商務郵件格式注意事項

商務郵件格式注意事項商務郵件格式注意事項商務郵件格式注意事項xxx公司商務郵件格式注意事項文件編號：文件日期：修訂次數：第1.0次更改批準審核制定方案設計，管理制度商務郵件一．注意事項寫作是很重要的一部分，好的電子郵件不僅是語言水平的體現，正常商務交流的前提。商務電子郵件有其自身的特點，其實也不復雜，牢記下面5步即可輕松搞定搞清發(fā)送郵件對象、郵箱地址發(fā)送郵件之前，必須搞清楚發(fā)送郵件的對象、職位(以便稱呼對方)以及郵箱地址。接收者郵箱地址；發(fā)送者郵箱地址；主題，即這份的主要內容是什么。每一項都必須保證完全正確，簡單明了地寫清楚是什么事即可。明確郵件目的一般來講，商務電子郵件分為以下幾種：表達感謝、答復消息醒、確認信息、提出要求、詢問原因、提出建議。正文內容直奔主題商務郵件不需要過多的寒暄，恰當的稱呼和招呼之后就可直接進入主題。第一句說明郵件的目的，比如：表明郵件的目的是商討會議準備，接下去再展開具體內容。商務郵件也不宜過長，闡述清楚即可，不需要過多修飾。注意語氣和措辭除了文字不出錯，說話的語氣和措辭也要格外注意。同級之間、較為熟悉的工作伙伴之間可以采用非正式表達，而和上司匯報工作、和客戶溝通則需要用正式。檢查文字確保發(fā)送的郵件不要有文字上的錯誤。文字上雖是小事，卻反映出辦事的態(tài)度，千萬不要因為文稿上有錯誤字體而給對方造成不好的印象。有了以上5步的保駕護航，寫出一封較為滿意的商務電子郵件就不是一件難事了。二、關于主題一定不要空白標題。最好寫上來自**公司的郵件，以便對方一目了然，又便于留存。標題要能真實反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題。一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內談及多宗事情，以便于日后整理?？蛇m當用使用大寫字母字符（如“*！”等）來突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼?；貜蛯Ψ洁]件時，應當根據回復內容需要更改標題，不要RE一大串。最重要的一點，主題千萬不可出現錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。三、關于稱呼與問候恰當地稱呼收件者，拿捏尺度。郵件的開頭要稱呼收件人。稱呼是第一行頂格寫。Email開頭結尾最好要有問候語“你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩個寫。結尾常見寫個“祝您順利”之類的。若是尊長應使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場合應完全使用信件標準格式，“祝”和“此致”為緊接上一行結尾或者換行開頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。四、正文Email正文要簡明扼要，行文通順。若對方不認識你，第一件應當說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業(yè)名稱是必須通報的以示對對方的尊重。注意Email的論述語氣尊重對方，請、謝謝之類的語氣要經常出現。Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。如果事情復雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短干練。一次郵件交待完整信息盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查五、附件如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件。附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內容，方便收件人下載后管理。正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時。附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個文件。如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用。如果附件過大（不宜超過2MB），應分割成幾個小文件分別發(fā)送。六、語言的選擇和漢字編碼中文用宋體或者新宋體，英文就用Verdana或者Arial字型，字號用五號或10號字即可。七．結尾簽名簽名信息不宜過多。電子郵件消息末尾加上簽名是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但不宜行數過多，一般不超過4行。不要只用一個簽名檔對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓對方顯得疏遠。你可以在OUTLOOK中設置多個簽名檔，靈活調用。簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，字號一般應選擇比正文字體小一些。注意：關于文件收件人及抄送如果發(fā)給多個客戶，職位高的郵箱地址放最前，再根據職位依次排列。公司文檔發(fā)給客戶，一般收件人為客戶，要抄送給公司領導或部門領導。如果該郵件需要提供給公司領導知道，又不想讓客戶知道，可以選擇添加密送給公司領導。八、郵件的格式1．事務郵件：XX經理/總：您好！非常榮幸能夠代表我公司與您聯系。附件是**/某某文件請查閱附件/今天將您所感興趣的我司產品報價及相關介紹發(fā)送給您，請您查閱！如果郵件中有任何不清楚的地方或者您需要我們提供任何幫助，您可以聯系我。恭祝商祺！中山龍創(chuàng)軟件科技有限公司行政助理：朱丹青移動電話:地址：中山市東區(qū)亨尾大街3號三層320-3232．問候郵件X經理/總：您好！生活是一種態(tài)度，拼搏奮斗之間自由來去，才是生活的真諦！生活是一種心境，慢慢體會了才會有溫馨浪漫的甜蜜……