生物科技有限公司回訪部數(shù)據(jù)管理規(guī)定

生物科技有限公司回訪部數(shù)據(jù)管理規(guī)定為協(xié)調(diào)規(guī)范公司的資源管理及分配制度，做到資源合理公平的分配，避免無意義的爭議，防止公司資料外流，促使工作有序開展進(jìn)行，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商決議，特對(duì)數(shù)據(jù)部數(shù)據(jù)資源的管理及分配作出如下規(guī)定：（一）分單流程話務(wù)部的簽收單每天下班前由數(shù)據(jù)管理部統(tǒng)計(jì)匯總，按地區(qū)、金額、產(chǎn)品、性別、廣告來源平均分別分配給1-5各組，在次日10：00前從系統(tǒng)分派給各組組長；回訪各組長接到分配單后，再分給自己組員，（各組長應(yīng)做好當(dāng)日自己組內(nèi)成員的分單匯總統(tǒng)計(jì)記錄表），之后數(shù)據(jù)管理部會(huì)再匯總統(tǒng)計(jì)每天每個(gè)回訪員的分單情況。（二）資料的劃分及管理規(guī)定1．原則上不允許回訪員私下劃單，如有特殊原因需要?jiǎng)潌蔚模捎山M長通知數(shù)據(jù)管理部執(zhí)行操作，并登記記錄，避免爭議。如有發(fā)現(xiàn)回訪員私自劃分資料的情況，一經(jīng)查實(shí)予以沒收資料的處罰，如有業(yè)績產(chǎn)出，業(yè)績充公。2．若由組長第一次分配后，再次劃分資料給組內(nèi)其他組員的，請(qǐng)組長立即通知數(shù)據(jù)管理部登記備案，若劃分資料在數(shù)據(jù)管理部無登記記錄的，視資料劃分為無效，此資料仍屬于數(shù)據(jù)部登記回訪員所有，若有業(yè)績產(chǎn)出的，業(yè)績也歸數(shù)據(jù)部登記回訪員所有。3．資料所有權(quán)以數(shù)據(jù)管理部記錄為準(zhǔn)。（三）資料流動(dòng)性及管理規(guī)定1．各回訪員的資料庫保存的資料上限為400條。2．離職人員的所有資料，由數(shù)據(jù)管理員統(tǒng)計(jì)出給組長，組長需在一周內(nèi)分配下去；未分配下去的單，管理員收回，挑出已成交過的單，平均分配給每個(gè)回訪員，未成交的單再分給資料不足400條的回訪員。3．新進(jìn)人員由數(shù)據(jù)管理員分配資料，現(xiàn)在分美白單或者離職人員的資料分下去給新員工。4．老顧客介紹新顧客，請(qǐng)立即為新顧客建立客戶資料，馬上通知數(shù)據(jù)管理部登記記錄，并分配工號(hào)到新資料所有者的工號(hào)下。例：回訪員M的顧客A介紹顧客B過來的訂購，回訪員M應(yīng)為顧客B重新建立資料，并通知數(shù)據(jù)管理部將顧客B的資料進(jìn)行記錄和分配,此單不計(jì)入回訪員每日分單數(shù)。如違反操作出現(xiàn)重單或業(yè)績或獎(jiǎng)金糾紛，責(zé)任由回訪員本人承擔(dān)。如未建立資料，顧客致電總機(jī)或去電其他組分機(jī)，導(dǎo)致此客戶資料存在其他組員工號(hào)下，所有損失由原回訪員自己承擔(dān)。新客戶資料未通知數(shù)據(jù)管理部登記記錄，導(dǎo)致業(yè)績產(chǎn)出后少算新單開單獎(jiǎng)勵(lì)的，責(zé)任由回訪員本人承擔(dān)，不給予補(bǔ)回開單獎(jiǎng)。若原回訪員M的老顧客A向其介紹新顧客B，但由于電話調(diào)線等客觀原因?qū)е麓穗娫掁D(zhuǎn)到回訪員N話機(jī)上，此時(shí)回訪員N不可私自為其建立新資料，應(yīng)將資料交回回訪員M，若回訪員N未按此規(guī)定執(zhí)行，而擅自為其建立資料并產(chǎn)出業(yè)績，經(jīng)核實(shí)后，此資料及業(yè)績?nèi)繗w還回訪員M。5．如需特殊強(qiáng)調(diào)打哪個(gè)電話而在地址欄或備注欄中注明號(hào)碼的，此號(hào)碼須是系統(tǒng)中的電話一、二、三中的其中一個(gè)；如業(yè)務(wù)員需要給資料添加新號(hào)碼的，需要按正常程序通知數(shù)據(jù)管理部添加，若因其不按規(guī)定直接把號(hào)碼放到址欄或備注欄而導(dǎo)致號(hào)碼遺失所造成的損失將由業(yè)務(wù)員本人承擔(dān)。6．為避免數(shù)據(jù)庫資料重單現(xiàn)象發(fā)生，回訪員建立資料時(shí)，如發(fā)現(xiàn)被建資料在系統(tǒng)中已存在，請(qǐng)不要再次建立資料，視情況跟進(jìn)處理：（1）若該資料是在本人工號(hào)下面則可以跟進(jìn)；（2）若該資料是在本組他人工號(hào)下面，請(qǐng)交回本組組員跟蹤；（3）若在公用資料下，可經(jīng)組長同意，想數(shù)據(jù)管理員申請(qǐng)把資料改到自己工號(hào)下；（4）若在他組工號(hào)下，請(qǐng)不再跟進(jìn)；7.若因系統(tǒng)原因造成重單的，根據(jù)實(shí)際情況處理：屬于顧客用兩個(gè)不同號(hào)碼訂購產(chǎn)品，導(dǎo)致建立兩個(gè)客戶資料的，會(huì)出現(xiàn)重單現(xiàn)象，在發(fā)現(xiàn)重單之時(shí)，a若未有業(yè)績產(chǎn)出，資料進(jìn)行合并，歸先跟進(jìn)者，補(bǔ)同類新單給另一方；b若有業(yè)績產(chǎn)出，誰開單歸誰，補(bǔ)同類新單給另一方。8.組員專線在接到陌生電話時(shí)，有義務(wù)問顧客首次或前次訂購產(chǎn)品時(shí)所留下的電話號(hào)碼，并在系統(tǒng)中確認(rèn)來電或顧客所留電話是否存在，若系統(tǒng)已存在此顧客資料，請(qǐng)將此顧客交還給此資料所有者接電或告知其回電顧客。若因違反本規(guī)定操作而引起的爭單，由接電本人承擔(dān)責(zé)任。9.組員請(qǐng)假超過一周的，組長有權(quán)對(duì)其資料重新進(jìn)行協(xié)調(diào)和分配，并通知數(shù)據(jù)管理部登記記錄，若有違反此規(guī)定，按照第（二）章第2條規(guī)定處理。10.請(qǐng)各組妥善管理好本人及組內(nèi)系統(tǒng)密碼，如因本人或本組成員疏忽泄露密碼導(dǎo)致的損失，由本人或本組承擔(dān)。11.在本人工號(hào)下的資料，發(fā)現(xiàn)被他人跟蹤或有業(yè)績產(chǎn)出，請(qǐng)?jiān)跇I(yè)績產(chǎn)出后3天內(nèi)向數(shù)據(jù)管理部反映。12.回訪員客戶如打熱線訂購，按以下情況處理：（1）顧客在熱線提到專家專線等提示語，產(chǎn)出業(yè)績?nèi)繗w回訪，以錄音為依據(jù)；若未提及專家專線提示語，不能判斷是回訪客戶的，產(chǎn)出業(yè)績?nèi)繗w話務(wù)。（2）顧客在熱線訂購非話務(wù)產(chǎn)品的，產(chǎn)出業(yè)績?nèi)繗w回訪；顧客在熱線訂購話務(wù)產(chǎn)品，且不滿足（1）的情況，產(chǎn)出業(yè)績?nèi)繗w話務(wù)。13.回訪員去電顧客必須做回訪記錄，如發(fā)現(xiàn)不做記錄的將給予第一次警告，第二次沒收資料處理；若發(fā)現(xiàn)故意做虛假記錄的，資料收回，并視情節(jié)輕重給予警告或處罰。14.數(shù)據(jù)管理部將不定期對(duì)客戶資料的跟蹤情況進(jìn)行抽查，如發(fā)現(xiàn)有超過一個(gè)月都未跟蹤過的客戶資料，數(shù)據(jù)管理部將會(huì)自行對(duì)資料進(jìn)行回收。15.對(duì)于擅自進(jìn)入他人系統(tǒng)，并對(duì)其客戶資料進(jìn)行修改或其它不規(guī)范操作的，公司一經(jīng)查實(shí)將視情節(jié)輕重給予處罰200-500元或辭退。16.對(duì)泄露或竊取公司客戶資源的，公司一經(jīng)發(fā)現(xiàn)并查實(shí)后，將直接對(duì)當(dāng)事人給予辭退處理，對(duì)于情節(jié)嚴(yán)重的將直接移交公安機(jī)關(guān)。（四）業(yè)績核算原則1.訂單必須要由資料持有者的工號(hào)下單，回訪文員在回訪員下單時(shí)必須進(jìn)行檢查核對(duì)，如果非原工號(hào)下單，若在發(fā)貨前發(fā)現(xiàn)下錯(cuò)單，請(qǐng)立即告知組長，通知數(shù)據(jù)管理部備案更改；若貨簽收后才告知，則業(yè)績充公，組長工號(hào)下單產(chǎn)出業(yè)績除外。2.業(yè)績劃分只允許教授單劃分業(yè)績，教授單即由兩人或兩人以上人員合作，共同跟蹤顧客開出的訂單，不允許以各種理由私自劃分業(yè)績（如：A的資料，由B做教授兩人合作開出的訂單，業(yè)績只能由A何B兩人平分，不允許加入沒有跟蹤過客人的第三者C來平分此單業(yè)績）；若發(fā)現(xiàn)不是教授單，而要求平分業(yè)績的，給予充公。如果資料持有者提出跟進(jìn)者不需再次跟進(jìn)，跟進(jìn)者不可以再次跟，否則業(yè)績可不給予劃分；教授單須由資料所有者下單，開單時(shí)必須同時(shí)添加自己及合作者的工號(hào)，請(qǐng)回訪員注意，一定要把持單人的工號(hào)最先添加在前面，合作者的工號(hào)在后，否則造成成交率及現(xiàn)金獎(jiǎng)糾紛的，責(zé)任由持單回訪員負(fù)責(zé)；業(yè)績劃分以回訪員跟進(jìn)客戶的記錄及錄音作為依據(jù)，教授單必須在回訪記錄溝通一欄注明情況，如沒有跟進(jìn)記錄或錄音，則不給予劃分業(yè)績；跨組配合產(chǎn)出的業(yè)績，原則上由兩個(gè)組平分，各占50%，分到各組內(nèi)的50%的業(yè)績，將由各組內(nèi)參與跟進(jìn)此單的人員平均分配。（五）開單注意事項(xiàng)1.請(qǐng)回訪員在下單時(shí)，必須點(diǎn)擊填寫類型，有“豐胸/減肥/美白/其他”供選擇，（注：“售后”是售后部退換貨