ABCD-ITSMS-P02 記錄控制程序

記錄控制程序文檔編號SC-ITSMS-P02文檔版本號V1.0當前版本日期2021/09/05下次文檔回顧日期2022/09/04文檔編制后勤部文檔審核張言文檔批準茍彬密級內部公開杭州世拓創(chuàng)意智能科技有限公司該文檔的最新版本保存在文件服務器上，在使用該文檔前使用者有責任從文件服務器中獲取最新版本。該文檔的打印版本僅用來參考。文檔信息文檔的保存主控文檔(masterdocument)存放在文件服務器上。文檔修訂信息版本號修訂日期修訂人修訂說明備注V1.0后勤部按照18020000-1:2018版標準新建體系文件文檔的審批該文檔需要以下的審批:姓名職位是否批準茍彬總經理是文檔的分發(fā)該文檔的主控版本存放于文件服務器上，該文檔的打印版本僅用作參考并且不在控制范圍內。該文檔的使用者有責任確保使用的是最新版本。1目的對公司管理體系所要求的記錄予以控制，以提供產品、過程和質量管理體系符合要求及有效運行的證據。適用范圍適用于證明產品、過程和管理體系符合標準要求及有效運行的記錄。職責所有部門相關人員應負責收集和編寫所有需要的記錄。后勤部負責對所有記錄分配編號，并保存記錄清單。財務部應當按照當地政府的要求維護所有的財務記錄。后勤部應當按要求維護必要的采購記錄。后勤部應當按要求維護必要的人員記錄。后勤部應負責并確保所有的合同和技術協(xié)議被保存在規(guī)定的保存期限內。工作程序記錄的建立各部門根據本部門工作及流程的復雜程度自行設計建立記錄，記錄的方式可采用文字、表格、錄像、照片、計算機存貯等多種形式。記錄的填寫記錄應按內容分類填寫，填寫表格或繪制圖形必須完整、準確、清晰、簽字手續(xù)齊全；禁止使用紅筆、鉛筆填寫記錄；不得隨意涂改，如因筆誤或計算錯誤確需更改時，應采用劃改的方式，并注明更改人的姓名及更改日期。記錄管理各部門助理負責本部門的記錄表單的保管，涉及相關法律、法規(guī)的記錄表單需保存到后勤部。為了保證管理體系記錄的唯一性，每種體系記錄的編號應具有唯一性，具體編號請參照《文件控制程序》中第4.3條執(zhí)行。記錄的歸檔、存貯記錄應根據產品、服務的壽命及相關法律法規(guī)的要求來規(guī)定其保存期限。記錄由使用部門歸檔。各部門應指定專兼職人員負責保管。記錄在貯存過程中，要防止破損、遺失或由于環(huán)境條件造成損壞。記錄保存期限定義按照下表執(zhí)行:公司管理體系運行的有關記錄，保存期不低于三年；對供應商審核、內部審核、管理評審資料保留三年。與客戶簽訂的合同和技術協(xié)議需要終生保存。有關設備、儀器的安裝、驗收報告、維護資料保留至報廢后一年。4A5.4員工的培訓等相關資料保留至該員工離職后一年。與產品有關的資料保留至該產品停產后一年。一般的生產、質量記錄保留五年。記錄的處理控制記錄按規(guī)定保存期限保存，當合同有要求時，應在商定期內提供給顧客或其代表評價時查閱。需傳遞的記錄由主控部門進行發(fā)放，發(fā)放時可采用適宜的方式進行記錄。檔案管理人員應及時對過期的記錄進行銷毀處理。對于有保密要求的記錄，必須作碎