活動執(zhí)行手冊（思維篇）

執(zhí)行手冊目錄執(zhí)行手冊目錄關于活動執(zhí)行手冊 .................................. 5九大活動管理知識體系 ................................... 6四大活動執(zhí)行周期 ................................... 7一、活動啟動期 ..................... 8二、活動規(guī)劃期 ..................... 20三、活動執(zhí)行期&監(jiān)控期 ..................... 37四、活動收尾期 ..................... 49活動項目管理流程表 .................................... 61附件：活動執(zhí)行SOP（標準操作流程）冊關于活動執(zhí)行手冊活動執(zhí)行手冊是屬于《會議技能地圖》【會中】板塊的延伸解讀百格活動出品的《會議技能地圖》將辦會所涉及到的知識與環(huán)節(jié)融會貫通、化繁為簡，通過簡單易懂的圖表展現(xiàn)出來?！稌h營銷電子書》辦會這件事單憑一張地圖是無法講述完整的，其背后的本質(zhì)以及龐雜的核心內(nèi)容還需要剝絲抽繭細細講解。6 作為一個活動的執(zhí)行者，首先要具備一種管理思維。這種思維可以幫助執(zhí)行者通過對自身環(huán)境、資源的觀察和思考，選擇合適的工具和正確的方法，對活動中涉及到的復雜事務進行梳理，不斷制定并形成清晰明了的活動方案。然后將活動方案化整為零，一步步去推進執(zhí)行，最終實現(xiàn)一場活動的落地，順利交付活動成果。需要謹記的一點是：一切工作任務都是為了最終的活動目標服務，活動執(zhí)行工作需要根據(jù)目標有章法、有流程地進行，執(zhí)行每一項任務時都需要有系統(tǒng)化的管理思維做依托。一個執(zhí)行者想要管理整場活動，便需要建立以下九大活動管理體系。一、活動目標二、活動人員管理三、活動場地管理四、活動成本管理五、活動任務六、活動時間管理七、活動日程管理八、活動現(xiàn)場管理九、活動風險管理了解以上九大活動管理體系，有利于讓執(zhí)行者對一場活動有整體的規(guī)劃與管理，能夠將手中的活動策劃方案進行考查與分析，并將其變成可落地的執(zhí)行方案。本次手冊的最終目的，就是想為活動執(zhí)行者建立系統(tǒng)化、可通用的活動項目管理底層思維，通過這樣的思維可以高效地執(zhí)行每一場活動或會議。接下來我們將從活動執(zhí)行的四大周期階段“啟動期——規(guī)劃期——執(zhí)行、監(jiān)控期——收尾期”來細細講解以上九大活動管理知識體系是如何運用在活動執(zhí)行中的CHAPTER一:活動啟動期1.項目管理鐵三角（前提）CHAPTER一:活動啟動期1.項目管理鐵三角（前提）在活動項目執(zhí)行過程中，活動往往會受到很多外部環(huán)境、內(nèi)部因素的影響與制約?；顒幼鳛橐粋€整體，執(zhí)行者在管理過程中要使各方面的資源都能協(xié)調(diào)一致，就要了解項目管理的三角形概念。它強調(diào)的是“時間”、“成本”、“質(zhì)量”這三方面之間相互影響的緊密關系，因此在方案執(zhí)行過程中，需要根據(jù)各要素之間不同的要求不斷調(diào)整計劃，來協(xié)調(diào)這三者之間的關系。CHAPTER二:活動啟動期2.啟動期內(nèi)四個基本組成CHAPTER二:活動啟動期2.啟動期內(nèi)四個基本組成目標管理 思考清楚活動的目的人員管理 明確活動項目組成員場地管理 活動場地的管理成本管理 活動成本預算管理很多失敗的活動，都有一個共同的毛病，就是沒有明確活動目的。本次活動的目的，到底是新增用戶、增強用戶活力，還是回饋老用戶、提升用戶粘性？那么，如何才能科學化、合理化地制定活動執(zhí)行的目標？針對這些問題，我們經(jīng)過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，世界500強企業(yè)內(nèi)80%的目標管理都在使用SMART原則明確性可衡量性可實現(xiàn)性相關性明確性可衡量性可實現(xiàn)性相關性時限性c對細節(jié)進行描述

e

te目標是可以實現(xiàn)的

t

d指定時間內(nèi)實現(xiàn)目標可通過定性或定量的方式對目標進行衡量

在各種限制因素下目標應該具備可行性擁有明確的目標是每場活動成功舉辦的核心，所謂目標的明確性，就是要用具體的語言，清楚地表明目標要達成的標準?；顒优e辦過程中出現(xiàn)分歧的一個重要原因，就是因為活動目標制定得模棱兩可，使目標無法傳達給相關執(zhí)行者，讓人無所適從。例如，本次活動的目標為“提升活動現(xiàn)場簽到速度”，這樣的目標就顯得很籠統(tǒng)，執(zhí)行者不知道具體該怎么做；若改為“在本次活動中，需要提升活動現(xiàn)場簽到速度50%，接待4000+參會者，降低30%預算成本?！边@樣的目標就很明確，也更容易取得成功。在制定執(zhí)行目標時，應該遵循“能量化的量化，不能量化的質(zhì)化”原則?？珊饬啃灾饕w現(xiàn)在：能讓制定目標的管理者與執(zhí)行者有統(tǒng)一、標準、清晰的可衡量標準。制定執(zhí)行目標時切忌使用形容詞等籠統(tǒng)的詞進行描述。例如，本次活動執(zhí)行目標為：“需要對老客戶進行邀約”，如果以此作為執(zhí)行目標就會缺乏可衡量依據(jù)，哪些客戶為老客戶？怎么邀請？都沒有具體的表述。若改為“對付費1年以上的客戶進行電話/郵件邀約”就是可衡量性的目標。制定執(zhí)行目標需要按照策劃方案的需求來合理制定，切記不要好高騖遠。如果執(zhí)行目標無法實現(xiàn)，不僅會影響活動進度，還會降低團隊士氣。例如制定“本場活動全部用全息投影增加活動互動”這個目標，由于技術原因不符合實際。如果改為“本次活動采用抽獎游戲、微信上墻、現(xiàn)場照片墻簽到”等這樣較為合理的互動形式，目標的可達成性就會大大提高?；顒訄?zhí)行目標的相關性是指實現(xiàn)這個活動目標與其他目標的相關聯(lián)情況。如果制定的目標與本次會議的目標相關度很低，那么這個目標的制定就沒有太大意義。例如，本次活動是專對老顧客做的一場會員交流會，但目標如果是在新渠道做推廣，就是在做無用功。時限性是指制定目標是有時間限制的。若沒有限制時間，整個項目的進度就難以掌握，如果規(guī)定好活動是要在一周內(nèi)完成，就會讓整個團隊有明確的時間節(jié)點。只有遵循這五個原則，執(zhí)行目標才是科學合理的。但需要注意的是，在活動中一定會同時存在多個目標，這時就需要明確好每個目標的優(yōu)先級，這樣才能管理好目標執(zhí)行的進度。對于一場活動來說，除了要定義一個執(zhí)行目標之外，還需要定義好負責每一個目標任務的責任人。一場活動項目的成員是從公司各組織部門中抽離出來的，所以對這樣一個獨立的項目組織來說，各成員只有知道各自的能力與職責后，才能清晰地把握好整場活動，對自己的任務負責，進而推動項目的落地執(zhí)行。人員管理的目的是為了提高活動執(zhí)行的效率，市場總監(jiān)想要讓不同背景、不同職能、不同性格人員之間的相互配合時，一個清晰的活動項目組織結構圖就會變得非常重要?；顒禹椖拷M織結構有以下幾點優(yōu)勢：①市場總監(jiān)會對整場活動全權負責，因此他會全身心地投入到這個活動項目中。②溝通途徑更加簡潔，市場總監(jiān)可以避開一個職能部門直接與高層溝通。③執(zhí)行人員能夠快速明確目標并集中精力在這一件事情上，充分發(fā)揮團隊精神。如圖所示，這是一場戶外活動的項目組織結構圖，它反映的是一場活動中各個成員的安排情況以及對目標的整體把控。 18實施場地管理 場地分類：酒店類：可接納來賓入住、可提供宴會廳（可搭建大型舞臺）俱樂部類：可提供宴會廳（可搭建大型舞臺）及特色娛樂服務劇場類：有大型基礎舞臺、場地容量大展覽館類：標準展覽館、會議中心等其它類：有足夠的面積、適當?shù)南薷?、足額的電量、可搭建大型舞臺并設置AV燈光場地排查 -mal）場地拍照：外景、入口處、停車場、大堂、通道、水牌、簽到處預想位置、主會場（舞臺、座席區(qū)、桌椅、講臺）、宴會廳（舞臺、座席區(qū)、桌椅、講臺）、VIP室、化妝間、VIP通道、會議室各廳日租金、充許施工時間、訂金支付方式場地位置圖、周邊圖整體平面圖、分層整體平面圖、主會場、宴會廳、會議室、VIP室平面尺寸圖、會場電量限制及限高場地勘測 路線：一般來賓入場路線、貴賓通道路線、停車場至主會場路線、會場至宴會廳路線化妝室及舞臺路線水牌：各條路線設置水牌的位置、水牌尺寸（黑白＆彩色）條幅、易拉寶、POP等廣告物位置、可實施尺寸及形式停車場預留車位數(shù)量及位置主會場、分會場、宴會會場：舞臺位置、適用規(guī)格及高度、場燈控制系統(tǒng)、現(xiàn)場遮光系統(tǒng)、回音強弱、AV操控臺位置預想、AV燈光系統(tǒng)架設預想、電源輸出位置專訪室：形象背板位置預想、裝飾預想、電源形式及位置演員化妝室：桌椅、衣架、化妝鏡、換裝區(qū)、電源形式及電量VIP室：裝飾預想、電源形式及電量施工入場路線：對制作物、展品搬入所要經(jīng)過的各門、通道、電梯等進行搬入可行性評估，如需破拆，應提前與場地方溝通?；顒拥某杀疽话銇碚f是由【資源計劃→成本估算→成本預算】這三個方面構成的，活動預算管理的過程就是依次完成這三個計劃（活動預算管理）總結：在以上三個步驟中資源清單涉及到的是物質(zhì)問題，是活動中所涉及到的資源類型成本估算涉及的是價值問題，包含物料所需要的數(shù)量和單價成本預算是落實到真金白銀的金錢*具體活動情況還需要具體分析例如：通過上述預算管理思維我們來制作一張活動項目中“場地及設備租賃”部份的預算統(tǒng)計表。（圖為部分預算統(tǒng)計參考，詳細模板請看附件）活動規(guī)劃期對內(nèi)：保證活動正常推進活動規(guī)劃期對內(nèi)：保證活動正常推進想要保障活動項目的正常推進，重點就是要做計劃中的“拖延掃雷”，只有更好地學會管理活動任務與時間，才能有條不紊地完成執(zhí)行工作。以下將詳細講解【活動任務管理】與【活動時間管理】方面的內(nèi)容。一場活動中會涉及很多任務，拆解活動任務是為了更好地把控和管理。而拆解活動任務往往需要執(zhí)行者對整場活動有全局的把控意識。換句話說，如果你學會了如何拆解一場活動中所涉及到的全部任務，那么就可以對活動的脈絡與活動中所涉及到的所有流程有清晰的認知，這樣的認知會幫助你快速晉升管理層。一般任務拆解使用的方法為WBS法，常見的是“自上而下”金字塔拆解任務的方式，是以工作分解結構為基礎，按照一定的層次結構把活動中所涉及的工作逐步分解為更小的、更容易操作的工作任務。：當大家沒有理清工作順序、思路的時候，可以把原來的一個工作進行分解，越分解，工作內(nèi)容就越清楚，當把工作分解到一定大小時，就能將工作落實到負責人身上；通過拆分不同層面、不同角度，就可以更好的把執(zhí)行任務關聯(lián)起來。我們不僅要知道這種思維，還需要掌握以下三點方法↓任務分解就是從項目的目標開始分解，逐層下降，每下降一層，代表對項目工作有著更詳細、清晰的定義，直到將任務分解到不能再分為止。這樣的拆分過程中，每一個工作任務都是唯一的，因此十分明確，且每個人都可以通過結構看到工作的成本和進度。（活動現(xiàn)場任務安排）案例：如上圖所示，將一場大型活動的現(xiàn)場工作任務，拆分為一個個需要完成的小任務，這樣自上而下的拆解法可以對這些任務和執(zhí)行者進行有效的管理。思維導圖法是一種從中心目標向外輻射出分支的方法，它可以幫助執(zhí)行者的思維結構化，與上述任務結構拆解法不同的是，思維導圖可以讓活動執(zhí)行者用非線性的格式畫出自己的想法。這種方法讓工作的分解更有邏輯，讓思維混亂的清單可以形象地展現(xiàn)在一張導圖上，將思維可視化。這種形象直觀、結構限制少的任務分解方法可以發(fā)揮個人的創(chuàng)造性。（某晚會活動執(zhí)行方案節(jié)選）漸進式規(guī)劃法非常適合經(jīng)驗尚淺，或舉辦活動次數(shù)不多的項目經(jīng)理及總監(jiān)使用。漸進式規(guī)劃是指對近期要完成的工作進行詳細規(guī)劃，而對遠期工作則暫時只是在WBS的較高層次上進行粗略規(guī)劃。在活動周期的不同階段，工作分解的詳細程度會有所不同，比如在信息尚不明確的早期戰(zhàn)略規(guī)劃階段，執(zhí)行任務就只能分解到第一層，隨著更多信息被了解，近期即將實施的工作就可以分解成具體的工作任務。（任務未拆分前）（任務拆分后）分配工作的一個流程框架包括以下4個步驟A.確定策劃方案最終目標及需求B.定義工作如何完成C.把工作分解為可管理的任務D.分配工作任務到個人*項目經(jīng)理和項目團隊成員將工作分解為可管理的任務后，項目經(jīng)理就可以將工作任務分配到各個組織中。活動執(zhí)行中每項任務都已經(jīng)明確，這時候需要對任務完成的時間進行管理。有效地時間管理才能高效地推進整場活動的落地執(zhí)行。影響活動執(zhí)行進度的往往是執(zhí)行者對時間的把握不精準，時間進度會牽涉到整場活動的成本、效果、資源等各方面，如果活動沒有按照規(guī)定的時間完成，將會帶來財力、物力等多方面的損失。經(jīng)驗豐富的執(zhí)行者常用的時間管理法有以下三種①關鍵日期表②甘特圖③關鍵路線法關鍵日期表也叫進度計劃表，簡單易懂，只需要列出關鍵活動和日期即可；缺點是表格所能提供的信息較少，且優(yōu)化細節(jié)比較難。一般小規(guī)模的活動可以采用這種簡單的進度規(guī)劃法（表格僅供參考，附贈有表格原版）與計劃的明顯對比。市場總監(jiān)由此圖可以非常清晰地看到每一項任務還剩下哪些工作要做，并用來評估該工作是提前還是滯后，亦或是正常進行。（表格僅供參考，附贈有表格原版）使用甘特圖主要優(yōu)點是，提供了一個標準的形式來顯示計劃和實際的項目進度信息，而且很容易理解和創(chuàng)建；缺點是它通常沒有表示任務之間明顯的依賴關系。一場活動中可能同時存在多個關鍵路徑，市場總監(jiān)可以將注意力集中于優(yōu)先等級高、耗費周期長的關鍵路徑上，必要時，市場總監(jiān)可結合成本、資源、時間及可行度對整個計劃進行調(diào)整，將關鍵路徑所用的時間進行壓縮，得到最佳時間進度計劃，以確保能準時完成活動進度。如下圖所示：這是用關鍵路徑法來計算一場活動籌備的時間周期，從圖中標粗的黑線可以看出：本次活動的關鍵路徑為市場調(diào)研（3天）+策劃主題（5天）+現(xiàn)場布置（5天）=13天。找到關鍵路徑后，項目經(jīng)理便可以合理地監(jiān)控時間，順利推進活動的籌備工作。（用關鍵路徑法計算一場活動的籌備周期）以上三種方法各有優(yōu)劣，具體采用哪一種方法可針對具體的項目做出選擇，總體還是以高效地推進活動進度為主?；顒右?guī)劃期對外：對參會者與嘉賓展示的活動日程活動規(guī)劃期對外：對參會者與嘉賓展示的活動日程如果說甘特圖是對內(nèi)部進行時間的管理，方便活動執(zhí)行者或市場總監(jiān)更好的推進活動實施，那么“活動日程表”則是較為簡單、清晰的向參會者與嘉賓展示的表格。圖21：修改上圖（表格僅供參考，附贈有表格原版）圖21：修改上圖活動日程管理是活動展示環(huán)節(jié)較為核心部分，對參會者來說就是會議的導航系統(tǒng)，同時也是與會嘉賓的參會指南。雖說日程表是屬于甘特圖的一種展現(xiàn)形式，但它比甘特圖時間跨度更小、呈現(xiàn)的畫面更簡潔。一般情況下，如果參會人數(shù)較多（200人以上）、分會場或演講分類也比較多的情況下，日程編排、日程邀約確認、日程變更情況就會變得紛繁復雜。主辦方需要有一個對外展示的日程表，可以讓參會者隨時隨地在手機上查看活動的日程安排，對市場總監(jiān)來說，制作一份線上日程表便顯得非常有必要?；顒尤粘绦枰邆湟韵聨c要素：①必要元素（時間、地點、演講嘉賓和主題等）②日程安排合理③演講資料可共享【線上日程安排】這塊，主辦方可通過線上平臺設置會議專屬的日程。根據(jù)現(xiàn)有的日程模板，主辦方自行添加內(nèi)容后，系統(tǒng)會自動生成日程安排頁面，主辦方在后臺直接輸入嘉賓名稱、場地、時間等信息，就可以自動生成一個對外展示的日程表。（百格活動線上日程管理）（百格活動日程自動彈出日程沖突提示）充分利用百格活動的“日程安排”功能，主辦方可以輕松管理活動的日程安排、嘉賓演講及在線演講征集等多項紛繁復雜的工作任務。除此之外，百格活動“日程安排”功能的合理性主要還體現(xiàn)在，主辦方無需肉眼審查日程安排是否沖突，系統(tǒng)會自動彈窗阻止有沖突的日程安排。*百格活動后臺“嘉賓與日程項”管理百格活動系統(tǒng)中的“嘉賓與日程項”功能可以讓演講嘉賓在線提交演講稿，主辦方可在線管理演講嘉賓和演講稿。在這個過程中，主辦方可根據(jù)自身需要隨時添加、修改或刪除日程，無需在excel中修改整理，線上的日程管理可幫助執(zhí)行市場總監(jiān)高效管理對外展示的日程?；顒訄?zhí)行期&監(jiān)控期1）活動現(xiàn)場管理打造服務品質(zhì)，科學高效地執(zhí)行活動活動執(zhí)行期&監(jiān)控期1）活動現(xiàn)場管理打造服務品質(zhì)，科學高效地執(zhí)行活動當了解到活動會議的目標，清楚了手頭的資源，制定好一系列關于人員、任務、資金、物料的準備策略，編制好項目的整體計劃，完成了前期的所有準備工作后，活動正式進入執(zhí)行階段。一份全面的活動執(zhí)行SOP，可以讓市場總監(jiān)有可落地執(zhí)行的規(guī)范與模板，只有按照這樣標準化的模式去執(zhí)行，不斷提高對活動項目管理的成熟度，每場活動才能順利推進，圓滿完成。（附件贈送活動執(zhí)行SOP）到了執(zhí)行階段，每個活動執(zhí)行者手上都應該有一個時間推進表。時間推進表是對整個活動從開始到結束的任務推進。在這個表格中，所有關于活動的相關項都需要列進去，簡潔有重點的表格可以告知客戶方與執(zhí)行人員活動相關任務及完成時間。（活動時間推進表案例，附件贈送模板）*執(zhí)行者可根據(jù)活動的具體情況進行補充和延伸簽到，是用記錄的方式表明參會者出席或參加過某一場活動，也是參會者與主辦方雙方驗證身份的一項過程。傳統(tǒng)的簽到方式是參會者用表格自主填寫姓名，這樣的方式耗費時間，如遇參會高峰期簽到臺必然一片混亂，并且表格容易丟失、不易保存。隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的發(fā)展，參會者的訴求也隨之發(fā)生改變，高品質(zhì)、高互動、高效率的簽到形式成為一種趨勢。對于活動執(zhí)行人員來說，現(xiàn)場簽到同樣是執(zhí)行環(huán)節(jié)中不可缺少的一環(huán)。首先是簽到方式的選擇：如何選擇簽到方式？正常情況下，簽到方式的選擇有以下14種常見形式，活動執(zhí)行者可根據(jù)自己活動的需求來進行選擇。（會議技能地圖節(jié)選）由于市場競爭激烈，不少活動策劃開始在簽到設計上獨具創(chuàng)新，以下是幾種創(chuàng)意簽到的形式可供參考和選擇。（創(chuàng)意表情包簽到）

（按手印簽到）（創(chuàng)意拼圖簽到）（簽名墻簽到）（自助取卡簽到） （創(chuàng)意卡片簽到）CHAPTER三:活動執(zhí)行期&監(jiān)控期2）活動風險管理CHAPTER三:活動執(zhí)行期&監(jiān)控期2）活動風險管理良好的風險管理有助于降低決策錯誤的概率、避免企業(yè)損失。真正的風險管理不是一次性的管理，而是應該有規(guī)律地貫穿在項目的全過程中。那么如何將風險降到最低，讓活動中容易出現(xiàn)的問題在一開始就得到很好的處理？（風險管理過程示意圖）除了容易發(fā)生的意外情況，每一項活動的成本都是存在不確定性因素的，也就是不確定性成本。這種因素存在的概率和發(fā)生情況我們都無法判斷，因此，了解導致項目成本不確定的原因并對其施加全面的管理和控制是非常必要的。①預測導致的不確定性人們往往希望成本預算能夠反映出市場中社會必要勞動時間的正常情況，但實際預測的科學性和確定性卻遠遠達不到要求。這是因為預測是對人行為或后果的估算，而人的行為會由于預測而改變，這是預算出現(xiàn)問題的一個重要因素。②決策導致的不確定性每一項決策過程，都是依據(jù)目前所掌握的成本信息提出充分的備選方案，最后在備選方案中選取最優(yōu)，然而美國管理學家赫伯特·西蒙對此就提出了質(zhì)疑，他認為人所具有的有效理性不允許決策者掌握足夠多的信息，也就沒有足夠多的時間做出最優(yōu)選擇。因此，我們要確定的是在做選擇之前一定要掌握足夠多的信息。③整場活動管理的不確定性整場活動開始執(zhí)行的過程，一直都會處于很多組織的管理之下，同時還會受到媒體訊息、熱點變化、市場等方面的制約，必然會導致項目成本的不確定性。雖然成本不確定性是存在的，但了解到這樣的情況后就可以幫助我們盡量減少不確定因素的發(fā)生并控制成本的超支。實踐證明，在活動執(zhí)行過程中若不按規(guī)范辦事就容易犯錯，造成項目資源的浪費和損失，想從戰(zhàn)略上減輕活動執(zhí)行的風險就必須要遵守基本程序，不可圖省事、走捷徑。在制定組織結構方案時就需要合理地設計，這樣才能有效預防風險。在資金、經(jīng)驗、技術、管理、人員分配與資源分配方面都應做好一定的預防。③轉移風險轉移風險的目的不是降低風險發(fā)生的概率和不利后果的大小，而是在活動中有風險事故發(fā)生后，將損失的一部分轉移到活動以外的第三方。一般在資源有限，不能實行減輕或預防風險的策略，但潛在損害很大時可采用此策略。④回避風險主動放棄一些難以完成的活動目標與執(zhí)行方案，認為是回避風險的一種策略。①知識產(chǎn)權問題例如在會議的設計制作之中有很多設計稿、平面海報、視頻、logo、口號等，在使用之前，要核實一下知識產(chǎn)權。②廣告法規(guī)問題廣告法有相應的規(guī)定，在營銷的時候不能使用最大，全球最大，亞洲最大這樣的“最高級”形式。③客戶的隱私或商業(yè)行為的宣傳作為服務商在各渠道宣傳自己的客戶時，必須事前征得客戶同意。④審批和報批問題舉辦活動還有很多審批與報批問題需要法規(guī)和法令進行約束。例如：境外非營利組織舉辦活動要報備；體制內(nèi)單位舉辦國際會議要向外事部門申報；體制內(nèi)單位舉辦會議活動要向上級主管部門請示；大型活動不管是室內(nèi)還是室外，要向公安報批；大型活動涉及到外賣食物的要請有外賣資質(zhì)的餐飲服務等。⑤政治和外事風險例如會議中涉及到臺灣嘉賓要寫臺辦，通常容易被忽視；會議中若涉及到兩個中國問題，要嚴格審查，規(guī)避風險；會議議題涉及疫情問題的，要衛(wèi)生部門把關能否公布；注冊網(wǎng)站之中在嘉賓勾選國籍的時候，注意最好不要是“國家”，而應該是“國家/地區(qū)”，這樣就可以把很多有爭議的主權問題規(guī)避了。⑥安全生產(chǎn)風險會場的搭建和運營安全很重要，叮囑搭建商購買保險，并簽訂免責條款。請安全巡視員或者監(jiān)理公司規(guī)避風險。⑦合規(guī)風險紀念品的金額一旦超額就變成了商業(yè)賄賂，發(fā)放時要有記錄備查；勞務費、顧問費和講課費的發(fā)放要合規(guī)合法；消費清單要盡可能清晰明了可查詢，餐飲住宿接待標準都要合規(guī)。⑧人力資源風險請志愿者時，要核查身份證求證是否滿18歲，不要想當然以為大學生都是18歲，未成年人用工是有違法風險的。員工連續(xù)通宵加班，路上出現(xiàn)交通意外也不是小事，所以要多關心員工，合理安排作息和人員崗位。⑨信息安全問題客戶把聯(lián)系人信息不僅當成專有信息，還當成信息資產(chǎn)。作為服務方，在服務過程之中獲取的任何與項目有關的信息均要保密守信，使用前要告知客戶，對離職員工也要做好保密承諾書。⑩違約風險會議經(jīng)營涉及到很多人與人，機構與機構的交往，其行為都要規(guī)范起來。例如邀請嘉賓時，最好對接待標準、待遇、出席什么活動，是否接受采訪，是否接受合影、簽名等均簽好違約協(xié)議，如遇到活動撞期或違約也有法律保障?；顒邮瘴财? 驗收與總結匯報活動收尾期 驗收與總結匯報活動收尾期是要結束這場活動項目的所有任務，是正式結束活動階段的過程。在結束后，市場總監(jiān)需要審查各階段的收尾信息，確保所有項目工作已完成。如果完成一場活動后，沒有對結果進行驗收就盲目開始下一階段工作，會很容易對下一場活動造成隱患。收尾期工作主要為市場總監(jiān)提供以下三點內(nèi)容指導： 1）驗收清單在這里給大家提供一個驗收清單，在活動結束時，需要處理好以下清單內(nèi)容，確保整場活動圓滿完成。獲得客戶/領導的認可這一步應該在結束活動前就完成，這通常會作為領導考核或客戶驗收成果的一項重要指標。所以市場總監(jiān)需要獲得客戶與領導的滿意。將可交付成果及數(shù)據(jù)反饋給客戶/領導在領導/客戶驗收活動成果后，必須將整場活動所涉及到的數(shù)據(jù)以及各種指標完成情況反饋給上級領導/客戶。注意：尤其是有合作方、贊助方的活動，一定要將必要的數(shù)據(jù)進行及時反饋，這是每一位做活動執(zhí)行者應盡的義務。合同中的義務完結活動結束后，對一切該交付的成果進行了反饋和交付后，合同也應該相繼完結。這時應與財務、審計、合作方、采購等涉及到合同的人員對接溝通，確保履行了合同關系中的所有義務，可以宣布活動完成?？偨Y經(jīng)驗和教訓不管是整場活動中好的方面還是不好的方面，都要做相應的總結。只有經(jīng)歷過一場活動后，寶貴的經(jīng)驗才能為以后的活動提供富有建設性的意見，同時還能避免再犯類似的錯誤。5454 1）驗收清單活動資料匯總并歸檔活動前后涉及到文件材料及數(shù)據(jù)資料要及時保存和歸檔。這些資料可為將來的活動儲備經(jīng)驗和資料模板。具體方式：收集——整理——分類——提交——統(tǒng)計——歸檔具體分類：策劃方案、參會人員名單、會議物料清單、領導發(fā)言稿件、演講嘉賓PPT、會議現(xiàn)場照片、會議記錄文稿、會議新聞、會議總結報告......資金結算并公布財務狀況同會計人員、采購人員對接，確保完成所有的財務交易，如：開具發(fā)票、尾款結算等。有時還需要制定一個活動項目的財務報告，分析預算與實際的偏差。 績效評估雖然整個活動執(zhí)行過程中都需要對團隊內(nèi)成員進行績效考核，但在項目正式結束時，市場總監(jiān)應該完成對活動執(zhí)行者的正式績效評估表格和流程，這事關各成員的職業(yè)發(fā)展。征求意見無論做什么活動，參會者的反饋都是每場活動最寶貴的意見。慶祝勝利55正式的慶祝是最好的活動結束形式，這個環(huán)節(jié)看似微不足道難登大雅之堂，實則是對團隊成員和活動目標實現(xiàn)最好的認可。如果活動比較大，涉及人員眾多，要一開始就計劃好慶?；顒印?55656復盤是最寶貴的一次成長機會，只有真正復盤時，活動執(zhí)行者才會意識到自己的問題和過程中的差錯?；顒咏Y束后及時復盤，將整個活動過程再整體演練一遍，從每一個環(huán)節(jié)中總結經(jīng)驗和教訓，保證本次活動中出現(xiàn)的問題，下一次可以提前做好問題規(guī)避和預防，如果再面臨同樣的問題時，可以更加妥善及合理地處理。匯報和復盤有著本質(zhì)的區(qū)別，匯報不是一股腦將整個活動流程講述，而是要有重點的匯報工作。站在上級領導/客戶的角度，自然希望看到的是言簡意賅又整體概況全覽的匯報。那么如何能在短時間內(nèi)將一場活動做一次完整的呈現(xiàn)呢？①結果驅動領導的時間是很寶貴的，一定要先給上級/客戶展示結果，言簡意賅闡述活動流程及流程中涉及的數(shù)據(jù)，這是他們最關心的問題。一個簡單的方法可以將活動中的重點有效地突出，那就是將結果與目標做對比。把整場活動