商務(wù)郵件格式注意事項

商務(wù)郵件格式注意事項商務(wù)郵件格式注意事項商務(wù)郵件格式注意事項xxx公司商務(wù)郵件格式注意事項文件編號：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準審核制定方案設(shè)計，管理制度商務(wù)郵件一．注意事項寫作是很重要的一部分，好的電子郵件不僅是語言水平的體現(xiàn)，正常商務(wù)交流的前提。商務(wù)電子郵件有其自身的特點，其實也不復(fù)雜，牢記下面5步即可輕松搞定搞清發(fā)送郵件對象、郵箱地址發(fā)送郵件之前，必須搞清楚發(fā)送郵件的對象、職位(以便稱呼對方)以及郵箱地址。接收者郵箱地址；發(fā)送者郵箱地址；主題，即這份的主要內(nèi)容是什么。每一項都必須保證完全正確，簡單明了地寫清楚是什么事即可。明確郵件目的一般來講，商務(wù)電子郵件分為以下幾種：表達感謝、答復(fù)消息醒、確認信息、提出要求、詢問原因、提出建議。正文內(nèi)容直奔主題商務(wù)郵件不需要過多的寒暄，恰當(dāng)?shù)姆Q呼和招呼之后就可直接進入主題。第一句說明郵件的目的，比如：表明郵件的目的是商討會議準備，接下去再展開具體內(nèi)容。商務(wù)郵件也不宜過長，闡述清楚即可，不需要過多修飾。注意語氣和措辭除了文字不出錯，說話的語氣和措辭也要格外注意。同級之間、較為熟悉的工作伙伴之間可以采用非正式表達，而和上司匯報工作、和客戶溝通則需要用正式。檢查文字確保發(fā)送的郵件不要有文字上的錯誤。文字上雖是小事，卻反映出辦事的態(tài)度，千萬不要因為文稿上有錯誤字體而給對方造成不好的印象。有了以上5步的保駕護航，寫出一封較為滿意的商務(wù)電子郵件就不是一件難事了。二、關(guān)于主題一定不要空白標題。最好寫上來自**公司的郵件，以便對方一目了然，又便于留存。標題要能真實反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標題。一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談及多宗事情，以便于日后整理?？蛇m當(dāng)用使用大寫字母字符（如“*！”等）來突出標題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。回復(fù)對方郵件時，應(yīng)當(dāng)根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標題，不要RE一大串。最重要的一點，主題千萬不可出現(xiàn)錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。三、關(guān)于稱呼與問候恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度。郵件的開頭要稱呼收件人。稱呼是第一行頂格寫。Email開頭結(jié)尾最好要有問候語“你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩個寫。結(jié)尾常見寫個“祝您順利”之類的。若是尊長應(yīng)使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場合應(yīng)完全使用信件標準格式，“?！焙汀按酥隆睘榫o接上一行結(jié)尾或者換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。四、正文Email正文要簡明扼要，行文通順。若對方不認識你，第一件應(yīng)當(dāng)說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名稱是必須通報的以示對對方的尊重。注意Email的論述語氣尊重對方，請、謝謝之類的語氣要經(jīng)常出現(xiàn)。Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。如果事情復(fù)雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短干練。一次郵件交待完整信息盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查五、附件如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件。附件文件應(yīng)按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理。正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時。附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應(yīng)打包壓縮成一個文件。如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用。如果附件過大（不宜超過2MB），應(yīng)分割成幾個小文件分別發(fā)送。六、語言的選擇和漢字編碼中文用宋體或者新宋體，英文就用Verdana或者Arial字型，字號用五號或10號字即可。七．結(jié)尾簽名簽名信息不宜過多。電子郵件消息末尾加上簽名是必要的。簽名檔可包括姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息，但不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。不要只用一個簽名檔對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應(yīng)該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓對方顯得疏遠。你可以在OUTLOOK中設(shè)置多個簽名檔，靈活調(diào)用。簽名檔文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，字號一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。注意：關(guān)于文件收件人及抄送如果發(fā)給多個客戶，職位高的郵箱地址放最前，再根據(jù)職位依次排列。公司文檔發(fā)給客戶，一般收件人為客戶，要抄送給公司領(lǐng)導(dǎo)或部門領(lǐng)導(dǎo)。如果該郵件需要提供給公司領(lǐng)導(dǎo)知道，又不想讓客戶知道，可以選擇添加密送給公司領(lǐng)導(dǎo)。八、郵件的格式1．事務(wù)郵件：XX經(jīng)理/總：您好！非常榮幸能夠代表我公司與您聯(lián)系。附件是**/某某文件請查閱附件/今天將您所感興趣的我司產(chǎn)品報價及相關(guān)介紹發(fā)送給您，請您查閱！如果郵件中有任何不清楚的地方或者您需要我們提供任何幫助，您可以聯(lián)系我。恭祝商祺！中山龍創(chuàng)軟件科技有限公司行政助理：朱丹青移動電話:地址：中山市東區(qū)亨尾大街3號三層320-3232．問候郵件X經(jīng)理/總：您好！生活是一種態(tài)度，拼搏奮斗之間自由來去，才是生活的真諦！生活是一種心境，慢慢體會了才會有溫馨浪漫的甜蜜……