產(chǎn)品信息主要產(chǎn)品及原材料產(chǎn)品介紹產(chǎn)品遵守標(biāo)準(zhǔn)□國際標(biāo)準(zhǔn)□國家標(biāo)準(zhǔn)□行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)□企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品認(rèn)證情況產(chǎn)品銷售區(qū)域人員信息公司總體職工數(shù)管理人員技術(shù)人員數(shù)質(zhì)量管理部人數(shù)財務(wù)信息固定資產(chǎn)凈值營運資金資產(chǎn)負(fù)債率短期負(fù)債銀行信用等級調(diào)查日期年月日調(diào)查人部門主管簽字填表人：二、供應(yīng)商篩選表編號：篩選日期：年月日采購項目篩選供應(yīng)商數(shù)量篩選人員供應(yīng)商名稱生產(chǎn)技術(shù)設(shè)備情況產(chǎn)品質(zhì)量服務(wù)水平認(rèn)證水平管理水平優(yōu)良差優(yōu)良差優(yōu)良差優(yōu)良差優(yōu)良差優(yōu)良差篩選結(jié)果篩選總結(jié)總經(jīng)理意見日期：年月日三、合格供應(yīng)商列表日期：年月日序號供應(yīng)商編號供應(yīng)商名稱聯(lián)系方式供應(yīng)物資最后復(fù)查時間備注確認(rèn)：審核：填表：四、供應(yīng)商登記變動申請表編號：日期：年月日供應(yīng)商名稱編號供應(yīng)產(chǎn)品名稱數(shù)量金額年供貨量重要程度備注變動原因申請變動原因申請變動依據(jù)申請人采購部經(jīng)理采購總監(jiān)總經(jīng)理第四章采購價格、談判與合同管理第一節(jié)采購價格、談判與合同管理崗位職責(zé)一、采購合同主管崗位職責(zé)采購合同主管全面負(fù)責(zé)采購合同的管理，開展采購談判，擬訂采購合同，監(jiān)督采購合同的執(zhí)行情況等，為采購工作的順利實施提供保障。采購合同主管的崗位職責(zé)如圖4-1所示。職責(zé)1職責(zé)1協(xié)助采購部經(jīng)理建立采購價格和合同管理體系，為實施采購建立執(zhí)行、控制機制組織制定企業(yè)采購合同管理制度、采購價格管理制度以及談判制度建立采購價格管理、談判管理以及合同管理流程，編制和統(tǒng)一采購合同范本組織實施合同價格調(diào)研、分析，開展詢價和議價工作指導(dǎo)談判資料、價格資料以及合同文件的整理、匯總和歸檔工作完成采購部經(jīng)理交辦的其他工作負(fù)責(zé)合同談判、合同簽署以及合同執(zhí)行工作檢查合同執(zhí)行情況，預(yù)測合同履行風(fēng)險，并制定風(fēng)險防范措施職責(zé)2職責(zé)3職責(zé)4職責(zé)5職責(zé)6職責(zé)7職責(zé)8圖4-1采購合同主管崗位職責(zé)二、采購詢價專員崗位職責(zé)采購詢價專員的崗位職責(zé)是在采購合同主管的領(lǐng)導(dǎo)下，調(diào)查、收集采購物資的價格，并對其進(jìn)行分析、比對，定期編制采購價格報告，具體如圖4-2所示。職責(zé)1職責(zé)1根據(jù)企業(yè)所需采購的物資類別收集價格信息調(diào)查企業(yè)采購合同草案中的物資價格定期對收收集的價格信息進(jìn)行分析，并編制企業(yè)采購物資的市場價格分析報告，送審根據(jù)市場變動情況及時更新企業(yè)采購價格平臺中的數(shù)據(jù)定期開展采購物資的市場價格調(diào)研活動，并編制調(diào)研報告，呈相關(guān)授權(quán)人審批完成采購合同主管交辦的其他工作職責(zé)2職責(zé)3職責(zé)4職責(zé)5職責(zé)6圖4-2采購詢價專員崗位職責(zé)三、采購談判專員崗位職責(zé)采購談判專員的崗位職責(zé)是收集供應(yīng)商相關(guān)信息并進(jìn)行評估，擬定談判議案，組織談判，進(jìn)行有效議價，具體如圖4-3所示。職責(zé)1職責(zé)1協(xié)助采購部經(jīng)理建立采購談判管理制度與工作規(guī)范，并嚴(yán)格執(zhí)行收集采購價格信息，編寫采購價格調(diào)研報告根據(jù)采購項目選擇談判目標(biāo)，并擬定具體談判方案開展采購談判工作，進(jìn)行有效議價等，并做好談判記錄負(fù)責(zé)整理、匯總并歸檔談判資料、價格資料等工作完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作職責(zé)2職責(zé)3職責(zé)4職責(zé)5職責(zé)6圖4-3采購談判專員崗位職責(zé)四、合同管理專員崗位職責(zé)合同管理專員的崗位職責(zé)是根據(jù)采購合同制度和流程，具體實施各項價格分析、談判和合同執(zhí)行工作，協(xié)助采購合同主管防范合同風(fēng)險，具體如圖4-4所示。職責(zé)1職責(zé)1協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成采購價格和合同管理體系的建立、完善及更新工作協(xié)助采購合同主管制定公司合同策略、價格分析流程和談判流程，編制合同范本協(xié)助建立采購價格管理、談判管理以及合同管理流程，起草合同范本協(xié)助采購合同主管起草合同文本，確定主要合同條款完成上級領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的其他工作參與合同談判工作，執(zhí)行合同風(fēng)險防范措施整理及匯總談判資料、價格資料和合同文件職責(zé)2職責(zé)3職責(zé)4職責(zé)5職責(zé)6職責(zé)7圖4-4合同管理專員崗位職責(zé)第二節(jié)采購價格、談判與合同管理制度一、采購合同管理制度下面是某企業(yè)采購合同管理制度，供讀者參考。制度名稱采購合同管理制度編號執(zhí)行部門第1章總則第1條目的為加強采購合同管理工作，防范合同采購風(fēng)險，維護(hù)公司利益，現(xiàn)依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司合同管理規(guī)定，特制定本制度。第2條適用范圍本制度明確了合同采購管理部門的職責(zé)，規(guī)定了采購合同管理的基本原則、運行機制及具體內(nèi)容，適用于公司生產(chǎn)所需物料以及公司日常所需各種物資的對外采購合同的簽訂、履行和管理工作。第3條職責(zé)分工公司采購部負(fù)責(zé)具體的采購合同的談判、起草、執(zhí)行、變更等工作，采購部經(jīng)理、采購總監(jiān)和總經(jīng)理對采購合同進(jìn)行審批。第4條采購合同的形式采購合同的訂立必須采取書面形式，經(jīng)簽約雙方協(xié)商的有關(guān)修改采購合同的文書、傳真、電報圖表、電子郵件、報價書和會簽表等，均屬于合同的范圍。第5條采購合同的內(nèi)容采購合同包括九項基本內(nèi)容，即當(dāng)事人姓名、住所和聯(lián)系方式，標(biāo)的全稱、價款或報酬，數(shù)量和規(guī)格型號，品質(zhì)和技術(shù)要求，履約方式和期限、地點，驗收標(biāo)準(zhǔn)和方式，付款方式和期限，售后服務(wù)及其他優(yōu)惠條款，違約責(zé)任和解決爭議的方法。這九項內(nèi)容必須編寫齊全，各項內(nèi)容的條款應(yīng)當(dāng)明確、具體，文字表達(dá)要嚴(yán)謹(jǐn)，書寫要工整。第2章合同簽訂第6條采購簽約權(quán)限的規(guī)定1公司采購部經(jīng)理有權(quán)簽署采購標(biāo)的額在5000元以下的采購合同。2公司采購總監(jiān)有權(quán)簽署合同標(biāo)的額在5000～20000元的采購合同。3合同標(biāo)的額在20000元以上的采購合同需由公司總經(jīng)理簽署。4公司所屬分支機構(gòu)和分公司的采購合同，須在公司總經(jīng)理的授權(quán)范圍內(nèi)簽署。第7條采購招標(biāo)1根據(jù)國家與公司相關(guān)規(guī)定，對于大宗物資（單價在50000元（含50000元）或批量50000元（含50000元）以上的物資）的采購，須實行公開招標(biāo)。2對于需要實施招標(biāo)采購的物資，公司成立由采購部、財務(wù)部等部門參加的招標(biāo)小組，負(fù)責(zé)具體的招標(biāo)事宜。第8條供應(yīng)商調(diào)查簽訂合同前，采購人員就合同對方的信用（含經(jīng)營范圍，銀行資金，履約能力，技術(shù)和質(zhì)量等級，法人資格，簽約人是否是法人代表或經(jīng)法人代表授權(quán)的委托代理人等）進(jìn)行全面了解。標(biāo)的總價在20000元以上的合同應(yīng)當(dāng)形成書面報告，并就合同對方的資信情況形成會審意見。第9條采購合同主管或采購招標(biāo)小組根據(jù)對方資信情況、談判情況起草采購合同。第10條采購合同審批程序1采購合同主管提交合同初稿會審稿采購合同文本原則上不得對公司所立項目及有效的“招標(biāo)會簽表”中所確定的重要內(nèi)容，如標(biāo)的，數(shù)量，質(zhì)量，價款或報酬，中標(biāo)單位等做出變動或更改。如遇特殊情況，須采用書面形式加以說明，再由公司按照有關(guān)規(guī)定重新審查確認(rèn)。2采購合同初稿會審稿的審查采購合同簽署前，有關(guān)責(zé)任人應(yīng)當(dāng)對合同初稿會審稿所涉及的內(nèi)容進(jìn)行全面審查。合同審查的具體分工和流程如下：（1）公司財務(wù)部主要負(fù)責(zé)對合同價款的形成依據(jù)、款項收取或支付條件等條款進(jìn)行審查并提出意見；（2）法律顧問主要對合同內(nèi)容條款的合法性進(jìn)行審查并提出審查意見；（3）采購總監(jiān)負(fù)責(zé)對合同所涉內(nèi)容進(jìn)行全面審查并提出審查意見；（4）公司總經(jīng)理根據(jù)相關(guān)部門所提意見、辦理程序的規(guī)范性以及其他認(rèn)為需要審查的內(nèi)容對合同進(jìn)行審閱并簽署意見；（5）公司采購部經(jīng)理在審查后簽字，表示認(rèn)可合同文本；（6）公司采購部根據(jù)公司總經(jīng)理的審查意見修改合同文本，并將總經(jīng)理審查意見、合同簽署相關(guān)附件等文件再次報送審查，審查通過后由公司總經(jīng)理或受總經(jīng)理委托的合同簽署代理人正式與供應(yīng)商簽署采購合同。第11條公司采購部根據(jù)對初稿會審稿修訂簽審后的合同定稿簽訂采購合同，零星物資根據(jù)財務(wù)處、設(shè)備處、使用部門簽署的零星物資采購合同主要條款會簽表簽訂采購合同。第12條采購合同簽訂過程中各部門的職責(zé)劃分。1公司采購部負(fù)責(zé)采購合同簽署前的合同詢價、議價、調(diào)研等工作。2公司法律顧問對采購合同內(nèi)容的合法性和可能產(chǎn)生的法律后果進(jìn)行把關(guān)。3公司財務(wù)部和質(zhì)量管理部配合采購部做好合同貨款和合同標(biāo)的的質(zhì)量檢驗工作。4公司其他職能部門在各自部門職責(zé)范圍內(nèi)對采購合同的管理提供支持。第13條公司采購部、財務(wù)部、行政部各留一份采購合同原件，法律顧問留一份復(fù)印件。第3章采購合同履行第14條采購合同簽訂后即生效，具有法律約束力，公司必須按合同約定全面履行規(guī)定的義務(wù)，遵守誠實信用原則，根據(jù)合同性質(zhì)、目的和交易習(xí)慣履行通知、協(xié)助、保密等義務(wù)。第15條在合同履行過程中，采購部應(yīng)根據(jù)合同的履行情況編制“履約管理臺賬”，作詳細(xì)全面的書面記錄，并保留相關(guān)能夠證明合同履行情況的原始憑證。第16條遇履行困難的合同必須及時向相關(guān)參與合同管理的部門通報并報告相關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)。第17條在合同履行過程中出現(xiàn)下列情況之一時，采購部應(yīng)及時報告公司，并按照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司有關(guān)規(guī)定及合同約定與對方當(dāng)事人協(xié)商變更或解除合同。1由于不可抗力因素導(dǎo)致合同不能繼續(xù)履行的。2由于對方在合同約定的期限內(nèi)沒有履行合同所規(guī)定義務(wù)的。3由于情況變更，致使我方無法按約定履行合同，或雖能履行但會導(dǎo)致我方重大損失的。4其他合同約定或法律規(guī)定的情形出現(xiàn)。第18條合同發(fā)生糾紛時，采購部相關(guān)人員應(yīng)會同法律顧問與合同對方協(xié)商解決，協(xié)商不成需進(jìn)行仲裁或訴訟的，協(xié)助法律顧問辦理有關(guān)事宜。第4章合同管理紀(jì)律要求第19條參與合同簽訂和合同管理的人員不得出現(xiàn)下列情況，否則公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處分。1泄露或私自更改合同內(nèi)容。2丟失合同。3損害公司利益。4參與合同制定、簽訂的過程中出現(xiàn)嚴(yán)重的不負(fù)責(zé)任行為。第20條參與合同履行人員違反國家和公司相關(guān)規(guī)定，給公司利益造成經(jīng)濟損失或其他損失的，視其性質(zhì)和情節(jié)輕重，由公司給予責(zé)任人行政和經(jīng)濟處罰。第21條觸犯刑律的移交司法部門處理，公司保留對責(zé)任人的追索權(quán)。第5章合同資料管理第22條采購部負(fù)責(zé)采購合同資料的收集、匯總、保存和存檔、送檔工作。第23條財務(wù)部負(fù)責(zé)采購管理過程中所涉及的原始憑證、票據(jù)的備份和保存工作。第24條行政部負(fù)責(zé)合同資料的歸檔和查閱工作。第6章附則第25條本制度未盡事宜，依照國家有關(guān)的法律法規(guī)和政策執(zhí)行。第26條本制度自通過之日起實行，公司在此前發(fā)布的有關(guān)規(guī)定與本制度相抵觸的，以本制度為準(zhǔn)。編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期第三節(jié)采購價格、談判與合同管理表格一、詢價單編號：公司：一、本公司因業(yè)務(wù)需要擬向貴公司洽購下列物資，請速予報價，以便進(jìn)一步聯(lián)系。物資名稱規(guī)格型號質(zhì)檢說明數(shù)量二、來函或來電請寄至本公司采購部先生，電話，并請注明貴公司聯(lián)絡(luò)人及電話。三、附《公司介紹》?！痢凉静少彶磕暝氯斩?、采購詢價記錄表采購計劃單工作號詢價單工作號申請采購物資編號供應(yīng)商電話供應(yīng)商報價（單價）備注出廠價批發(fā)價零售價平均價詢價員詢價員工號詢價日期三、采購談判計劃表談判議程談判議題談判目標(biāo)談判策略參加人員最優(yōu)目標(biāo)預(yù)期目標(biāo)底線目標(biāo)備選策略實施策略四、采購談判記錄表記錄人：記錄時間：年月日供應(yīng)商談判時間供貨時間談判地點采購產(chǎn)品名稱數(shù)量產(chǎn)品規(guī)格和型號目標(biāo)價格技術(shù)要求質(zhì)量要求談判內(nèi)容描述（內(nèi)容較多可以附表）談判主要爭議點談判結(jié)果談判參加會簽主管領(lǐng)導(dǎo)審批意見簽字：日期：年月日五、合同簽訂審批單采購業(yè)務(wù)口采購物資名稱合同編號送入系統(tǒng)時間合同草簽基本內(nèi)容供應(yīng)商名稱采購數(shù)量采購單價采購金額交貨時間其他特別條款采購總監(jiān)審核意見簽字：日期：年月日法律顧問審核意見審核意見簽字：日期：年月日填表人：年月日六、合同信息統(tǒng)計表登記日期：登記人：序號合同編號合同內(nèi)容供應(yīng)單位合同數(shù)量合同單價合同總額采購形式聯(lián)系人及聯(lián)系方式1234審核人：審批人：第五章采購進(jìn)度控制第一節(jié)采購進(jìn)度控制崗位職責(zé)一、采購進(jìn)度控制主管崗位職責(zé)采購進(jìn)度控制主管的崗位職責(zé)是控制企業(yè)采購的進(jìn)度，跟催采購訂單的，防止缺料，確保在及時采購物資的同時降低庫存成本，具體如圖5-1所示。職責(zé)1職責(zé)1協(xié)助采購部經(jīng)理制定采購部相關(guān)制度與規(guī)范，并嚴(yán)格執(zhí)行與倉儲部、生產(chǎn)部進(jìn)行有效溝通，明確采購需求與庫存情況與倉儲部確定重要物資的采購點，規(guī)定時間期限，執(zhí)行采購作業(yè)與采購供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，明確采購交期，確保到貨及時審核緊急采購申請，跟蹤其執(zhí)行情況參與供應(yīng)商評估工作，定期分析并上報采購作業(yè)的執(zhí)行情況隨時掌握采購合同或訂單的執(zhí)行情況，了解物資運輸情況，指導(dǎo)催貨工作參與采購物資的驗收工作，有發(fā)現(xiàn)物資種類、數(shù)量與采購訂單不符或出現(xiàn)質(zhì)量問題時，應(yīng)及時通知供應(yīng)商商討解決辦法，并上報企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)2職責(zé)3職責(zé)4職責(zé)5職責(zé)6職責(zé)7職責(zé)8指導(dǎo)、監(jiān)督、考核采購跟單員的工作職責(zé)9完成上級領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的其他工作職責(zé)10圖5-1采購進(jìn)度控制主管的崗位職責(zé)二、采購跟單員崗位職責(zé)采購跟單員的崗位職責(zé)是在采購進(jìn)度控制主管的領(lǐng)導(dǎo)下掌握采購合同或訂單的進(jìn)度，及時進(jìn)行催貨，跟蹤與確認(rèn)每日應(yīng)到物資，確保采購物資及時到位，具體如圖5-2所示。職責(zé)1職責(zé)1掌握所負(fù)責(zé)物資的規(guī)格型號及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，并對采購訂單的要求、交期進(jìn)行掌控及時跟進(jìn)與確認(rèn)每日應(yīng)到物資，記錄及核查物資賬目相關(guān)采購員不在時，代替回答供應(yīng)商的一些基本問題針對已經(jīng)有過合作的供應(yīng)商，訂單處理后續(xù)事宜（電話溝通或接收傳真），并轉(zhuǎn)交給相關(guān)責(zé)任人采購物資出現(xiàn)質(zhì)量問題時，協(xié)助采購人員與供應(yīng)商進(jìn)行溝通，填報“物資交貨異常信息反饋日”報表追蹤外發(fā)加工產(chǎn)品，要求全部回倉，并跟進(jìn)外發(fā)余料庫存情況根據(jù)采購合同或訂單催促供應(yīng)商發(fā)貨，并追蹤貨物運輸情況跟催相關(guān)部門對樣品的確認(rèn)結(jié)果并在規(guī)定日內(nèi)回交供應(yīng)商職責(zé)2職責(zé)3職責(zé)4職責(zé)5職責(zé)6職責(zé)7職責(zé)8每日做好日清、對賬工作，定期匯報采購情況完成上級領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的其他工作職責(zé)9職責(zé)10圖5-2采購跟單員的崗位職責(zé)第二節(jié)采購進(jìn)度控制管理制度一、采購進(jìn)度控制制度下面是某企業(yè)采購進(jìn)度控制制度，供讀者參考。制度名稱采購進(jìn)度控制制度編號執(zhí)行部門第1章總則第1條目的為有效控制采購進(jìn)度，確保物資供應(yīng)，掌握采購時間，準(zhǔn)確控制庫存存量，降低成本，提高公司的經(jīng)濟效益，特制定本制度。第2條適用范圍本制度適用于與公司物資的采購進(jìn)度控制相關(guān)的所有工作。第3條歸口管理采購部是采購進(jìn)度控制的歸口管理部門，負(fù)責(zé)采購作業(yè)的順利進(jìn)行。第2章采購進(jìn)度控制程序第4條設(shè)定采購作業(yè)期限采購部應(yīng)對國內(nèi)外采購物資的作業(yè)程序分別設(shè)定采購作業(yè)期限，將采購地區(qū)劃分為亞洲地區(qū)、歐美地區(qū)及國內(nèi)地區(qū)，據(jù)此結(jié)合實際情況逐項為每一個采購作業(yè)程序設(shè)定所需時間。第5條確定采購作業(yè)進(jìn)度控制要點1內(nèi)購作業(yè)分為詢價、訂購、交貨三個管制點。2外購作業(yè)分為詢價、訂購、裝船、到港四個管制點。第6條每一控制要點階段完成后，采購跟單員應(yīng)將實際完成日填入“采購進(jìn)度控制表”，并填入下一階段sw預(yù)定進(jìn)度。第7條采購部收到請購單后，采購跟單員應(yīng)將請購部門限定的進(jìn)貨日期和采購經(jīng)辦人員預(yù)定詢價完成日期填入“采購進(jìn)度控制表”。第8條“采購進(jìn)度控制表”可提示采購人員每周內(nèi)應(yīng)完成的進(jìn)度，以保證采購控制有條不紊?！安少忂M(jìn)度控制表”應(yīng)每周填寫一次。第9條每一請購項目僅列一項作業(yè)階段的預(yù)定日期，如該階段的實際日期已填入，則填寫下一階段的預(yù)定進(jìn)度。第10條采購跟單員每周五下午制定下周應(yīng)完成的采購業(yè)務(wù)的預(yù)定進(jìn)度。第11條逾期末完成的請購作業(yè)，由采購人員填具“采購交貨延遲檢討表”，并提出補救辦法，送請購部門表示意見，以便及時采取相應(yīng)措施。第3章采購作業(yè)進(jìn)度各控制要點監(jiān)督管理第12條詢價、談判進(jìn)度管理采購進(jìn)度控制主管需根據(jù)請購部門的物資需要日期，嚴(yán)格監(jiān)督采購人員詢價、談判進(jìn)程，確保不延誤采購時間。具體的詢價、談判工作可參照公司制定的相關(guān)采購詢價、談判制度。第13條訂購進(jìn)度管理訂購進(jìn)度管理工作包括訂單的跟催等，具體請參照本公司制定的《訂單跟蹤管理制度》。第14條交期管理交期管理，具體請參見本公司制定的《采購交期管理辦法》。第5章附則第15條本制度由公司采購部制定，解釋權(quán)歸采購部所有。第16條本制度呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后實施，修訂時亦同。編制人員審核人員批準(zhǔn)人員編制日期審核日期批準(zhǔn)日期第三節(jié)采購進(jìn)度控制管理表格一、采購訂單采購合同編號：供應(yīng)商編號：訂單編號：供應(yīng)商名稱：項次物資編號品名規(guī)格單位數(shù)量單價合計交貨日期交貨地點采購部聯(lián)系人聯(lián)系電話注意事項交易條款核準(zhǔn)：審核：經(jīng)辦：年月日二、采購進(jìn)度控制表編號：年月日請購單號請購部門請購日期物資名稱供應(yīng)商訂購需要日期交貨期付款條件付款情況交貨記錄備注日期數(shù)量單價金額審核：制表：三、采購物資跟催表編號：跟催員：物資訂購日期訂購單號訂購數(shù)量規(guī)格供應(yīng)商計劃交貨日實際入庫備注編號名稱數(shù)量交貨日期審核人：審批人：第六章采購質(zhì)量控制第一節(jié)采購質(zhì)量控制崗位職責(zé)一、采購質(zhì)量控制主管崗位職責(zé)采購質(zhì)量控制主管主要負(fù)責(zé)企業(yè)所采購物資的質(zhì)量控制、驗收工作，保證所購物資質(zhì)量優(yōu)良，符合企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和銷售需要，其職位職責(zé)如圖6-1所示。職責(zé)1職責(zé)1參與制定各類采購物資質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量檢驗規(guī)范，并監(jiān)督落實參加采購計劃會議，提出采購物資的供應(yīng)商質(zhì)量保證條款參與編制各類采購物資的質(zhì)量檢驗方案并組織實施妥善處理所購物資出現(xiàn)的質(zhì)量異常情況，提出處理意見對供應(yīng)商交貨質(zhì)量進(jìn)行整理、分析和評價，評定供應(yīng)商的質(zhì)量保證能力，提出改善建議建立企業(yè)各類需采購物資質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案，關(guān)注新技術(shù)、新產(chǎn)品的發(fā)展負(fù)責(zé)組織檢驗儀器、量規(guī)和試驗設(shè)備的管理和保養(yǎng)工作，建立并更新儀器設(shè)備檔案對各類購進(jìn)的物資規(guī)格、質(zhì)量提出改善意見或建議職責(zé)2職責(zé)3職責(zé)4職責(zé)5職責(zé)6職責(zé)7職責(zé)8完成領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的其他工作職責(zé)9圖6-1采購質(zhì)量控制主管崗位職責(zé)二、采購檢驗專員崗位職責(zé)采購檢驗專員的崗位職責(zé)是在采購質(zhì)量控制主管的領(lǐng)導(dǎo)下，具體實施采購物資檢驗方案，協(xié)調(diào)處理質(zhì)量問題，具體如圖6-2所示。職責(zé)1職責(zé)1協(xié)助制定各類采購貨物檢驗標(biāo)準(zhǔn)和檢驗規(guī)范協(xié)助采購質(zhì)量控制主管編制采購貨物質(zhì)量檢驗的具體方案并實施按照相關(guān)質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)，協(xié)同使用部門人員對采購物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗按照企業(yè)規(guī)定的程序?qū)嵤z驗工作，防止不合格品入庫或投入使用協(xié)助供應(yīng)商評估工作，對供應(yīng)商提出質(zhì)量改進(jìn)建議對檢驗不合格品提出處理意見識別和認(rèn)真記錄各類物資質(zhì)量問題，填寫“檢驗報告單”，登記質(zhì)量原始記錄定期對所檢物資的質(zhì)量情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，形成報告并上報領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)2職責(zé)3職責(zé)4職責(zé)5職責(zé)6職責(zé)7職責(zé)8維護(hù)與保養(yǎng)檢驗儀器、量規(guī)和試驗設(shè)備，建立完善的儀器設(shè)備檔案完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作職責(zé)9職責(zé)10圖6-2采購檢驗專員崗位職責(zé)第二節(jié)采購質(zhì)量控制管理制度一、采購物資檢驗制度下面是某企業(yè)采購物資檢驗制度，供讀者參考。制度名稱采購物資檢驗制度編號執(zhí)行部門第1章總則第1條目的為嚴(yán)格檢驗采購物資的采購標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，杜絕不合格物資入庫，現(xiàn)結(jié)合公司的實際情況，特制定本制度。第2條適用范圍本制度適用于所有公司采購物資的質(zhì)量檢驗。第2章采購物資質(zhì)量檢驗的規(guī)劃第3條明確采購物資檢驗要項1采購檢驗專員在對采購物資進(jìn)行檢驗之前，首先需清楚該批物資的質(zhì)量檢測要項，不明之處需向采購質(zhì)量控制主管或質(zhì)量管理部門咨詢。2在必要時，采購檢驗專員可從采購物資中隨機抽取一定量的物資，交質(zhì)量管理部人員檢驗臨時樣品，并附相應(yīng)的質(zhì)量檢測說明，采購人員不可在不明采購物資檢測項目、檢測方法和允收水平（AQL）的情況下進(jìn)行驗收。第4條采購物資檢驗的依據(jù)1公司本身制訂的采購計劃。2采購部與供應(yīng)商簽訂的采購合同。3供應(yīng)商出示的材質(zhì)證明書。4供應(yīng)商出示的產(chǎn)品合格證。5技術(shù)部制定的采購物資技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。6物資工藝圖紙。7供應(yīng)商提供的樣品和裝箱單。第5條影響采購物資檢驗方式、方法的因素1采購物資對產(chǎn)品質(zhì)量、經(jīng)營活動的影響程度。2供應(yīng)商質(zhì)量控制能力及以往的信譽。3該類物資以往經(jīng)常出現(xiàn)的質(zhì)量異常情況。4采購物資對本公司運營成本的影響。第6條確定采購物資檢驗的項目及方法采購物資檢驗方法一覽表采購驗收方法具體說明外觀檢測一般用目視、手感對限度樣品進(jìn)行驗證尺寸檢測一般用卡尺、千分尺、塞規(guī)等量具驗證結(jié)構(gòu)檢測一般用拉力器、扭力器、壓力器驗證特性檢測電氣的、物理的、化學(xué)的、機械的特性，一般采用檢測儀器運用特定方法來驗證第7條采購物資檢驗方式的選擇1全數(shù)檢驗適用于采購物資數(shù)量少、價值高、不允許有不合格品的物料或工廠指定進(jìn)行全檢的物料。2免檢適用于大量低值輔助性材料、經(jīng)認(rèn)定的免檢廠采購貨物以及因生產(chǎn)急用而特批免檢的物資。對于后者，采購貨物檢驗專員應(yīng)跟蹤生產(chǎn)時的質(zhì)量狀況。3抽樣檢驗適用平均數(shù)量較多，經(jīng)常性使用的物資。一般工廠的物資采購均采用此種檢驗方式。第3章采購物資檢驗的程序第8條技術(shù)部編制《采購物資質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)》，由技術(shù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)放采購檢驗人員執(zhí)行。第9條質(zhì)量管理部編制《采購物資檢驗控制標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范程序》，經(jīng)質(zhì)量部經(jīng)理審批后發(fā)放相關(guān)檢驗人員執(zhí)行，檢驗的規(guī)范包括貨物的名稱、檢驗項目、方法、記錄要求。第10條采購部根據(jù)到貨日期、到貨品種、規(guī)格、數(shù)量等，通知倉儲部和質(zhì)量管理部準(zhǔn)備檢驗和驗收采購物資。第11條采購物資運到后，由倉儲部庫管人員檢查采購物資的品種、規(guī)格、數(shù)量（重量）、包裝情況，填寫“采購物資檢驗報告單”，并通知采購檢驗專員到現(xiàn)場抽樣，同時對該批采購物資進(jìn)行“待檢”標(biāo)識。第12條采購檢驗專員接到檢驗通知后，到標(biāo)識的待檢區(qū)域按《采購貨物檢驗控制標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范程序》對采購物資進(jìn)行檢驗，并填寫“采購物資檢驗報告單”，交采購物資檢驗主管審核。第13條采購物資檢驗專員將通過審批的“采購物資檢驗報告單”作為檢驗合格物資的放行通知，通知庫管人員辦理入庫手續(xù)。庫管員對采購物資按檢驗批號標(biāo)識后入庫，只有入庫的合格品才能由庫管員控制、發(fā)放和使用。第14條采購檢驗專員儲存和保管抽樣的樣品。第15條檢測中不合格的采購物資根據(jù)公司制定的《不合格品控制程序》的相關(guān)規(guī)定處置，不合格的采購物資不允許入庫，由采購人員移入不合格品庫，并進(jìn)行相應(yīng)的標(biāo)識。第16條如果是緊急采購物資，來不及檢驗和試驗時，需按緊急放行相關(guān)制度規(guī)定的程序執(zhí)行。第17條采購部按規(guī)定期限和方法保存采購物資檢驗的記錄。第4章采購物資檢驗實施要點第18條采購檢驗專員收到“采購物資檢驗報告單”后，依檢驗標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗，并將采購物資的供應(yīng)商、品名、規(guī)格、數(shù)量、驗收單號碼等填入檢驗記錄表內(nèi)。第19條采購物資應(yīng)于收到驗收單后三日內(nèi)驗收完畢，但急需的采購物資可優(yōu)先辦理。第20條檢驗時，如果采購檢驗專員無法判定貨物是否合格，應(yīng)立即請技術(shù)部、請購部委派人員會同驗收，會同驗收的參與人員必須在檢驗記錄表內(nèi)簽章。第21條采購檢驗專員執(zhí)行檢驗時，抽樣應(yīng)隨機化，不得以個人或私人感情為由予以判定是否合格。第22條采購檢驗專員必須及時反饋采購物資檢驗情況，將供應(yīng)商的交貨質(zhì)量情況及檢驗處理情況登記于供應(yīng)商交貨質(zhì)量登記卡內(nèi)，并每月匯總于供應(yīng)商交貨質(zhì)量月報表內(nèi)。第23條采購檢驗專員須根據(jù)采購物資的實際檢驗情況，對檢驗的方案、程序等提出改善意見或建議。第24條采購檢驗專員應(yīng)定期校正檢驗儀器、量規(guī)，保養(yǎng)試驗設(shè)備，以保證采購貨物檢驗結(jié)果的準(zhǔn)確性。第5章采購物資檢驗結(jié)果處理第25條經(jīng)采購檢驗專員驗證，不合格品數(shù)低于限定的不合格品個數(shù)時，則判為該批來貨允收，采購檢驗專員應(yīng)在“進(jìn)料檢驗報告表”上簽名，蓋“檢驗合格”印章，通知倉儲部收貨。第26條若不合格品數(shù)大于限定的不合格品個數(shù)，則判定該送檢批為拒收。采購檢驗專員應(yīng)及時在“進(jìn)料檢驗報告表”上簽名，蓋“檢驗不合格”印章，經(jīng)相關(guān)部門會簽后，交倉儲部、采購部辦理退貨事宜。同時在該送檢批貨品外箱標(biāo)簽上蓋“退貨”字樣，并掛“退貨”標(biāo)牌。第27條特采規(guī)定。1“特采”是指采購貨物經(jīng)采購檢驗專員檢驗，其質(zhì)量低于允許接收的標(biāo)準(zhǔn)，雖然采購檢驗專員提出“退貨”的要求，但是由于急需情況