信息項(xiàng)目溝通管理方案

信息項(xiàng)目溝通管理方案為使項(xiàng)目干系人（包括項(xiàng)目相關(guān)人員、第三方廠商、項(xiàng)目主管、銷(xiāo)售代表、QA、項(xiàng)目組成員等）之間進(jìn)行良好、有效的溝通，根據(jù)公司的項(xiàng)目管理規(guī)范，項(xiàng)目將釆用如下溝通交流制度：專(zhuān)題會(huì)議為保證會(huì)議的有效性，在召開(kāi)會(huì)議前必須明確會(huì)議目的、議題和進(jìn)程。除緊急情況外，一般提前兩天通知與會(huì)人員、發(fā)布會(huì)議討論材料。會(huì)議中指定主持人和記錄人，會(huì)議進(jìn)程按照通知中的議程逐項(xiàng)進(jìn)行，討論后應(yīng)形成明確意見(jiàn)和決定。對(duì)于不能按時(shí)得出結(jié)論的議題，主持人征求與會(huì)人員意見(jiàn)后可決定將該項(xiàng)議題留待其它專(zhuān)門(mén)時(shí)間進(jìn)行會(huì)議討論，同時(shí)確定下次討論的時(shí)間、地點(diǎn)、人員、議程。會(huì)議結(jié)束后，記錄人最退在下一個(gè)工作日整理完成《會(huì)議紀(jì)要》，發(fā)送與會(huì)成員及相關(guān)人員，并存檔保存。報(bào)告機(jī)制：要求各組員以周為單位記錄工作進(jìn)展，形成開(kāi)發(fā)日志，并以電子文檔的形式提交給秘書(shū)進(jìn)行整理，最后由文檔維護(hù)員進(jìn)行維護(hù)。每周例會(huì)上各位組員積極對(duì)當(dāng)前的開(kāi)發(fā)工作進(jìn)行積極的評(píng)審和建言，由項(xiàng)目經(jīng)理做最后的作口頭總結(jié)，由項(xiàng)目經(jīng)理主持會(huì)議并記錄和整理會(huì)議的內(nèi)容。文檔維護(hù)員修改和維護(hù)相對(duì)應(yīng)的文檔。并交由領(lǐng)導(dǎo)組進(jìn)行會(huì)議評(píng)審并給出意見(jiàn)。組成員都要密切監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)后提交風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告。由項(xiàng)目經(jīng)理定期提交風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告。必要時(shí)將突發(fā)風(fēng)險(xiǎn)通知所有組員，并由項(xiàng)目經(jīng)理做出臨時(shí)處理決定。然后在該周的例會(huì)上由組成員共同討論對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的處理意見(jiàn)。并形成風(fēng)險(xiǎn)處理的日志做為以后的經(jīng)驗(yàn)。報(bào)告格式：報(bào)告主題、時(shí)間段、發(fā)現(xiàn)人、報(bào)告內(nèi)容、審核意見(jiàn)評(píng)審機(jī)制：每日做出日?qǐng)?bào)的內(nèi)容包括：自己的任務(wù)、完成的進(jìn)度、遇到的問(wèn)題、如何解決問(wèn)題等內(nèi)容。郵件/文檔確認(rèn)因?yàn)闀?huì)議溝通方式的前提條件較多（如相關(guān)人員、時(shí)間、地點(diǎn)協(xié)調(diào)安排），所以另一種常用的溝通方式就是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)發(fā)送郵件/文檔。對(duì)于需要領(lǐng)導(dǎo)決策或相關(guān)人員反饋意見(jiàn)的郵件/文檔，根據(jù)緊急程度不同，其確認(rèn)過(guò)程從當(dāng)天到三天不等。對(duì)于合同中涉及到的需要提交給銀行的重要文檔，在提交的時(shí)候，必須請(qǐng)銀行相關(guān)人員在《確認(rèn)頁(yè)》簽收，紙質(zhì)的簽收記錄存檔保存。項(xiàng)目例會(huì)為了保證項(xiàng)目組內(nèi)部成員的工作接口順暢、溝通有效，項(xiàng)目經(jīng)理組織每周五下午召開(kāi)項(xiàng)目例會(huì)，就本周的工作進(jìn)行總結(jié)，對(duì)進(jìn)度、技術(shù)、工作難點(diǎn)等問(wèn)題進(jìn)行交流討論，然后明確下周工作計(jì)劃，任務(wù)分解到個(gè)人。要求項(xiàng)目組在例會(huì)結(jié)束后形成《項(xiàng)目周報(bào)》，項(xiàng)目經(jīng)理發(fā)送給項(xiàng)目主管、銷(xiāo)售代表、QA等項(xiàng)目干系人。對(duì)于例會(huì)中討論的問(wèn)題，也應(yīng)在項(xiàng)目周報(bào)中體現(xiàn)。項(xiàng)目報(bào)告總體說(shuō)來(lái)，對(duì)于項(xiàng)目計(jì)劃和進(jìn)度跟蹤的報(bào)告層次為：項(xiàng)目總體計(jì)劃->項(xiàng)目周計(jì)劃-〉項(xiàng)目成員周計(jì)劃-〉項(xiàng)目成員周總結(jié)-〉項(xiàng)目周總結(jié)-〉項(xiàng)目階段總結(jié)->項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)總結(jié)。對(duì)于項(xiàng)目每周進(jìn)展的情況，項(xiàng)目成員填寫(xiě)《個(gè)人周報(bào)》，項(xiàng)目經(jīng)理填寫(xiě)《項(xiàng)目周報(bào)》，提交項(xiàng)目干系人；對(duì)于項(xiàng)目各階段進(jìn)展的情況，項(xiàng)目經(jīng)理填寫(xiě)《項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告》，于各階段結(jié)束時(shí)提交項(xiàng)目干系人；項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目經(jīng)理填寫(xiě)《項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告》，提交項(xiàng)目干系人。問(wèn)題上報(bào)對(duì)于項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題或者可能影響到項(xiàng)目進(jìn)度、項(xiàng)目質(zhì)量的不確定因素，首先考慮是否能夠在項(xiàng)目組內(nèi)部解決；如不能，釆取逐級(jí)匯報(bào)的方式處理：項(xiàng)目成員->項(xiàng)目經(jīng)理-〉項(xiàng)目主管貴公司與公司方?jīng)Q策層。QA負(fù)責(zé)跟蹤問(wèn)題的上報(bào)、解決過(guò)程，確保所發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題得到及時(shí)、適當(dāng)?shù)奶幚怼？蛻?hù)滿(mǎn)意度調(diào)査為了保證項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中及時(shí)與銀行方面溝通實(shí)施感受和反饋意見(jiàn)，以便及時(shí)釆取相對(duì)應(yīng)的改進(jìn)措施，最終提高貴公司方的滿(mǎn)意程度，將指定專(zhuān)職人員定期對(duì)貴公司相關(guān)人員進(jìn)行客戶(hù)滿(mǎn)意度調(diào)查。在項(xiàng)目計(jì)劃階段，專(zhuān)職人員與項(xiàng)目經(jīng)理協(xié)商制定本項(xiàng)目的客戶(hù)滿(mǎn)意度調(diào)查計(jì)劃，明確調(diào)查的時(shí)間點(diǎn)。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，專(zhuān)職人員按照計(jì)劃進(jìn)行對(duì)客戶(hù)的調(diào)查，銷(xiāo)售代表、項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)協(xié)助其與客戶(hù)代表交流溝通。對(duì)于調(diào)