社區(qū)文化活動(dòng)管理制度

社區(qū)文化活動(dòng)管理制度社區(qū)文化活動(dòng)管理制度社區(qū)文化活動(dòng)管理制度xxx公司社區(qū)文化活動(dòng)管理制度文件編號(hào)：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準(zhǔn)審核制定方案設(shè)計(jì)，管理制度社區(qū)文化活動(dòng)管理制度目的為各物業(yè)服務(wù)處社區(qū)文化活動(dòng)組織工作提供指導(dǎo)。范圍適用于XXXXXXXXXXXXXXX物業(yè)。職責(zé)社區(qū)文化部負(fù)責(zé)公司各服務(wù)處社區(qū)文化活動(dòng)的計(jì)劃審批、實(shí)施監(jiān)督、匯總分析的管理工作及公司級(jí)社區(qū)文化活動(dòng)的統(tǒng)籌安排。各客服中心設(shè)專人負(fù)責(zé)將本服務(wù)處社區(qū)文化的具體策劃、準(zhǔn)備、實(shí)施及評(píng)估總結(jié)，并將信息（策劃，報(bào)道，總結(jié)，照片）予以歸檔。方法和過程控制社區(qū)文化活動(dòng)的組織分為活動(dòng)策劃、活動(dòng)準(zhǔn)備、活動(dòng)實(shí)施、活動(dòng)效果評(píng)估四個(gè)階段。社區(qū)文化活動(dòng)策劃階段社區(qū)文化活動(dòng)策劃方案的編制客服中心主管每年十二月二十日前將經(jīng)服務(wù)處經(jīng)理審核的下年度《社區(qū)文化活動(dòng)計(jì)劃》（每季度至少一次）上報(bào)至社區(qū)文化部；社區(qū)文化部于十二月三十一日前將審批結(jié)果反饋至各服務(wù)處，并跟蹤、監(jiān)督各部門按計(jì)劃實(shí)施?？头行闹鞴芨鶕?jù)計(jì)劃組織開展社區(qū)文化活動(dòng)。每次活動(dòng)前應(yīng)根據(jù)主題編制詳細(xì)的實(shí)施策劃案（大型活動(dòng)提前一月，小型活動(dòng)提前二周），方案由社區(qū)文化部審核后實(shí)施?；顒?dòng)結(jié)束后三個(gè)工作日內(nèi)將《活動(dòng)報(bào)道》及《社區(qū)文化活動(dòng)評(píng)估表》報(bào)公司社區(qū)文化部及總辦信息員，記錄應(yīng)包含每次活動(dòng)照片、費(fèi)用說明及文字記錄，對(duì)活動(dòng)效果應(yīng)及時(shí)總結(jié)、評(píng)估并上報(bào)社區(qū)文化部。計(jì)劃內(nèi)活動(dòng)如發(fā)生變更，服務(wù)處應(yīng)提前（大型活動(dòng)提前一月，小型活動(dòng)提前二周）將變更申請(qǐng)報(bào)社區(qū)文化部和分管總經(jīng)理助理。社區(qū)文化部每半年應(yīng)對(duì)各服務(wù)處上報(bào)的社區(qū)文化活動(dòng)進(jìn)行匯總、分析，以便根據(jù)效果和客戶需求，及時(shí)調(diào)整計(jì)劃，確保各服務(wù)處的社區(qū)文化活動(dòng)達(dá)到預(yù)期的效果。社區(qū)文化部每年12月20日負(fù)責(zé)制定下年度公司級(jí)社區(qū)文化活動(dòng)的計(jì)劃，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。方案內(nèi)容應(yīng)包括以下要點(diǎn)：活動(dòng)目的：明確組織活動(dòng)的目的，以及預(yù)期希望達(dá)到的效果和目標(biāo)?；顒?dòng)時(shí)間和地點(diǎn)：明確活動(dòng)開展的具體時(shí)間和地點(diǎn)?；顒?dòng)主題：中、小型活動(dòng)只確定一個(gè)主題，大型活動(dòng)可以在一個(gè)大的主題背景下擬定系列小主題。主題要求精簡(jiǎn)、時(shí)尚、特色鮮明，能準(zhǔn)確體現(xiàn)活動(dòng)特點(diǎn)，朗朗上口，易于傳播?；顒?dòng)主辦方、承辦方：明確整個(gè)活動(dòng)的組織責(zé)任人及分工?；顒?dòng)參與對(duì)象及規(guī)模：明晰活動(dòng)的參與對(duì)象，可以以年齡、文化層次、性別等為依據(jù)劃分?；顒?dòng)內(nèi)容及開展形式：需簡(jiǎn)要闡述具體活動(dòng)的內(nèi)容以及開展形式、流程，涉及比賽項(xiàng)目要具體列出比賽規(guī)則、獎(jiǎng)項(xiàng)設(shè)置等內(nèi)容。協(xié)作機(jī)構(gòu)：包括此次活動(dòng)的所有協(xié)助聯(lián)合單位，如政府、街道、商家、學(xué)校等?；顒?dòng)宣傳計(jì)劃：分為前期宣傳、中期宣傳和后期宣傳。分別確定宣傳的責(zé)任人、宣傳時(shí)間（階段）、宣傳手段、規(guī)模、預(yù)期效果等?；顒?dòng)責(zé)任人：確定活動(dòng)總負(fù)責(zé)人及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。費(fèi)用預(yù)算：預(yù)算出活動(dòng)實(shí)施涉及的全部費(fèi)用，包括物資費(fèi)用、宣傳費(fèi)用、接待費(fèi)用、獎(jiǎng)品獎(jiǎng)金等，以便于領(lǐng)導(dǎo)決策審批。經(jīng)費(fèi)來源：確定活動(dòng)經(jīng)費(fèi)的來源，可積極通過地產(chǎn)營(yíng)銷活動(dòng)贊助、商業(yè)贊助、活動(dòng)冠名權(quán)等形式吸引社會(huì)資源的支持。具體活動(dòng)的安排：如晚會(huì)的節(jié)目單；運(yùn)動(dòng)會(huì)的日程表等。社區(qū)文化活動(dòng)策劃階段注意事項(xiàng)充分了解業(yè)主需求，調(diào)動(dòng)業(yè)主參與積極性；各類活動(dòng)大中小相結(jié)合，面對(duì)不同的受眾全體。高度整合、協(xié)調(diào)社區(qū)文化活動(dòng)資源，實(shí)現(xiàn)資源利用最大化；跨部門的大型活動(dòng)要成立活動(dòng)組委會(huì)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌活動(dòng)全過程；配合地產(chǎn)營(yíng)銷的社區(qū)文化活動(dòng)要在物業(yè)和地產(chǎn)目標(biāo)一致、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、各取所需的基礎(chǔ)上進(jìn)行，將銷售和文化活動(dòng)有機(jī)結(jié)合，達(dá)到雙贏的效果。社區(qū)文化活動(dòng)準(zhǔn)備階段優(yōu)化活動(dòng)方案，制定詳細(xì)活動(dòng)方案實(shí)施細(xì)則服務(wù)處及時(shí)對(duì)活動(dòng)方案進(jìn)行調(diào)整、優(yōu)化，盡量消除活動(dòng)的不利因素，制定相應(yīng)的活動(dòng)實(shí)施細(xì)則，確?；顒?dòng)達(dá)到預(yù)期效果。實(shí)施細(xì)則內(nèi)容包括：工作進(jìn)度安排（推行計(jì)劃）、工作人員職責(zé)分工表、工作準(zhǔn)備清單、物資準(zhǔn)備清單、（報(bào)名組織、活動(dòng)場(chǎng)地及環(huán)境安排、車輛安排、現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)方案、獎(jiǎng)項(xiàng)設(shè)置等），確保整個(gè)活動(dòng)順利舉辦，對(duì)工作進(jìn)程進(jìn)行監(jiān)督控制。按照活動(dòng)方案開始實(shí)施前期宣傳計(jì)劃：活動(dòng)的前期宣傳是整個(gè)活動(dòng)能否達(dá)到預(yù)期效果的關(guān)鍵。前期宣傳側(cè)重氛圍的營(yíng)造，活動(dòng)規(guī)模的介紹，是預(yù)告性的宣傳。宣傳方式：確定宣傳對(duì)象和宣傳內(nèi)容、設(shè)計(jì)樣稿，統(tǒng)一宣傳口徑，并培訓(xùn)到位。制作吊旗、橫幅、海報(bào)、短信、廣告，通過網(wǎng)絡(luò)、媒體、宣傳欄、社區(qū)刊物、背景廣播、電子屏幕、電梯、樓道、人際傳播、直郵邀請(qǐng)函等，對(duì)活動(dòng)進(jìn)行宣傳，營(yíng)造活動(dòng)氛圍。對(duì)所有面向業(yè)主的崗位工作人員進(jìn)行活動(dòng)信息培訓(xùn)或傳達(dá)，設(shè)咨詢點(diǎn)接受業(yè)主咨詢，鼓勵(lì)業(yè)主參與，擴(kuò)大宣傳面。整個(gè)活動(dòng)安排要求嚴(yán)格按照工作進(jìn)度表實(shí)施，以確保整個(gè)活動(dòng)的順利開展。由活動(dòng)總負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)全面監(jiān)督和跟進(jìn)各項(xiàng)目責(zé)任人的工作完成情況和完成效果。提前一周制定緊急情況預(yù)案緊急情況因素：安全事件、交通、消防、設(shè)備、天氣變化、業(yè)主參與面變化、工作人員缺席、停水、停電、獎(jiǎng)品準(zhǔn)備不到位或不夠等。結(jié)合不同活動(dòng)的特點(diǎn)，針對(duì)可能出現(xiàn)的緊急情況，制定較為詳盡的應(yīng)急措施，掌握主動(dòng)權(quán)，有效防止因意外情況的發(fā)生給活動(dòng)開展帶來障礙或影響。特別提醒：戶外活動(dòng)要借助專業(yè)資源，并進(jìn)行醫(yī)療、保險(xiǎn)保障、配備足額安全人員、提前進(jìn)行戶外線路的考察。準(zhǔn)備工作完成社區(qū)文化活動(dòng)準(zhǔn)備階段注意事項(xiàng)：活動(dòng)前期宣傳要至少提前一周到位；活動(dòng)負(fù)責(zé)人要及時(shí)跟進(jìn)各項(xiàng)準(zhǔn)備工作和物資的到位情況；緊急情況預(yù)案中對(duì)緊急物資準(zhǔn)備、預(yù)案操作流程、責(zé)任人等進(jìn)行細(xì)致部署，以確保萬無一失。對(duì)于大型、重要、時(shí)間進(jìn)度要求較高的活動(dòng)，如晚會(huì)等，應(yīng)提前進(jìn)行預(yù)演和彩排。對(duì)于大型、參與人數(shù)較多的活動(dòng)應(yīng)提前做好各類準(zhǔn)備工作，可與當(dāng)?shù)嘏沙鏊茸龊弥獣?huì)，保持聯(lián)系，必要時(shí)可爭(zhēng)取得到警方的協(xié)助，關(guān)注活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)秩序。如：上海地區(qū)警方就規(guī)定社區(qū)活動(dòng)參與人數(shù)超過500人次以上必須提前二周上報(bào)派出所并取得舉辦社區(qū)活動(dòng)許可證方可舉行相應(yīng)活動(dòng)。社區(qū)文化活動(dòng)實(shí)施階段召開活動(dòng)預(yù)備會(huì)。跟進(jìn)活動(dòng)實(shí)施計(jì)劃，及時(shí)通報(bào)；相關(guān)人員到位。包括工作人員、邀請(qǐng)的嘉賓、相關(guān)媒體等；加強(qiáng)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)過程控制。注意需配合協(xié)助的事項(xiàng)，保證活動(dòng)按計(jì)劃實(shí)施；活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)信息暢通。組織大型活動(dòng)或戶外活動(dòng)時(shí)，相關(guān)工作人員須配備通訊工具，確保信息通暢；活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)秩序的控制。安全、預(yù)防措施到位，發(fā)生異常即時(shí)啟動(dòng)應(yīng)急方案，將損失控制在取小范圍內(nèi)；活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)時(shí)間的控制。盡可能將活動(dòng)時(shí)間安排在計(jì)劃范圍內(nèi)，如有特殊情況需變動(dòng)或延時(shí)，應(yīng)綜合考慮參與者和活動(dòng)負(fù)責(zé)人的意見。后勤保障。確保活動(dòng)各項(xiàng)物資按時(shí)到位，為工作人員提供后勤服務(wù)。對(duì)活動(dòng)合作方在現(xiàn)場(chǎng)商業(yè)行為的控制。加強(qiáng)對(duì)活動(dòng)協(xié)作方和贊助方的現(xiàn)場(chǎng)商業(yè)行為的管理和監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)違背合作約定的行為要立即制止，以免過濃的商業(yè)氣息給業(yè)主造成反感。及時(shí)評(píng)估改進(jìn)。對(duì)已開展的項(xiàng)目及時(shí)進(jìn)行階段性總結(jié)、評(píng)估，并在下一階段實(shí)施中優(yōu)化、調(diào)整；中期宣傳：中期宣傳側(cè)重對(duì)活動(dòng)效果的報(bào)道和活動(dòng)過程的改進(jìn)；宣傳方式：活動(dòng)快報(bào)、信息掛網(wǎng)、媒體宣傳、口碑傳播、信息反饋、計(jì)劃評(píng)估、評(píng)估后調(diào)整、制作統(tǒng)一美觀的活動(dòng)宣傳展板；活動(dòng)結(jié)束后的清理工作?；顒?dòng)結(jié)束后及時(shí)清理現(xiàn)場(chǎng)，回收物資。社區(qū)文化活動(dòng)實(shí)施階段注意事項(xiàng)實(shí)施階段的工作分工細(xì)節(jié)十分重要，要盡量準(zhǔn)確詳盡；現(xiàn)場(chǎng)工作人員至少提前半個(gè)小時(shí)到位，便于再次檢查各項(xiàng)準(zhǔn)備工作的到位情況，及時(shí)補(bǔ)救；活動(dòng)總負(fù)責(zé)人必須把各實(shí)施環(huán)節(jié)有機(jī)串聯(lián)起來，進(jìn)行嚴(yán)格、有效監(jiān)控，以確?；顒?dòng)流程的順暢。社區(qū)文化活動(dòng)效果評(píng)估階段：評(píng)估目的：活動(dòng)結(jié)束后三個(gè)工作日內(nèi)，服務(wù)處應(yīng)將《活動(dòng)報(bào)道》及《社區(qū)文化活動(dòng)評(píng)估表》報(bào)社區(qū)文化部及總辦信息員，為以后的活動(dòng)組織提供借鑒。評(píng)估手段：1）活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)效果評(píng)估：參與業(yè)主意見收集、現(xiàn)場(chǎng)觀眾意見整理。2）后續(xù)評(píng)估：正式評(píng)估：專題活動(dòng)回訪（電話或走訪）、發(fā)放回收活動(dòng)調(diào)查表、總結(jié)座談會(huì)、網(wǎng)絡(luò)調(diào)查等，參與活動(dòng)組織實(shí)施的工作人員座談；非正式評(píng)估：個(gè)別回訪、面談交流；活動(dòng)總結(jié)：資料（文檔、照片、錄像）整理、歸檔：活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的情況描述、效果總結(jié)、評(píng)估及組織工作評(píng)估。不足之處及改進(jìn)措施的總結(jié)。后期宣傳：后期宣傳側(cè)重與對(duì)活動(dòng)整體效果的宣傳、品牌的宣傳，可以擴(kuò)大活動(dòng)影響力，延續(xù)活動(dòng)效果。宣傳方式：通過媒體、小區(qū)刊物、網(wǎng)絡(luò)、成果展、活動(dòng)光碟、帽子、紀(jì)念衫、紀(jì)念冊(cè)等對(duì)活動(dòng)進(jìn)行宣傳，進(jìn)一步擴(kuò)大活動(dòng)影響。社區(qū)文化活動(dòng)效果評(píng)估階段注意事項(xiàng)應(yīng)注意完整收集、保存相關(guān)活動(dòng)文字、圖片資料，存檔備案；要力求實(shí)事求是，對(duì)活動(dòng)情況和效果進(jìn)行真實(shí)反映；注重對(duì)不足之處的總結(jié)，并提出改進(jìn)措施，為今后工作提供借鑒。社區(qū)文化活動(dòng)組織難點(diǎn)及建議業(yè)主參與性難以控制建議：關(guān)注業(yè)主需求，多做調(diào)研。根據(jù)社區(qū)業(yè)主的品味愛好、年齡有針對(duì)性地組織活動(dòng)；注重活動(dòng)創(chuàng)意，增強(qiáng)吸引力，擴(kuò)大參與面?；顒?dòng)場(chǎng)地有限。建議：積極尋找外部資源，盡量協(xié)調(diào)時(shí)間和場(chǎng)地，充分利用社區(qū)內(nèi)、社區(qū)間和社會(huì)資源?；顒?dòng)經(jīng)費(fèi)缺乏。建議：從物業(yè)管理費(fèi)中提前預(yù)算此塊費(fèi)用，同時(shí)積極尋找社會(huì)資源，爭(zhēng)取開發(fā)商、社區(qū)商鋪、專業(yè)機(jī)構(gòu)、社會(huì)商家贊助；另外，可以嘗試開展部分收費(fèi)性活動(dòng)。宣傳渠道不足，難以擴(kuò)大活動(dòng)的影響面。建議：充