公司行政管理體系

行政管理體系手冊(cè)行政管理體系手冊(cè)內(nèi)部資料嚴(yán)禁外傳違者必究 第內(nèi)部資料嚴(yán)禁外傳違者必究 第頁(yè)共19頁(yè)2、管理職責(zé)行政管理體系組織根據(jù)本企業(yè)實(shí)際情況，建立能夠充分協(xié)調(diào)、高效發(fā)揮職責(zé)的行政管理體系組織。職責(zé)、權(quán)限和義務(wù)公司總經(jīng)理對(duì)行政管理負(fù)責(zé)，任命行政人事經(jīng)理和各行政控制系統(tǒng)責(zé)任人員。行政人事經(jīng)理應(yīng)具有企業(yè)行政管理的相關(guān)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，具有行政管理體系建立、實(shí)施、保持和改進(jìn)的管理職責(zé)和權(quán)限。行政人事中心經(jīng)理對(duì)公司行政管理工作分工負(fù)責(zé)，任命行政控制系統(tǒng)（如企業(yè)文化、辦公事務(wù)、人力資源、其他主要過(guò)程控制系統(tǒng)等）責(zé)任人員，規(guī)定各行政控制系統(tǒng)責(zé)任人員以及需要獨(dú)立行使與保證行政管理效能的相關(guān)人員的職責(zé)、權(quán)限和義務(wù)，明確各行政控制系統(tǒng)之間、行政人事經(jīng)理與各行政控制系統(tǒng)責(zé)任人員之間、各行政控制系統(tǒng)責(zé)任人員之間的工作接口和協(xié)調(diào)措施。管理評(píng)審每年至少應(yīng)當(dāng)對(duì)企業(yè)行政管理體系進(jìn)行一次管理評(píng)審，確保行政管理體系的適應(yīng)性、充分性和有效性，滿足企業(yè)發(fā)展需要的要求，并保存管理評(píng)審記錄。政管理體系文件行政管理體系文件包括行政管理手冊(cè)、程序文件(管理制度)和記錄文件(表、卡)等。行政管理手冊(cè)行政管理手冊(cè)應(yīng)當(dāng)描述行政管理體系文件的結(jié)構(gòu)層次和相互關(guān)系，并至少包括以下內(nèi)容：(1)術(shù)語(yǔ)和縮寫；(2)體系的適應(yīng)范圍；(3)管理方針和目標(biāo)；(4)行政管理體系組織及管理職責(zé)；(5)行政管理體系基本要素、行政控制系統(tǒng)、控制環(huán)節(jié)、控制點(diǎn)的要求。程序文件(管理制度)程序文件(管理制度)應(yīng)當(dāng)與管理方針一致，滿足行政管理手冊(cè)基本要素的要求，并且具有可操作性。記錄文件(表、卡)管理記錄應(yīng)當(dāng)符合企業(yè)特性，滿足程序控制實(shí)施過(guò)程的需求。文件格式及其包括的項(xiàng)目、內(nèi)容應(yīng)當(dāng)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。4、文件和記錄控制文件控制文件控制的范圍、程序、內(nèi)容如下：(1)受控文件的類別確定，包括行政管理體系文件、外來(lái)文件、其他需要控制的文件等；(2)文件的編制、會(huì)簽、審批、標(biāo)識(shí)、發(fā)放、修改、回收，其中外來(lái)文件控制還應(yīng)當(dāng)有收集、購(gòu)買、接收等規(guī)定；(3)行政管理體系實(shí)施的相關(guān)部門、人員及場(chǎng)所使用的受控文件為有效版本的規(guī)定；(4)文件的保管方式、保管設(shè)施、保存期限及其銷毀的規(guī)定。記錄控制記錄控制范圍、程序、內(nèi)容如下：(1)行政管理過(guò)程所形成的記錄的填寫、確認(rèn)、收集、歸檔、貯存等；(2)記錄的保管和保存期限等；(3)行政保證體系實(shí)施部門、人員及場(chǎng)所使用相關(guān)受控記錄表格為有效版本的規(guī)定。5、企業(yè)文化控制企業(yè)文化控制的范圍、程序、內(nèi)容如下：(1)企業(yè)文化責(zé)任部門的建立、建設(shè)和職能，企業(yè)文化責(zé)任人的職權(quán)、職責(zé)和義務(wù)。(2)企業(yè)文化控制的目的(目標(biāo))和任務(wù)。(3)企業(yè)文化應(yīng)當(dāng)符合企業(yè)特性，具有客觀性、發(fā)展性、指導(dǎo)性、約束性、整體性、群體性、傳播性和傳承性等特性。(4)企業(yè)文化戰(zhàn)略實(shí)施的計(jì)劃、過(guò)程和記錄。(5)企業(yè)文化理念識(shí)別系統(tǒng)情況，包括：價(jià)值觀念(核心理念)、各類經(jīng)營(yíng)管理理念、宣傳口號(hào)以及員工認(rèn)知和認(rèn)同程度。(6)企業(yè)文化行為識(shí)別系統(tǒng)情況，包括：組織對(duì)內(nèi)、外行為，團(tuán)體對(duì)內(nèi)、外行為，個(gè)體對(duì)內(nèi)、外行為以及員工認(rèn)知和認(rèn)同程度。(7)企業(yè)文化視覺(jué)識(shí)別系統(tǒng)情況，包括：工作(生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng))、生活各類標(biāo)志、色彩，以及體現(xiàn)企業(yè)特性的其他視覺(jué)識(shí)別；員工對(duì)視覺(jué)識(shí)別系統(tǒng)的認(rèn)知和認(rèn)同程度。(8)理念、行為、視覺(jué)識(shí)別系統(tǒng)的相互符合情況。(9)企業(yè)文化貫穿于企業(yè)管理各個(gè)層面，并起到導(dǎo)向作用6、辦公事務(wù)控制辦公事務(wù)責(zé)任部門的建立、建設(shè)和職能，辦公事務(wù)責(zé)任人的職權(quán)、職責(zé)和義務(wù)；辦公事務(wù)各環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人的認(rèn)定、職責(zé)、職權(quán)和義務(wù)。行政公文管理行政公文管理的范圍、程序、內(nèi)容如下：(1)行政公文的起草、撰寫、審核、批準(zhǔn)、傳閱(抄送)、存檔、銷毀規(guī)(2)不同公文行文規(guī)范和格式的要求。(3)發(fā)文內(nèi)容、落款和印章的符合性。(4)行政公文的可追溯性。(5)外來(lái)文件的管理(上級(jí)部門、下級(jí)單位、平級(jí)單位、其他外來(lái)文件等)，包括接收、傳達(dá)、確認(rèn)、落實(shí)、反饋等。(6)行政公文管理過(guò)程與企業(yè)文化相符合。辦公物品管理辦公物品管理的范圍、程序、內(nèi)容如下：(1)辦公物品管理的目的(目標(biāo))和任務(wù)。(2)辦公物品的范圍和分類。(3)辦公用品的采購(gòu)程序及供方選擇。(4)辦公用品的入庫(kù)、保管、領(lǐng)用、更換、報(bào)廢等過(guò)程控制。(5)非一次性耗用辦公用品的規(guī)范化使用和耗材(能源)節(jié)約規(guī)定(6)辦公用品使用說(shuō)明書、操作手冊(cè)等附帶資料的管理。(7)辦公物品管理過(guò)程與企業(yè)文化相符合。檔案管理檔案管理的范圍、程序、內(nèi)容如下：(1)檔案管理的目的(目標(biāo))和任務(wù)。(2)檔案的范圍和分類。(3)檔案的入檔、保管、借閱、銷毀等過(guò)程控制。(4)貯存環(huán)境和期限符合不同檔案的要求。(5)檔案管理過(guò)程與企業(yè)文化相符合。6.4會(huì)議管理會(huì)議管理的范圍、程序、內(nèi)容如下：(1)會(huì)議管理的目的(目標(biāo))和任務(wù)。(2)外部會(huì)議的信息收知、分類、傳達(dá)，批準(zhǔn)參會(huì)，會(huì)議反饋、批準(zhǔn)落實(shí),信息收集和過(guò)程保存，全程的控制。(3)內(nèi)部固定會(huì)議(例會(huì))的召開類型、形式，參會(huì)人員、時(shí)間、地點(diǎn)變化的記錄，會(huì)議記錄，落實(shí)及效果分析。(4)臨時(shí)會(huì)議的召開原因、類型、形式，告知方式、會(huì)議記錄，落實(shí)及效果分析。(5)會(huì)議管理過(guò)程與企業(yè)文化相符合。7、規(guī)章制度控制規(guī)章制度控制的范圍、程序、內(nèi)容如下：(1)規(guī)章制度控制的目的(目標(biāo))和任務(wù)。(2)明確規(guī)章制度監(jiān)督、檢查的責(zé)任部門和第一責(zé)任人。(3)規(guī)章制度的頒布，應(yīng)當(dāng)表明發(fā)文部門、批準(zhǔn)人、頒布時(shí)間、實(shí)施時(shí)間、應(yīng)用范圍和解釋部門等要素，并不得與國(guó)家法律、法規(guī)相違背。(4)規(guī)章制度應(yīng)當(dāng)符合企業(yè)特性和現(xiàn)狀的要求，分類明確，內(nèi)容健全。(5)規(guī)章制度至少應(yīng)當(dāng)包括以下三類：生產(chǎn)(經(jīng)營(yíng))類、行政類、崗位管理類。其中崗位管理類，應(yīng)當(dāng)明確各崗位人員的職權(quán)、職責(zé)和義務(wù)。(6)規(guī)章制度規(guī)定了獎(jiǎng)懲原則和措施。(7)規(guī)章制度的落實(shí)記錄，如獎(jiǎng)懲通報(bào)、記錄表格等應(yīng)規(guī)范、全面、可追溯。(8)規(guī)章制度的修改條件、批準(zhǔn)和解釋。(9)規(guī)章制度控制過(guò)程與企業(yè)文化相符合。8、后勤事務(wù)控制后勤事務(wù)控制的范圍、程序、內(nèi)容如下：(1)后勤事務(wù)控制的目的(目標(biāo))和任務(wù)。(2)后勤事務(wù)控制實(shí)施、監(jiān)督、檢查等各責(zé)任部門和責(zé)任人。(3)公共環(huán)境的基礎(chǔ)建設(shè)管理、配置和管理應(yīng)當(dāng)符合企業(yè)特性和實(shí)際需要,安全、適應(yīng)、美觀。(4)生產(chǎn)(經(jīng)營(yíng))環(huán)境配置應(yīng)當(dāng)符合生產(chǎn)(經(jīng)營(yíng))需要，執(zhí)行國(guó)家法律、法規(guī)，符合方便企業(yè)和服務(wù)客戶的原則。(5)支持性設(shè)施，如：通訊、運(yùn)輸(車輛)、餐飲、娛樂(lè)、安保等各環(huán)節(jié)的規(guī)定、落實(shí)規(guī)定和責(zé)任人員等情況。(6)后勤事務(wù)控制過(guò)程與企業(yè)文化相符合。9、公共關(guān)系控制公共關(guān)系控制的范圍、程序、內(nèi)容如下：(1)公共關(guān)系控制的目的(目標(biāo))和任務(wù)。(2)公共關(guān)系控制的實(shí)施的責(zé)任部門和各環(huán)節(jié)責(zé)任人。(3)信息控制，包括內(nèi)、外部信息，國(guó)家有關(guān)本行業(yè)所涉及到的信息，信息的收集、匯總、分析、反饋、處理等。(4)對(duì)外公關(guān)活動(dòng)的過(guò)程控制，包括與政府機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、客戶(顧客)等公關(guān)活動(dòng)的開展情況和記錄。(5)對(duì)內(nèi)公關(guān)活動(dòng)的過(guò)程控制，包括部門與部門之間、企業(yè)與員工之間等公關(guān)協(xié)調(diào)工作的開展情況和記錄。(6)企業(yè)宣傳公關(guān)策劃活動(dòng)的實(shí)施過(guò)程控制，包括各類媒體廣告、產(chǎn)品展銷會(huì)(促銷會(huì))、對(duì)外贊助等過(guò)程的記錄和符合企業(yè)文化特性等情況。(7)公共關(guān)系控制過(guò)程與企業(yè)文化相符合。10、管理改進(jìn)企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況和需要，不斷對(duì)行政管理體系進(jìn)行必要的改進(jìn)，其主要要求如下；(1)規(guī)定每年至少進(jìn)行一次完整的內(nèi)部審核，對(duì)審核發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題分析原因、采取糾正措施并跟蹤驗(yàn)證其有效性。(2)對(duì)各控制環(huán)節(jié)(及其所屬環(huán)節(jié))