時間管理與工作效能課件

時間管理與工作效能課程目錄1、什么是時間管理2、時間管理的陷阱3、時間管理的方法4、如何提高工作效能時間管理方法論

愿此時間管理可以有效提升學員的工作效能并且增加各位可用的時間。多出來的時間請留給關心您的人及您所關心的人。

您的時間資源在哪里，您的成就就在哪里。時間意識時間意識一生只有5年人的一生到底有多長？

1.人按“人過70古來稀”的說法計算。則365x70年=25550天。即人的一生從出生到死亡總共只有25550天。

2.前20年是不懂人生的成長階段，后20年是年老體衰的退休階段，扣除40年，還剩30年。則365x30年=10950天。

3.一天24小時之中，8小時要被迫用來睡覺（不睡覺沒有精力），8小時被迫用來工作（不工作沒有飯吃呀），只剩8小時屬于自己支配的，即一天的三分之一，則10950天除以3就是3650天。

4.就在這3650天中，人們還有許多事情是既占用業(yè)余時間卻又非做不可，比如：談戀愛，燒火做飯，接送小孩，看醫(yī)生，忙于奔波，走親訪友，紅白喜事，各種該有和不該有的應酬和打點，由于自己或別人的原因，而造成的時間延誤和浪費，等等。姑且把這些自己無法控制的時間概算為二分之一吧（其實也不只這么多）則3650除以2等于1825天。

一個人一輩子所能擁有的屬于自己的時間了?

在開始之前請你閉目一分鐘思考這些問題1、你的快樂是…2、你的成功是…3、關心你的人及你所關心的人是…按左邊的問題將答案寫在筆記本紙上。然后銘記于心中。找出你心的中優(yōu)先順序當你知道你只剩下三天的時間,第一個浮現在你腦海的人是誰?他是你最關心的人.第一件浮現在你腦海的事情是什么?那是你認為最重要的事情。可是平時當你掉到忙碌的陷阱時做的事情有多少是跟這些人或事情相關的?你知道你可以活多久嗎?30年?3年?還是3天?好吧,就把今天當作是你的最后1天吧!人,為何安于現狀?為何你我都不滿意現狀,但是卻安于現狀1.無奈2.因為現狀是你我最熟悉的3.或者是不確定改變之后會更好我們明明管理不好時間,卻不想要去改善它.是因為忙得沒有時間做時間管理嗎?還是因為更忙,所以才更要花時間做時間管理.時間管理從那里開始時間管理不是因為學習時間管理才會時間管理,而是從你不滿足于現狀,或者是想要有更好的時間管理開始。沒有人可教你時間管理,除了你自己覺得需要的時候。再來是你需要一個新的思考方式，什么是新的思考方式呢?突破你的思維請架設一座橋,使A至B距離最短,但是橋不可斜著搭100m300mAB河水突破你的思維有三片木條,如何將它們圍成對閉三角形2cm10cm4cm你可知道為何會想不出來?因為你跳不出原來的思維習慣,但是假設你畫了出來.恭喜你,你可以用新的角度去思考一個舊有的問題而本次所講的時間管理方法論就是一個新的思考方法,你只要了解,接受,執(zhí)行,持續(xù)的做就會得到一個良好的時間管理習慣時間是怎樣產生的■日常的時間概念——年、月、日、時、分、秒——地球自轉、公轉與月球公轉太陽地球地球公轉軌道月亮時間管理是什么?時間管理就是自我管理自我管理即是改變習慣,以令自己更富績效,更富效能把事情很快地做完,叫做效率把事情很快又很對地做完,叫做效能時間管理就是事前的規(guī)劃或長期的計劃■概念——時間管理所探索的是如何減少時間浪費，以便有效地完成既定目標?！鼋Y論——通過計劃統(tǒng)籌而相對合理利用和節(jié)約時間。什么是時間管理時間管理理論帕金森原則時間象一根彈筋：設立期限帕雷托原則80%的結果來源20%的努力注意力之謎注意力需要及時恢復內在能量水平有效地利用你的生物鐘效能與效率

做正確之事，做好它時間管理陷阱豬八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里不好意思拒絕別人“反正時間還早”——拖延不速之客會議病文件滿桌病事必躬親時間管理的利器:to-doList備忘錄備忘錄緊急的事情1.老板今天交待2.臨時狀況重要的事情1.工作計劃2.人生規(guī)劃3.家庭,健康,財富ScheduleList1.Meeting2.行事歷3.紀念日RoutineWork1.日常工作2.定期約會時間管理方法階梯圖明確目標分清輕重緩急制定計劃立即行動1234正確目標的價值目標刺激我們奮勇向前有目標才會有結果目標引導我們發(fā)揮潛能擬訂目標的原則原則一：符合自己的價值觀原則二：了解自己目前的狀況原則三：制定目標的SMART原則正確的行事優(yōu)先順序——分清工作的輕重緩急重要度緊迫性A

重要而且緊迫Ｃ

緊迫但不重要D

不重要不緊迫Ｂ重要但不緊迫重要緊急緊急并且重要重要但并不緊急緊急不重要且不緊急危機，急迫的問題，有期限的任務、會議、準備事項客戶資料、預防工作，建立關系，準備工作干擾、一些電話、電子郵件，一些緊急的事件、湊熱鬧的活動廢話無聊電話時間管理象限1.舍得放2.勇于拒絕3.交待1.怡情養(yǎng)性2.輕松一下1.兵貴速戰(zhàn)速決2.快刀斬亂麻1.決勝于廳堂之上2.灌能均衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事時間管理架構之處理方式重要緊急全力以赴計劃并有條不紊地進行做到未雨先繆花一點時間做，請人代辦，集中處理有空再做或不做20%65%15%<1%應努力避免緊急事情計劃是最節(jié)省時間的作法PADC不好好耗用時間耗用時間不合理的時間配置I.45%處理危機II5%IV15%II.35%明智的時間配置APCDAPCD時間ASCDIII1.重要的事情著重在PlanPlan著重在DoDo著重在CheckCheck著重在Action2.重要的事情要逐漸地交給信任的部屬,這叫“灌能”4D原則4D原則重要

緊迫DoitnowDelegateitDoitlaterDon’tdoit4D原則Doitnow（親自做）：不能丟掉不管、不能拖一拖再辦、不能授權的事，按照優(yōu)先順序自己親自去完成。Delegateit（授權）：學會授權，將能派出去的事盡量派給他人干，這樣可以節(jié)約時間干最重要的工作。Doitlater（稍后再辦）：把一些偏離目標的精神情緒活動，次要的工作、信息資料不全的工作，暫時掛在一邊，待有空時再去處理。Don’tdoit（丟掉不管）：把一些與目標無關的事，無效益的事，應差的事丟掉不管執(zhí)行是從那里展開日常業(yè)務老板指示狀況匯整進度

報告回報你每天在做的事情執(zhí)行如何計劃要執(zhí)行的事項列出ToDo-CheckList,該做的事情由專案的任務項目展開要設計有CheckBox,如:□for要把計劃外的變數(如:突發(fā)狀況)也納入考量,如工作時間乘上1.5倍每天下班后花10分鐘檢討今天做的事情及計劃明天要做的事情并行與串行工作模式■什么情況下能并行工作——舉例ABCD

走訪客戶去甲城市

順便采購某機器配件把新聘兩大學生帶去辦事處和在該城市工作的同學聚餐公私兼顧一次搞掂并行與串行工作模式■什么情況下必須串行工作——舉例ABCD主要領導不到場會議不能開要充分考慮工作的連續(xù)性會議沒結束形不成工作決議決議沒有下達工作無法開展工作尚未結束無法進行考核周明生是一名大專生，在某公司擔任辦公室行政助理，雜務事特別多，有天上午剛上班辦公室主任就給他安排了六件事：

A、去交通監(jiān)控中心處理公司小車闖紅燈罰款事宜；

B、到市工商局辦理營業(yè)執(zhí)照地址變更的相關手續(xù)；

C、擬寫一份國慶節(jié)放假以及安全注意事項的通知；

D、協(xié)助業(yè)務部經理找情緒不穩(wěn)定的業(yè)務員王笑天談話；

E、復印機故障需聯系售后服務單位前來維修；

F、后天主管市場的張副總去北京，安排訂機票。主任交待完任務就外出辦事去了，這時公關部文員王麗來到他辦公桌前坐下，隨意地同他聊了起來。其實這幾天他自己正面臨本科進修班的考試階段，又要抽時間復習，面對這樣的情況：

周明生應該如何對待和安排好一天的時間？請你幫助小周做一個時間安排的設計方案。案例分析■樹立時間價值觀理念變革■結構流程優(yōu)化組織前提■工作環(huán)境“５Ｓ”準備工作■工作的計劃性目標管理■分清工作輕重緩急優(yōu)先級■并行串行的兼顧性統(tǒng)籌學■工作任務轉移授權與借力■學會說“不”

拒絕的學問時間管理的八大法寶時間管理金科玉律N設立有挑戰(zhàn)但可實現的目標設定所有工作的完成期限建立固定的日常工作模式在精力最充沛時做最用腦力的工作不要推遲你不喜歡但重要的事情不重要的事遲一點做分析你在時間管理方面的障礙確立你不希望被打擾的時間一次只做一件事如果你開始做一件事，盡可能做完它時間管理金科玉律做好電話溝通的計劃在工作效率低時做幾次小休的安排用固定的時間/會議與下屬討論日常事宜有選擇，要學會拒絕在同一地方收集你所有的想法定時檢討時間的運用，永遠尋找更大發(fā)揮時間價值的方法如不能確定你會做什么就避免帶作業(yè)回家弄清問題才去做把事情做得足夠好，避免過份的完美主義養(yǎng)成記筆記組織思路的習慣慌/忙/充實如果您每天都很忙，您是否真正清楚您在忙什么？我真的需要這么忙嗎？我所投入的時間與回收是否成正比？慌v.s.忙v.s.充實情境測驗題(限時三分鐘)1.請先閱讀完本文2.在這張紙的右上角寫下你的名字3.將第二句中的大名兩個字圈起來4.在這張指的左上角畫五個正方形5.在剛才畫的正方形中個畫畫一個十字6.在正方形的四周畫一個圓圈7.在這張紙的右下角簽上你的名字8.在簽名下寫三個好字9.在右上角的簽名下畫一道線10.在這張紙的左下角畫一個十字11.把剛才所畫的十字周圍加畫一個三角形12.在這張紙的背面計算一下二十五乘十三的答案13.在第八句的好字畫一個圓圈14.當你做到這里,請大喊一聲“我最快”15.如果你完全遵守規(guī)定,請大聲“我最好”!16.在這張紙的背面計算二十三加三十二加二十三的和17.將剛剛的答案減去二十三,再減去十三等於多少?18.在以上所有“雙數“題的題上畫圈19.假如你做到這里,請拍一下桌子,并大聲“遵從指示,我第一!”20.現在你已全部講完,請只做第一及第二題及可效率與效能關注如何做，規(guī)劃、程序比結果更重要目的是改善流程和提高產出目標是提升數量、提高質量希望任何事情運作得順暢、沒有變化、沒有改變關注為什么，探求新主張目的是需求正確的方向，最好的結果目標是增加價值詢問：“我們的目的是什么？”、“我們?yōu)楹芜@樣做？”提高工作效率的三方法三法則三個方法1.了解自己每天不同時段體力的分布狀況來決定要做什么樣的事情2.讓自己充滿活力,最簡單的方法,就是養(yǎng)成每個禮拜固定運動的好習慣3.均衡的生活作息,培養(yǎng)一個良好的嗜好三個法則1.批次處理法則.集中時段處理所有性質相同的事情2.80/20法則,這法則是在有限的時間挑選出重要的事情來做3.高效率法則:大塊時間法則80/20原理意示圖80%時間20%時間80%成效20%成效重要的少數事物瑣碎的多數事物規(guī)劃有效的做法大塊時間法則:30/90法則大塊時間法則是培養(yǎng)工作情緒的法則,前30分鐘做容易做的事情讓事情看起來有進度;后90分鐘做最重要的事情.盡量讓這120分鐘不受干擾,你可以告知周邊的人或者主動拒絕干擾養(yǎng)成習慣一天至少一塊大塊時間,每天保有基本的績效,有心情時再做第二塊,則有高績效大塊時間示范列舉今天要做的事-快速回Email-打電話-規(guī)劃專案-開會-批電子文件-歸還文件-與同事溝通…以難易度排列易易難1固定時間易易難2…前30分先做

簡單的事情後90分再做

難的事情(1)(2)(3)大塊時間三步曲1.把今天要做的事情一一列舉出來,分成容易做的,重要的及其它的事情,由80/20法則排出事情處理的優(yōu)先順序2.前30分鐘完成最容易完成的事情,時間一到不管有沒有做完就切到重要事情上3.后90分鐘完成最重要的事情.若做得起勁時一直做下去也無所謂有空的時間再來做其它未完成容易的事如何提高工作效率1.了解自己每天工作時段的特性,善用之.2.以PDCA分布周一到周五的工作性質.3.保持良好的體力;養(yǎng)成運動的習慣4.身心均衡地發(fā)展;培養(yǎng)良好的嗜好柏拉圖原理WorkHardv.s.WorkSmart事倍功半v.s.事半功倍效率v.s.效能用心v.s.用力工作時段分配法則早上中午13:00~15:00下午晚上活力充沛,沖勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,適合散心,放松(Check)冷靜,溝通(Action,Plan)Relax,人文,Thinking看看企業(yè)界的答案早上中午13:00~15:00下午晚上活力充沛,沖勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,適合散心,放松(Check)冷靜,溝通(Action,Plan)Relax,人文,Thinking1.發(fā)球EMail2.電話敲定事情/做事情3.給

Leader方向/畫架構4.執(zhí)行進行中專案1.面對面FollowUp2.GoAround3.溝通與協(xié)調1.思考問題2.寫計劃/UpdateFollowup進度(1hr)3.Update/Modify進行中專案1.花1小時寫作每周工作性質分配法則禮拜一二禮拜三四五禮拜六日備注活力充沛,沖勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,